Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Déroulement d'un procès civil devant le tribunal judiciaire (fusion TGI/TI)
Vérifié le 08 mars 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous avez un procès civil en cours devant le tribunal judiciaire et vous vous demandez comment va se dérouler cette procédure ?Nous vous présentons les 2 procédures. Pour celle où l'avocat est obligatoire, on parle de procédure écrite. Pour celle où l'avocat n'est pas obligatoire, on parle alors de procédure orale.
Procédure écrite
Procédure orale
Vous devez être assisté du début à la fin de la procédure par un avocat.
Si vous souhaitez saisir le tribunal judiciaire, vous êtes le demandeur. Pour saisir le tribunal, vous devez faire délivrer une assignation en justice par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice).
Si vous êtes le destinataire d'une assignation, vous êtes le défendeur à la procédure. Vous devez obligatoirement prendre un avocat dans un délai de 15 jours si vous voulez prendre part à la procédure.
À savoir
Il peut y avoir plusieurs demandeurs et plusieurs défendeurs dans une procédure.
Vous et votre adversaire devez préparer votre dossier pour qu'il puisse être jugé. Lors de cette préparation du dossier, c'est uniquement votre avocat qui doit assurer la communication avec le tribunal et votre adversaire.
La période de préparation du dossier s'appelle la mise en état.
Lors de cette période, les avocats doivent présenter leurs demandes et leurs arguments (appelées moyens) dans un écrit nommé conclusions. Les conclusions doivent être accompagnées des pièces justificatives.
L'assignation en justice constitue les premières conclusions du demandeur. Ensuite, les conclusions sont préparées à tour de rôle par vous et votre adversaire.
Au début de la mise en état c'est au défendeur de répondre à l'assignation en préparant ses premières conclusions.
Vous et votre adversaire devez vous échanger tous vos documents et les transmettre au tribunal : c'est le principe du contradictoire. Toutes les pièces et conclusions sont communiquées électroniquement, par les avocats, au greffe du tribunal.
Un juge, appelé juge de la mise en état, a pour rôle de veiller au bon déroulement de votre procédure. Il effectue le contrôle du dossier lors des audiences de mise en état.
Les audiences de mise en état se tiennent régulièrement jusqu'à ce que le dossier soit prêt à être jugé. Elles se déroulent de façon virtuelle, vous n'avez pas à vous présenter au tribunal.
Lors des audiences de mise en état, le juge contrôle que l'échange des conclusions et des pièces entre vous et votre adversaire ait bien lieu dans les délais qu'il fixe. Il peut par exemple imposer à une partie de fournir ses conclusions dans un délai fixé, clôturer l'affaire sans les conclusions d'une partie ou radier l'affaire en cas de non respect de ses demandes.
À noter
vous avez la possibilité de formuler certaines demandes au juge de la mise en état. Vous pouvez par exemple solliciter une expertise ou encore demander que le juge impose à la partie adverse de fournir certaines documents.
La durée de la mise en état dépend du nombre de conclusions que vous échangez avec votre adversaire, du respect du calendrier fixé par le juge de la mise en état, de la nature et de la difficulté de votre affaire.
À savoir
vous pouvez décider de mettre en état votre dossier sans intervention d'un juge de la mise en état. Pour cela, votre adversaire et vous devez signer avec vos avocats une convention de procédure participative. Cette convention comprend des engagements et des garanties réciproques et a pour but de mettre le dossier en état d'être plaidé.
Une fois le dossier complet, le juge de la mise en étatclôture les échanges et fixe la date d'audience de votre affaire.
L'audience lors de laquelle votre affaire est jugée s'appelle audience de plaidoiries.
Vous ne pouvez pas fournir de nouvelles conclusions ou de nouvelles pièces après la date de clôture de la mise en état.
En cas d'accord avec votre adversaire, vous pouvez demander au juge que la procédure se déroule sans audience de plaidoiries.
À savoir
à tout moment de la procédure, vous pouvez tenter une médiation ou une conciliation. Si vous êtes demandeur, vous pouvez également vous désister, c'est-à-dire demander à mettre fin au procès.
Le jour de l'audience, vous devez être représenté par votre avocat. C'est également le cas pour votre adversaire.
La procédure étant écrite, votre avocat peut plaider ou simplement déposer son dossier sans plaider.
Vous avez le droit d'assister à l'audience de plaidoiries mais votre présence n'est pas obligatoire.
À la fin de l'audience, le juge donne la date du délibéré, c'est-à-dire la date à laquelle le jugement est rendu.
Si le juge décide de rendre le jugement à une autre date que celle annoncée au départ, il doit adresser un avis à votre avocat indiquant la nouvelle date et les motifs du report.
Durant l'attente du délibéré, vous ne pouvez plus déposer d'observation. Vous pouvez déposer de nouvelles observations uniquement si le juge vous a invité à le faire afin d'éclaircir un point du dossier ou si les débats sont rouverts.
Le tribunal rend sa décision sous la forme d'un jugement.
Le jour du délibéré, le jugement est mis à disposition au greffe, c'est-à-dire que les parties peuvent le consulter au tribunal avec une pièce d'identité. Plus rarement, le jugement est prononcé oralement à l'audience le jour du délibéré.
Le jugement doit répondre à l'ensemble des demandes, les vôtres et de celles de votre adversaire.
Le jugement statue sur les demandes des parties dans le dispositif. Avant de donner la solution du litige dans le dispositif, le tribunal doit exposer les motifs.
À savoir
Parfois, le tribunal ne peut pas statuer sur le litige. C'est par exemple le cas si le demandeur a saisi le mauvais tribunal. Dans ce cas, le tribunal rend une décision d'incompétence. C'est encore le cas si le tribunal rend un sursis à statuer. C'est une mesure prononcée par le juge qui provoque une pause dans le procès jusqu'à une date donnée ou l'arrivée d'un événement.
Si vous constatez une erreur matérielle dans votre décision de justice, vous pouvez déposer une demande de rectification. Vous pouvez envisager la même démarche si le juge a oublié de statuer sur une demande d'une des parties au litige.
À savoir
Si un point du jugement est équivoque, c'est-à-dire qu'il peut s'interpréter de plusieurs manières, vous pouvez demander au juge d'interpréter sa propre décision en déposant une requête. Vous pouvez faire cette demande uniquement si la décision n'est pas attaquée en appel. Le juge se prononce après avoir sollicité l'avis des parties.
Selon le litige, vous devez soit faire délivrer une assignation, soit transmettre une requête.
Attention :
Vous devez saisir le tribunal en respectant impérativement les règles de procédure. Par exemple, si vous envoyez une requête alors qu'une assignation est nécessaire, votre affaire ne peut pas être jugée.
Si vous recevez une convocation du greffe ou si vous êtes le destinataire d'une assignation, vous êtes le défendeur à la procédure.
La procédure étant orale, le procès s'articule autour d'une audience.
Si le tribunal est saisie par requête, vous êtes convoqué pour cette audience, tout comme votre adversaire. Autrement, la date de l'audience figure dans l'assignation en justice.
Que se passe t-il avant l'audience ?
Afin de respecter le principe du contradictoire, vous devez communiquer vos pièces et vos demandes à votre adversaire. Si votre adversaire prend un avocat, c'est à lui que vous devez les envoyer.
Votre adversaire doit faire de même.
Attention :
Vous ne devez pas communiquer vos pièces à votre adversaire à la dernière minute. Si vos pièces sont communiquées trop tardivement à votre adversaire, le juge pourra refuser de les prendre en compte.
Les pièces que vous souhaitez utiliser doivent également être transmises au tribunal avant l'audience ou au plus tard le jour de l'audience.
Vous pouvez tenter de vous mettre d'accord avec votre adversaire même si le tribunal est saisi. La tentative de conciliation peut avoir lieu à tout moment de la procédure.
Comment se faire assister ou représenter pour l'audience ?
Vous pouvez vous présenter en personne à l'audience, éventuellement assisté par un avocat.
Si vous êtes absent, vous pouvez vous faire représenter par un avocat.
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre
Comment demander une procédure sans audience ?
L'audience n'est pas obligatoire si vous donnez votre accord pour que la procédure se déroule sans audience. Votre adversaire doit faire de même.
Le formulaire cerfa n°16037 permet de donner son consentement pour une procédure sans audience :
Formulaire Consentement au déroulement de la procédure sans audience - Procédure orale devant le tribunal judiciaire ou le juge des contentieux de la protection
Si la procédure se déroule sans audience, vous devez exposer par écrit vos demandes et arguments.
Le juge peut toutefois décider de tenir une audience s'il estime que c'est nécessaire ou si l'une des parties en fait la demande.
Si votre affaire n'est pas renvoyée à une prochaine audience, elle peut être traitée lors d'un débat contradictoire.
Le tribunal doit parfois se prononcer sur sa compétence matérielle ou territoriale avant de traiter le litige.
Quelles sont les conséquences d'une absence à l'audience ?
Votre absence à l'audience à des conséquences différentes si vous êtes le demandeur ou le défendeur.
Si vous êtes absent et non représenté, le juge peut prononcer la caducité de l'affaire. Cette décision a pour conséquence de mettre fin à la procédure.
Si vous êtes dispensé de comparaître, l'affaire peut être renvoyée à une autre date ou jugée en votre absence.
Le procès peut se tenir si vous vous faites représenter par un avocat ou un tiers muni d'un pouvoir.
Le procès peut également avoir lieu si vous êtes absent et non représenté mais à la condition que votre convocation soit régulière. Dans ce cas, le juge doit pouvoir vérifier que vous avez bien été informé de l'existence du procès (convocation par LRAR ou par commissaire de justice).
Le juge peut reporter le procès à une autre date si vous déposez une demande de report que le juge considére comme légitime. Il peut également reporter l'audience s'il estime que votre présence est nécessaire.
Peut-on demander le renvoi de l'affaire à une autre audience ?
Vous pouvez demander au juge d'accorder un renvoi pour que l'affaire soit traitée à une prochaine audience.
Cette demande doit être justifiée(délai trop court pour préparer votre défense, demande d'aide juridictionnelle en cours de traitement ...).
Le juge peut accepter votre demande s'il estime que le motif est légitime (il doit être grave et justifié). Dans ce cas, le juge fixe la date de la prochaine audience. Il peut aussi refuser votre demande : dans ce cas, l'affaire est examinée le jour-même.
En cas de renvoi, notamment si c'est votre adversaire qui l'a demandé, vous pouvez demander au juge d'être dispensé de vous présenter à la prochaine audience.
Le tribunal peut-il se déclarer territorialement ou matériellement incompétent ?
Avant d'évoquer le litige en lui-même, vous pouvez évoquer la question de la compétence matérielle ou territoriale du tribunal qui a été chargé de l'affaire. Le juge peut également soulever cette question.
Le tribunal peut se déclarer incompétent pour juger l'affaire dans les cas suivants :
Contentieux relevant de la compétence d'un autre juge (par exemple, un contentieux du juge aux affaires familiales)
Contentieux relevant de la compétence d'un autre tribunal (par exemple du conseil de prud'hommes)
Contentieux relevant d'un tribunal situé dans une autre ville
Comment les débats se déroulent-ils ?
Les débats permettent à votre adversaire et à vous de présenter oralement vos demandes et vos arguments concernant le litige qui vous oppose.
Le juge qui préside l'audience organise la tenue des débats.
Il donne la parole, en premier lieu au demandeur, puis dans un deuxième temps au défendeur.
Si vous souhaitez apporter des explications supplémentaires après votre tour, vous pouvez demander au juge à reprendre la parole.
Le juge peut demander à l'une ou l'autre des parties des précisions.
Les échanges lors des débats sont consignés par le greffier dans une note d'audience consultable auprès du greffe.
Si le juge considère que l'affaire nécessite d'autres débats ou la recherche d'informations complémentaires (par exemple, une expertise ou un déplacement sur les lieux), il peut renvoyer l'affaire à une autre date.
À noter
à tout moment, si le juge constate qu'un accord peut être trouvé, il peut désigner un conciliateur de justice ou un médiateur civil. Si la conciliation a échoué, les débats peuvent reprendre.
Une fois que les parties se sont exprimées, le juge clôt les débats. Aucune demande ou aucun argument ne peut être pris(e) en compte après la clôture des débats. Toutefois, le juge peut l'autoriser.
Le juge donne la date du délibéré, c'est-à-dire la date à laquelle le jugement est rendu.
Le jour du délibéré, le jugement est mis à disposition au greffe, c'est-à-dire que vous pouvez aller le consulter au tribunal avec votre pièce d'identité.
Plus rarement, le jugement peut être prononcé oralement lors d'une audience.
Dans tous les cas, une copie du jugement vous est ensuite adressée.
La décision peut être notifiée aux parties par le greffe par lettre recommandée avec accusé de réception.
Si ce n'est pas le cas, la décision doit être signifiée par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice). Cette signification est généralement effectuée par la partie qui a un intérêt à faire exécuter la décision (celle qui a gagné le procès).
Le recours que vous pouvez faire est indiqué dans la notification du greffe ou du commissaire de justice (anciennement huissier de justice).
Vous pouvez également déduire le recours possible en regardant la rédaction du jugement. Dans le dispositif de la décision, vous pouvez lire que votre jugement est soit rendu en premier ressort, soit rendu en dernier ressort, soit rendu par défaut.
Vous pouvez contester la décision en formant opposition.
Attention :
Le délai pour contester commence à partir de la signification, de sa notification par le greffe du tribunal ou de la lecture de la décision en audience publique.
Si vous constatez une erreur matérielle dans votre décision de justice, vous pouvez déposer une demande de rectification. Vous pouvez envisager la même démarche si le juge a oublié de statuer sur une demande d'une des parties au litige.
À savoir
Si un point du jugement est équivoque, c'est-à-dire s'il peut s'interpréter de plusieurs manières, vous pouvez demander au juge d'interpréter sa propre décision en déposant une requête. Vous pouvez faire cette demande uniquement si la décision n'est pas attaquée en appel. Le juge se prononce après avoir sollicité l'avis des parties.
Devant le tribunal judiciaire, les parties au procès doivent obligatoirement être représentées par un avocat sauf dans certains cas.
