Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Question-réponse

Procès civil : comment agir rapidement devant le tribunal ?

Vérifié le 23 décembre 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de la justice

Pour agir rapidement devant le tribunal, vous pouvez utiliser le référé. C'est une procédure judiciaire d'urgence qui permet, dans le respect du débat contradictoire, de prendre des mesures provisoires et rapides pour régler un litige.

Tout replier

Tout déplier

Qu'est-ce qu'un référé ?

Un référé est une procédure d'urgence qui permet au juge de prendre des mesures provisoires.

Le référé ne permet pas de régler définitivement le litige.

Le procès qui permet de régler le litige, qu'on appelle procès au fond, peut avoir lieu plus tard.

Le procès au fond peut porter sur la totalité des problèmes à résoudre. Les mesures prises dans l'ordonnance de référé peuvent être revues lors du procès au fond.

  À savoir

il est possible lorsque la loi le prévoit, en cas d'urgence, d'obtenir une décision pour le procès principal selon une procédure appelée procédure accélérée au fond. À la différence du référé qui est provisoire, elle permet au juge de prendre une décision rapide et définitive. Par exemple, pour forcer un copropriétaire à verser une somme d'argent pour la réalisation de travaux urgents.

Dans certains cas très urgents, un référé est possible en quelques heures, on l'appelle référé d'heure à heure. Le juge peut être saisi très rapidement y compris les week-ends et les jours fériés. Il peut par exemple en référé interdire la diffusion d'une image ou d'un contenu illicite sur internet.

Que peut-on demander lors d'un référé ?

En référé, les mesures suivantes peuvent être demandées :

• Mesures d'instruction (enquête), qui ne pourront plus être réalisées plus tard ou qui perdront de leur intérêt si elles étaient tardives. Par exemple, une expertise destinée établir des faits, dans l'attente du procès.
• Mesures qui ne peuvent pas être contestées par votre adversaire, car vous êtes dans votre droit (par exemple, demander le départ d'un locataire dont le bail a expiré)
• Mesures, même contestées par votre adversaire, qui sont nécessaires pour éviter un dommage qui va se produire ou pour faire cesser un trouble évident de la loi. Cela peut être par exemple une demande pour faire arrêter des travaux bruyants ou un immeuble qui risque de s'effondrer.
• Versement d'une somme d'argent à titre provisoire (avance...) ou l'exécution d'une obligation (exemple : livrer un bien). Dans ce cas, la dette ou l'obligation doit être incontestable (existence d'un contrat, par exemple).

Quel est le tribunal compétent pour un référé ?

•   Cas général

  Vous devez saisir le président du tribunal judiciaire ou le juge du contentieux de la protection.

  Où s’adresser ?

  Tribunal judiciaire

•   Conflit du travail

  Vous devez saisir le président du conseil de prud'hommes pour un litige en droit du travail.

  Où s’adresser ?

  Conseil de prud'hommes

•   Litige entre commerçants

  Vous devez saisir le président du tribunal de commerce pour les litiges entre commerçants.

  Où s’adresser ?

  Greffe du tribunal de commerce

Comment se déroule la procédure de référé ?

Saisir le tribunal

Pour introduire une action en référé, vous devez adresser à votre adversaire une assignation.

Cette assignation doit être délivrée par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire).

Où s’adresser ?

Commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire)

La représentation par un avocat n'est toutefois pas obligatoire dans les litiges suivants :

• Autorité parentale
• Protection des majeurs (tutelle, curatelle,...)
• Expulsion

• Bail d'habitation
• Crédit à la consommation
• Litiges d'un montant inférieur ou égal à 10 000 €

Pour les litiges d'un montant supérieur ou égal à 10 000 €, vous devez faire appel à un avocat.

Où s’adresser ?

Avocat

Si vous n'avez pas suffisamment de revenus pour payer les frais du commissaire de justice et de l'avocat , vous pouvez demander à bénéficier de l'aide juridictionnelle.

  À savoir

pour saisir le conseil de prud'hommes en référé, il est possible de faire une requête.

Décision du tribunal

Lors de l'audience, le tribunal s'assure que votre adversaire a eu le temps de préparer sa défense avant de prendre sa décision.

 À noter

la procédure peut se dérouler sans audience. Dans ce cas, vous devez avoir donné votre accord.

La décision peut être rendue directement après l'audience ou à une date ultérieure fixée par le tribunal.

Peut-on faire un recours d'une décision rendue en référé ?

Si la décision ne vous convient pas, vous pouvez faire appel dans un délai de 15 jours francs après la notification ou la signification de l'ordonnance. Votre adversaire peut aussi faire appel.

Si la décision a été rendue en dernier ressort, vous pouvez faire un pourvoi en cassation dans les 2 mois de la notification ou de la signification de l'ordonnance.

Cependant, la décision est appliquée immédiatement, même en cas d'appel. On dit qu'elle est appliquée à titre provisoire, dans l'attente de la décision d'appel ou du jugement principal.

Quel est le coût d'un référé ?

La procédure de référé devant le tribunal judiciaire, le tribunal de proximité et le conseil de prud'hommes est gratuite.

Vous devez payer le commissaire de justice, qui délivre l'assignation, et les honoraires de l'avocat.

Si vous n'avez pas suffisamment de revenus pour payer les frais du commissaire de justice et de l'avocat, vous pouvez demander à bénéficier de l'aide juridictionnelle.

La procédure de référé devant le tribunal de commerce est soumise au versement d'une provision. Dans ce cas, il faut se renseigner auprès du greffe compétent, car les tarifs ne sont pas identiques pour tous les tribunaux de commerce.

Où s’adresser ?

Greffe du tribunal de commerce

Textes de référence

• Code de procédure civile : article 145

  Mesure d'instruction

• Code de procédure civile : articles 484 à 492-1

  Procédure de référé

• Code de procédure civile : article 761

  Constitution avocat

• Code de procédure civile : article 834

  Mesures en cas de litige

• Code de procédure civile : article 835

  Mesures urgentes

• Code de procédure civile : articles 834 à 838

  ordonnances de référé

Questions ? Réponses !

• La procédure en référé existe-t-elle devant le tribunal administratif?

• L'avocat est-il obligatoire dans un procès civil ?

• Comment obtenir une expertise judiciaire ?

• Comment calcule-t-on un délai dans une procédure civile ?

Et aussi

• Litige avec l'administration : référé-suspension

  Papiers - Citoyenneté - Élections

• Référé conservatoire

  Papiers - Citoyenneté - Élections

• Litige avec l'administration : référé provision

  Papiers - Citoyenneté - Élections

• Litige avec l'administration : référé liberté

  Papiers - Citoyenneté - Élections

• Litige avec l'administration : référé constat

  Papiers - Citoyenneté - Élections

• Litige avec l'administration : référé instruction (ou référé expertise)

  Papiers - Citoyenneté - Élections

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