Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Fiche pratique

Médiateur civil

Vérifié le 24 février 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Le médiateur civil est une personne indépendante chargée de trouver une solution amiable à des litiges civils : conflit de voisinage, litige entre propriétaire et locataire, etc. La loi rend obligatoire le recours à la médiation dans certains litiges. Le juge peut aussi décider d'imposer la médiation aux parties dans les cas où il l'estime nécessaire. Nous vous présentons les informations à connaître.

Tout replier

Tout déplier

Quelle est la mission du médiateur civil ?

Le médiateur intervient dans divers litiges civils de la vie quotidienne. Exemples :

• Conflit de voisinage
• Litige entre propriétaire et locataire
• Impayés
• Litiges de la consommation

Il doit aider les parties à trouver elles-mêmes une solution à l'amiable. Son intervention permet donc d'éviter un procès.

Contrairement au conciliateur de justice, le médiateur ne dispose pas de pouvoirs d'enquête. Toutefois, pour les besoins de la médiation, il peut entendre des tiers consentants avec l'accord des parties.

La médiation civile est différente de la médiation pénale.

 Attention :

la médiation n'est pas proposée aux époux en conflit lorsqu'il y a des allégations de violence conjugale ou d'emprise morale et psychologique.

Où trouver un médiateur civil ?

Les médiateurs en matière familiale, civile, sociale et commerciale inscrits sur les listes des cours d’appel figurent sur les sites des cours d'appel :

Où s’adresser ?

Cour d'appel

Comment se déroule la médiation civile ?

Médiation obligatoire ou facultative

•   Cas général

  Il n'y a pas d'obligation de recourir à la médiation avant d'intenter une action en justice.

•   Litige en matière d'autorité parentale

  La situation varie suivant le lieu de la juridiction compétente pour le litige.

  •   Cas général

    Il n'y a pas d'obligation de recourir à la médiation avant de demander une modification des décisions et conventions homologuées fixant les modalités de l'exercice de l'autorité parentale.

  •   Bayonne, Bordeaux, Cherbourg-en-Cotentin, Évry, Nantes, Nîmes, Montpellier, Pontoise, Rennes, Saint-Denis et Tours.

    À titre expérimental, une tentative de médiation est obligatoire avant toute demande de modification des décisions et conventions homologuées fixant les modalités de l'exercice de l'autorité parentale.

    Toutefois, cette obligation ne s'applique pas si des violences ont été commises sur un parent ou sur l'enfant.

À la demande du juge

Le médiateur civil intervient à la demande d'un juge saisi d'un litige pour lequel la médiation semble possible et souhaitable.

À tout stade de la procédure, le juge peut imposer aux parties, y compris en référé, de rencontrer un médiateur qu'il désigne.

Le litige peut relever de la compétence du tribunal judiciaire ou du tribunal de proximité.

La médiation ne dessaisit pas le juge chargé de l'affaire. Ce dernier peut intervenir à tout moment de la procédure, y compris en référé (par exemple, pour faire cesser des travaux).

Durée de la médiation

• Cas général
• En matière de décision définitive sur l'autorité parentale

Le juge fixe la durée de la médiation et indique la date à laquelle l'affaire sera rappelée à l'audience.

La durée initiale de la médiation ne peut pas excéder 3 mois. Cette mission peut être renouvelée une fois, pour une même durée, à la demande du médiateur.

Le juge peut mettre fin à la médiation, à tout moment, sur demande d'une partie ou du médiateur. Il peut également y mettre fin d'office lorsque le bon déroulement de la médiation paraît compromis (par exemple, si les parties n'arrivent pas à s'entendre).

Le juge est libre de fixer les modalités d'exécution de la médiation.

Que se passe-t-il si les parties trouvent un accord ?

La situation varie suivant que l'accord est signé par les avocats de toutes les parties ou non.

•   Accord signé par les avocats de toutes les parties

  Une des parties peut demander au greffe de la juridiction compétente pour le litige d'apposer la formule exécutoire sur l'accord de médiation signé par les avocats de toutes les parties.

  Si le greffe appose la formule exécutoire sur l'accord, cela lui confère la force exécutoire.

  L'accord peut alors être exécuté comme un jugement par un commissaire de justice (auparavant huissier de justice).

•   Accord non signé par les avocats de toutes les parties

  Le médiateur informe le juge du succès de sa mission.

  L'affaire revient devant le juge. Ce dernier décide alors d'homologuer ou non l'accord :

  • S'il est homologué, l'affaire est terminée et l'accord acquiert la force exécutoire. C'est-à-dire qu'il doit être appliqué par les parties comme n'importe quel jugement. Par exemple, une partie doit verser une indemnisation à l'autre.
  • Si le juge n'homologue pas l'accord (par exemple, s'il est contraire à la loi), l'affaire est jugée normalement dans le cadre d'un procès.

Que se passe-t-il si les parties ne trouvent pas d'accord ?

Le médiateur informe le juge de l'échec de sa mission.

L'affaire revient devant le juge et elle est jugée comme une affaire classique.

Quel est le coût de la médiation civile ?

Le recours à un médiateur est payant.

La rémunération du médiateur est fixée à la fin de sa mission, en accord avec les parties.

Mais le juge prévoit souvent une provision à valoir sur la rémunération du médiateur.

Dans ce cas, le juge doit fixer le montant de la provision et désigner la ou les parties qui doivent verser la provision, et indiquer dans quel le délai le versement doit être effectué.

La provision sera déduite du montant total de la médiation.

Détermination du coût de la médiation

Le médiateur doit fournir aux parties, dès le début de la médiation, toutes les informations qui peuvent leur permettre d'avoir une idée approximative du coût total de ses services.

Si à la fin de la mission les parties ne trouvent pas un accord avec le médiateur sur sa rémunération, c'est le juge qui fixe la rémunération du médiateur.

Lorsque le juge envisage de fixer un montant inférieur à celui demandé par le médiateur, il doit l'inviter à formuler ses observations avant de prendre sa décision.

Répartition du coût de la médiation entre les parties

Les parties doivent se mettre d'accord entre elles pour répartir le coût de la médiation.

Si les parties ne parviennent pas à se mettre d'accord sur une répartition, les frais doivent être répartis entre elles à parts égales.

Mais si le juge estime qu'une telle répartition n'est pas équitable, il peut fixer lui-même la répartition entre les parties, en fonction de la situation économique de chacune d'elles.

Quelles sont les conditions pour être médiateur civil ?

Le médiateur civil peut être :

• une personne physique
• ou une personne morale (par exemple, association) représentée par une personne physique.

Cette personne doit remplir les conditions suivantes :

• Ne pas avoir fait l'objet d'une condamnation, incapacité ou déchéance inscrite au bulletin n°2 de son casier judiciaire
• Ne pas avoir commis de faits contraires à l'honneur, à la probité et aux bonnes mœurs
• Disposer de la qualification requise eu égard au domaine dans lequel il est appelé à intervenir
• Justifier de capacités acquises en matière de médiation
• Justifier de son indépendance à l'égard des parties (aucun lien financier, familial...).

  À savoir

le médiateur est tenu à un devoir de confidentialité.

Textes de référence

• Loi du 8 février 1995 relative à l'organisation des juridictions et à la procédure civile, pénale et administrative : article 22-1

  Pouvoir du juge d'imposer aux parties de rencontrer un médiateur

• Loi du 8 février 1995 relative à l'organisation des juridictions et à la procédure civile, pénale et administrative : article 22-2

  Répartition des frais de la médiation

• Loi du 8 février 1995 relative à l'organisation des juridictions et à la procédure civile, pénale et administrative : article 22-3

  Durée de la médiation

• Code de procédure civile : articles 131-1 à 131-15

  Rôle du médiateur civil

Questions ? Réponses !

• Qu'est-ce que la médiation familiale ?

Et aussi

• Accord amiable pour éviter un procès civil

  Justice

• Conciliateur de justice

  Justice

• Médiateur pénal

  Justice

• Médiation pénale

  Justice

Pour en savoir plus

• Médiation : brochure d'information

  Ministère chargé de la justice

• La médiation : règlement extra judiciaire des litiges

  Ministère chargé de l'économie

• Médiateur civil : tout connaître sur le métier

  Ministère chargé de la justice

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