Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Fiche pratique

Conciliateur de justice

Vérifié le 21 février 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Le conciliateur de justice est un auxiliaire de justice bénévole. Son rôle est de trouver une solution amiable à un différend entre une ou plusieurs parties, qu'elles aient ou non déjà saisi un juge. Il peut être désigné par les parties ou par le juge. Le recours au conciliateur de justice est gratuit. L'accord qu'il propose peut être homologué par la justice.

Tout replier

Tout déplier

Quelles sont les missions du conciliateur de justice ?

Rôle

Le conciliateur de justice a pour mission de permettre le règlement à l'amiable des différends qui lui sont soumis.

Il est chargé d'instaurer un dialogue entre les parties pour qu'elles trouvent la meilleure solution à leur litige, qu'elles soient des personnes ou des sociétés.

Compétences

Compétences du conciliateur de justice

Comment saisir le conciliateur de justice ?

En cas de litige, vous pouvez saisir le conciliateur de justice avant d'intenter une action en justice.

Mais vous pouvez aussi le saisir après l'ouverture d'une procédure judiciaire.

Enfin, le juge peut lui-même décider de saisir le conciliateur de justice pour qu'il trouve une solution négociée.

•   Le conciliateur de justice peut être saisi par les parties
  •   À l'occasion d'un conflit devant le tribunal
    •   Requête aux fins de conciliation

      Vous pouvez demander à la justice de désigner un conciliateur de justice pour vous aider à résoudre à l'amiable un conflit. La demande peut se faire sur place au greffe du tribunal judiciaire ou par courrier. Il faut remplir un formulaire :

      Formulaire
      Demande de conciliation

      Cerfa n° 15728*02

      Accéder au formulaire  

      Ministère chargé de la justice

      Pour vous aider à remplir le formulaire :

      • Notice - Demande de conciliation 

      Où s’adresser ?

      Tribunal judiciaire

    •   Assignation ou requête aux fins de jugement

      Le recours à une procédure préalable de conciliation est exigé pour que certaines demandes soient recevables en justice. Tel est le cas si vous saisissez le tribunal judiciaire d'une demande qui porte sur le paiement d'une somme inférieure ou égale à 5 000 € ou sur un conflit de voisinage. Dans ce cas, vous devez prouver que vous avez tenté au préalable de résoudre le différend à l'amiable, par exemple via la conciliation.

      La demande de conciliation préalable n'est pas exigée dans les cas suivants :

      • Une des parties sollicite l'homologation d'un accord
      • Vous justifiez que vous avez eu recours à un autre mode de résolution amiable du litige (tentative de médiation, tentative de procédure participative)
      • Un recours préalable doit être exercé auprès de l'auteur de la décision que vous contestez devant la juridiction
      • Le juge ou l'autorité administrative doit, en application d'une disposition particulière, procéder à une tentative préalable de conciliation
      • Une partie peut justifier d'un motif légitime (par exemple, refus de l'autre partie de participer à la conciliation)

      Vous pouvez demander une conciliation sur place au greffe du tribunal ou en transmettant le formulaire suivant.

      Formulaire
      Demande de conciliation

      Cerfa n° 15728*02

      Accéder au formulaire  

      Ministère chargé de la justice

      Pour vous aider à remplir le formulaire :

      • Notice - Demande de conciliation 

      Où s’adresser ?

      Tribunal judiciaire

  •   En dehors de toute procédure judiciaire

    Vous pouvez écrire, téléphoner ou vous rendre à une permanence du conciliateur de justice.

    Où s’adresser ?

    Conciliateur de justice

•   Le conciliateur de justice peut être saisi par le juge

  Lorsque le tribunal a été saisi pour un litige d'ordre civil (entre propriétaire et locataire, entre acheteur et vendeur non professionnel...), le juge peut désigner un conciliateur de justice.

  La formation de jugement du tribunal de commerce peut aussi, avec l'accord des parties, désigner un conciliateur de justice. Il en avise les parties par lettre simple ou par mail.

  Le juge du tribunal paritaire des baux ruraux peut également déléguer sa mission de conciliation lorsqu'il est saisi d'un litige.

Comment se déroule une conciliation ?

Réunion de conciliation

Le conciliateur de justice réunit les parties à la conciliation. Les parties peuvent être accompagnées d'une personne de leur choix (avocat, époux(se), concubin, etc.).

Le conciliateur de justice peut se déplacer sur les lieux de la contestation et interroger toute personne qui lui semble utile, avec l'accord des parties.

Le conciliateur de justice informe le juge s'il a des difficultés.

  À savoir

le conciliateur de justice ne peut révéler au juge le contenu des déclarations qu'avec l'accord des parties.

Durée de la conciliation 

•   Conciliation ordonnée par le juge

  Si le recours à la conciliation a été décidé par le juge, la durée initiale de la conciliation est de 3 mois maximum.

  Elle peut être renouvelée une fois, pour une même durée, à la demande du conciliateur de justice  : par exemple, en cas de durée initiale fixée à 2 mois, la conciliation peut être renouvelée pour 2 mois.

  Le juge peut mettre fin à la conciliation, à tout moment, sur son initiative, celle du conciliateur de justice ou à la demande de l'une des parties.

•   Conciliation à la demande des parties

  Si la conciliation s'est engagée à la demande des parties, aucun délai n'est imposé au conciliateur de justice pour accomplir sa mission. Néanmoins, il a un devoir de diligence qui lui impose de mettre en œuvre la procédure dans un délai raisonnable.

Accord trouvé

•   Conciliation ordonnée par le juge

  Si le recours à la conciliation a été décidé par le juge, le conciliateur de justice doit l'informer par écrit du résultat.

•   Conciliation à la demande des parties

  Si la conciliation s'est engagée à la demande des parties, le conciliateur de justice peut établir un constat d'accord signé par les parties dans lequel elles s'engagent l'une envers l'autre. La rédaction d'un constat est obligatoire seulement si la conciliation entraîne la renonciation à un droit.

  Un exemplaire du constat est remis à chaque partie. Le conciliateur de justice procède au dépôt d'un exemplaire au greffe du tribunal.

  L'accord de conciliation a la force exécutoire lorsqu'il est signé par les avocats de toutes les parties et qu'il est revêtu de la formule exécutoire du greffe de la juridiction compétente.

  Dans le cas contraire, une des parties peut soumettre le constat d’accord à l'homologation du juge afin qu’il lui confère force exécutoire, sauf si l'autre partie s'y oppose.

Échec de la conciliation

La conciliation peut échouer si l'une des 2 personnes n'est pas présente ou si les parties n'ont pu s'entendre sur un règlement amiable. En cas d'échec, les parties peuvent toujours faire régler le litige par un tribunal.

Comment devenir conciliateur de justice ?

Conditions

Pour devenir conciliateur de justice, il faut remplir les conditions suivantes :

• Être majeur
• Jouir de ses droits civiques et politiques
• Ne pas être investi de mandat électif dans le ressort dans lequel il exerce ses fonctions
• Ne pas exercer d'activité judiciaire, ni participer au fonctionnement du service public de la justice
• Avoir une formation ou une expérience dans le domaine juridique
• Disposer de compétences vous qualifiant particulièrement pour exercer la fonction de conciliateur de justice

En principe, les fonctions de conciliateur de justice sont incompatibles avec celles de médiateur, d'avocat, de conseiller juridique ou de juge. Cette interdiction est levée lorsque le professionnel exerce des fonctions bénévoles de médiateur à la consommation et qu'il est inscrit sur la liste des médiateurs de la consommation dressée par la commission d'évaluation et de contrôle de la médiation de la consommation.

Recrutement

Si vous voulez devenir conciliateur de justice, vous devez envoyer une lettre de motivation au magistrat coordonnateur de la protection et de la conciliation de justice du tribunal judiciaire où vous souhaitez exercer cette fonction.

Votre demande doit être accompagnée des pièces suivantes :

• CV
• Attestation sur l'honneur
• Justificatifs de formation ou d'expérience juridique faisant état de compétences vous qualifiant particulièrement pour exercer ces fonctions

Vous pouvez faire parvenir la lettre et les documents par voie électronique au bureau de recrutement compétent pour la juridiction choisie.

Où s’adresser ?

Bureau de recrutement des conciliateurs de justice

Après avoir vérifié s'il n'y a pas d'incompatibilité et fait passer un entretien au candidat, le premier président de la cour d'appel peut le recruter comme conciliateur de justice pour une première année d'exercice.

À la fin de cette 1re année, le premier président de la cour d'appel peut le nommer pour une période de 3 ans renouvelables.

Formation

Les nouveaux conciliateurs de justice doivent suivre une journée de formation initiale et une journée de formation continue pendant leur 1re année d'exercice et au cours du mandat de 3 ans qui suit.

Le conciliateur de justice qui ne suit pas cette formation peut se voir refuser la prolongation de son mandat.

Exercice de la fonction

Le conciliateur de justice prête serment. Il a une obligation de réserve et de secret vis-à-vis des tiers.

Il peut, avec l'accord des intéressés, se rendre sur les lieux et entendre des témoins.

Le conciliateur de justice est bénévole. Cependant, une indemnité forfaitaire lui est versée pour couvrir ses dépenses de secrétariat, de téléphone, de documentation et d'utilisation des nouvelles technologies. Cette indemnité est versée trimestriellement, dans une limite annuelle de 650 €.

Ces frais peuvent être remboursés au-delà du forfait, dans la limite d'un second plafond de 928 € sous réserve de présentation des justificatifs.

Le conciliateur de justice présente chaque année un rapport d'activité au magistrat coordonnateur de la protection et de la conciliation de justice. Ce dernier transmet ensuite le rapport au premier président et au procureur général de la cour d'appel.

Textes de référence

• Article R131-12 du Code de l'organisation judiciaire

  Mission du conciliateur de justice

• Code de procédure civile : articles 128 à 129-1

  Dispositions générales

• Code de procédure civile : articles 129-2 à 129-6

  Conciliation déléguée à un conciliateur de justice

• Code de procédure civile : articles 130 et 131

  L'acte de conciliation

• Code de procédure civile : article 750-1

  Irrecevabilité des demandes non précédées de conciliation

• Code de procédure civile : articles 820

  Tentative préalable de conciliation

• Code de procédure civile : articles 821 à 824

  Dispositions particulières à la juridiction de proximité : conciliation déléguée à un conciliateur de justice

• Code de procédure civile : article 825

  Conciliation menée par le juge

• Code de procédure civile : articles 1536 à 1541

  Conciliation menée par un conciliateur de justice

• Code du travail : article R1471-1 et R1471-2

  Conciliation des différents relatifs à un contrat de travail

• Décret n°78-381 du 20 mars 1978 relatif aux conciliateurs de justice

• Circulaire du 24 janvier 2011 relative à la conciliation et à la procédure orale en matière civile, commerciale et sociale (pdf - 323.3 KB)

• Circulaire du 19 avril 2019 relative à la simplification et renforcement de l'attractivité des fonctions de conciliateur de justice

Questions ? Réponses !

• Le salarié et l'employeur peuvent-ils régler un conflit à l'amiable ?

Pour en savoir plus

• Brochure conciliateur de justice

  Ministère chargé de la justice

• Guide de la conciliation de justice

  Ministère chargé de la justice

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