Guyancourt

Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 
Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Loyers impayés et expulsion du locataire

Vérifié le 26 mars 2020 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Vous êtes propriétaire d'un logement mis en location avec un bail d'habitation ? Le locataire ne vous paie pas le loyer qu'il vous doit ? Vous voulez savoir quelles sont les démarches à faire, et dans quel ordre les engager ? Nous vous expliquons.

Lorsque le locataire a difficultés à payer, le locataire et vous pouvez choisir de faire appel à un conciliateur de justice pour formaliser un accord de paiement (par exemple, l'étalement du remboursement de l'impayé).

Mais dès le 1er impayé de loyer, vous pouvez en réclamer le paiement aux personnes suivantes :

Lorsque le locataire bénéficie d'une aide au logement, vous devez signaler l'impayé à la Caf (ou la MSA), à partir d'un certain montant. Ce montant varie selon que l'aide au logement vous est versée directement ou non :

  • Aide versée au propriétaire
  • Aide versée au locataire

Vous devez avertir la Caf (ou la MSA) dès que l'impayé équivaut à 2 fois le loyer net (loyer moins l'aide au logement) hors charges.

 Exemple

Pour un loyer de 430 € par mois, des charges de 90 € par mois et une aide au logement de 200 € par mois :

Le propriétaire doit signaler l'impayé lorsque la dette atteint :

430 € - 200 € =  230 €

230 € x 2  =  460 €

Vous devez avertir la Caf (ou la MSA) dès que l'impayé équivaut à 2 fois le loyer hors charges.

 Exemple

Pour un loyer de 430 € par mois, des charges de 90 € par mois et une aide au logement de 200 € par mois :

Le propriétaire doit signaler l'impayé lorsque la dette atteint :

430 €  x  2  =  860 €

Vous devez signaler l'impayé, de préférence par courrier recommandé avec avis de réception.

Où s’adresser ?

Caisse d'allocations familiales (Caf)

Mutualité sociale agricole (MSA)

 Attention :

Si vous ne signalez pas l'impayé, vous risquez une amende de 7 332,00 €.

Avertie de l'impayé, la Caf ou la MSA engage une procédure pour impayé.

La démarche pour résilier le bail et demander l'expulsion du locataire du logement varie selon que le bail contient ou non une clause résolutoire :

  • Vous devez charger un commissaire de justice de faire parvenir au locataire (et à sa caution) un commandement de payer indiquant les sommes que vous lui réclamez.

    Le locataire a 2 mois pour payer ce que vous lui réclamez et les frais du commissaire de justice.

    Après ce délai de 2 mois :

    • Si le locataire a payé les sommes dues, il peut rester dans le logement
    • Si le locataire n'a pas payé les sommes dues, vous devez saisir le juge des contentieux de la protection dont dépend le logement. Vous pouvez saisir le juge en référé. Vous devez demander au juge de constater que le bail est résilié et d'ordonner l'expulsion du locataire. Si le locataire est en capacité de payer sa dette, le juge peut encore lui accorder des délais de paiement. Durant ce délai, les effets de la clause résolutoire sont suspendus.

  • Faire appel au juge

    Vous devez faire appel à un commissaire de justice pour assigner le locataire devant le juge des contentieux de la protection dont dépend le logement, et obtenir la résiliation du bail et l'expulsion du locataire.

      À savoir

    Avant de faire cela, vous pouvez adresser au locataire une mise en demeure de respecter ses engagements, mais vous n'y êtes pas obligé.

    Décision du juge

    Le juge détermine si la faute du locataire est d'une gravité suffisante pour justifier la résiliation du bail et l'expulsion.

    Après examen de la situation financière du locataire, le juge peut décider d'accorder des délais de paiement s'il estime que la dette pourra être payée. Dans le cas contraire, le juge ordonne la résiliation du bail et l'expulsion du locataire.

    Après que le juge a rendu sa décision, vous devez charger un commissaire de justice de la signifier au locataire.

    Lorsque le juge ordonne la résiliation du bail et l'expulsion du locataire, vous devez ensuite charger un commissaire de justice de délivrer au locataire un commandement de quitter les lieux.

    Délais pour quitter le logement

    À partir de la réception du commandement de quitter les lieux, le locataire a 2 mois pour quitter le logement. Il peut saisir le juge de l'exécution pour obtenir un délai supplémentaire. Ce délai supplémentaire peut être de 3 mois à 3 ans maximum, selon la situation du locataire (âge, état de santé, situation familiale).

Lorsque le juge a autorisé l'expulsion du locataire, vous devez faire appel à un commissaire de justice pour qu'il procède à l'expulsion du locataire. En effet, seul un commissaire de justice peut se charger de l'expulsion le locataire.

 Attention :

  • Vous ne devez pas entrer dans le logement avant l'intervention du commissaire de justice, ni faire changer la serrure, ni toucher aux meubles. Dans le cas contraire, vous risquez d'être poursuivi en justice pour violation de domicile.
  • Si vous faites l'expulsion par vous-même, vous risquez jusqu'à 3 ans de prison et 30 000 € d'amende.

Quand a lieu l'expulsion ?

2 situations sont possibles :

  • Lorsque l'expulsion s'accompagne d'un relogement correspondant aux besoins du locataire (le nombre de pièces du nouveau logement correspond au nombre d'occupants), l'expulsion peut avoir lieu tout au long de l'année.
  • Lorsqu'il n'y a pas de solution de relogement, l'expulsion n'est pas possible durant la trêve hivernale, c'est-à dire du 1er novembre au 31 mars (inclus) de l'année suivante.

  À savoir

Dans les départements d'outre-mer (Dom), une trêve cyclonique peut également s'appliquer.

Le commissaire de justice peut annoncer préalablement sa venue au locataire, mais il n'y est pas obligé.

Pour procéder à l'expulsion, le commissaire de justice doit se présenter au logement un jours ouvrable, entre 6 heures et 21 heures.

Que se passe-t-il lors de l'intervention du commissaire de justice ?

  • Le commissaire de justice dresse un procès-verbal d'expulsion et le locataire quitte le logement.

    Si le locataire a laissé des biens dans le logement, ou s'ils ont été déposés par le commissaire de justice dans un local approprié, le procès-verbal d'expulsion doit contenir les informations suivantes :

    • Inventaire de ces biens, avec l'indication qu'ils paraissent avoir ou non une valeur marchande
    • Mention du lieu et les conditions d'accès au local où ils ont été déposés
    • Mention de l'obligation pour la personne expulsée, en caractères très apparents, d'avoir à retirer ses biens dans les 2 mois qui suivent la remise ou la signification du procès-verbal (délai non renouvelable). Les biens non retirés seront vendus aux enchères publiques si l'inventaire indique qu'ils ont une valeur marchande. Les autres bien non retirés seront considérés comme abandonnés, sauf les papiers et documents personnels qui seront placés sous enveloppe scellée et conservés pendant 2 ans par le commissaire de justice
    • Mention de la possibilité, pour la personne expulsée, de contester l'absence de valeur marchande des biens dans le mois qui suit la remise ou la signification du procès-verbal
    • Indication du juge à qui soumettre cette contestation
    • Reproduction des articles R. 121-6 à R. 121-10, R 442-2 et R 442-3 du code des procédures civiles d'exécution

  • Le commissaire de justice ne peut pas pénétrer dans le logement. Il dresse alors un procès-verbal de tentative d'expulsion. Il peut ensuite demander à la Préfecture que la police ou la gendarmerie l'assiste pour procéder à l'expulsion.

      À savoir

    Si le préfet refuse, vous pouvez demander une indemnisation.

    Lorsque le préfet accepte, le commissaire de justice se présente accompagné d'un serrurier et de la gendarmerie ou de la police pour procéder à l'expulsion.

    Si le locataire a laissé des biens dans le logement, ou s'ils ont été déposés par le commissaire de justice dans un local approprié, le procès-verbal d'expulsion doit contenir les informations suivantes :

    • Inventaire de ces biens, avec l'indication qu'ils paraissent avoir ou non une valeur marchande
    • Mention du lieu et les conditions d'accès au local où ils ont été déposés
    • Mention de l'obligation pour la personne expulsée, en caractères très apparents, d'avoir à retirer ses biens dans les 2 mois qui suivent la remise ou la signification du procès-verbal (délai non renouvelable). Les biens non retirés seront vendus aux enchères publiques si l'inventaire indique qu'ils ont une valeur marchande. Les autres bien non retirés seront considérés comme abandonnés, sauf les papiers et documents personnels qui seront placés sous enveloppe scellée et conservés pendant 2 ans par le commissaire de justice
    • Mention de la possibilité, pour la personne expulsée, de contester l'absence de valeur marchande des biens dans le mois qui suit la remise ou la signification du procès-verbal
    • Indication du juge à qui soumettre cette contestation
    • Reproduction des articles R. 121-6 à R. 121-10, R 442-2 et R 442-3 du code des procédures civiles d'exécution

  • Le commissaire de justice ne peut pénétrer dans le logement. Il dresse alors un procès-verbal de tentative d'expulsion qui relate son échec. Le commissaire de justice peut par la suite solliciter la Préfecture pour que la police ou la gendarmerie l'assiste pour procéder à l'expulsion.

      À savoir

    Si le préfet refuse, le propriétaire peut demander une indemnisation.

    Lorsque le préfet accepte, le commissaire de justice se présente accompagné d'un serrurier et de la gendarmerie ou de la police pour procéder à l'expulsion.

    Si le locataire a laissé des biens dans le logement, ou s'ils ont été déposés par le commissaire de justice dans un local approprié, le procès-verbal d'expulsion doit contenir les informations suivantes :

    • Inventaire de ces biens, avec l'indication qu'ils paraissent avoir ou non une valeur marchande
    • Mention du lieu et les conditions d'accès au local où ils ont été déposés
    • Mention de l'obligation pour la personne expulsée, en caractères très apparents, d'avoir à retirer ses biens dans les 2 mois qui suivent la remise ou la signification du procès-verbal (délai non renouvelable). Les biens non retirés seront vendus aux enchères publiques si l'inventaire indique qu'ils ont une valeur marchande. Les autres bien non retirés seront considérés comme abandonnés, sauf les papiers et documents personnels qui seront placés sous enveloppe scellée et conservés pendant 2 ans par le commissaire de justice
    • Mention de la possibilité, pour la personne expulsée, de contester l'absence de valeur marchande des biens dans le mois qui suit la remise ou la signification du procès-verbal
    • Indication du juge à qui soumettre cette contestation
    • Reproduction des articles R. 121-6 à R. 121-10, R 442-2 et R 442-3 du code des procédures civiles d'exécution

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