Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Fiche pratique

Leasing (location avec option d'achat) ou location longue durée

Vérifié le 15 octobre 2020 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

La location avec option d'achat (LOA), encore appelée leasing, location avec promesse de vente ou crédit-bail, ne doit pas être confondue avec la location longue durée (LLD). En effet, les deux formules permettent de disposer d'un bien (souvent une voiture) sans l'acheter, en payant des loyers mensuels. Mais la LOA est un contrat de crédit qui offre la possibilité d'acheter le bien à la fin de la location, alors que la LLD est une simple location avec obligation de restitution.

• LOA
• LLD

Tout replier

Tout déplier

Utilisation du leasing

La location avec option d'achat (LOA), également appelée leasing, location avec promesse de vente ou crédit-bail, est un type de crédit à la consommation. Il est destiné à l'acquisition (temporaire ou non) d'une voiture ou de tout autre bien.

Vous pouvez l'utiliser si vous n'êtes pas sûr de garder le bien durablement (pendant plusieurs années). Vous en serez juste locataire pendant une durée déterminée (de 24 à 72 mois généralement).

C'est une banque ou un établissement de crédit qui achètera le bien pour votre compte et qui en sera le propriétaire. Vous vous engagez à lui verser chaque mois un loyer durant cette période et à utiliser le bien selon les conditions prévues dans le contrat. En cas d'incident de paiement, le propriétaire peut reprendre le bien.

À l'issue du délai d'utilisation convenu, vous pouvez acheter le bien et l'acquérir définitivement, ou le rendre au propriétaire.

Demande et signature

Proposition de contrat

Le leasing peut être proposé par une enseigne commerciale. Le vendeur doit alors vous informer que ce mode de paiement est bien un type de crédit. Votre leasing sera géré par une banque ou un établissement de crédit partenaire du vendeur qui sera le propriétaire du bien. C'est le cas le plus courant.

Sinon, le leasing peut être proposé directement par une banque ou un établissement de crédit.

Dans tous les cas, la banque ou l'établissement de crédit est libre de vous accorder le leasing selon ses propres conditions notamment liées à vos capacités financières. La banque ou l'établissement peuvent consulter les fichiers bancaires pour vérifier votre situation.

Informations préalables

Le contrat doit obligatoirement indiquer les éléments suivants :

• Coordonnées du prêteur, de l'emprunteur et des cautions, si elles existent
• Description du bien concerné
• Prix d'achat au comptant du bien loué
• Durée de l'opération de location (généralement entre 2 et 5 ans)
• Somme restant à payer en cas d'achat à la fin de la location
• Montant des loyers et leur nombre
• Avertissement relatif aux conséquences d'une défaillance de l'emprunteur
• Existence d'un délai de rétractation
• Adresse de l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) et celle de la direction départementale de la protection des populations (répression de fraudes) compétente en cas de litige

En revanche, le taux effectif global n'a pas à être précisé.

  À savoir

si le contrat le prévoit, l'achat peut être réalisé en cours de location et non à la fin.

Droit de rétractation

Si vous acceptez l'offre et signez le contrat de crédit, vous disposez d'un délai de rétractation après la signature.

Vous avez 14 jours calendaires à partir de la signature du contrat pour effectuer cette démarche auprès de l'établissement prêteur. Vous pouvez utiliser le formulaire fourni avec votre contrat de crédit ou ce modèle de courrier :

Modèle de document
Rétractation d'un crédit à la consommation

Accéder au modèle de document  

Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre

Vous devez envoyer votre demande via une lettre recommandée avec accusé de réception.

Dépôt de garantie

Le prêteur peut vous réclamer un dépôt de garantie, correspondant à une somme fixe ou à un pourcentage de la valeur du produit loué.

À la fin du contrat de location, si vous ne souhaitez pas acquérir le bien, le dépôt de garantie vous est rendu.

Si vous décidez d'acheter le bien, le dépôt de garantie est déduit du prix restant à payer.

 À noter

le dépôt de garantie ne produit pas d'intérêt.

Mensualités

Le montant et le nombre de loyers que vous devez payer sont prévus dès la signature du contrat.

Certains contrats prévoient un 1er loyer majoré. Contrairement au dépôt de garantie, cette majoration ne vous est pas remboursée si vous n'achetez pas le bien.

Si vous êtes en défaut de paiement des loyers, 2 cas peuvent se présenter.

•   Le prêteur veut résilier le contrat

  Vous devez alors rendre le véhicule, payer les loyers dus et non réglés ainsi qu'une indemnité supplémentaire basée sur la valeur du véhicule.

•   Le prêteur ne veut pas résilier le contrat
  •   Sans report de la dette

    Vous pouvez garder le véhicule. Le prêteur peut vous demander une indemnité égale à 8 % des loyers dus et non payés.

  •   Avec report de la dette

    Vous pouvez garder le véhicule. Le prêteur peut vous demander une indemnité égale à 4 % des loyers reportés.

Entretien du bien

Les frais d'entretien du bien restent à votre charge, en tant que locataire.

Vous devez conserver le produit en bon état de fonctionnement pendant toute la durée de la location.

En cas de vice caché, c'est à vous de faire les démarches pour faire réparer le véhicule.

Assurance

• Cas général
• Voiture

Le contrat de leasing prévoit si vous devez assurer le bien ou non.

Si vous prenez une voiture en leasing, crédit-bail ou location avec option d'achat, vous devez l'assurer au minimum avec la garantie responsabilité civile.

En effet, le conducteur de la voiture doit être en mesure de justifier, en cas de contrôle routier, que le véhicule est assuré.

Cette garantie ne couvre pas les dégâts occasionnés au véhicule, ni les blessures que pourrait subir le conducteur.

Il peut donc être utile, pour éviter de faire face à des frais importants en cas de sinistre, de souscrire des garanties complémentaires.

Vous pouvez aussi souscrire une assurance spécifique au leasing, qui permet de prendre en charge, en cas de destruction ou de vol du véhicule, la différence entre la valeur vénale et la valeur à neuf du véhicule.

Fin du leasing

Votre leasing se termine au bout d'une période de location définie dans le contrat, et généralement comprise entre 24 et 72 mois. À la fin de cette période, votre crédit se termine et vous n'avez plus à payer de loyer.

Vous pouvez alors acheter le bien ou le rendre à l'établissement propriétaire. Votre choix entre les 2 possibilités est libre. Le vendeur ne peut pas conditionner l'obtention du leasing à un achat obligatoire.

•   Vous souhaitez acheter le bien

  Cette possibilité est aussi appelée option d'achat. Vous devenez le vrai propriétaire du bien.

  Vous devrez payer la différence

  • entre d'une part la valeur du bien telle qu'indiquée dans le contrat
  • et, d'autre part, les loyers déjà versés et le dépôt de garantie.

  La valeur du bien telle qu'indiquée dans le contrat est supérieure à son prix sur le marché, car elle tient compte des intérêts financiers.

  En tout état de cause, la somme finale à payer pour l'achat du bien est fixée dès le départ et est indiquée dans le contrat initial.

  Par exemple, si le bien vaut 10 000 € sur le marché alors que sa valeur indiquée dans le contrat est de 13 000 €, et que vous avez déjà versé 3000 € de dépôt de garantie et payé 9000 € de loyers, vous devrez encore payer 1000 €, c'est-à-dire 13 000 € - (3000 € + 9000 €).

    À savoir

  pour une voiture, si la carte grise était au nom de l'établissement propriétaire, vous devez la changer.

•   Vous ne souhaitez pas acheter le bien

  Vous devez rendre le bien à l'établissement propriétaire. Vous récupérez alors votre dépôt de garantie. Vous n'avez plus rien à payer.

En cas de litige

Médiation ou conciliation

En cas de litige persistant (litige sur le montant des loyers...), vous pouvez demander à un tiers d'intervenir. Il peut s'agir :

• d'un médiateur, qui peut être lié au professionnel,
• ou d'un conciliateur de justice, qui est indépendant.

 À noter

vous pouvez trouver des sources juridiques concernant les clauses abusives de contrat de leasing sur le site de la commission des clauses abusives.

Saisie de la justice

Si la médiation ou la conciliation a échoué, vous pouvez saisir la justice.

Vous pouvez également demander des dommages-intérêts pour le préjudice subi. Par exemple, si vous estimez avoir versé des loyers en trop.

Le juge compétent est le juge des contentieux de la protection.

Tout replier

Tout déplier

Utilisation de la LLD

La location longue durée (LLD) est destinée à l'acquisition temporaire d'une voiture ou de tout autre bien.

Vous pouvez l'utiliser si vous n'avez pas envie de devenir propriétaire du bien. Vous en serez juste locataire pendant une durée déterminée (de 12 à 60 mois généralement).

C'est une société spécialisée qui achètera le bien et qui le mettra à votre disposition. Vous vous engagez à lui verser chaque mois un loyer durant cette période et à utiliser le bien selon les conditions prévues dans le contrat. En cas d'incident de paiement, le propriétaire peut reprendre le bien.

À l'issue du délai d'utilisation convenu, vous devez obligatoirement rendre le bien au propriétaire. Il n'y a pas de possibilité de l'acheter.

Demande et signature

La LLD est proposée par une société spécialisée. Le loueur doit vous fournir une proposition écrite qui reprend les conditions de la location :

• Coordonnées du loueur, du locataire et des cautions, si elles existent
• Description du bien concerné
• Prix d'achat au comptant du bien loué
• Durée de l'opération de location (généralement entre 1 et 5 ans)
• Kilométrage autorisé sur la durée du contrat (si c'est une voiture)
• Montant et nombre de loyers sur la durée du contrat
• Montant des pénalités en cas de dépassement du kilométrage autorisé
• Montant des pénalités en cas de retard de paiement ou de non paiement des loyers
• Avertissement relatif aux conséquences d'une défaillance de l'emprunteur

Dépôt de garantie

Le loueur peut vous réclamer un dépôt de garantie, correspondant à une somme fixe ou à un pourcentage de la valeur du produit loué.

Le contrat prévoit si le dépôt de garantie doit vous être rendu ou non à la fin de la location.

 À noter

le dépôt de garantie ne produit pas d'intérêt.

Paiement des mensualités

Le montant et le nombre de loyers que vous devez payer sont prévus dès la signature du contrat.

Certains contrats prévoient un 1er loyer majoré.

Si vous êtes en défaut de paiement des loyers, le loueur peut mettre fin à la location et demander la récupération du bien, le paiement des loyers dus et des pénalités.

Entretien du bien

Les frais d'entretien du bien restent à votre charge, en tant que locataire.

Vous devez conserver le produit en bon état de fonctionnement pendant toute la durée de la location.

En cas de vice caché, c'est à vous de faire les démarches pour faire réparer le véhicule, mais à la charge du loueur.

Assurance

Si le bien est soumis à une obligation d'assurance, comme c'est le cas pour les voitures, vous devez l'assurer comme si vous en étiez le propriétaire. En cas d'accident, c'est vous qui toucherez la prime d'assurance (les frais de réparation tant à votre charge). Le loueur peut vous proposer une assurance, mais vous êtes libre d' assurer le bien auprès de l'assureur de votre choix.

Si le bien n'est pas soumis à une obligation d'assurance, vous êtes libre de l'assurer ou non, sauf si le contrat vous l'impose.

Fin de la LLD

La LLD se termine au bout de la période de location définie dans le contrat, et généralement comprise entre 12 et 60 mois. À la fin de cette période, vous n'avez plus à payer de loyer et vous devez rendre le bien à l'établissement propriétaire. Mais le loueur peut vous réclamer des frais si vous avez dépassé le kilométrage prévu dans le contrat ou si avez endommagé le bien. Le mode de calcul de ces frais et pénalités doit être défini dans le contrat.

En cas de litige

Médiation ou conciliation

En cas de litige persistant (litige sur le montant des loyers...), vous pouvez demander à un tiers d'intervenir. Il peut s'agir :

• d'un médiateur, qui peut être lié au professionnel,
• ou d'un conciliateur de justice, qui est indépendant.

 À noter

vous pouvez trouver des sources juridiques concernant les clauses abusives de contrat de leasing sur le site de la commission des clauses abusives.

Saisie de la justice

Si la médiation ou la conciliation a échoué, vous pouvez saisir la justice.

Vous pouvez également demander des dommages-intérêts pour le préjudice subi. Par exemple, si vous estimez avoir versé des loyers en trop.

Le juge compétent est le juge du contentieux de la protection.

Textes de référence

• Code monétaire et financier : article L313-1

  Définition du crédit et des opérations de location assimilées

• Code de la consommation : article L311-1

  Définition des différents acteurs d'une opération de crédit ou de location assimilée

• Code de la consommation : articles L312-1 à L312-4

  Champ d'application des règles du crédit et des opérations de location assimilées

• Code de la consommation : articles L312-28 à L312-30

  Informations obligatoires à inscrire dans le contrat de crédit

• Code de la consommation : articles R312-10 à R312-14

  Modes d'inscription des informations obligatoires dans le contrat de crédit

Questions ? Réponses !

• Achat d'un véhicule en leasing : comment obtenir la carte grise ?

• Carte grise : que faire si vous rachetez le véhicule avant la fin du leasing ?

• Dois-je assurer moi-même un véhicule en leasing ?

• Crédit à la consommation : qu'est-ce que le droit de rétractation ?

Pour en savoir plus

• Site de la Commission des clauses abusives

  Commission des clauses abusives

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