Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Question-réponse

Faut-il avoir une caution pour obtenir un crédit à la consommation ?

Vérifié le 01 juin 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

La caution n'est pas obligatoire, mais la banque peut refuser de vous accorder le prêt si vous n'en avez pas. La caution est une personne qui s'engage à rembourser la banque au cas où vous ne pourriez pas le faire. Le cautionnement doit être fait par un contrat écrit. Il prévoit les conditions dans lesquelles la caution doit intervenir. La banque doit informer la caution de l'étendue de son engagement au moment de l'octroi du prêt, et pendant toute la durée du remboursement.

Tout replier

Tout déplier

De quoi s'agit-il ?

Lorsque vous demandez un prêt à la consommation, la banque peut vous imposer d'avoir une caution avant de vous l'accorder.

La caution est une personne qui s'engage à rembourser le créancier à votre place, si vous ne le faites pas.

Le niveau d'engagement de la caution dépend du type de cautionnement choisi : caution simple ou solidaire.

• Dans le cas de la caution simple, le créancier doit d'abord engager des poursuites contre l'emprunteur avant de s'adresser à la personne qui se porte caution
• Dans le cas de la caution solidaire, la personne qui se porte caution est engagée à payer la dette du débiteur dès le 1er incident de paiement. Ce type de caution est généralement privilégié par les établissements bancaires.

Qui peut être caution ?

Toute personne physique peut se porter caution, même si elle n'a pas de lien de parenté avec l'emprunteur.

Une personne morale (société spécialisée, mutuelle de santé...) peut aussi se porter caution.

Cependant, il n'est pas possible de se porter caution pour un emprunteur qui n'a pas la capacité juridique (mineur ou majeur protégé par exemple).

Comment se porter caution ?

Le cautionnement doit être obligatoirement effectué par un écrit qui mentionne le type de cautionnement (simple ou solidaire), sous peine de nullité. Vous pouvez utiliser le modèle suivant :

Modèle de document
Caution pour un crédit à la consommation

Accéder au modèle de document  

Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre

La caution doit recevoir l'offre de crédit par courrier, comme l'emprunteur.

La banque qui demande un cautionnement doit vérifier que la caution dispose de moyens suffisants pour s'engager.

Si le prêteur accepte une caution disproportionnée par rapport au risque financier garanti, il ne pourra pas lui demander de remplir les obligations du débiteur. Sauf si la situation de la caution a évolué et qu'elle a un patrimoine suffisant au moment où elle doit faire face à l'obligation de garantie.

Obligations du créancier

Obligation d'information régulière

Le prêteur doit communiquer par écrit à la caution, avant le 31 mars de chaque année, les éléments suivants :

• Montant du capital restant dû
• Montant des intérêts, frais, et commissions restant à courir au 31 décembre de l'année précédente
• Date de fin de son engagement

Si le prêteur ne communique pas ces informations à la caution, celle-ci sera obligée de rembourser seulement le capital, sans les intérêts ou pénalités de retard dus.

Obligation d'indiquer un TAEG régulier

Les établissements de crédit ont l'obligation de communiquer à la personne qui se porte caution un TAEG englobant tous les frais occasionnés par le prêt.

En l'absence de mention du TAEG dans le contrat ou en cas de mention d'un TAEG erroné, le juge peut annuler totalement ou partiellement les intérêts. Pour fixer le montant des intérêts annulés, le juge tient notamment compte du préjudice subi par l'emprunteur.

Non-paiement par l'emprunteur

Le prêteur doit informer la caution dès le 1er incident de remboursement de l'emprunteur.

S'il ne l'a pas fait, la caution ne devra pas payer les pénalités ou intérêts de retard échus entre la date de ce 1er incident et la date à laquelle elle a été informée. Vous pouvez utiliser le modèle suivant si vous êtes caution et que la banque ne vous a pas informée dès le 1er incident de remboursement :

Modèle de document
Refus par la caution de payer les pénalités/intérêts de retard en cas d'information tardive par la banque

Accéder au modèle de document  

Institut national de la consommation (INC)

Textes de référence

• Code de la consommation : articles L331-1 à L331-3

  Formalisme

• Code de la consommation : article L332-1

  Proportionnalité

• Code de la consommation : articles L333-1 à L333-2

  Cautionnement

• Code de la consommation : articles L314-15 à L314-19

  Sûretés personnelles

• Code civil : articles 2288 à 2297

  Nature et étendue du cautionnement

Services en ligne et formulaires

• Caution pour un crédit à la consommation

  Modèle de document

• Refus par la caution de payer les pénalités/intérêts de retard en cas d'information tardive par la banque

  Modèle de document

Questions ? Réponses !

• Garantie co-emprunteur : que faire en cas de divorce ou de séparation du couple ?

© Direction de l'information légale et administrative