Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Question-réponse

Un jugement civil étranger (divorce, dette...) peut-il être exécuté en France ?

Vérifié le 16 novembre 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Oui, un jugement civil étranger peut être exécuté en France, mais sous certaines conditions. Sa reconnaissance et son exécution, c'est-à-dire le fait qu'il puisse produire des effets en France, dépendent de la nature de l'affaire et de son pays d'origine. La procédure diffère selon qu'il a été rendu au sein de l'Union européenne (UE) ou non. Nous vous présentons les informations à connaître.

• Au sein de l'UE
• Hors UE

Si vous avez besoin de faire exécuter une décision étrangère en France, les formalités vont dépendre du type de litige. Certaines décisions sont reconnues automatiquement (divorce, d'adoption, d'autorité parentale, succession, testament,...), alors que d'autres doivent faire l'objet d'une requête aux fins de constatation de la force exécutoire.

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Quelle démarche pour une décision concernant l'état civil (divorce, adoption, tutelle,...) ?

Qui saisir ?

Si vous voulez faire reconnaître votre décision, vous devez directement saisir l'officier d'état civil détenant l'acte concerné (naissance, mariage).

Où s’adresser ?

Mairie

Si l'acte d'état civil a été établi à l'étranger, vous devez vous adresser au Service central d'état civil de Nantes.

Où s’adresser ?

Service central d'état civil (Scec)

État civil (naissance, un mariage ou un décès) d'un Français à l'étranger

Uniquement par courrier à l'adresse suivante :

Service central d'état civil

11, rue de la Maison Blanche

44941 Nantes Cedex 09

Le service n'accueille pas de public.

Vous pouvez faire une demande d'acte d'état civil via un téléservice.

Pour toute information complémentaire, vous pouvez :

• Consulter le site diplomatie.gouv.fr
• Téléphoner au+33 1 41 86 42 47 du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 13h à 16h
• Envoyer un mail à courrier.scec@diplomatie.gouv.fr

Les décisions concernant l'état et à la capacité des personnes sont reconnues en France automatiquement. On dit qu'elles sont reconnues de plein droit. Cela peut être par exemple la transcription d'un divorce ou d'un jugement de tutelle.

La reconnaissance permet la transcription des décisions étrangères (divorce, adoption,...) sur les actes d‘état civil des personnes (acte de naissance, acte de mariage,...).

 Attention :

si votre mariage a été célébré à l'étranger après le 1er mars 2007, vous devez le faire transcrire sur les registres de l'état civil français avant de faire transcrire votre divorce.

Quels documents fournir ?

Vous devez présenter une requête écrite, datée et signée.

Votre requête doit préciser les actes d'état civil qui doivent être mis à jour.

Elle doit être accompagnée d'une copie de la décision en original ou en copie certifiée conforme. Cette décision doit être traduite en français. La traduction doit être faite par un traducteur agréé.

Outil de recherche
Trouver un traducteur ou interprète agréé inscrit auprès de la Cour d'appel

Vous devez payer les frais de traduction par avance.

Vous devez également joindre un certificat de la juridiction étrangère qui a rendue la décision. Ce certificat est délivré par la juridiction ou l'autorité ayant rendu la décision à exécuter. Il contient un extrait de la décision d'origine et atteste qu'elle peut être exécutée.

Vous devez enfin joindre la copie intégrale ou l'extrait des actes (naissance, mariage..) dont vous demandez la mise à jour. Ces actes doivent éventuellement être légalisés.

Quelle démarche pour une décision concernant les personnes (droit de garde, droit de visite,...) ?

Vous devez saisir le président du tribunal judiciaire si vous voulez forcer votre adversaire à respecter une décision (garde d'enfant, droit de visite, retour d'un enfant,...).

Pour cela, vous devez présenter une requête aux fins de constatation de la force exécutoire.

Requête en constatation de la force exécutoire

Vous adressez votre requête en double exemplaire au président du tribunal judiciaire.

L'avocat n'est pas obligatoire.

C'est le cas par exemple d'un parent qui dispose d'un droit de visite et d'hébergement pour son enfant et qui ne parvient pas à faire exécuter son droit. Il peut saisir le tribunal judiciaire du lieu où se trouve l'enfant pour exercer son droit.

Le tribunal judiciaire compétent est celui du domicile de la partie contre laquelle vous demandez l'exécution ou le lieu de la résidence habituelle des enfants.

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

Cette requête doit être accompagnée d'une expédition de la décision étrangère et du certificat de titre européen exécutoire.

Ce certificat est délivré par la juridiction ou l'autorité étrangère ayant rendu la décision à exécuter.

Une traduction en français de la décision et du certificat peut être exigée. Cette traduction est faite par un traducteur agréé. Les frais de traduction doivent être payés par avance par le demandeur.

Outil de recherche
Trouver un traducteur ou interprète agréé inscrit auprès de la Cour d'appel

Le président du tribunal rend une décision qui constate la force exécutoire.

Cette décision vous est remise ou notifiée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Vous devez ensuite la signifier à la partie contre laquelle l'exécution est demandée.

Vous pouvez contester la décision du président en faisant appel.

Où s’adresser ?

Cour d'appel

Un pourvoi en cassation est possible contre la décision rendue par la cour d'appel. C'est une voie de recours qui vise à contester une décision de justice contraire à la loi.

Où s’adresser ?

Cour de cassation

Quelle démarche pour une décision concernant les biens (pension alimentaire, dette,...) ?

Vous pouvez exécuter ces décisions en France au moyen d'un titre exécutoire européen ou d'une déclaration constatant la force exécutoire.

Le titre exécutoire européen concerne les créances incontestées (le règlement d'une facture par exemple).

Dans les autres cas, vous devez saisir le directeur de greffe du tribunal judiciaire d'une requête aux fins de constatation de la force exécutoire.

•   Titre exécutoire européen

  Le titre exécutoire européen permet d'obtenir une exécution rapide et effective d'une créance transfrontalière, c'est-à-dire entre un créancier européen et un débiteur qui réside en France. La créance ne peut plus faire l'objet d'un recours dans le pays d'origine.

  Vous pouvez l'obtenir auprès de l'autorité judiciaire étrangère (tribunal, notaire,...) selon le pays.

  Vous devez ensuite l'envoyer au commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire) qui est chargé de l'exécution de cette décision en France.

  Le commissaire de justice compétent est celui du domicile du débiteur ou celui où se situe le bien.

  Où s’adresser ?

  Commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire)

  Vous devez accompagner ce titre exécutoire européen d'une copie de la décision originale.

  Une traduction en français de la décision peut être exigée. Cette traduction est faite par un traducteur agréé. Les frais de traduction doivent être payés par avance par le demandeur.

  Outil de recherche
  Trouver un traducteur ou interprète agréé inscrit auprès de la Cour d'appel

  Si vos ressources ne sont pas suffisantes, vous pouvez demander à bénéficier de l'aide juridictionnelle pour prendre en charge tout ou partie de ces frais.

•   Déclaration constatant la force exécutoire

  Cette procédure simplifiée se déroule devant le directeur de greffe du tribunal judiciaire. Elle consiste à lui demander de constater le caractère exécutoire d'une décision rendue en Europe.

  Elle peut être utilisée en matière civile et commerciale (créance, contrat, dommages et intérêts..).

  Le recours à un avocat n'est pas obligatoire.

  Si vos ressources ne sont pas suffisantes, vous pouvez demander à bénéficier de l'aide juridictionnelle pour prendre en charge tout ou partie de ces frais.

  Vous devez saisir le directeur de greffe d'une requête. Elle est déposée en double exemplaire.

  Elle est accompagnée d'une expédition de la décision étrangère et du certificat de titre européen exécutoire.

  Ce certificat est délivré par la juridiction ou l'autorité ayant rendu la décision à exécuter.

  Une traduction en français de la décision et du certificat peut être exigée. Cette traduction est faite par un traducteur agréé. Les frais de traduction doivent être payés par avance par le demandeur.

  Outil de recherche
  Trouver un traducteur ou interprète agréé inscrit auprès de la Cour d'appel

  Vous devez déposer votre demande auprès du tribunal judiciaire du domicile de la partie condamnée.

  Où s’adresser ?

  Tribunal judiciaire

  Si le certificat n'est pas produit, le directeur de greffe peut accorder un délai pour que le requérant puisse le lui fournir. Il peut aussi accepter un document équivalent ou en dispenser le demandeur.

  Le directeur de greffe délivre une déclaration qui constate la force exécutoire.

  Cette déclaration est remise directement au demandeur ou notifiée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

  Elle doit ensuite être signifiée à la partie contre laquelle l'exécution est demandée.

  Vous pouvez contester la décision du directeur de greffe qu'il ait accepté ou rejeté votre requête. La partie contre laquelle l'exécution est demandée peut également exercer ce recours.

  Le recours s'exerce devant le président du tribunal judiciaire.

  Où s’adresser ?

  Tribunal judiciaire

  Un pourvoi en cassation est possible contre la décision rendue par le président du tribunal judiciaire. C'est une voie de recours qui vise à contester une décision de justice contraire à la loi.

  Où s’adresser ?

  Cour de cassation

   Attention :

  si votre décision étrangère concerne des difficultés d'exécution en matière alimentaire (pension alimentaire), vous devez saisir le président du tribunal judiciaire de votre requête.

Votre jugement étranger peut être reconnu et exécuté en France. La procédure est différente selon qu'il concerne l'état et la capacité des personnes (mariage, nationalité, filiation, divorce, tutelle,...) ou porte sur des biens (maison, somme d'argent,...).

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Quelle démarche pour une décision concernant les personnes (divorce, tutelle,...) ?

Pour produire ses effets en France, cette décision étrangère doit être reconnue dans le cadre d'une procédure d'opposabilité.

La reconnaissance permet de contrôler la régularité de cette décision.

Si cette décision entraîne des conséquences financières (versement d'une pension alimentaire dans le cadre d'un divorce par exemple), elle doit faire l'objet d'une procédure d'exequatur pour pouvoir être exécutée.

•   Procédure d'opposabilité

  Dans quel cas ?

  Une décision étrangère concernant les personnes (divorce, filiation, autorité parentale, tutelle,...) peut être reconnue en France par le biais d'une procédure d'opposabilité.

  Cela consiste à vérifier que le jugement étranger n'est pas contraire au droit français (par exemple, un jugement de répudiation). Si tel est le cas, l'autorité judiciaire contrôle la régularité par une nouvelle décision et le jugement étranger peut être reconnu en France.

  Procédure

  Vous devez adresser votre requête en opposabilité ou l'assignation au procureur de la République auprès du tribunal judiciaire dont dépend l'officier de l'état civil détenteur de l'acte.

  Si l'acte concerné est détenu par le Service central d'état civil (Scec), c'est le procureur de la République du tribunal judiciaire de Nantes qui est compétent.

  L'avocat n'est pas obligatoire.

  Où s’adresser ?

  Tribunal judiciaire

  Votre acte de saisie doit être accompagné d'une copie de la décision originale et de son caractère définitif (plus de recours possible à l'étranger).

  Une traduction en français de la décision peut être exigée. Cette traduction est faite par un traducteur agréé. Vous devez payer les frais de traduction par avance.

  Outil de recherche
  Trouver un traducteur ou interprète agréé inscrit auprès de la Cour d'appel

  Une copie de la requête ayant saisi la juridiction étrangère doit être adressée au procureur si la décision étrangère ne présente pas les motifs. Cela veut dire que si les motifs de la décision ne sont pas expliqués, le procureur doit en être informé.

  Vous devez joindre à votre requête les actes d'état civil sur lesquels doivent être apposés la mention de la décision étrangère.

  Si vos ressources ne sont pas suffisantes, vous pouvez demander à bénéficier de l'aide juridictionnelle pour prendre en charge tout ou partie de ces frais.

    À savoir

  si une partie conteste la validité de la décision étrangère en France, elle peut saisir dans les mêmes conditions le tribunal judiciaire d'une requête en inopposabilité pour que la décision ne soit pas reconnue.

•   Procédure d'exequatur

  Dans quel cas ?

  Une décision de justice rendue hors de l'Union européenne ne s'applique pas automatiquement en France. Ce n'est que si elle est reconnue en France qu'elle peut faire l'objet d'une exécution forcée et produire des effets en France. Pour cela, il faut demander l'exequatur.

  Cette procédure vous permet de demander au juge français de reconnaître la validité d'une décision étrangère en France. Elle permet aussi de s'opposer à la validité d'une décision étrangère en France (un divorce par exemple).

  Le juge français saisi par le requérant rend un jugement qui donne force exécutoire à la décision étrangère. Par exemple, un jugement étranger condamnant une personne résidant en France au paiement d'une somme d'argent.

   Attention :

  les jugements étrangers ne peuvent être appliqués en France que s'ils ont été notifiés selon les formes du droit étranger.

  Procédure

  Vous devez saisir le tribunal judiciaire par une assignation ou par requête conjointe.

  Vous devez obligatoirement prendre un avocat.

  Si vos ressources ne sont pas suffisantes, vous pouvez demander à bénéficier de l'aide juridictionnelle pour prendre en charge tout ou partie de ces frais.

  Où s’adresser ?

  Tribunal judiciaire

  Le tribunal compétent est le tribunal judiciaire où demeure le défendeur, si le domicile du défendeur est connu du demandeur.

  Sinon, le tribunal compétent est celui du lieu où demeure le demandeur ou le tribunal de son choix si le défendeur demeure à l'étranger.

  Si le défendeur n'a pas de domicile ni résidence connus, le demandeur peut saisir le tribunal du lieu où il demeure.

  Le juge français ne peut accorder l'exequatur que si 3 conditions sont réunies :

  • La décision étrangère a été rendue par une autorité judiciaire étrangère compétente

  • Elle ne doit pas heurter la conception que se fait la France des valeurs de droit, de justice et de dignité des personnes au niveau international

  • Le demandeur ne doit pas avoir saisi le juge français dans une intention frauduleuse.

  Vous pouvez faire appel de la décision d'exequatur.

  Si elle n'est pas exécutée volontairement par la partie perdante, elle peut faire l'objet d'une procédure d'exécution forcée par un commissaire de justice (saisie par exemple).

Quelle démarche pour une décision concernant les biens (dette, succession,...) ?

Dans quel cas ?

Un jugement qui concerne les biens doit faire l'objet d'une procédure d'exequatur.

Une décision de justice rendue hors de l'Union européenne ne s'applique pas automatiquement en France.

Cette procédure vous permet de demander au juge français l'exécution forcée en France d'une décision étrangère.

Le juge français saisi rend un jugement qui donne force exécutoire à la décision étrangère. Par exemple, un jugement étranger condamnant une personne résidant en France au paiement d'une somme d'argent. Il ne modifie pas le contenu de la décision étrangère, il vérifie seulement qu'elle peut s'appliquer en France.

  À savoir

le juge français ne peut pas intervenir dans l'application de la loi étrangère qui relève de la seule autorité judiciaire étrangère. Il ne peut pas modifier la décision étrangère.

Le juge français ne peut accorder l'exequatur que si les 3 conditions suivantes sont réunies :

• Le jugement étranger a été rendu par une autorité judiciaire étrangère compétente

• Il ne doit pas heurter la conception que se fait la France des valeurs de droit, de justice et de dignité des personnes au niveau international

• Le demandeur ne doit pas avoir saisi le juge français dans une intention frauduleuse.

Le jugement d'exequatur peut être contesté par la procédure d'appel.

S'il n'est pas exécuté volontairement par la partie perdante, il peut faire l'objet d'une procédure d'exécution forcée par un commissaire de justice (saisie par exemple).

Procédure

Vous devez saisir le tribunal judiciaire par une assignation ou par requête conjointe.

Vous devez obligatoirement prendre un avocat.

Si vos ressources ne sont pas suffisantes, vous pouvez demander à bénéficier de l'aide juridictionnelle pour prendre en charge tout ou partie de ces frais.

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

Le tribunal compétent est le tribunal judiciaire où demeure le défendeur, si le domicile du défendeur est connu du demandeur.

Sinon, le tribunal compétent est celui du lieu où demeure le demandeur ou le tribunal de son choix si le défendeur demeure à l'étranger.

Si le défendeur n'a pas de domicile ni résidence connus, le demandeur peut saisir le tribunal du lieu où il demeure.

Le tribunal compétent peut aussi être celui de la situation de l'immeuble (par exemple dans une succession si l'immeuble est situé en France).

 Attention :

les jugements étrangers ne peuvent être appliqués en France que s'ils ont été notifiés.

Textes de référence

• Faire reconnaître un divorce prononcé à l'étranger

• Code de procédure civile : articles 509 à 509-9

  Exécution d'un jugement étranger

• Règlement (CE) n°805/2004 du 21 avril 2004 sur le titre exécutoire européen pour les créances incontestées

  Titre exécutoire européen

• Code de procédure civile : articles 42 à 48

  Compétence territoriale du Tribunal judiciaire

• Code de l'organisation judiciaire : article R 212-8

  Procédure de l'exequatur devant le tribunal judiciaire

• Règlement (UE) 2019/1111 relatif à la compétence, la reconnaissance et l'exécution des décisions en matière matrimoniale et en matière de responsabilité parentale

  Règlement en matière matrimoniale et responsabilité parentale

• Règlement (CE) n°4/2009 du 18/12/2008 relatif à la compétence, la loi applicable, la reconnaissance et l'exécution des décisions et la coopération en matière d'obligations alimentaires (pdf - 554.6 KB)

  Règlement en en matière d'obligations alimentaires

• Règlement (UE) n°1215/2012 du 12 décembre 2012 concernant la compétence judiciaire, la reconnaissance et l'exécution des décisions en matière civile et commerciale

  Règlement en matière civile et commerciale

• Code civil : article 6

  Ordre public

Services en ligne et formulaires

• Formulaires type pour l'obtention d'un titre exécutoire européen

  Formulaire

Et aussi

• Faire appel d'un jugement civil ou pénal

  Justice

• Exécution d'une décision du juge civil

  Justice

• Légalisation d'une décision étrangère

  Papiers - Citoyenneté - Élections

Pour en savoir plus

• Le titre exécutoire européen

  Union européenne

• Formulaires relatifs au titre exécutoire européen

  Europa - Union européenne

• Guide pratique pour l'application du titre exécutoire européen

  Union européenne

• Comment faire exécuter une décision de justice

  Union européenne

• Reconnaissance des jugements sur la responsabilité parentale rendus en Europe

  Commission européenne

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