Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Assurance

Type de document	Durée de conservation	Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.	Date du document + 2 ans
Contrat	Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile	Permanente	Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie	10 ans	Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel	10 ans

Véhicule

Type de document	Durée de conservation	Précisions
PV pour amende forfaitaire	3 ans	Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation…	Durée de conservation du véhicule	+ 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire	4 mois	A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule	Durée de conservation du véhicule	Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Banque

Type de document	Durée de conservation	Précisions
Chèque à encaisser	1 an et 8 jours	Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs	2 ans	La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque	5 ans	Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait	Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Famille-Solidarité

Type de document	Durée de conservation	Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait	Permanente	Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales	5 ans	Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption	Permanente	En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant	Permanente	La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs	Permanente	En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille	Permanente	En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme	Permanente	En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Logement

Type de document	Durée de conservation	Précisions
Facture d’électricité et de gaz	5 ans	Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau	5 ans	Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a : – 4 ans si c’est un fournisseur public -2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet	1 an
Preuve de restitution de matériel (box)	2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux	10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux	Gros-œuvre : 10 ans Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage	1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière	2 ans
Titre de propriété	Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété	5 ans	Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer	Durée de la location + 3 ans	Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer	Durée de la location + 1 an	Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées	Durée de la location	Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)	2 ans

Impôts et Taxes

Type de document	Durée de conservation	Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels)	3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022)	Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation	1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement	Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Travail, Chômage, Retraite

Type de document	Durée de conservation	Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail	Jusqu’à liquidation de la retraite	Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire. L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi	Jusqu’à obtention de l’allocation chômage	Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte	3 ans	Le salarié peut contester le solde de tout compte : – pendant un délai de 6 mois – ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu – ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement	3 ans	Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration. Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage	3 ans	Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration. Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite	Permanente	Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais	3 ans	Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant	Jusqu’à liquidation de la retraite	Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

Papier militaires

PAPIERS MILITAIRES

Type de document	Durée de conservation	Précisions
Livret militaire	Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services	Permanente	L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

Particulier employeurs

Type de document	Durée de conservation	Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique	5 ans
Contrat de travail du salarié	5 ans
Document relatif aux charges sociales	3 ans	En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié	1 an	En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie	5 ans
Attestation fiscale	3 ans	Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile. Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte	3 ans	Le salarié peut contester le solde de tout compte : – pendant un délai de 6 mois – ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu – ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Santé

Type de document	Durée de conservation	Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité	2 ans	Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement	Variable selon l’organisme	Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance	1 an minimum	– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans – 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans – 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans – Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières	Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé	Permanente	Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)	Permanente	Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Question-réponse

Un particulier peut-il donner ou vendre des chiens et des chats ?

Vérifié le 24 janvier 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

En tant que particulier, vous pouvez donner un chat ou un chien. Et vous ne pouvez vendre qu'occasionnellement un chat ou un chien et uniquement un animal adulte.

Vous donnez un chat ou un chien
Vous vendez un chat ou un chien

Oui, vous pouvez donner un chat ou un chien sans aucune contrepartie financière.

À savoir

Un mineur ne peut acquérir (moyennant paiement ou gratuitement) un chat ou un chien qu'avec le consentement de ses parents ou des personnes exerçant l'autorité parentale.

Quelles informations doit comporter votre offre de don ?

Votre offre de don d'un chien ou d'un chat doit comporter les informations suivantes :

Noms scientifique et vernaculaire de l’espèce, de la race et de la variété auxquelles appartient l'animal
Sexe de l'animal
Lieu de naissance
Numéro d’identification de l'animal
Âge de l'animal
Inscription ou absence d’inscription de l’animal à un livre généalogique (LOOF ou LOF), et éventuellement : numéro d’identification de la femelle ayant donné naissance à l'animal proposé et nombre d’animaux dans la portée

L'offre doit préciser qu'il s'agit d'un don gratuit sans aucun contrepartie financière.

À noter

Votre offre de don gratuit peut être faite sur internet sur un site disposant d'une rubrique spécifique aux animaux de compagnie. En revanche, en tant que particulier, vous ne pouvez pas proposer à la vente sur internet un animal de compagnie. Seuls les éleveurs et les vendeurs professionnels ont le droit de proposer des animaux de compagnie à la vente sur internet.

Âge minimum de l'animal

Si l'animal proposé est un chiot ou un chaton, il doit obligatoirement être âgé d'au moins 8 semaines (2 mois).

Un animal plus jeune est séparé trop tôt de sa mère.

Il risque de présenter des problèmes de santé et/ou des troubles du comportement en raison d’un sevrage trop précoce.

Identification de l'animal

Le chat ou le chien, qu'il s'agisse d'un chiot ou d'un chaton ou d'un animal adulte, doit obligatoirement être identifié par puce électronique (ou tatouage) au fichier national d'identification des carnivores domestiques (Icad).

Un chien ou un chat ne peut pas être cédé (gratuitement ou moyennant paiement) sans être identifié.

L'identification doit être faite à vos frais avant la cession de l'animal.

L'identification est effectuée par un vétérinaire.

L'identification permet d'attribuer à l'animal un numéro unique et d’enregistrer au fichier national d'identification des carnivores domestiques (Icad) les nom et adresse de son propriétaire.

L'identification de l'animal permet d'identifier et de contacter son propriétaire si l'animal est retrouvé après avoir été perdu ou volé. C’est aussi un moyen de lutter contre les trafics.

Le vétérinaire qui procède à l'identification vous délivre immédiatement une attestation provisoire d'identification.

Il informe également le fichier national d'identification des carnivores domestiques (Icad) de cette identification dans les 8 jours.

Le fichier national d'identification des carnivores domestiques (Icad) établit et vous transmet la carte d'identification définitive de votre animal.

Au moment de la cession, vous devez remettre au nouveau propriétaire de l'animal un document attestant l'identification.

Et vous devez adresser dans les 8 jours au fichier national d'identification des carnivores domestiques (Icad) le document attestant le changement de propriétaire.

Certificat d'engagement et de connaissance

Vous devez faire signer à l'adoptant puis conserver un certificat d'engagement et de connaissance des besoins spécifiques de l'espèce.

Vous devez attendre au moins 7 jours après la signature du certificat d'engagement par le potentiel adoptant pour céder le chat ou le chien.

Ce certificat d'engagement précise les besoins physiologiques, comportementaux et médicaux de l'animal.

Il rappelle les obligations relatives à l'identification de l'animal.

Il précise quelles sont les implications financières et logistiques liées à la satisfaction des besoins physiologiques, comportementaux et médicaux de l'animal tout au long de sa vie.

Le certificat d'engagement et de connaissance doit comporter une mention manuscrite de l'acheteur par laquelle il s'engage expressément à respecter les besoins de l'animal.

Certificat vétérinaire

Vous devez remettre à l'adoptant un certificat vétérinaire délivré par un vétérinaire au vu des informations portées à sa connaissance et d'un examen du chien ou du chat.

Le certificat vétérinaire doit avoir été établi au maximum 3 mois avant la cession de l'animal.

Il doit comporter les informations suivantes :

Vos nom et adresse
Document justifiant de l'identification de l'animal au fichier national d'identification des carnivores domestiques (Icad)
Si l’animal dispose d'un passeport européen pour animal de compagnie, numéro du passeport
Si l'animal est stérilisé, certificat vétérinaire de stérilisation
Si l'animal est vacciné, vaccinations réalisées
S'il s'agit d'un chien ou d'un chat de race, copie de la déclaration de naissance inscrite au livre généalogique (LOF - Livre des Origines Français - ou LOOF- Livre Officiel des Origines Félines)
S'il s'agit d'un chien, date et résultat de la dernière évaluation comportementale si elle a été réalisée
S'il s'agit d'un chien de 2e catégorie, catégorie à laquelle le chien appartient

Pour établir ce certificat, le vétérinaire procède à un examen de l'état de santé apparent du chien ou du chat.

Il vérifie la cohérence entre la morphologie et la race indiquée dans le document d'identification de l'animal.

Si vous ne disposez pas de la copie de la déclaration de naissance inscrite au livre généalogique, le vétérinaire indique sur le certificat que le chien ou le chat n'appartient pas à une race.

La mention d'apparence suivie d'un nom de race peut être inscrite sur la base de vos informations.

Le vétérinaire reporte sur le certificat vétérinaire ces informations.

Il précise éventuellement la race du chien ou du chat sur la base de la copie de la déclaration de naissance inscrite au livre généalogique.

Il mentionne la date de l'examen et y appose son cachet et sa signature.

Si la race n'est pas cohérente avec celle précisée sur le document d'identification, le vétérinaire l'indique sur le certificat.

En tant que particulier, vous ne pouvez vendre qu'occasionnellement un chien ou un chat et uniquement un animal adulte.

Si vous vendez un chiot ou un chaton dont vous détenez la mère, vous êtes automatiquement considéré comme éleveur et soumis en conséquence à un ensemble d'obligations déclaratives, sanitaires et de formation.

Un éleveur est une personne qui détient au moins 1 femelle reproductrice et qui vend au moins 1 chiot ou 1 chaton né de cette femelle.

La vente d'un chiot ou d'un chaton dont vous ne détenez pas la mère vous est interdit.

Vous pouvez seulement le donner gratuitement.

La vente d'un chien ou d'un chat par une personne qui ne détient pas la mère est réservée aux vendeurs professionnels déclarés au répertoire Sirene et disposant en conséquence d'un numéro Siren et d'un numéro Siret.

À savoir

À partir du 1er janvier 2024, la vente de chats et de chiens en animalerie sera interdite.

Quelles informations doit comporter votre offre de vente ?

En tant que particulier, il vous est interdit de formuler une offre de vente en ligne d'un animal de compagnie.

Votre offre de vente d'un chien ou d'un chat doit comporter les informations suivantes :

Noms scientifique et vernaculaire de l’espèce, de la race et de la variété auxquelles appartient l'animal
Sexe de l'animal
Lieu de naissance
Numéro d’identification de l'animal
Âge de l'animal
Inscription ou absence d’inscription de l’animal à un livre généalogique (LOOF ou LOF), et éventuellement : numéro d’identification de la femelle ayant donné naissance à l'animal proposé et nombre d’animaux dans la portée
Prix de l'animal

À savoir

Un mineur ne peut acquérir (moyennant paiement ou gratuitement) un chat ou chien qu'avec le consentement de ses parents ou des personnes exerçant l'autorité parentale.

Identification de l'animal

Le chat ou le chien doit obligatoirement être identifié par puce électronique (ou tatouage) au fichier national d'identification des carnivores domestiques (Icad).

Un chien ou un chat ne peut pas être cédé (gratuitement ou moyennant paiement) sans être identifié.

L'identification doit être faite à vos frais.

L'identification permet d'attribuer à l'animal un numéro unique et d'enregistrer au fichier national d'identification des carnivores domestiques (Icad) les nom et adresse de son propriétaire.

L'identification de l'animal permet d'identifier et de contacter son propriétaire si l'animal est retrouvé après avoir été perdu ou volé. C’est aussi un moyen de lutter contre les trafics.

Vous devez délivrer immédiatement au nouveau propriétaire de l'animal un document attestant l'identification.

Et vous devez adresser dans les 8 jours au fichier national d'identification des carnivores domestiques (Icad) le document attestant le changement de détenteur.

Certificat d'engagement et de connaissance

Vous devez faire signer à l'acheteur et conserver un certificat d'engagement et de connaissance des besoins spécifiques de l'espèce.

Vous devez attendre au moins 7 jours après la signature du certificat d'engagement par le potentiel adoptant pour céder le chat ou le chien.

Ce certificat d'engagement précise les besoins physiologiques, comportementaux et médicaux de l'animal.

Il rappelle les obligations relatives à l'identification de l'animal.

Il précise quelles sont les implications financières et logistiques liées à la satisfaction des besoins physiologiques, comportementaux et médicaux de l'animal tout au long de sa vie.

Le certificat d'engagement et de connaissance doit comporter une mention manuscrite de l'acheteur par laquelle il s'engage expressément à respecter les besoins de l'animal.

Quels documents devez-vous remettre à l'acheteur ?

Vous devez remettre à l'acheteur les documents suivants :

Attestation de cession
Certificat vétérinaire de moins de 3 mois délivré par un vétérinaire au vu des informations portées à sa connaissance et d'un examen du chien ou du chat

Le certificat vétérinaire doit comporter les informations suivantes :

Vos nom et adresse
Document justifiant de l'identification de l'animal au fichier national d'identification des carnivores domestiques (Icad)
Si l’animal dispose d'un passeport européen pour animal de compagnie, numéro du passeport
Si l'animal est stérilisé, certificat vétérinaire de stérilisation
Si l'animal est vacciné, vaccinations réalisées
S'il s'agit d'un chien ou d'un chat de race, copie de la déclaration de naissance inscrite au livre généalogique (LOF - Livre des Origines Français - ou LOOF- Livre Officiel des Origines Félines)
S'il s'agit d'un chien, date et résultat de la dernière évaluation comportementale si elle a été réalisée
S'il s'agit d'un chien de 2e catégorie, catégorie à laquelle le chien appartient