Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Question-réponse

Que faire quand le locataire abandonne le logement (départ à la cloche de bois) ?

Vérifié le 13 juin 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Vous êtes propriétaire d'un logement mis en location et vous avez l'impression que le locataire est définitivement parti, sans vous en avoir averti ? Il ne vous a pas transmis son attestation d'assurance habitation, il ne retire plus le courrier de sa boîte aux lettres, ou ne vous paie plus le loyer... Vous voulez reprendre possession du logement ? Nous vous expliquons comment faire.

• Logement vide
• Logement meublé

Vous devez respecter les étapes suivantes :

Tout replier

Tout déplier

Faire intervenir un commissaire de justice (anciennement huissier de justice)

Si vous supposez que le locataire a abandonné le logement dont vous êtes le propriétaire, vous devez charger un commissaire de justice de délivrer au locataire une mise en demeure de justifier qu'il occupe bien le logement.

  À savoir

En cas d'impayés de la part du locataire, le commissaire de justice peut intégrer la mise en demeure à un commandement de payer ou un commandement de justifier d’une assurance locative.

Où s’adresser ?

Commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire)

Après la signification de la mise en demeure par le commissaire de justice, le locataire a 1 mois pour répondre.

Sans réponse du locataire dans ce délai, le commissaire de justice peut constater l'état d'abandon du logement.

Pour cela, il doit entrer dans le logement en présence de 2 témoins :

• le maire de la commune, ou un conseiller municipal, ou un agent municipal habilité
• Et une autorité de police ou de gendarmerie
• Ou, en dernier recours, 2 personnes majeures, sans lien avec le commissaire de justice ou avec vous-même

Si le logement paraît abandonné, le commissaire de justice dresse un procès verbal d'abandon. Si des biens (par exemple, des meubles) ont été laissés sur place, il en fait l'inventaire et indique leur valeur marchande.

Faire intervenir le juge

Démarche

• Le logement vous appartient
• Le logement appartient à une SCI

Vous devez saisir le juge des contentieux de la protection sur requête remise ou adressée au greffe du tribunal du lieu où se trouve le logement loué

La requête doit comporter les informations suivantes :

• Objet de la demande
• Identité du locataire et adresse de son domicile
• Identité du propriétaire ainsi que profession, adresse de son domicile, nationalité, date et lieu de naissance.

La requête doit être datée, signée et accompagnée de tous les document justificatifs (bail...), dont le procès-verbal d'abandon rédigé par le commissaire de justice.

Il faut saisir le juge des contentieux de la protection sur requête remise ou adressée au greffe du tribunal du lieu où se trouve le logement loué.

La requête doit comporter les informations suivantes :

• Objet de la demande
• Identité du locataire et adresse de son domicile
• Forme de la personne morale propriétaire du logement, dénomination, siège social et nom de son représentant légal.

La requête doit être datée, signée et accompagnée de tous les documents justificatifs (bail...), dont le procès-verbal d'abandon fait par le commissaire de justice.

Décision du juge

• Le juge estime que la requête est fondée
• Le juge rejette la requête

Le juge rend sa décision par ordonnance. Il constate la résiliation du bail et ordonne la reprise des lieux.

En cas d'impayés, il peut également statuer sur la demande de paiement.

Lorsque le logement contient encore des biens, le juge tranche sur leur devenir. En se fondant sur l'inventaire fait par le commissaire de justice, il peut autoriser la vente aux enchères publiques de certains biens et déclarer les autres abandonnés, après un délai d'un mois accordé au locataire pour les retirer du logement.

Le juge rend sa décision par ordonnance.

Vous ne pouvez pas contester la décision du juge.

Mais vous pouvez engager une procédure pour faire résilier le bail (pour absence d'assurance locative ou pour impayés) et demander l'expulsion.

Informer le locataire de la décision du juge

Lorsque le juge reconnaît le bien-fondé de votre requête, vous avez 2 mois pour charger un commissaire de justice de signifier l'ordonnance au locataire.

 Attention :

Si l'ordonnance n'est pas signifiée dans ce délai, elle devient nulle.

La signification doit obligatoirement indiquer au locataire les informations suivantes :

• Comment contester l'ordonnance du juge (délai, tribunal compétent, forme de la contestation)
• Comment prendre connaissance des documents sur lesquels se fonde la demande du propriétaire
• L'impossibilité de contester l'ordonnance après le délai légal
• La possibilité de retirer du logement ce qui lui appartient (objets, meubles, vêtements...) dans un délai d'un mois.

Si le commissaire de justice remet au locataire la signification en mains propres, il doit également l'informer verbalement de ses droits.

 Attention :

Le locataire peut contester l'ordonnance dans le mois qui suit sa signification, en envoyant ou en déposant une déclaration au greffe du tribunal. Le locataire et vous êtes alors convoqués à l'audience par lettre recommandée avec accusé de réception. Le jugement rendu remplace l'ordonnance du juge. Si le tribunal constate que votre demande initiale était abusive, vous pouvez être condamné à une amende civile allant jusqu'à 10 000 €.

Reprendre possession du logement

Lorsque le locataire ne conteste pas l'ordonnance dans le mois qui suit sa signification, vous devez par la suite charger un commissaire de justice de la reprise des lieux.

Pour cela, le commissaire de justice se rend dans le logement et y dresse un procès-verbal de reprise des lieux, qui doit contenir les informations suivantes :

• Les opérations faites par le commissaire de justice, l'identité du serrurier et des témoins
• La désignation du tribunal compétent pour contester l'expulsion

Ce procès-verbal doit être remis en main propre ou signifié au locataire expulsé.

  À savoir

• Les papiers et documents personnels du locataire sont placés sous enveloppe scellée et conservés par le commissaire de justice pendant 2 ans.
• Les biens ayant une valeur marchande seront vendus aux enchères. Le produit de la vente, après déduction des frais et des sommes qui vous sont dues, est remis à la personne expulsée par l'intermédiaire de la Caisse des dépôts et consignations.

Vous devez faire appel au juge pour obtenir la résiliation du bail (pour absence d'assurance locative ou pour impayés) et demander l'expulsion du locataire.

La démarche est différente selon que vous avez mis en location le logement avec un bail d'habitation vide ou avec un bail d'habitation meublé :

Textes de référence

• Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 14-1

  Logement loué vide : démarche

• Décret n°2011-945 du 10 août 2011 relatif aux procédures de résiliation de baux d'habitation et de reprise des lieux en cas d'abandon

  Logement loué vide : démarche

• Code de procédure civile : article 58

  Saisir le juge

• Code de procédure civile : article 32-1

  Amende en cas de procédure abusive

• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 25-3

  Logement meublé (expulsion pour impayé)

Questions ? Réponses !

• Couple marié locataire de son logement : quelles sont les règles ?

• Couple pacsé locataire de son logement : quelles sont les règles ?

• Concubins locataires de leur logement : quelles sont les règles ?

Et aussi

• Loyers impayés et expulsion du locataire

  Logement

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