Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Fiche pratique

Licenciement économique nul, injustifié ou irrégulier

Vérifié le 07 septembre 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Lorsqu'un juge remet en cause un licenciement économique, les conséquences de sa décision varient selon que le licenciement économique a été déclaré nul, sans cause réelle et sérieuse (injustifié) ou irrégulier.

• Nul
• Injustifié
• Irrégulier

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Qu'est-ce qu'un licenciement économique nul ?

Le licenciement économique est nul lorsque le juge annule le licenciement.

Le licenciement économique peut être annulé dans les situations suivantes :

• Nullité du licenciement lié au plan de sauvegarde de l'emploi (PSE)
• Autres causes générales de nullité du licenciement (par exemple discrimination, violation d'une liberté fondamentale)

•   Nullité du licenciement liée au PSE

  Le licenciement du salarié peut être annulé dans les cas suivants :

  • Absence de décision de validation de l'accord majoritaire ou d'homologation du PSE par la Dreets
  • Refus de la Dreets de valider l'accord majoritaire ou d'homologuer le PSE
  • Annulation par le juge de la décision de validation ou d'homologation en raison d'une absence ou d'une insuffisance du PSE

   À noter

  En cas de redressement ou liquidation judiciaire, le licenciement ne peut pas être annulé.

•   Autres motifs d'annulation du licenciement économique

  Les cas de nullité prévus par la loi sont, par exemple, les licenciements prononcés dans l'une des situations suivantes :

  • En raison d'une discrimination
  • En violation d'une liberté fondamentale (liberté d'expression, liberté syndicale, liberté religieuse, droit de retrait du salarié)
  • En lien avec l'exercice des fonctions de juré ou de citoyen assesseur
  • En cas de refus d'une mutation géographique dans un État incriminant l'homosexualité en raison de son orientation sexuelle
  • Pour avoir relaté ou témoigné, de bonne foi, de faits constitutifs d'un délit ou d'un crime dont le salarié aurait eu connaissance dans l'exercice de ses fonctions
  • À l'encontre d'un salarié lanceur d'alerte
  • En raison d'une action en justice en matière d'égalité hommes-femmes
  • À l'encontre de victimes ou de témoins de faits de harcèlement moral ou sexuel (sauf mauvaise foi du salarié)
  • En cas de non respect de la protection liée à la maternité ou à la paternité
  • En cas de non respect de la protection liée à l'accident du travail ou à la maladie professionnelle
  • En cas de non respect de la protection accordée à certains salariés (membre du CSE par exemple)
  • En méconnaissance de l'exercice du droit de grève
  • Contre un salarié ayant témoigné de mauvais traitements ou privations infligés à une personne accueillie dans les établissements ou services sociaux et médico-sociaux (ou relaté de tels agissements)
  • En cas de non respect de la protection liée au décès de l'enfant de moins de 25 ans
  • En cas de non respect de la protection liée au décès d'une personne à charge effective et permanente de moins de 25 ans

Le salarié est-il réintégré dans l'entreprise si le licenciement économique est annulé ?

Oui. Le salarié peut demander sa réintégration dans l'entreprise.

L'employeur peut toutefois refuser la réintégration si elle est devenue impossible (par exemple, en cas de fermeture de l'établissement ou du site ou de l'absence d'emploi disponible).

Lorsque le juge annule le PSE pour insuffisance de motivation de la décision administrative de validation ou d'homologation, le salarié ne peut pas être réintégré.

 Attention :

Le salarié réintégré doit rembourser les sommes reçues lors du licenciement.

Le salarié est-il indemnisé s'il n'est pas réintégré dans l'entreprise ?

Le salarié qui n'est pas réintégré dans l'entreprise, peut, dans certains cas, recevoir une indemnité.

Son montant est déterminé par le juge et varie selon le motif d'annulation du licenciement :

•   Absence de décision de validation ou d'homologation ou refus de la Dreets

  Les conditions de versement de l'indemnisation varient selon l'effectif de l'entreprise et l'ancienneté du salarié :

  •   Entreprise de moins de 11 salariés

    L'employeur peut être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié en fonction du préjudice subi.

  •   Entreprise de 11 salariés et plus
    •   Le salarié a moins de 2 ans d'ancienneté

      L'employeur peut être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié en fonction du préjudice subi.

    •   Le salarié a au moins 2 ans d'ancienneté

      Une indemnité d'un montant minimum de 6 mois de salaire, sans plafonnement, est versée au salarié.

•   Absence de motivation ou insuffisance de motivation de la décision de la Dreets relative au PSE

  Après la notification du jugement d'annulation de validation ou d'homologation du PSE à la Dreets, cette dernière prend une nouvelle décision suffisamment argumentée dans le délai de 15 jours.

  L'employeur informe le salarié licencié de cette décision.

  Le salarié ne reçoit pas d'indemnité de la part de l'employeur.

•   Autres motifs d'annulation

  Le salarié qui n'est pas réintégré dans l'entreprise a droit à une indemnité minimum de 6 mois de salaire, sans condition d'ancienneté.

  Cette indemnité s'ajoute à l'indemnité légale de licenciement.

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Qu'est-ce qu'un licenciement économique injustifié ?

Le licenciement pour motif économique est injustifié (ou sans cause réelle et sérieuse) lorsque le motif économique à l'origine du licenciement est invalidé par le juge. On parle aussi de licenciement abusif.

Le salarié est-il réintégré dans l'entreprise si le licenciement économique est injustifié ?

Oui. Le salarié peut être réintégré dans l'entreprise si les 2 conditions suivantes sont respectées :

• Proposition de la réintégration par le juge
• Accord de l'employeur et du salarié pour cette réintégration

Le salarié réintégré conserve le maintien de ses avantages acquis (par exemple le salaire, l'ancienneté).

Le salarié est-il indemnisé s'il n'est pas réintégré dans l'entreprise ?

Oui. Si le salarié n'est pas réintégré, le juge attribue au salarié une indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse. Cette indemnité est payée par l'employeur.

Le montant de l'indemnité varie en fonction de la taille de l'entreprise et de l'ancienneté du salarié à la date d'envoi de la lettre de licenciement. Le juge en détermine le montant.

Un simulateur permet d'indiquer les montants minimum et maximum de l'indemnité pour licenciement abusif :

Simulateur
Estimer le montant des indemnités pour licenciement abusif

Accéder au simulateur  

Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre

Cette indemnité est cumulable avec l'indemnité légale de licenciement.

 Attention :

Les indemnités dues dans le cadre d'un licenciement économique et l'indemnité pour licenciement abusif se cumulent dans la limite du montant maximum prévu par le barème.

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Qu'est-ce qu'un licenciement économique irrégulier ?

Le licenciement pour motif économique peut être reconnu irrégulier par le juge lorsque la procédure de licenciement n'a pas été respectée (par exemple en cas d'absence d'entretien préalable).

Toutefois, ce manquement ne suffit pas à annuler le licenciement. Le licenciement peut être irrégulier, mais avoir une cause réelle et sérieuse (c'est-à-dire être justifié).

Le salarié est-il réintégré dans l'entreprise si le licenciement économique est irrégulier ?

Non. La loi ne prévoit pas la possibilité de réintégrer le salarié en cas de simple irrégularité de la procédure de licenciement pour motif économique.

Le salarié est-il indemnisé lorsque le licenciement économique est jugé irrégulier ?

Oui. Le juge accorde au salarié une indemnité à la charge de l'employeur.

Le montant de cette indemnité ne peut pas être supérieur à 1 mois de salaire.

Cette indemnité ne se cumule pas avec l'indemnité de licenciement abusif.

 Attention :

Si le licenciement irrégulier est également jugé sans cause réelle et sérieuse, le salarié reçoit uniquement l’indemnité pour licenciement injustifié.

Le juge peut annuler le licenciement lorsque celui-ci est interdit par la loi (licenciement d'une salariée en congé de maternité par exemple) : dans ce cas, le licenciement est nul.

Le juge peut décider que le motif du licenciement n'est pas valable, dans ce cas, le licenciement est sans cause réelle et sérieuse. On parle aussi de licenciement abusif ou injustifié.

Lorsque la procédure de licenciement n'a pas été respectée (absence de convocation à l'entretien préalable par exemple), le juge peut décider que le licenciement est irrégulier.

Textes de référence

• Code du travail : articles L1235-1 à L1235-6

  Réintégration ou indemnisation du salarié (licenciement abusif ou irrégulier)

• Code du travail : articles L1235-10 à L1235-17

  Sanction des irrégularités

Services en ligne et formulaires

• Estimer le montant des indemnités pour licenciement abusif

  Simulateur

Et aussi

• Plan de sauvegarde de l'emploi (PSE) - Licenciement économique

  Travail - Formation

• Licenciement pour motif personnel nul, sans cause réelle et sérieuse ou irrégulier

  Travail - Formation

• Indemnité de licenciement du salarié en CDI

  Travail - Formation

• Indemnité compensatrice de préavis (licenciement, démission...)

  Travail - Formation

• Indemnité compensatrice de congés payés

  Travail - Formation

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