Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Licenciement : protection du représentant du personnel
Vérifié le 16 février 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Le salarié ayant des fonctions représentatives dans l'entreprise bénéficie d'une protection spéciale contre le licenciement. En plus de la procédure de licenciement habituelle, le licenciement est soumis à l'autorisation préalable de l'inspecteur du travail. Cette protection s'applique pendant des durées qui sont variables en fonction des mandats.
Entreprise de moins de 50 salariés
Entreprise de 50 salariés et plus
Le statut de salarié protégé permet de s'assurer que le licenciement du salarié n'a pas de lien avec ses fonctions de représentant du personnel.
Cette protection vise également à le protéger d'éventuelles représailles de l'employeur.
La protection est applicable au salarié qui occupe au moins une des fonctions suivantes :
Membre élu à la délégation du comité social et économique et social (CSE)
Délégué syndical (DS)
Salarié mandaté par une organisation syndicale représentative
Représentant de la section syndicale (RSS)
Salarié ayant demandé l'organisation l'élection des représentants du personnel dans l'entreprise
Salarié prouvant que l'employeur connaissait l'imminence de sa candidature ou de sa désignation en tant que représentant du personnel avant d'être convoqué à un entretien préalable au licenciement
Représentant des salariés désigné dans le cadre d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire
À savoir
la protection s'applique au titulaire comme au suppléant.
La durée de la protection contre le licenciement varie en fonction du statut de chaque représentant du personnel.
Le salarié candidat bénéficie d'une protection de 6 mois.
La protection est applicable pendant toute la durée du mandat du salarié.
À la fin du mandat, le salarié bénéficie d'une protection contre le licenciement d'une durée de 6 mois.
Les personnes suivantes bénéficient d'une protection contre le licenciement :
Salarié sans mandat syndical demandant l'organisation d'élections professionnelles si la demande est ensuite reprise par une organisation syndicale
Salarié mandaté par une organisation syndicale qui demande l'organisation d'élections
Salarié mandaté par une organisation syndicale pour négocier, sur invitation de l'employeur, le protocole d'accord préélectoral
Cette protection ne bénéficie qu'à un seul salarié par organisation syndicale et aussi au 1er salarié, non mandaté par une organisation syndicale, qui a demandé l'organisation des élections.
La protection a une durée de 6 mois.
Le délai court à compter de la date à laquelle une organisation syndicale demande par courrier recommandé à l'employeur d'organiser les élections professionnelles.
La protection est applicable pendant toute la durée du mandat du salarié.
À la fin du mandat, le salarié bénéficie d'une protection contre le licenciement d'une durée de 12 mois (sauf s'il a exercé ses fonctions pendant moins d'un an).
La protection est applicable pendant toute la durée du mandat du salarié.
À la fin du mandat, le salarié bénéficie d'une protection contre le licenciement d'une durée de 12 mois (sauf s'il a exercé ses fonctions pendant moins d'un an).
L’employeur doit respecter la procédure de licenciement habituelle prévue pour tout salarié qui présente cependant des particularités en fonction du motif de licenciement.
Règles communes aux différents motifs de rupture
L'employeur doit respecter la procédure de licenciement habituelle prévue pour tout salarié :
Convocation du salarié
L'employeur qui envisage de licencier un salarié pour motif personnel doit le convoquer à un entretien préalable.
Cette convocation est faite par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par lettre remise en main propre contre décharge.
Cette lettre doit comporter les informations suivantes :
Objet de l'entretien entre le salarié et l'employeur (ou toute personne appartenant à l'entreprise avec délégation de pouvoir)
Date, heure et lieu de l'entretien (lieu de travail ou siège de l'entreprise)
Entretien préalable
Un délai minimum de 5 jours ouvrables doit être respecté entre la présentation ou la remise en main propre contre décharge de la lettre de convocation et la date de l'entretien.
La 1re présentation ou le jour de la remise en main propre de la lettre au salarié et le jour de l'entretien ne comptent pas dans le délai des 5 jours ouvrables.
Si le délai se termine un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu'au jour ouvrable suivant.
Pendant l'entretien, l'employeur expose les motifs de la décision envisagée et recueille les observations ou explications du salarié si nécessaire.
Consultation du comité social et économique (CSE)
La consultation du CSE sur le projet de licenciement du salarié protégé est facultative sauf si elle a été prévue par un accord collectif.
Demande d'autorisation de licenciement
L'employeur doit ensuite demander à l'inspecteur du travail l'autorisation de licencier le salarié protégé.
La demande d'autorisation de licenciement est directement transmise à l'inspecteur du travail après l'entretien préalable.
Si un accord collectif prévoit une consultation du CSE, cette demande doit être adressée dans les 15 jours suivant la délibération du CSE à l'inspecteur du travail.
Elle lui est adressée par voie électronique ou par lettre recommandée avec avis de réception en 2 exemplaires. Le procès verbal de la réunion du CSE doit être joint à la demande.
Enquête contradictoire de l'inspecteur du travail
Avant de prendre sa décision, l'inspecteur doit procéder à une enquête dite contradictoire.
Il auditionne personnellement et individuellement le salarié et l'employeur. Il recueille les arguments et explications de chacun.
Le salarié prend connaissance de l'ensemble des pièces produites par l'employeur pour justifier le licenciement.
Au cours de l'enquête, le salarié peut, sur sa demande, se faire assister d'un représentant de son syndicat.
L'inspecteur du travail prend sa décision dans les 2 mois qui suivent la date de réception de la demande d'autorisation de licenciement.
Passé ce délai et en l'absence de décision de l'inspecteur du travail, l'autorisation de licenciement est rejetée.
Décision de l'inspecteur du travail
La décision de l'inspecteur est argumentée et transmise aux personnes suivantes par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) :
Employeur
Salarié
Organisation syndicale du salarié (s'il est délégué ou représentant syndical)
La poursuite de la procédure dépend de la décision de l'inspecteur du travail :
L’employeur ne peut pas rompre le contrat de travail du salarié.
Le salarié protégé doit être maintenu dans son activité professionnelle et son emploi aux conditions antérieures et percevoir son salaire.
L'employeur peut notifier le licenciement au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).
Le licenciement doit exclusivement reposer sur le motif qui a donné lieu à l'autorisation de l'inspecteur du travail.
Étapes particulières à suivre pour chaque motif de licenciement
Au-delà des règles communes, la procédure présente des particularités en fonction du motif de licenciement invoqué par l'employeur :
La procédure de licenciement pour motif personnel applicable à tout salarié se cumule avec la procédure spéciale de licenciement des salariés protégés.
L'employeur doit accomplir les formalités suivantes :
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
La procédure de licenciement pour motif disciplinaire se cumule avec la procédure applicable au licenciement d'un représentant du personnel.
L'employeur devra établir dans sa demande d'autorisation, la matérialité des faits reprochés au salarié, sinon le licenciement ne pourra pas être autorisé.
Il devra par ailleurs respecter les dispositions suivantes :
Aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à l'engagement de poursuites disciplinaires au-delà d'un délai de 2 mois à compter du jour où l'employeur en a eu connaissance
La notification de la sanction ne peut intervenir plus de 1 mois après le jour fixé pour l'entretien préalable du salarié
En cas de faute grave, l'employeur peut décider d'une mise à pied conservatoire le temps de la procédure.
Les délais d'information de l'inspecteur du travail varient en fonction du mandat du salarié :
La demande d'autorisation de licenciement doit être présentée à l'inspection du travail dans un délai de 8 jours à compter de la mise à pied.
À noter
si l'inspection du travail refuse le licenciement, la mise à pied conservatoire est annulée et ses effets (absence de travail et de salaire) supprimés.
L'employeur doit accomplir les formalités suivantes :
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
La procédure est la suivante :
Décision de mise à pied conservatoire argumentée et transmise à l'inspection du travail dans un délai de 48 heures à compter de sa prise d'effet
Demande d'autorisation de licenciement présentée à l'inspecteur du travail dans un délai de 8 jours à compter de la date de la mise à pied.
À noter
si l'inspection du travail refuse le licenciement, la mise à pied conservatoire est annulée et ses effets (absence de travail et de salaire) supprimés.
L'employeur doit accomplir les formalités suivantes :
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
Le licenciement d'un représentant du personnel pour inaptitude oblige l'employeur à respecter 2 procédures suivantes :
Recherche de reclassement du salarié (sauf avis contraire du médecin du travail) et une consultation du CSE sur le poste de reclassement proposé
Demande d'autorisation de licenciement du salarié protégé à l'inspection du travail
Recherche de reclassement et consultation du CSE
À compter de la déclaration d‘inaptitude par le médecin du travail, l'employeur doit d'abord rechercher de postes de travail (ou des aménagements de postes) permettant le reclassement du salarié.
L'employeur est dispensé de procéder à une recherche de poste de reclassement si le médecin du travail mentionne sur l'avis d'inaptitude que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé.
Lorsque l'employeur a procédé à sa recherche de postes de reclassement, il doit ensuite consulter le CSE sur les postes qu'il envisage de proposer au salarié.
Cette consultation est obligatoire que l'inaptitude soit d'origine professionnelle (accident de travail par exemple) ou non professionnelle (maladie par exemple).
Proposition de reclassement par l'employeur
L'employeur doit proposer au salarié une offre sérieuse et précise de reclassement dans un emploi compatible avec les capacités réduites du salarié et les conclusions écrites du médecin du travail.
Cette proposition peut être faite oralement ou par écrit.
Procédure de licenciement
L'employeur peut rompre le contrat de travail s'il justifie d'au moins une des 2 situations suivantes :
Impossibilité de proposer un nouvel emploi au salarié
Refus par le salarié de l'emploi proposé
L'employeur doit accomplir les formalités suivantes :
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
Les formalités à respecter par l'employeur sont les suivantes :
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
Information par écrit de la Dreetssur le licenciement prononcé
La procédure spéciale de licenciement se cumule avec la procédure de licenciement pour motif économique applicable dans cette situation.
Les formalités à respecter par l'employeur sont les suivantes :
Consultation du CSE sur le projet de licenciement collectif avec 2 réunions séparées par un délai qui ne peut pas être supérieur à 14 jours
Information transmise par l'employeur à la Dreets sur le projet de licenciement collectif. Elle est adressée au plus tôt le lendemain de la 1re réunion du CSE.
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
Information par écrit de la Dreetssur le licenciement prononcé dans les 8 jours suivant l'envoi des lettres de licenciement aux salariés concernés.
La décision de l'inspecteur du travail visant à accepter ou rejeter le licenciement peut être contestée par l'employeur ou le salarié.
Elle doit mentionner les délais et voies de recours possibles.
Le recours peut être administratif ou contentieux.
Recours administratif
Le recours administratif permet à l'employeur ou au salarié protégé de contester la décision devant l'inspecteur du travail lui-même (recours gracieux) ou devant le ministre du travail (recours hiérarchique).
Le recours administratif doit être formé dans les 2 mois à compter de la notification de la décision de l'inspecteur du travail.
Le statut de salarié protégé permet de s'assurer que le licenciement du salarié n'a pas de lien avec ses fonctions de représentant du personnel.
Cette protection vise également à le protéger d'éventuelles représailles de l'employeur.
La protection est applicable au salarié qui occupe au moins une des fonctions suivantes :
Membre élu à la délégation du comité social et économique et social (CSE)
Délégué syndical (DS)
Représentant syndical au comité social et économique et social (CSE)
Salarié mandaté par une organisation syndicale représentative
Représentant de la section syndicale (RSS)
Salarié ayant demandé l'organisation l'élection des représentants du personnel dans l'entreprise
Salarié prouvant que l'employeur connaissait l'imminence de sa candidature ou de sa désignation en tant que représentant du personnel avant d'être convoqué à un entretien préalable au licenciement
À savoir
la protection s'applique au titulaire comme au suppléant.
La durée de la protection contre le licenciement varie en fonction du statut de chaque représentant du personnel.
Le salarié candidat bénéficie d'une protection de 6 mois.
La protection est applicable pendant toute la durée du mandat du salarié.
À la fin du mandat, le salarié bénéficie d'une protection contre le licenciement d'une durée de 6 mois.
Les personnes suivantes bénéficient d'une protection contre le licenciement :
Salarié sans mandat syndical demandant l'organisation d'élections professionnelles si la demande est ensuite reprise par une organisation syndicale
Salarié mandaté par une organisation syndicale qui demande l'organisation d'élections
Salarié mandaté par une organisation syndicale pour négocier, sur invitation de l'employeur, le protocole d'accord préélectoral
Cette protection ne bénéficie qu'à un seul salarié par organisation syndicale et aussi au 1er salarié, non mandaté par une organisation syndicale, qui a demandé l'organisation des élections.
La protection a une durée de 6 mois.
Le délai court à compter de la date à laquelle une organisation syndicale demande par courrier recommandé à l'employeur d'organiser les élections professionnelles.
La protection est applicable pendant toute la durée du mandat du salarié.
À la fin du mandat, le salarié bénéficie d'une protection contre le licenciement d'une durée de 12 mois (sauf s'il a exercé ses fonctions pendant moins d'un an).
La protection est applicable pendant toute la durée du mandat du salarié.
À la fin du mandat, le salarié bénéficie d'une protection contre le licenciement d'une durée de 12 mois (sauf s'il a exercé ses fonctions pendant moins d'un an).
Règles communes aux différents motifs de rupture
L'employeur doit respecter la procédure de licenciement habituelle prévue pour tout salarié.
Convocation du salarié
L'employeur qui envisage de licencier un salarié pour motif personnel doit le convoquer à un entretien préalable.
Cette convocation est faite par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par lettre remise en main propre contre décharge.
Cette lettre doit comporter les informations suivantes :
Objet de l'entretien entre le salarié et l'employeur (ou toute personne appartenant à l'entreprise avec délégation de pouvoir)
Date, heure et lieu de l'entretien (lieu de travail ou siège de l'entreprise)
Entretien préalable
Un délai minimum de 5 jours ouvrables doit être respecté entre la présentation ou la remise en main propre contre décharge de la lettre de convocation et la date de l'entretien.
La 1re présentation ou le jour de la remise en main propre de la lettre au salarié et le jour de l'entretien ne comptent pas dans le délai des 5 jours ouvrables.
Si le délai se termine un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu'au jour ouvrable suivant.
Pendant l'entretien, l'employeur expose les motifs de la décision envisagée et recueille les observations ou explications du salarié si nécessaire.
Consultation du comité social et économique (CSE)
L'employeur doit obligatoirement consulter le CSE si le projet de licenciement concerne un des représentants du personnel suivant :
Le CSE est convoqué selon les règles de droit commun, comme pour une réunion ordinaire. La convocation doit toutefois mentionner certaines informations :
Liste des différents mandats détenus par le salarié protégé concerné par le licenciement
Motifs de la rupture envisagée
Avant toute décision, le CSE procède à l'audition du salarié protégé concerné.
La convocation du salarié à cette audition est obligatoire sinon l'avis rendu par le CSE n'est pas valable.
La loi ne prévoit pas de délai particulier de convocation. Le CSE doit veiller à laisser au salarié un temps suffisant pour se préparer.
Après audition du salarié, le CSE délibère et rend son avis par un vote à bulletin secret. L'employeur ne participe pas au vote du CSE mais le salarié concerné peut voter s'il est membre du CSE.
À savoir
lorsqu'une entreprise n'a plus de CSE, la demande d'autorisation de licenciement est directement transmise à l'inspecteur du travail après l'entretien préalable.
La consultation du CSE n'a pas lieu si le projet de licenciement concerne un des représentants du personnel suivant :
Délégué syndical (DS)
Représentant de la section syndicale (RSS)
Demande d'autorisation de licenciement
L'employeur doit ensuite demander à l'inspecteur du travail l'autorisation de licencier le salarié protégé.
Cette demande lui est adressée dans les 15 jours suivant la délibération du CSE par voie électronique ou par lettre recommandée avec avis de réception en 2 exemplaires. Le procès verbal de la réunion du CSEdoit être joint à la demande.
Enquête contradictoire de l'inspecteur du travail
Avant de prendre sa décision, l'inspecteur doit procéder à une enquête dite contradictoire.
Il auditionne personnellement et individuellement le salarié et l'employeur. Il recueille les arguments et explications de chacun.
Le salarié prend connaissance de l'ensemble des pièces produites par l'employeur pour justifier le licenciement.
Au cours de l'enquête, le salarié peut, sur sa demande, se faire assister d'un représentant de son syndicat.
L'inspecteur du travail prend sa décision dans les 2 mois qui suivent la date de réception de la demande d'autorisation de licenciement.
Passé ce délai et en l'absence de décision de l'inspecteur du travail, l'autorisation de licenciement est rejetée.
Décision de l'inspecteur du travail
La décision de l'inspecteur est argumentée et transmise aux personnes suivantes par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) :
Employeur
Salarié
Organisation syndicale du salarié (s'il est délégué ou représentant syndical)
La poursuite de la procédure dépend de la décision de l'inspecteur du travail :
L’employeur ne peut pas rompre le contrat de travail du salarié.
Le salarié protégé doit être maintenu dans son activité professionnelle et son emploi aux conditions antérieures et percevoir son salaire.
L'employeur peut alors poursuivre la procédure et notifier au salarié sa décision de le licencier par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).
Le licenciement doit exclusivement reposer sur le motif qui a donné lieu à l'autorisation de l'inspecteur du travail.
Étapes particulières à suivre pour chaque motif de licenciement
Au delà des règles communes, la procédure présente des particularités en fonction du motif de licenciement invoqué par l'employeur :
La procédure de licenciement pour motif personnel applicable à tout salarié se cumule avec la procédure spéciale de licenciement des salariés protégés.
L'employeur doit accomplir les formalités suivantes :
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Consultation du CSE sur le projet de licenciement
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
La procédure de licenciement pour motif disciplinaire se cumule avec la procédure applicable au licenciement d'un représentant du personnel.
L'employeur devra établir dans sa demande d'autorisation, la matérialité des faits reprochés au salarié, sinon le licenciement ne pourra pas être autorisé.
Il devra par ailleurs respecter les dispositions suivantes :
Aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à l'engagement de poursuites disciplinaires au-delà d'un délai de 2 mois à compter du jour où l'employeur en a eu connaissance
La notification de la sanction ne peut intervenir plus de 1 mois après le jour fixé pour l'entretien préalable du salarié
En cas de faute grave, l'employeur peut décider d'une mise à pied conservatoire le temps de la procédure.
Les délais d'information de l'inspecteur du travail varient en fonction du mandat du salarié :
La procédure est la suivante :
Consultation du CSE dans un délai de 10 jours à compter du début de la mise à pied
Demande d'autorisation de licenciement présentée à l'inspection du travail dans les 48 heures suivant la délibération du CSE
À noter
si l'inspection du travail refuse le licenciement, la mise à pied conservatoire est annulée et ses effets (absence de travail et de salaire) supprimés.
L'employeur doit accomplir les formalités suivantes :
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Consultation du CSE sur le projet de licenciement
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
La procédure est la suivante :
Décision de mise à pied conservatoire argumentée et transmise à l'inspection du travail dans les 48 heures suivant sa prise d'effet
Demande d'autorisation de licenciement présentée à l'inspecteur du travail dans un délai de 8 jours à compter de la date de la mise à pied
À noter
si l'inspection du travail refuse le licenciement, la mise à pied conservatoire est annulée et ses effets (absence de travail et de salaire) supprimés.
L'employeur doit accomplir les formalités suivantes :
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
Le licenciement d'un représentant du personnel pour inaptitude oblige l'employeur à respecter 2 procédures suivantes :
Recherche de reclassement du salarié (sauf avis contraire du médecin du travail) et une consultation du CSE sur le poste de reclassement proposé
Demande d'autorisation de licenciement du salarié protégé à l'inspection du travail
Recherche de reclassement et consultation du CSE
À compter de la déclaration d‘inaptitude par le médecin du travail, l'employeur doit d'abord rechercher de postes de travail (ou des aménagements de postes) permettant le reclassement du salarié.
L'employeur est dispensé de procéder à une recherche de poste de reclassement si le médecin du travail mentionne sur l'avis d'inaptitude que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé.
Lorsque l'employeur a procédé à sa recherche de postes de reclassement, il doit ensuite consulter le CSE sur les postes qu'il envisage de proposer au salarié.
Cette consultation est obligatoire que l'inaptitude soit d'origine professionnelle (accident de travail par exemple) ou non professionnelle (maladie par exemple).
Proposition de reclassement par l'employeur
L'employeur doit proposer au salarié une offre sérieuse et précise de reclassement dans un emploi compatible avec les capacités réduites du salarié et les conclusions écrites du médecin du travail.
Cette proposition peut être faite oralement ou par écrit.
Procédure de licenciement
L'employeur peut rompre le contrat de travail s'il justifie d'au moins une des 2 situations suivantes :
Impossibilité de proposer un nouvel emploi au salarié
Refus par le salarié de l'emploi proposé
L'employeur doit accomplir les formalités suivantes :
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Consultation du CSE sur le projet de licenciement
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
Les formalités à respecter par l'employeur sont les suivantes :
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Consultation du CSE sur le projet de licenciement du représentant du personnel
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
Information par écrit de la Dreetssur le licenciement prononcé
La procédure spéciale de licenciement se cumule avec la procédure de licenciement pour motif économique applicable dans cette situation.
Les formalités à respecter par l'employeur sont les suivantes :
Consultation du CSE sur le projet de licenciement collectif avec 2 réunions séparées par un délai qui ne peut pas être supérieur à 14 jours
Information transmise par l'employeur à la Dreets sur le projet de licenciement collectif. Elle est adressée au plus tôt le lendemain de la 1ère réunion du CSE.
Convocation du salarié à un entretien préalable à son éventuel licenciement
Demande d'autorisation de licenciement adressée à l'inspecteur du travail
Notification du licenciement s'il est autorisé par l'inspection du travail
Information par écrit de la Dreetssur le licenciement prononcé dans les 8 jours suivant l'envoi des lettres de licenciement aux salariés concernés.
La décision de l'inspecteur du travail visant à accepter ou rejeter le licenciement peut être contestée par l'employeur ou le salarié.
Elle doit mentionner les délais et voies de recours possibles.
Le recours peut être administratif ou contentieux.
Recours administratif
Le recours administratif permet à l'employeur ou au salarié protégé de contester la décision devant l'inspecteur du travail lui-même (recours gracieux) ou devant le ministre du travail (recours hiérarchique).
Le recours administratif doit être formé dans les 2 mois à compter de la notification de la décision de l'inspecteur du travail.
Au delà des règles communes, la procédure présente des particularités en fonction de l’effectif de l'entreprise et du motif de licenciement invoqué par l'employeur.
Durée de la protection (candidat, au premier ou au deuxième tour, aux fonctions de membre élu de la délégation du personnel du CSE, à partir de la publication des candidatures).
