Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Nationalité française d'un enfant né en France de parents étrangers
Vérifié le 28 février 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous êtes parents étrangers d'un enfant né en France ? Si vous résidez en France, votre enfant peut obtenir la nationalité française. Nous vous indiquons les conditions à remplir et comment faire la demande selon l'âge de votre enfant.
Mineur âgé de 13 à 15 ans inclus
Mineur âgé de 16 à 17 ans inclus
À 18 ans
Si vous êtes étranger et résidez en France, vous pouvez demander la nationalité française pour votre enfant.
Votre enfant doit remplir les conditions suivantes :
Votre enfant doit indiquer s'il est d'accord pour avoir la nationalité française sauf s'il est sous tutelle ou si un handicap l'empêche d'exprimer sa volonté.
Des règles spécifiques s'appliquent à Mayotte.
À noter
si l'un des 2 parents est étranger mais est né en France, l'enfant né en France est français de naissance. Par ailleurs, un enfant est français si l'un au moins de ses 2 parents est français.
Le représentant légal de l'enfant date et signe la déclaration de nationalité française.
Documents à fournir
Les documents à fournir sont les suivants :
Déclaration de nationalité française en 2 exemplaires, datée et signée par le représentant légal du mineur.
Titre de séjour des parents étrangers ou document officiel d'identité étranger
Tous documents prouvant que le mineur réside en France à la date de la déclaration
Tous documents prouvant que le mineur a eu sa résidence habituelle en France pendant une période continue ou discontinue d'au moins 5 ans depuis l'âge de 8 ans
Tous documents prouvant que son ou ses représentants légaux exercent à son égard l'autorité parentale et leur document officiel d'identité
Si nécessaire, actes de naissance des enfants étrangers du mineur qui résident avec lui de manière habituelle ou alternativement dans le cas de séparation ou de divorce et tous documents justifiant cette résidence. Si nécessaire, documents prouvant la filiation des enfants (actes de l'état civil ou décision de justice).
Si nécessaire, certificat médical délivré par un médecin spécialiste agréé, attestant que les facultés mentales ou corporelles du mineur l'empêchent d'exprimer sa volonté
Si vous avez la nationalité d'un pays non européen (UE) et que vous êtes allé dans l'espace Schengen à partir d'un Etat ne faisant pas partie de cet espace pour une durée inférieure à 3 mois au cours des 5 années précédant le dépôt de votre demande, fournissez votre passeport ou tout document équivalent (par exemple un visa Schengen), et ceux de vos enfants mineurs qui pourraient devenir français à leur majorité
À noter
En fonction de votre situation, le service instructeur peut vous demander des documents complémentaires et vous fixe un délai pour les fournir. Un récépissé vous est adressé lorsque votre dossier est complet.
Consignes sur les documents à fournir
Acte de l'état civil
Un acte d'état civil doit être fourni en copie intégrale et en original dans la langue du pays d'origine.
Un acte de l'état civil français doit être délivré depuis moins de 3 mois.
Copie ou original d'un document
Vous pouvez fournir des copies des documents demandés à l'exception des actes de l'état civil.
Vous devez toutefois pouvoir présenter les originaux des documents si nécessaire.
Une copie d'un acte étranger doit être accompagnée, si nécessaire, d'une copie de la décision en exécution de laquelle il a été établi, rectifié ou modifié.
Traduction
Vous devez joindre une traduction de chaque document rédigé en langue étrangère.
Vous êtes convoqué à un entretien avec votre enfant pour qu'il indique s'il est d'accord pour avoir la nationalité française.
En l'absence de réponse dans les 6 mois suivant la date du récépissé, cela signifie que la déclaration de nationalité française est enregistrée (acceptée).
La déclaration de nationalité française prend effet à la date de sa souscription .
Une copie de la déclaration est adressée au déclarant avec la mention de l'enregistrement.
Savoir si le ministère public peut contester l'enregistrement de la déclaration de nationalité
Le ministère public peut contester l'enregistrement de la déclaration de nationalité dans un délai de 2 ans si les conditions ne sont pas remplies.
Il peut également contester la déclaration de nationalité en cas de mensonge ou de fraude dans le délai de 2 ans à partir de leur découverte.
Le tribunal judiciaire vous notifie sa décision motivée de refus.
Vous pouvez faire un recours dans un délai de 6 mois à partir de la date de la notification.
La notification indique comment faire un recours.
L'avocat est obligatoire. C'est lui qui se charge de la démarche.
Si vous êtes né en France de parents étrangers, vous pouvez demander la nationalité française par déclaration dès l'âge de 16 ans.
Vous devez remplir les conditions suivantes :
Avoir 16 ans ou 17 ans
Être né en France
Avoir eu votre résidence habituelle en France pendant une période continue ou discontinue d'au moins 5 ans depuis l'âge de 11 ans
Résider en France le jour de la déclaration
Des règles spécifiques s'appliquent à Mayotte.
À noter
si l'un de vos parents est étranger mais est né en France et que vous êtes né en France, vous êtes français de naissance. Par ailleurs, vous êtes français si l'un au moins de vos 2 parents est français.
Vous faites vous-même la demande de nationalité française par déclaration.
Toutefois, votre représentant légal fait la démarche si vous êtes sous tutelle ou si un handicap vous empêche d'exprimer votre volonté.
Titre de séjour des parents étrangers ou document officiel d'identité étranger
Tous documents prouvant que vous résidez en France à la date de votre déclaration
Tous documents prouvant que vous avez eu votre résidence habituelle en France pendant une période continue ou discontinue d'au moins 5 ans depuis l'âge de 11 ans
Si nécessaire, actes de naissance de vos enfants étrangers qui résident avec vous de manière habituelle ou alternativement dans le cas de séparation ou de divorce et tous documents justifiant cette résidence. Si nécessaire, documents prouvant la filiation des enfants (actes de l'état civil ou décision de justice).
Si nécessaire, certificat médical délivré par un médecin spécialiste agréé, attestant que les facultés mentales ou corporelles du jeune l'empêchent d'exprimer sa volonté.
Si vous avez la nationalité d'un pays non européen (UE) et que vous êtes allé dans l'espace Schengen à partir d'un Ėtat ne faisant pas partie de cet espace pour une durée inférieure à 3 mois au cours des 5 années précédant le dépôt de votre demande, fournissez votre passeport ou tout document équivalent (par exemple un visa Schengen), et ceux de vos enfants mineurs qui pourraient devenir français à leur majorité
À noter
En fonction de votre situation, le service instructeur peut vous demander des documents complémentaires et vous fixe un délai pour les fournir. Un récépissé vous est adressé lorsque votre dossier est complet.
Consignes sur les documents à fournir
Acte de l'état civil
Un acte d'état civil doit être fourni en copie intégrale et en original dans la langue du pays d'origine.
Un acte de l'état civil français doit être délivré depuis moins de 3 mois.
Copie ou original d'un document
Vous pouvez fournir des copies des documents demandés à l'exception des actes de l'état civil.
Vous devez toutefois pouvoir présenter les originaux des documents si nécessaire.
Une copie d'un acte étranger doit être accompagnée, si nécessaire, d'une copie de la décision en exécution de laquelle il a été établi, rectifié ou modifié.
Traduction
Vous devez joindre une traduction de chaque document rédigé en langue étrangère.
En l'absence de réponse dans les 6 mois suivant la date du récépissé, cela signifie que la déclaration de nationalité française est enregistrée (acceptée).
La déclaration de nationalité française prend effet à la date de sa souscription.
Une copie de la déclaration est adressée au déclarant avec la mention de l'enregistrement.
Savoir si le ministère public peut contester l'enregistrement de la déclaration de nationalité
Le ministère public peut contester l'enregistrement de la déclaration de nationalité dans un délai de 2 ans si les conditions ne sont pas remplies.
Il peut également contester la déclaration de nationalité en cas de mensonge ou de fraude dans le délai de 2 ans à partir de leur découverte.
Le tribunal judiciaire vous notifie sa décision motivée de refus.
Vous pouvez faire un recours dans un délai de 6 mois à partir de la date de la notification.
La notification indique comment faire un recours.
L'avocat est obligatoire. C'est lui qui se charge de la démarche.
Si vous êtes né en France de parents étrangers, vous obtenez la nationalité française à l'âge de 18 ans.
Vous devez remplir les 3 conditions suivantes :
Résider en France à l'âge de 18 ans
Avoir eu votre résidence habituelle en France pendant une période continue ou discontinue de 5 ans ou plus depuis l'âge de 11 ans
Vos parents étrangers ne sont pas agents diplomatiques ou consuls de carrière
Si vous vous engagez dans l'armée française, vous obtenez la nationalité française à la date de votre incorporation.
À noter
si l'un de vos parents est étranger mais est né en France et que vous êtes né en France, vous êtes français de naissance. Par ailleurs, vous êtes français si l'un au moins de vos 2 parents est français.
Vous n'avez aucune démarche à faire pour acquérir la nationalité française.
Cette acquisition est automatique.
Toutefois, pour obtenir une carte d'identité ou un passeport, vous devez prouver votre nationalité française.
Certificat délivré par les autorités du pays dont vous vous réclamez, établissant que vous avez, par filiation, la nationalité de ce pays
Tous documents émanant des bureaux du service national établissant que vous n'avez pas contracté d'engagement dans les armées françaises
Si nécessaire, certificat médical délivré par un médecin spécialiste agréé, attestant que vos facultés mentales ou corporelles vous empêchent d'exprimer votre volonté.
Si vous avez la nationalité d'un pays non européen (UE) et que vous êtes allé dans l'espace Schengen à partir d'un Ėtat ne faisant pas partie de cet espace pour une durée inférieure à 3 mois au cours des 5 années précédant le dépôt de votre demande, fournissez votre passeport ou tout document équivalent (par exemple un visa Schengen), et ceux de vos enfants mineurs qui pourraient devenir français à leur majorité
À noter
En fonction de votre situation, le service instructeur peut vous demander des documents complémentaires et vous fixe un délai pour les fournir. Un récépissé vous est adressé lorsque votre dossier est complet.
Vous devez respectez les consignes suivantes pour les documents à fournir.
Acte de l'état civil
Un acte d'état civil doit être fourni en copie intégrale et en original dans la langue du pays d'origine.
Un acte de l'état civil français doit être délivré depuis moins de 3 mois.
Copie ou original d'un document
Vous pouvez fournir des copies des documents demandés à l'exception des actes de l'état civil.
Vous devez toutefois pouvoir présenter les originaux des documents si nécessaire.
Une copie d'un acte étranger doit être accompagnée, si nécessaire, d'une copie de la décision en exécution de laquelle il a été établi, rectifié ou modifié.
Traduction
Vous devez joindre une traduction de chaque document rédigé en langue étrangère.
5. Si la déclaration est acceptée, garder 1 copie avec la mention "enregistrée"
En l'absence de réponse dans les 6 mois suivant la date du récépissé, cela signifie que votre déclaration de refus de la nationalité française est enregistrée (acceptée).
La déclaration de refus de la nationalité française prend effet à la date de sa souscription.
Une copie de la déclaration est adressée au déclarant avec la mention de l'enregistrement.
6. Si la déclaration est refusée, faire un éventuel recours
Le tribunal judiciaire vous notifie sa décision motivée de refus.
Vous pouvez faire un recours dans un délai de 6 mois à partir de la date de la notification.
La notification indique comment faire un recours.
L'avocat est obligatoire. C'est lui qui se charge de la démarche.
