Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé

Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans

Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.

Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.

Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 

Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Certificat de nationalité française (CNF)

Vérifié le 18 juin 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Vous avez besoin de prouver votre nationalité française ? Vous pouvez demander un certificat de nationalité française (CNF). Ce document officiel est délivré par le greffe des tribunaux. Le tribunal auquel adresser votre demande dépend de votre lieu de naissance et de votre domicile. La démarche est gratuite. En cas de refus, vous pouvez faire un recours hiérarchique auprès du ministre de la justice. En cas d'échec, un recours contentieux est possible auprès du tribunal.

Le certificat de nationalité française (CNF) est un document qui prouve votre nationalité française.

 Exemple

Vous pouvez avoir besoin d'un CNF pour une 1ère demande de titre d'identité sécurisé (carte d'identité ou passeport) ou pour postuler à un emploi dans la fonction publique.

Le CNF indique le ou les textes applicables, les faits (par exemple, naissance, résidence) ou actes juridiques (par exemple, mariage, naturalisation) qui déterminent votre nationalité française.

  À savoir

si vous n'avez jamais eu la nationalité française et que vous voulez l'obtenir, vous devez faire une demande de nationalité française par déclaration ou par naturalisation.

Vous devez présenter la demande personnellement.

Vous devez être représenté par un parent si vous avez moins de 16 ans.

Une personne sous tutelle doit être représentée par son tuteur.

Une personne sous curatelle peut présenter sa demande elle-même.

Vous devez envoyer votre demande par courrier ou la présenter en main propre au tribunal judiciaire ou de proximité.

Où s’adresser ?

  • Vous devez envoyer votre demande par courrier ou la présenter en main propre au tribunal judiciaire ou de proximité de votre lieu de naissance.

    Où s’adresser ?

  • Vous devez envoyer votre demande par courrier ou la présenter en main propre au tribunal judiciaire de Paris (pôle de la nationalité française).

  • Si vous êtes devenu français(e) avant 18 ans, car un de vos parents est devenu français, vous devez présenter les documents suivants :

    • 1 photo d'identité
    • 1 justificatif d'identité (carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire...)
    • 1 justificatif de domicile (facture récente d'électricité, contrat de location, avis d'imposition...)
    • 1 copie intégrale de votre acte de naissance avec indication de votre filiation.
    • 1 copie intégrale de l'acte de naissance du parent qui vous a permis de devenir Français
    • 1 copie intégrale de l'acte de mariage de vos parents ou, s'ils ne sont pas mariés, 1 copie intégrale de l'acte de reconnaissance prouvant votre filiation
    • Preuve de l'acquisition de la nationalité française par le parent concerné :

    Cette liste est indicative.

    Des documents supplémentaires peuvent être demandés pour prouver la nationalité,notamment des documents prouvant la possession d'état.

    Renseignez-vous auprès du tribunal.

    Les documents doivent être fournis en original.

    Les actes d'état civil établis à l'étranger doivent être traduits et si nécessaire légalisés.

    • 1 photo d'identité
    • 1 justificatif d'identité (carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire....)
    • 1 justificatif de domicile (facture récente d'électricité, contrat de location, avis d'imposition ...)
    • 1 copie intégrale de votre acte de naissance avec indication de votre filiation.
    • 1 copie intégrale de l'acte de naissance de votre parent français.
    • 1 copie intégrale de l'acte de mariage de vos parents ou, s'ils ne sont pas mariés, 1 copie intégrale de l'acte de reconnaissance prouvant votre filiation

    Cette liste est indicative.

    Des documents supplémentaires peuvent être demandés pour prouver la nationalité, notamment des documents prouvant la possession d'état.

    Renseignez-vous auprès du tribunal.

    Les documents doivent être fournis en original.

    Les actes d'état civil établis à l'étranger doivent être traduits et si nécessaire légalisés.

    • 1 photo d'identité
    • 1 justificatif d'identité (carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire...)
    • 1 justificatif de domicile (facture récente d'électricité, contrat de location, avis d'imposition...)
    • 1 copie intégrale de votre acte de naissance avec indication de votre filiation.
    • 1 copie intégrale de l'acte de naissance de chacun de vos parents français
    • 1 copie intégrale de l'acte de mariage de vos parents ou, s'ils ne sont pas mariés, 1 copie intégrale de l'acte de reconnaissance prouvant votre filiation

    Cette liste est indicative.

    Des documents supplémentaires peuvent être demandés pour prouver la nationalité, notamment des documents prouvant la possession d'état.

    Renseignez-vous auprès du tribunal.

    Les documents doivent être fournis en original.

    Les actes d'état civil établis à l'étranger doivent être traduits et si nécessaire légalisés.

    • 1 photo d'identité
    • 1 justificatif d'identité (carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire....)
    • 1 justificatif de domicile (facture récente d'électricité, contrat de location, avis d'imposition, ...)
    • 1 copie intégrale de votre acte de naissance avec indication de votre filiation.
    • 1 copie intégrale de l'acte de naissance de chacun de vos parents français
    • 1 copie intégrale de l'acte de mariage de vos parents ou, s'ils ne sont pas mariés, 1 copie intégrale de l'acte de reconnaissance prouvant votre filiation.

    Cette liste est indicative.

    Des documents supplémentaires peuvent être demandés pour prouver la nationalité, notamment des documents prouvant la possession d'état.

    Renseignez-vous auprès du tribunal.

    Les documents doivent être fournis en original.

    Les actes d'état civil établis à l'étranger doivent être traduits et si nécessaire légalisés.

    • 1 photo d'identité
    • 1 justificatif d'identité (carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire...)
    • 1 justificatif de domicile (facture récente d'électricité, contrat de location, avis d'imposition, ...)
    • 1 copie intégrale de votre acte de naissance.
    • Preuve de votre naturalisation : ampliation du décret ou exemplaire du Journal officiel où le décret de naturalisation a été publié ou attestation délivrée par le ministère chargé des naturalisations (sauf mention du décret sur l'acte de naissance)

    Cette liste est indicative.

    Des documents supplémentaires peuvent être demandés pour prouver la nationalité, notamment des documents prouvant la possession d'état.

    Renseignez-vous auprès du tribunal.

    Les documents doivent être fournis en original.

    Les actes d'état civil établis à l'étranger doivent être traduits et si nécessaire légalisés.

    • 1 photo d'identité
    • 1 justificatif d'identité (carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire...)
    • 1 justificatif de domicile (facture récente d'électricité, contrat de location, avis d'imposition ...)
    • 1 copie intégrale de votre acte de naissance.
    • Déclaration de nationalité portant mention de son enregistrement par le ministre compétent (sauf mention de la déclaration sur l'acte de naissance)

    Cette liste est indicative.

    Des documents supplémentaires peuvent être demandés pour prouver la nationalité, notamment des documents prouvant la possession d'état.

    Renseignez-vous auprès du tribunal.

    Les documents doivent être fournis en original.

    Les actes d'état civil établis à l'étranger doivent être traduits et si nécessaire légalisés.

  • Vous êtes devenu français(e) à votre majorité par naissance et résidence en France pendant 5 ans :

    • 1 photo d'identité
    • 1 justificatif d'identité (carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire...)
    • 1 justificatif de domicile (facture récente d'électricité, contrat de location, avis d'imposition ...)
    • 1 copie intégrale de votre acte de naissance.
    • Tous documents indiquant que vous avez résidé en France pendant une période de 5 ans entre 11 et 18 ans (certificats de scolarité, contrats d'apprentissage, attestations de stage, certificats de travail...)

    Cette liste est indicative.

    Des documents supplémentaires peuvent être demandés pour prouver la nationalité, notamment des documents prouvant la possession d'état).

    Renseignez-vous auprès du tribunal.

    Les documents doivent être fournis en original.

    Les actes d'état civil établis à l'étranger doivent être traduits et si nécessaire légalisés.

    • 1 photo d'identité
    • 1 justificatif d'identité (carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire...)
    • 1 justificatif de domicile (facture récente d'électricité, contrat de location, avis d'imposition...)
    • 1 copie intégrale de votre acte de naissance avec indication de votre filiation.
    • 1 copie intégrale de l'acte de naissance de chacun de vos parents nés en France
    • 1 copie intégrale de l'acte de mariage de vos parents ou, s'ils ne sont pas mariés, 1 copie intégrale de l'acte de reconnaissance prouvant votre filiation

    Cette liste est indicative.

    Des documents supplémentaires peuvent être demandés pour prouver la nationalité, notamment des documents prouvant la possession d'état).

    Renseignez-vous auprès du tribunal.

    Les documents doivent être fournis en original.

    Les actes d'état civil établis à l'étranger doivent être traduits et si nécessaire légalisés.

    • 1 photo d'identité
    • 1 justificatif d'identité (carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire...)
    • 1 justificatif de domicile (facture récente d'électricité, contrat de location, avis d'imposition...)
    • 1 copie intégrale de votre acte de naissance.
    • Déclaration de nationalité portant mention de son enregistrement par le ministre compétent (sauf mention de la déclaration sur l'acte de naissance)

    Cette liste est indicative.

    Des documents supplémentaires peuvent être demandés pour prouver la nationalité, notamment des documents prouvant la possession d'état.

    Renseignez-vous auprès du tribunal.

    Les documents doivent être fournis en original.

    Les actes d'état civil établis à l'étranger doivent être traduits et si nécessaire légalisés.

La démarche est gratuite.

Le délai de délivrance est variable.

Le certificat de nationalité française est délivré par le greffe du tribunal.

  À savoir

en cas d'erreur sur le certificat de nationalité française, vous devez contacter le greffe qui a délivré le certificat.

Le certificat n'a pas de limite de validité.

En cas de perte de votre certificat de nationalité française, vous devez faire une nouvelle demande.

Vous pouvez faire un recours hiérarchique auprès du ministère de la justice et/ou un recours contentieux devant le tribunal.

Il n'y a pas de délai pour faire ces 2 recours.

  À savoir

le refus de délivrer un certificat de nationalité française doit être écrit, motivé et notifié.

Recours hiérarchique

Vous pouvez adresser un recours au ministre de la justice par courrier.

Joignez à votre recours une copie de la décision de refus.

Recours contentieux

Vous pouvez faire un recours auprès du tribunal judiciaire ou de proximité.

Vous devez obligatoirement être représenté par un avocat.

Où s’adresser ?

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