Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Instruction dans la famille
Vérifié le 09 juin 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
L'instruction est obligatoire pour tous les enfants à partir de 3 ans et jusqu'à 16 ans.
Elle est donnée dans un établissement scolaire (public ou privé).
L'enfant peut aussi, sous conditions, recevoir cette instruction dans la famille. Ce mode d'instruction est parfois appelé école à la maison. Vous devez demander une autorisation au Dasen. Les motifs pour lesquels vous pouvez obtenir cette autorisation sont limités. Le Dasen réalise chaque année un contrôle pédagogique.
Âge de l'enfant
Si votre enfant est en âge d'être scolarisé et soumis à l'obligation d'instruction, c'est-à-dire s'il a entre 3 et 16 ans, il peut bénéficier de l'instruction dans la famille.
Lieu de résidence de l'enfant
L'enfant qui réside en France peut suivre l'instruction dans la famille, quelle que soit sa nationalité.
Par contre, un enfant français qui habite à l'étranger n'est pas concerné.
L'instruction dans la famille peut se faire dans un lieu différent du domicile de l'enfant.
Attention :
l'instruction dans la famille doit regrouper uniquement les enfants d'une seule et même famille.
Vous pouvez être autorisé à instruire votre enfant dans la famille pour l'un des motifs suivants :
État de santé de l'enfant
Situation de handicap de l'enfant
Pratique d'activités sportives ou artistiques intensives de l'enfant
Itinérance de la famille en France
Éloignement géographique de tout établissement scolaire public
Existence d'une situation propre à l'enfant motivant le projet éducatif
Intégrité physique ou morale de l'enfant menacée dans son établissement scolaire
Vous devez demander une autorisation au Dasen pour que votre enfant soit instruit dans la famille.
La procédure diffère selon le motif pour lequel vous faites votre demande.
Quels sont les documents à fournir ?
Vous devez transmettre au Dasen le formulaire d'autorisation suivant :
Formulaire Demande d'autorisation d'instruction dans la famille
Vous pouvez la transmettre en dehors de cette période si les motifs pour lesquels vous faites votre demande sont apparus après le 31 mai précédent la rentrée scolaire. Dans ce cas, vous devez le justifier.
À savoir
la demande doit être renouvelée chaque année sauf si l'autorisation vous a été accordée pour plus d'1 an.
Décision du Dasen
Le Dasen accuse réception de votre demande.
En cas d'information manquante, il peut vous demander de compléter votre dossier dans un délai précis. Ce délai ne peut pas être supérieur à 15 jours.
Le Dasen vous notifie ensuite sa décision dans un délai de 2 mois à partir de la réception du dossier complet. En l'absence de réponse dans ce délai, votre demande est acceptée.
En principe, l'autorisation vous est accordée pour la durée de l'année scolaire. Toutefois, elle peut vous être accordée pour une durée maximale de 3 années scolaires.
Cette autorisation vaut avis favorable si vous souhaitez inscrire gratuitement votre enfant au Cned (en classe à inscription réglementée).
En cas de refus du Dasen
En cas de refus, vous pouvez contester la décision dans les 15 jours suivant sa notification.
Vous pouvez la transmettre en dehors de cette période si les motifs pour lesquels vous faites votre demande sont apparus après le 31 mai précédent la rentrée scolaire. Dans ce cas, vous devez le justifier.
À savoir
la demande doit être renouvelée chaque année sauf si l'autorisation vous a été accordée pour plus d'1 an.
Décision du Dasen
Le Dasen accuse réception de votre demande.
En cas d'information manquante, il peut vous demander de compléter votre dossier dans un délai précis. Ce délai ne peut pas être supérieur à 15 jours.
Le Dasen vous notifie ensuite sa décision dans un délai de 2 mois à partir de la réception du dossier complet. En l'absence de réponse dans ce délai, votre demande est acceptée.
En principe, l'autorisation vous est accordée pour la durée de l'année scolaire. Toutefois, elle peut vous être accordée pour une durée maximale de 3 années scolaires.
Cette autorisation vaut avis favorable si vous souhaitez inscrire gratuitement votre enfant au Cned (en classe à inscription réglementée).
En cas de refus du Dasen
En cas de refus, vous pouvez contester la décision dans les 15 jours suivant sa notification.
Vous devez également transmettre au Dasen les éléments suivants :
Votre justificatif d'identité
Justificatif d'identité de votre enfant
Justificatif d'identité de la ou des personnes chargées d'instruire l'enfant (si vous ne vous chargez pas vous-même de cette instruction).
Justificatif de domicile
Attestation d'inscription auprès d'un organisme sportif ou artistique
Présentation de l'organisation du temps de l'enfant, de ses engagements et de ses contraintes prouvant qu'il ne peut pas fréquenter un établissement scolaire
À noter
Dans certaines académies, vous pouvez faire votre demande en ligne. Renseignez-vous sur le site internet de votre académie.
la demande d'autorisation doit être renouvelée chaque année.
Décision du Dasen
Le Dasen accuse réception de votre demande.
En cas d'information manquante, il peut vous demander de compléter votre dossier dans un délai précis. Ce délai ne peut pas être supérieur à 15 jours.
Le Dasen vous notifie ensuite sa décision dans un délai de 2 mois à partir de la réception du dossier complet. En l'absence de réponse dans ce délai, votre demande est acceptée.
L'autorisation vous est accordée pour une année scolaire.
Cette autorisation vaut avis favorable si vous souhaitez inscrire gratuitement votre enfant au Cned (en classe à inscription réglementée).
En cas de refus du Dasen
En cas de refus, vous pouvez contester la décision dans les 15 jours suivant sa notification.
la demande d'autorisation doit être renouvelée chaque année.
Décision du Dasen
Le Dasen accuse réception de votre demande.
En cas d'information manquante, il peut vous demander de compléter votre dossier dans un délai précis. Ce délai ne peut pas être supérieur à 15 jours.
Le Dasen vous notifie ensuite sa décision dans un délai de 2 mois à partir de la réception du dossier complet. En l'absence de réponse dans ce délai, votre demande est acceptée.
L'autorisation vous est accordée pour une année scolaire.
Cette autorisation vaut avis favorable si vous souhaitez inscrire gratuitement votre enfant au Cned (en classe à inscription réglementée).
En cas de refus du Dasen
En cas de refus, vous pouvez contester la décision dans les 15 jours suivant sa notification.
Vous pouvez la transmettre en dehors de cette période si les motifs pour lesquels vous faites votre demande sont apparus après le 31 mai précédent la rentrée scolaire. Dans ce cas, vous devez le justifier.
À savoir
la demande d'autorisation doit être renouvelée chaque année.
Décision du Dasen
Le Dasen accuse réception de votre demande.
En cas d'information manquante, il peut vous demander de compléter votre dossier dans un délai précis. Ce délai ne peut pas être supérieur à 15 jours.
Le Dasen vous notifie ensuite sa décision dans un délai de 2 mois à partir de la réception du dossier complet. En l'absence de réponse dans ce délai, votre demande est acceptée.
L'autorisation vous est accordée pour une année scolaire.
Cette autorisation vaut avis favorable si vous souhaitez inscrire gratuitement votre enfant au Cned (en classe à inscription réglementée).
En cas de refus du Dasen
En cas de refus, vous pouvez contester la décision dans les 15 jours suivant sa notification.
Vous devez également transmettre au Dasen les éléments suivants :
Votre justificatif d'identité
Justificatif d'identité de votre enfant
Justificatif d'identité de la ou des personnes chargées d'instruire l'enfant (si vous ne vous chargez pas vous-même de cette instruction).
Justificatif de domicile
Présentation écrite du projet éducatif. Cette présentation doit comporter les éléments essentiels de l'enseignement et de la pédagogie adaptés aux capacités et au rythme d'apprentissage de l'enfant. Vous devez donc y décrire la démarche et les méthodes pédagogiques mises en œuvre. Vous devez aussi y indiquer les ressources et supports éducatifs utilisés. L'organisation du temps de l'enfant (rythme et durée des activités) doit également être précisée. Si un organisme d'enseignement à distance participe aux apprentissages de l'enfant, vous devez aussi décrire le contenu de sa contribution
Tout document utile justifiant de la disponibilité de la ou des personnes chargées d'instruire l'enfant
Copie du diplôme du baccalauréat ou de son équivalent de la personne chargée d'instruire l'enfant. Ou un titre ou diplôme étranger comparable à un diplôme de niveau 4 du cadre national des certifications professionnelles
Déclaration sur l'honneur de la ou des personnes chargées d'instruire l'enfant d'assurer cette instruction majoritairement en langue française
À noter
Dans certaines académies, vous pouvez faire votre demande en ligne. Renseignez-vous sur le site internet de votre académie.
la demande d'autorisation doit être renouvelée chaque année.
Décision du Dasen
Le Dasen accuse réception de votre demande.
En cas d'information manquante, il peut vous demander de compléter votre dossier dans un délai précis. Ce délai ne peut pas être supérieur à 15 jours.
Le Dasen vous notifie ensuite sa décision dans un délai de 2 mois à partir de la réception du dossier complet. En l'absence de réponse dans ce délai, votre demande est acceptée.
L'autorisation vous est accordée pour une année scolaire.
En cas de refus du Dasen
En cas de refus, vous pouvez contester la décision dans les 15 jours suivant sa notification.
Vous devez tout d'abord informer le directeur de l'établissement scolaire de votre enfant que vous voulez l'instruire dans la famille.
Le directeur vous informe des solutions pouvant être apportées à la situation de votre enfant. Si, après cette concertation, vous décidez de faire une demande d'instruction dans la famille, le directeur vous remet un avis écrit sur votre projet.
Quels sont les documents à fournir ?
Vous devez transmettre au Dasen le formulaire d'autorisation suivant :
Formulaire Demande d'autorisation d'instruction dans la famille
En cas d'information manquante, il peut vous demander de compléter votre dossier dans un délai précis. Ce délai ne peut pas être supérieur à 15 jours.
Le Dasen vous notifie ensuite sa décision dans un délai de 2 mois à partir de la réception du dossier complet. En l'absence de réponse dans ce délai, votre demande est acceptée.
L'autorisation vous est accordée pour une année scolaire.
En cas de refus du Dasen
En cas de refus, vous pouvez contester la décision dans les 15 jours suivant sa notification.
Le maire doit mener une enquête sur l'enfant instruit dans sa famille, dès la 1re année.
Cette enquête est renouvelée tous les 2 ans, jusqu'aux 16 ans de l'enfant.
L'objectif de l'enquête est de contrôler les raisons pour lesquelles vous avez demandé ce mode d'instruction.
L'enquête doit aussi déterminer si l'école à la maison est compatible avec l'état de santé et les conditions de vie de la famille.
Au moment du contrôle, vous devez fournir une attestation de suivi médical de votre enfant.
Déroulement
Le Dasen vérifie que l'enfant reçoit bien une instruction et qu'il acquiert des connaissances.
Il s'assure aussi de la progression de l'enfant. L'objectif est de vérifier que l'enfant maîtrise l'ensemble des exigences du socle commun à ses 16 ans.
Un inspecteur d'académie effectue le contrôle individuel de l'enfant au moins 1 fois par an. L'inspecteur peut être assisté par un psychologue scolaire. Ce contrôle est effectué à partir du 3e mois suivant la délivrance de l'autorisation d'instruction dans la famille.
Le contrôle peut avoir lieu sans que vous en soyez informé à l'avance.
L'inspecteur contrôle les connaissances et les compétences acquises par l'enfant, lors d'un entretien avec vous. Vous devez préciser à cette occasion la démarche et les méthodes pédagogiques que vous mettez en œuvre.
L'enfant effectue ensuite des exercices (écrits ou oraux) adaptés à son âge et à son état de santé. Cela permet à l'inspecteur de déterminer si ses connaissances et ses compétences sont suffisantes, en particulier à la fin de chaque cycle d'enseignement.
Cycles d'enseignement de la scolarité
Résultats
Les résultats vous sont communiqués dans un délai de 3 mois.
Si l'inspecteur juge les résultats du contrôle insuffisants, un second contrôle est prévu dans des délais suffisants (1 mois minimum après l'envoi des premiers résultats).
Ces délais doivent vous permettre d'améliorer la situation.
La date et le lieu du contrôle doivent vous être communiqués.
Si les résultats du second contrôle sont jugés insuffisants, le Dasen vous impose d'inscrire l'enfant dans un établissement scolaire (public ou privé) dans les 15 jours après la notification.
Vous devez communiquer au maire les coordonnées de cet établissement.
Si vous donnez à votre enfant l'instruction dans la famille sans y être autorisé, vous risquez une amende de 1 500 €.
Opposition de la famille au contrôle
Vous ne pouvez pas vous opposer à un contrôle pédagogique. Si vous le faites, le Dasen la signale au Procureur de la République.
Non respect de la mise en demeure de scolarisation
Si vous vous opposez 2 fois au contrôle pédagogique, ou si les résultats du second contrôle sont jugés insuffisants, le Dasen peut vous obliger à inscrire votre enfant dans un établissement scolaire.
Si vous vous refusez à le faire, vous risquez 6 mois d'emprisonnement et 7 500 € d'amende.
Inscription dans une école privée ouverte illégalement
Si vous inscrivez votre enfant dans une école privée ouverte illégalement, alors que vous êtes autorisé à lui donner son instruction dans la famille, vous risquez 1 an de prison et 15 000 € d'amende.
Allocations familiales
Vous devez envoyer l'autorisation d'instruction dans la famille à la Caisse d'allocations familiales (Caf) pour bénéficier des allocations familiales.
