Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Bourse des collèges
Vérifié le 20 juillet 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
La bourse des collèges est une aide versée aux responsables d'un collégien. Pour en bénéficier, vos ressources annuelles ne doivent pas dépasser des plafonds, selon le nombre d'enfants que vous avez à charge. Pour l'année scolaire 2023-2024, les montants de la bourse des collèges sont 37 €, 104 € ou 162 € par trimestre.
Collège public
Collège privé
Cned
Pour bénéficier de la bourse des collèges, l'enfant doit être inscrit au collège. Vous devez en avoir la charge et vos ressources ne doivent pas dépasser un certain montant.
Responsables de l'enfant
Pour bénéficier de la bourse des collèges, vous devez avoir la charge effective et permanente de l'enfant. Vous devez assurer financièrement son entretien (nourriture, logement, habillement). Vous devez aussi assumer votre responsabilité affective et éducative envers lui.
À savoir
Si vous perdez la charge de l'enfant en cours d'année, la versement de la bourse vous est retiré. Le droit à la bourse de la nouvelle personne responsable de l'enfant est alors examiné.
Plafond des ressources à ne pas dépasser
Pour savoir si vous pouvez bénéficier de la bourse, vous pouvez utiliser le simulateur suivant :
Simulateur Simulateur de calcul du droit à la bourse de collège
Vous pouvez créer vous-même votre identifiant et votre mot de passe de connexion, ou bien vous les avez obtenus par courrier ou mail directement auprès de l'établissement.
Vous pouvez également vous connecter par FranceConnect.
Les ressources à prendre en compte dépendent de la composition de votre foyer.
Si vous assumez en couple la charge de l'enfant, les ressources à prendre en compte sont celles du couple, même si un membre du couple n'est pas le parent de l'enfant.
Vous devrez fournir l'avis d'imposition commun.
Si votre enfant est en résidence alternée chez l'autre parent, vous devez choisir lequel d'entre vous bénéficiera de la bourse.
Si chacun dépose une demande, elles seront déclarées irrecevables et aucune bourse ne sera accordée.
Il est interdit de fournir une attestation de l'autre parent s'engageant à ne pas présenter une demande de bourse pour le même élève.
Si vous assumez en couple la charge de l'enfant, les ressources à prendre en compte sont celles du couple, même si un membre du couple n'est pas le parent de l'enfant.
Vous devrez fournir les avis d'imposition de chaque membre du couple.
Si votre enfant est en résidence alternée chez l'autre parent, vous devez choisir lequel d'entre vous bénéficiera de la bourse.
Si chacun dépose une demande, elles seront déclarées irrecevables et aucune bourse ne sera accordée.
Il est interdit de fournir une attestation de l'autre parent s'engageant à ne pas présenter une demande de bourse pour le même élève.
Si vous assumez seul la charge de l'enfant (parent célibataire, divorcé(e), séparé(e), ou veuf(ve) et ne vivant pas en couple), seules vos ressources sont prises en compte.
Vous devrez fournir votre avis d'imposition.
Si votre enfant est en résidence alternée chez l'autre parent, vous devez choisir lequel d'entre vous bénéficiera de la bourse.
Si chacun dépose une demande, elles seront déclarées irrecevables et aucune bourse ne sera accordée.
Il est interdit de fournir une attestation de l'autre parent s'engageant à ne pas présenter une demande de bourse pour le même élève.
Vous obtiendrez à la fin de la procédure un accusé d'enregistrement de votre demande.
Le collège vous remettra ensuite un accusé de réception.
À savoir
au moment de la demande, vous pouvez autoriser l'administration à actualiser vos informations fiscales chaque année. Dans ce cas, vous n’aurez plus besoin de faire une demande de bourse à chaque rentrée.
Selon votre situation, le montant trimestriel pour l'année scolaire 2023-2024 sera de 37 €, 104 € ou 162 €.
Montants trimestriels de la bourse des collèges versée en 2023-2024 selon le nombre d'enfants à charge et les revenus annuels perçus en 2022
Pour savoir si vous pouvez bénéficier de la bourse, vous pouvez utiliser le simulateur suivant :
Simulateur Simulateur de calcul du droit à la bourse de collège
La bourse est versée en 3 fois, à chaque trimestre (généralement fin décembre, fin mars et fin juin).
Si votre enfant boursier est demi-pensionnaire ou pensionnaire, les frais de demi-pension et de pension sont déduits du montant de la bourse.
La bourse est versée par l'agent comptable du collège, directement sur votre compte bancaire.
La bourse de collège est conditionnée à l'assiduité de l'élève.
En cas d'absences injustifiées et répétées dont la durée depuis le début de l'année scolaire dépasse 15 journées, une retenue peut être effectuée sur le montant annuel de la bourse.
La décision est prise par le principal du collège. Elle doit être justifiée.
Pour bénéficier de la bourse des collèges, l'enfant doit être inscrit au collège privé sous contrat ou dans un collège privé hors contrat habilité par le recteur d'académie à recevoir des boursiers.
Vous devez avoir la charge de l'élève et vos ressources ne doivent pas dépasser un certain montant.
Responsables de l'enfant
Pour bénéficier de la bourse des collèges, vous devez avoir la charge effective et permanente de l'enfant. Vous devez assurer financièrement son entretien (nourriture, logement, habillement). Vous devez aussi assumer votre responsabilité affective et éducative envers lui.
À savoir
Si vous perdez la charge de l'enfant en cours d'année, la versement de la bourse vous est retiré. Le droit à la bourse de la nouvelle personne responsable de l'enfant est alors examiné.
Plafond des ressources à ne pas dépasser
Pour savoir si vous pouvez bénéficier de la bourse, vous pouvez utiliser le simulateur suivant :
Simulateur Simulateur de calcul du droit à la bourse de collège
Vous pouvez autoriser le collège à percevoir la bourse des collèges en votre nom. Il vous versera par virement bancaire le solde de la bourse (après déduction des frais de pension ou de demi-pension).
Pour cela, vous devez remplir une procuration :
Formulaire Procuration pour le paiement de la bourse de collège
Le formulaire complet doit être adressé au secrétariat du collège privé dans lequel votre enfant est inscrit avant le 19 octobre 2023. Vous devez également transmettre une photocopie de votre avis d'imposition 2023 et un RIB.
Les ressources à prendre en compte dépendent de la composition de votre foyer.
Si vous assumez en couple la charge de l'enfant, les ressources à prendre en compte sont celles du couple, même si un membre du couple n'est pas le parent de l'enfant.
Vous devrez fournir l'avis d'imposition commun.
Si votre enfant est en résidence alternée chez l'autre parent, vous devez choisir lequel d'entre vous bénéficiera de la bourse.
Si chacun dépose une demande, elles seront déclarées irrecevables et aucune bourse ne sera accordée.
Il est interdit de fournir une attestation de l'autre parent s'engageant à ne pas présenter une demande de bourse pour le même élève.
Si vous assumez en couple la charge de l'enfant, les ressources à prendre en compte sont celles du couple, même si un membre du couple n'est pas le parent de l'enfant.
Vous devrez fournir les avis d'imposition de chaque membre du couple.
Si votre enfant est en résidence alternée chez l'autre parent, vous devez choisir lequel d'entre vous bénéficiera de la bourse.
Si chacun dépose une demande, elles seront déclarées irrecevables et aucune bourse ne sera accordée.
Il est interdit de fournir une attestation de l'autre parent s'engageant à ne pas présenter une demande de bourse pour le même élève.
Si vous assumez seul la charge de l'enfant (parent célibataire, divorcé(e), séparé(e), ou veuf(ve) et ne vivant pas en couple), seules vos ressources sont prises en compte.
Vous devrez fournir votre avis d'imposition.
Si votre enfant est en résidence alternée chez l'autre parent, vous devez choisir lequel d'entre vous bénéficiera de la bourse.
Si chacun dépose une demande, elles seront déclarées irrecevables et aucune bourse ne sera accordée.
Il est interdit de fournir une attestation de l'autre parent s'engageant à ne pas présenter une demande de bourse pour le même élève.
Le collège vous transmettra un accusé de réception de votre demande.
À savoir
au moment de la demande, vous pouvez autoriser l'administration à actualiser vos informations fiscales chaque année. Dans ce cas, vous n’aurez plus besoin de faire une demande de bourse à chaque rentrée.
Selon votre situation, le montant trimestriel pour l'année scolaire 2023-2024 sera de 37 €, 104 € ou 162 €.
Montants trimestriels de la bourse des collèges versée en 2023-2024 selon le nombre d'enfants à charge et les revenus annuels perçus en 2022
Pour savoir si vous pouvez bénéficier de la bourse, vous pouvez utiliser le simulateur suivant :
Simulateur Simulateur de calcul du droit à la bourse de collège
La bourse est versée en 3 fois, à chaque trimestre (généralement fin décembre, fin mars et fin juin).
Si votre enfant boursier est demi-pensionnaire ou pensionnaire, les frais de demi-pension et de pension sont déduits du montant de la bourse.
La bourse est versée par le Dasen, directement sur votre compte bancaire.
La bourse de collège est conditionnée à l'assiduité de l'élève.
En cas d'absences injustifiées et répétées dont la durée depuis le début de l'année scolaire dépasse 15 journées, une retenue peut être effectuée sur le montant annuel de la bourse.
La décision est prise par le Dasen sur proposition du principal du collège. Elle doit être justifiée.
Pour bénéficier de la bourse des collèges, l'enfant doit être inscrit dans une classe complète de niveau collège du Centre national d'enseignement à distance (Cned).
Vous devez avoir la charge de l'enfant et vos ressources ne doivent pas dépasser un certain montant.
Responsables de l'enfant
Pour bénéficier de la bourse des collèges, vous devez avoir la charge effective et permanente de l'enfant. Vous devez assurer financièrement son entretien (nourriture, logement, habillement). Vous devez aussi assumer votre responsabilité affective et éducative envers lui.
À savoir
Si vous perdez la charge de l'enfant en cours d'année, la versement de la bourse vous est retiré. Le droit à la bourse de la nouvelle personne responsable de l'enfant est alors examiné.
Plafond des ressources à ne pas dépasser
Pour savoir si vous pouvez bénéficier de la bourse, vous pouvez utiliser le simulateur suivant :
Simulateur Simulateur de calcul du droit à la bourse de collège
L'adresse à laquelle vous devez envoyer votre demande diffère selon la situation scolaire de votre enfant.
Vous devez adresser le dossier complet au service des bourses de l'académie de Rouen.
Vous devez adresser le dossier complet au service des bourses de l'académie de Toulouse.
Les ressources à prendre en compte dépendent de la composition de votre foyer.
Si vous assumez en couple la charge de l'enfant, les ressources à prendre en compte sont celles du couple, même si un membre du couple n'est pas le parent de l'enfant.
Vous devrez fournir l'avis d'imposition commun.
Si votre enfant est en résidence alternée chez l'autre parent, vous devez choisir lequel d'entre vous bénéficiera de la bourse.
Si chacun dépose une demande, elles seront déclarées irrecevables et aucune bourse ne sera accordée.
Il est interdit de fournir une attestation de l'autre parent s'engageant à ne pas présenter une demande de bourse pour le même élève.
Si vous assumez en couple la charge de l'enfant, les ressources à prendre en compte sont celles du couple, même si un membre du couple n'est pas le parent de l'enfant.
Vous devrez fournir les avis d'imposition de chaque membre du couple.
Si votre enfant est en résidence alternée chez l'autre parent, vous devez choisir lequel d'entre vous bénéficiera de la bourse.
Si chacun dépose une demande, elles seront déclarées irrecevables et aucune bourse ne sera accordée.
Il est interdit de fournir une attestation de l'autre parent s'engageant à ne pas présenter une demande de bourse pour le même élève.
Si vous assumez seul la charge de l'enfant (parent célibataire, divorcé(e), séparé(e), ou veuf(ve) et ne vivant pas en couple), seules vos ressources sont prises en compte.
Vous devrez fournir votre avis d'imposition.
Si votre enfant est en résidence alternée chez l'autre parent, vous devez choisir lequel d'entre vous bénéficiera de la bourse.
Si chacun dépose une demande, elles seront déclarées irrecevables et aucune bourse ne sera accordée.
Il est interdit de fournir une attestation de l'autre parent s'engageant à ne pas présenter une demande de bourse pour le même élève.
Un accusé de réception de votre demande de bourse vous est transmis.
À savoir
au moment de la demande, vous pouvez autoriser l'administration à actualiser vos informations fiscales chaque année. Dans ce cas, vous n’aurez plus besoin de faire une demande de bourse à chaque rentrée.
Selon votre situation, le montant trimestriel pour l'année scolaire 2023-2024 sera de 37 €, 104 € ou 162 €.
Montants trimestriels de la bourse des collèges versée en 2023-2024 selon le nombre d'enfants à charge et les revenus annuels perçus en 2022
Pour savoir si vous pouvez bénéficier de la bourse, vous pouvez utiliser le simulateur suivant :
Simulateur Simulateur de calcul du droit à la bourse de collège
