Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Discrimination au travail
Vérifié le 27 novembre 2020 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Aucun salarié ou agent public ne peut être discriminé au travail en matière d'embauche, de formation, de salaire.... Il peut s'agir de discrimination raciste, sexiste, homophobe, par l'âge ou selon l'état de santé. Les discriminations pour les opinions politiques ou syndicales sont également interdites.
Secteur privé
Secteur public
Motifs de discrimination
Il y a discrimination lorsque l'employeur traite différemment ses salariés en fonction de :
Origine
Sexe
Situation de famille
Grossesse
Apparence physique
Vulnérabilité particulière liée à la situation économique
Nom
Lieu de résidence
État de santé
Perte d'autonomie
Handicap
Caractéristiques génétiques
Mœurs
Orientation sexuelle
Identité de genre
Âge
Opinions politiques
Activités syndicales
Qualité de lanceur d'alerte
Qualité de facilitateur de lanceur d'alerte ou de personne en lien avec un lanceur d'alerte
Langue parlée (capacité à s'exprimer dans une langue autre que le français)
Ethnie : appartenance ou non-appartenance vraie ou supposée
Nation : appartenance ou non-appartenance vraie ou supposée
Race prétendue : appartenance ou non-appartenance
Religion : croyance ou appartenance ou non-appartenance
Cas concernés
La discrimination au travail peut intervenir à plusieurs étapes :
Embauche d'un nouveau salarié
Licenciement d'un salarié
Renouvellement d'un contrat
Mutation ou promotion à un autre poste en interne
Détermination du salaire et des autres modes de rémunération
Formation
Reclassement
Détermination des tâches confiées au salarié
Les salariés, les stagiaires et apprentis sont protégés contre les discriminations.
À noter
aucun salarié ne peut être sanctionné ou licencié pour avoir relaté des faits de discrimination.
Respect de la vie privée
Les informations demandées à un candidat lors d'un recrutement doivent uniquement permettre d'évaluer ses compétences.
L'employeur est en tenu de respecter certaines règles en matière de sélection des candidats. Il ne doit pas poser de questions injustifiées sur la vie privée, notamment si les informations demandées peuvent constituer un motif de discrimination : questions sur les pratiques religieuses, la situation matrimoniale...
Par exemple, une candidate à un emploi n'est pas tenue de révéler son état de grossesse.
L'employeur est tenu de respecter la vie privée de son personnel. Il ne peut pas recueillir de renseignements sur les opinions politiques ou syndicales de ses salariés ou sur leurs orientations sexuelles par exemple.
Une salariée doit révéler sa grossesse à son employeur uniquement avant de partir en congé maternité.
Une différence de traitement peut, dans certains cas, justifier le refus d'une embauche ou toute différence de traitement professionnel. Cette différence de traitement doit répondre à une exigence professionnelle essentielle.
Ainsi, les activités suivantes peuvent être expressément réservées à une femme ou un homme :
Artistes devant interpréter un rôle masculin ou féminin
Mannequins chargés de présenter des vêtements et accessoires
Modèles masculins et féminins pour des photographies
Pour des raisons de sécurité et protection de la santé des travailleurs, l'accès à certains emplois peut être interdit à des travailleurs trop jeunes et/ou trop âgés.
D'ailleurs, l'emploi de jeunes en dessous d'un certain âge est interdit par la loi dans certains cas (en cas de travail de nuit, par exemple).
Il est également possible de fixer un âge maximum pour le recrutement. L'âge fixé doit tenir compte de la nécessité de maintenir la personne embauchée à son poste pendant un certain temps avant sa retraite et de la formation requise.
D'autres différences de traitement peuvent être prévues par la loi. Par exemple :
Si votre situation nécessite une intervention urgente des forces de l'ordre, vous pouvez alerter la police ou la gendarmerie.
En cas d'urgence, et uniquement dans cette situation, il est possible d'alerter la police ou la gendarmerie par appel téléphonique, ou par SMS, si vous êtes dans l'incapacité de parler.
En cas d'urgence, lorsqu'une intervention rapide est nécessaire, vous pouvez appeler la police-secours. Composez le 17.
Vous pouvez également contacter le 112.
Où s’adresser ?
Par téléphone
Composez le 17 en cas d'urgence concernant un accident de la route, un trouble à l'ordre public ou une infraction pénale. Une équipe de policiers ou de gendarmes se rendra sur les lieux.
Vous pouvez aussi composer le 112. Vous serez alors orienté vers le bon service selon votre cas. Le 112 est utilisable dans tous les pays de l'Union européenne.
Si la situation ne relève pas d'une urgence, composez le numéro de votre commissariat ou de votre brigade de gendarmerie.
112
Numéro d'urgence à utiliser pour un appel depuis un pays européen ou depuis un téléphone mobile
24h/24h et 7j/7
Appel gratuit
Le 114 est le service relais des appels d'urgence si vous êtes dans l'impossibilité de parler au téléphone (sourds, malentendants ...) ou si cela risque de vous mettre en danger.
Où s’adresser ?
Par SMS au 114
Accessible gratuitement 24h/24, 7 jours/7
Par l'application mobile urgence 114 ou le site internet www.urgence114.fr
Accessible gratuitement 24h/24, 7 jours/7
Contact possible via :
Visiophonie : Je communique en langue des signes
Tchat : Je communique par écrit
Voix / Retour texte : Je parle et le 114 me répond par écrit (ou l'inverse)
Une messagerie instantanée (chat) vous permet de dialoguer avec un fonctionnaire de police ou un militaire de la gendarmerie. À tout moment, l'historique de discussion pourra être effacé de votre ordinateur, téléphone portable ou tablette.
Si vous êtes victime de discrimination au travail, vous pouvez signaler les faits aux représentants du personnel et au comité social et économique (CSE).
Vous ne pouvez pas être sanctionné pour avoir dénoncé ces faits, sauf si la dénonciation est basée sur des faits imaginaires.
Sur place
Par courrier
Vous pouvez vous adresser à un commissariat de police ou une brigade de gendarmerie de votre choix.
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre
Vous pouvez envoyer votre plainte en lettre recommandée avec accusé de réception, par lettre simple ou par lettre suivie.
Vous pouvez aussi déposer votre plainte directement à l'accueil du tribunal.
Dans tous les cas, un récépissé vous est remis dès que les services du procureur de la République ont enregistré votre plainte.
La présence d'un avocat n'est pas obligatoire pour le dépôt de plainte et pendant toute la durée de la procédure jusqu'au procès devant le tribunal correctionnel.
Toute discrimination est passible de 3 ans de prison et de 45 000 € d'amende.
Un salarié peut saisir le conseil des prud'hommes pour régler tout conflit sur un cas de discrimination. Par exemple, pour contester un refus de promotion.
Un candidat à un emploi peut aussi saisir les prud'hommes pour contester son refus d'embauche.
Un agent public ne doit faire l'objet d'aucune discrimination, notamment de la part de sa hiérarchie, en raison de ses opinions, son sexe, son origine ou son état de santé.
Cette interdiction s'applique aussi bien au recrutement qu'au déroulement de carrière et concerne les fonctionnaires comme les contractuels.
La liberté d'opinion implique qu'aucune discrimination ne peut être faite entre les agents en raison de leurs opinions politiques, syndicales, philosophiques ou religieuses.
Un agent public peut adhérer au syndicat de son choix.
La carrière d'un agent candidat ou élu à un mandat électif (conseiller municipal, par exemple) ne doit pas être affectée par les opinions émises au cours de sa campagne ou de son mandat.
L'administration ne doit jamais mentionner dans le dossier individuel d'un agent ni dans aucun document administratif ses opinions politiques, syndicales ou religieuses. L'agent peut demander à consulter, à tout moment, son dossier individuel.
Tout agent ayant procédé ou ordonné de procéder à des actes discriminatoires est passible d'une sanction disciplinaire.
À savoir
l'agent public est aussi soumis à certaines limites dans l'expression de ses opinions (obligation de réserve).
Un agent public ne peut pas être discriminé en raison de ses origines, de son sexe, de son état de santé ou de son handicap.
Tout agent ayant procédé ou ordonné de procéder à des actes discriminatoires est passible d'une sanction disciplinaire.
Toutefois, le recrutement dans le secteur public est limité :
Dans certains cas précis, des distinctions fondées sur l'âge ou le sexe peuvent être faites par l'administration entre les agents.
Des conditions d'âge peuvent être fixées pour le recrutement d'un agent relevant de la catégorie active (en cas de recrutement dans la police par exemple).
Des conditions d'âge peuvent aussi être fixées pour la carrière d'un fonctionnaire, au nom de certaines exigences professionnelles, justifiées par l'expérience ou l'ancienneté. Il en est ainsi des conditions d'âge fixées pour l'accès à certains corps ou cadres d'emplois par promotion interne.
Des distinctions peuvent également être faites entre femmes et hommes pour respecter la parité.
Il en est ainsi lors de la constitution des jurys de concours ou d'examens ou lors de la désignation des représentants des personnels aux instances représentatives (CAP, comités techniques).
Si votre situation nécessite une intervention urgente des forces de l'ordre, vous pouvez alerter la police ou la gendarmerie.
En cas d'urgence, et uniquement dans cette situation, il est possible d'alerter la police ou la gendarmerie par appel téléphonique, ou par SMS, si vous êtes dans l'incapacité de parler.
En cas d'urgence, lorsqu'une intervention rapide est nécessaire, vous pouvez appeler la police-secours. Composez le 17.
Vous pouvez également contacter le 112.
Où s’adresser ?
Par téléphone
Composez le 17 en cas d'urgence concernant un accident de la route, un trouble à l'ordre public ou une infraction pénale. Une équipe de policiers ou de gendarmes se rendra sur les lieux.
Vous pouvez aussi composer le 112. Vous serez alors orienté vers le bon service selon votre cas. Le 112 est utilisable dans tous les pays de l'Union européenne.
Si la situation ne relève pas d'une urgence, composez le numéro de votre commissariat ou de votre brigade de gendarmerie.
112
Numéro d'urgence à utiliser pour un appel depuis un pays européen ou depuis un téléphone mobile
24h/24h et 7j/7
Appel gratuit
Le 114 est le service relais des appels d'urgence si vous êtes dans l'impossibilité de parler au téléphone (sourds, malentendants ...) ou si cela risque de vous mettre en danger.
Où s’adresser ?
Par SMS au 114
Accessible gratuitement 24h/24, 7 jours/7
Par l'application mobile urgence 114 ou le site internet www.urgence114.fr
Accessible gratuitement 24h/24, 7 jours/7
Contact possible via :
Visiophonie : Je communique en langue des signes
Tchat : Je communique par écrit
Voix / Retour texte : Je parle et le 114 me répond par écrit (ou l'inverse)
Une messagerie instantanée (chat) vous permet de dialoguer avec un fonctionnaire de police ou un militaire de la gendarmerie. À tout moment, l'historique de discussion pourra être effacé de votre ordinateur, téléphone portable ou tablette.
Vous pouvez utiliser le dispositif de signalement des actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel et des agissements sexistes dans la fonction publique. Il prévoit des procédures appropriées pour recueillir des signalement et orienter l'agent qui se déclare victime ou témoin.
Le chef de service doit informer l'agent placé sous son autorité de l'existence du dispositif de signalement, de son mode d'utilisation. et des procédures qu'il prévoit.
Le dispositif doit garantir la stricte confidentialité des informations transmises par la victime ou le témoin lors du traitement du signalement.
Si une personne a fait l'objet d'une discrimination, elle peut porter plainte.
Sur place
Par courrier
Vous pouvez vous adresser à un commissariat de police ou une brigade de gendarmerie de votre choix.
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre
Vous pouvez envoyer votre plainte en lettre recommandée avec accusé de réception, par lettre simple ou par lettre suivie.
Vous pouvez aussi déposer votre plainte directement à l'accueil du tribunal.
Dans tous les cas, un récépissé vous est remis dès que les services du procureur de la République ont enregistré votre plainte.
La présence d'un avocat n'est pas obligatoire pour le dépôt de plainte et pendant toute la durée de la procédure jusqu'au procès devant le tribunal correctionnel.
Toute discrimination est passible de 3 ans de prison et de 45 000 € d'amende.
L'agent peut aussi saisir le tribunal administratif pour discrimination ou harcèlement :
