Guyancourt

Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 
Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Comment faire si...

Je déménage

Vérifié le 21 juin 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

J'ai trouvé un nouveau logement et je vais bientôt déménager. Avant, mais aussi après mon déménagement, je dois faire diverses démarches auprès des organismes publics ou privés (Caf, banque et société d'assurance, fournisseur d'électricité, mairie pour voter aux élections...). Les démarches les plus urgentes concernent le logement que je quitte, la scolarité de mes enfants et le transport de tous mes meubles et documents.

  • Je suis locataire
  • Je suis propriétaire

Avant de quitter mon logement :

Je récupérerai le dépôt de garantie que je lui ai versé dans le mois ou les 2 mois qui suivent mon départ.

Si je suis copropriétaire et que je vends un lot de copropriété, je dois informer le syndic de copropriété de ma nouvelle adresse et lui demander un arrêté de compte de charges.

 Attention :

je dois conserver les papiers liés à ce logement pendant un certain temps.

 Attention :

en cas de séparation, il faut avertir l'autre parent et, si nécessaire, adapter le droit de visite et d'hébergement.

Lorsque je fais appel à un déménageur professionnel :

Si je ne fais pas appel à un professionnel :

  • Je ne serai pas dédommagé des vols ou détériorations lors du transport
  • Ma responsabilité est engagée en cas de dommages matériels (locaux) ou d'accidents corporels
  • Je peux être poursuivi en justice en cas de recours au travail illégal

Que je vive seul ou en couple, je peux contacter ma mairie ou mon département pour éventuellement obtenir une aide au paiement de mes frais de déménagement (facture du déménageur, location d'un camion...) ou d'installation (achat des meubles de 1re nécessité...). Il s'agit notamment de l'aide accordée par le Fonds de solidarité pour le logement (FSL).

Si j'ai au moins 3 enfants (nés ou à naître), je peux obtenir une prime de déménagement de la Caf ou de la MSA pour m'aider à payer les frais de déménagement (facture du déménageur, location d'un camion...). Je dois en faire la demande dans les 6 mois qui suivent le déménagement.

Si je suis salarié d'une entreprise non agricole employant au moins 10 personnes et que je déménage pour des raisons professionnelles (embauche, mutation, envoi en formation dans le cadre d'un plan de sauvegarde de l'emploi), je peux obtenir l'aide Mobili-pass sous certaines conditions.

Si je suis salarié d'une entreprise agricole employant au moins 10 personnes et que je déménage pour des raisons professionnelles (embauche, mutation, envoi en formation dans le cadre d'un plan de sauvegarde de l'emploi), je peux obtenir l'aide Agri Mobilité sous certaines conditions.

Si je viens d'entrer dans la fonction publique d'État (fonctionnaire stagiaire ou titulaire), je peux obtenir l'aide à l'installation des personnels de l'État (AIP), sous certaines conditions.

  • Salarié
  • Agent public

Je peux éventuellement obtenir un congé pour déménagement, si cela est prévu par un accord collectif ou la convention collective dont dépend mon entreprise.

Je peux éventuellement obtenir une autorisation d'absence.

Électricité, gaz

Outil de recherche
Identifier les fournisseurs d'électricité ou de gaz par commune

Eau, téléphone, télévision, internet

  À savoir

si mon opérateur internet n'a pas d'offres disponibles pour mon nouveau domicile, je peux demander la résiliation de mon abonnement, sans frais, pour motif légitime.

Je peux faire réexpédier mon courrier en utilisant le service payant de La Poste :

Service en ligne
Faire suivre son courrier en cas de déménagement

Accéder au service en ligne  

La Poste

Déclaration unique et en ligne à la CPAM, impôts, EDF, Pôle emploi, Caf...

Je peux déclarer en ligne et en une seule opération, mon changement d'adresse à plusieurs organismes (CPAM, impôts, EDF, Pôle emploi, Caf...) :

Service en ligne
Changement d'adresse en ligne

Accéder au service en ligne  

Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre

Administrations

Je dois avertir le service des impôts.

Dans la commune que je quitte :

  • Si je paie la redevance des ordures ménagères, je dois informer la mairie (ou le syndicat intercommunal compétent, ou le concessionnaire du service) de mon départ pour faire arrêter la facturation.
  • Si je suis propriétaire ou héritier d'une concession funéraire, ou si j'en assure l'entretien régulier, je dois avertir les services responsables de la gestion du cimetière.

Dans mon nouveau département, si nécessaire, je fais une déclaration de détention d'armes à la préfecture de mon nouveau domicile.

Organismes sociaux

Je dois informer les organismes qui gèrent les prestations qui me concernent :

Banque - Assurance

  • Je suis locataire
  • Je suis propriétaire

J'indique ma nouvelle adresse aux organismes qui gèrent :

J'indique ma nouvelle adresse aux organismes qui gèrent :

Emploi - Travail

Si je suis salarié, je dois prévenir mon employeur.

Si je suis agent public (fonctionnaire ou contractuel), je dois prévenir mon administration.

Si je suis inscrit à Pôle emploi, je dois prévenir Pôle emploi.

Syndic de copropriété

Si je possède un ou plusieurs lots de copropriété (appartement, parking...), j'informe le syndic de copropriété de ma nouvelle adresse afin d'être notamment averti de la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires.

Carte grise

  • Je dois faire inscrire ma nouvelle adresse sur la carte grise.

  • Si mon véhicule est en leasing ou en location longue durée (LLD), je dois contacter l'organisme prêteur pour qu'il fasse les démarches de changement d'adresse.

Permis de conduire

Je ne suis pas obligé de changer l'adresse sur mon permis de conduire. Par exemple, je pourrai le faire à l'occasion d'une demande de nouveau permis (en cas de perte, vol...).

  • Je ne suis pas obligé de faire modifier l'adresse qui figure sur ma carte nationale d'identité et mon passeport.

    Mais si je veux que ma nouvelle adresse apparaisse, je dois faire une demande de renouvellement de ma carte d'identité et de mon passeport.

    Si j'ai entre 16 et 25 ans, je dois prévenir mon centre du service national.

    Je dois m'inscrire sur les listes électorales de ma nouvelle commune (ou de mon nouvel arrondissement, à Paris, Lyon et Marseille).

    Service en ligne
    Vérifier votre inscription électorale et votre bureau de vote

    Accéder au service en ligne  

    Ministère chargé de l'intérieur

  • Si je suis citoyen d'un État membre de l'Union européenne :

    • Si j'ai une carte de séjour UE (non obligatoire), je dois la faire modifier,
    • Je peux m'inscrire sur les listes électorales de ma commune pour participer aux élections municipales et/ou européennes.

    Service en ligne
    Vérifier votre inscription électorale et votre bureau de vote

    Accéder au service en ligne  

    Ministère chargé de l'intérieur

  • Je dois faire modifier mon titre de séjour.

    • Je dois m'inscrire sur la liste électorale de ma nouvelle commune.

      Je peux m'inscrire toute au long de l'année.

      Mais pour voter lors d'une élection en particulier, je dois faire cette démarche avant une date limite.

    • Je dois informer la mairie de ma nouvelle adresse.

      • Je dois fournir la version numérisée d'un document justificatif de mon nouveau domicile et utiliser ce téléservice :

        Service en ligne
        Demande d'inscription en ligne sur les listes électorales

        Permet au citoyen français et au citoyen européen de demander son inscription sur les listes électorales d'une mairie pour voter en France. Accessible à condition d'être âgé d'au moins 18 ans.

        Accéder au service en ligne  

        Ministère chargé de l'intérieur

        • Je dois fournir les documents suivants :

          Où s’adresser ?

          Mairie

        • Je peux charger une personne de faire cette démarche à ma place.

          Pour cela, je dois lui fournir les documents suivants :

          Où s’adresser ?

          Mairie

      • Je dois envoyer les documents suivants :

        Où s’adresser ?

        Mairie

  • Si je suis citoyen d'un pays de l'Union européenne (autre que la France), je peux voter lors des élections municipales et des élections européennes, à la condition de m'inscrire sur les listes électorales française.

    Avant cela, je peux vérifier si je suis déjà inscrit sur les listes électorales française.

Si j'ai un chien, un chat ou un furet identifié (tatoué ou pucé), je dois indiquer ma nouvelle adresse dans le fichier national d'identification des carnivores domestiques (fichier I-Cad).

Je peux choisir un nouveau médecin traitant, si son cabinet est plus proche de mon nouveau logement, par exemple.

Questions ? Réponses !

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