Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Élections : droit de vote d'un citoyen européen en France
Vérifié le 24 mai 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de l'intérieur
Si vous êtes un citoyen européen et que vous résidez en France, vous pouvez voter en France lors des élections européennes du 9 juin 2024 et lors des élections municipales. Pour cela, vous devez demander à être inscrit sur les listes électorales françaises.
Avoir au moins 18 ans la veille du 1er tour de l'élection
Jouir de vos droits civils et politiques en France et dans son pays d'origine
Pour voter, vous devez être inscrit sur les listes électorales françaises. C'est à vous d'en faire la demande.
Où s'inscrire ?
Vous pouvez demander à être inscrit sur les listes électorales d'une seule des communes suivantes :
Commune de votre domicile
Commune où vous résidez depuis au moins 6 mois
Commune où vous êtes soumis aux impôts locaux (taxe d'habitation, taxe foncière sur les propriétés bâties ou non bâties, cotisation foncière des entreprises...) depuis au moins 2 ans
Commune où est installée la société soumise depuis au moins 2 ans aux impôts locaux et dont vous êtes depuis au moins 2 ans le gérant (dirigeant) ou l'actionnaire (majoritaire ou unique).
Faire votre demande d'inscription
La demande d'inscription à faire dépend des élections auxquelles vous voulez voter :
Vous pouvez faire votre demande d'inscription :
Vous devez demander à être inscrit sur les listes électorales complémentaires des élections municipales et européennes de la même commune à l'aide de ce téléservice :
Service en ligne Demande d'inscription en ligne sur les listes électorales
Permet au citoyen français et au citoyen européen de demander son inscription sur les listes électorales d'une mairie pour voter en France. Accessible à condition d'être âgé d'au moins 18 ans.
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Vous devez vous rendre à la mairie avec les documents suivants :
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Vous devez demander à être inscrit sur la liste électorale complémentaire des élections européennes à l'aide de ce téléservice :
Service en ligne Demande d'inscription en ligne sur les listes électorales
Permet au citoyen français et au citoyen européen de demander son inscription sur les listes électorales d'une mairie pour voter en France. Accessible à condition d'être âgé d'au moins 18 ans.
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Vous devez rendre à la mairie avec les documents suivants :
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Vous devez demander à être inscrit sur la liste électorale complémentaire des élections municipales à l'aide de ce téléservice :
Service en ligne Demande d'inscription en ligne sur les listes électorales
Permet au citoyen français et au citoyen européen de demander son inscription sur les listes électorales d'une mairie pour voter en France. Accessible à condition d'être âgé d'au moins 18 ans.
Vous devez informer la mairie de votre nouvelle adresse.
Vous pouvez faire cette démarche :
Vous devez fournir la version numérisée d'un document justificatif de votre nouveau domicile et utiliser ce téléservice :
Service en ligne Demande d'inscription en ligne sur les listes électorales
Permet au citoyen français et au citoyen européen de demander son inscription sur les listes électorales d'une mairie pour voter en France. Accessible à condition d'être âgé d'au moins 18 ans.
Vous devez demander à être inscrit dans votre nouvelle commune.
La demande d'inscription dépend des élections auxquelles vous voulez voter :
Vous pouvez faire votre demande d'inscription :
Vous devez demander à être inscrit sur les listes électorales complémentaires des élections municipales et européennes de la même commune à l'aide de ce téléservice :
Service en ligne Demande d'inscription en ligne sur les listes électorales
Permet au citoyen français et au citoyen européen de demander son inscription sur les listes électorales d'une mairie pour voter en France. Accessible à condition d'être âgé d'au moins 18 ans.
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Vous devez vous rendre à la mairie avec les documents suivants :
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Vous devez demander à être inscrit sur la liste électorale complémentaire des élections européennes à l'aide de ce téléservice :
Service en ligne Demande d'inscription en ligne sur les listes électorales
Permet au citoyen français et au citoyen européen de demander son inscription sur les listes électorales d'une mairie pour voter en France. Accessible à condition d'être âgé d'au moins 18 ans.
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Vous devez rendre à la mairie avec les documents suivants :
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Informations à indiquer dans la déclaration écrite
Cette déclaration écrite doit contenir toutes les mentions suivantes :
Votre nationalité et votre adresse en France
Si tel est le cas, la commune, collectivité ou circonscription sur la liste électorale de laquelle vous êtes en dernier lieu inscrit dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez ne pas avoir perdu votre droit de vote dans l'État dont vous êtes ressortissant
Que vous attestez exercer votre droit de vote uniquement en France lors élections européennes
Vous devez demander à être inscrit sur la liste électorale complémentaire des élections municipales à l'aide de ce téléservice :
Service en ligne Demande d'inscription en ligne sur les listes électorales
Permet au citoyen français et au citoyen européen de demander son inscription sur les listes électorales d'une mairie pour voter en France. Accessible à condition d'être âgé d'au moins 18 ans.
Vous pouvez faire votre demande d'inscription tout au long de l'année.
Mais, pour pouvoir voter lors d'une année d'élection, vous devez faire cette démarche au plus tard le 6e vendredi précédant le 1er tour de scrutin.
À savoir
si vous venez d'emménager, ce délai peut être allongé jusqu'au 10e jour précédant le 1er tour de scrutin, sous certaines conditions.
3e cas : vous quittez la France
Si vous êtes inscrit sur les listes électorales complémentaires en France pour voter aux élections européennes, vous devez demander à être radié de ces listes.
À savoir
vous pouvez vérifier votre inscription électorale en France à l'aide d'un téléservice.
Demander à la mairie votre radiation est indispensable pour pouvoir voter ensuite aux élections européennes dans un autre pays de l'Union européenne (UE).
Vous pouvez faire votre demande de radiation tout au long de l'année, mais si vous voulez être radié dans la perspective des prochaines élections européennes, vous devez faire votre demande avant le 6e vendredi qui précède l'élection. Les élections européennes 2024 auront lieu du 6 au 9 juin , vous devez donc faire votre demande avant le 26 avril 2024.
À la suite de votre inscription sur les listes électorales en FRance, vous recevez une carte électorale d'un modèle spécial.
Que vous soyez inscrit pour voter à une seule élection en France, ou lors des élections européennes et municipales, vous ne recevez qu'une seule et même carte.
Cette carte est valable uniquement pour voter lors des élections municipales et/ou européennes.
