Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé

Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans

Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.

Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.

Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 

Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Demander la révision d'une décision de justice (pénale ou civile)

Vérifié le 18 janvier 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de la justice

La révision est une voie de recours extraordinaire qui permet de demander, dans des cas très limités, à réexaminer une décision définitive, en raison de nouveaux éléments. Elle peut être utilisée au civil comme au pénal. Une nouvelle décision remplace la décision attaquée, on parle de rétractation du jugement.

La révision d'une décision pénale est possible de manière exceptionnelle quand un fait nouveau ou un élément inconnu du tribunal apparaît après la fin du procès. La demande de révision est examinée par la Cour de révision et de réexamen de la Cour de cassation. Après examen, la condamnation peut être annulée et l'affaire rejugée.

La révision peut être demandée lorsqu'une personne est condamnée et qu'un fait nouveau apparaît après le procès, ou bien qu'un élément inconnu au jour du procès se révèle ensuite.

Cette voie de recours est possible contre une décision du tribunal judiciaire ou de la cour d'appel.

Ces fait ou éléments nouveaux doivent être de nature à faire établir l'innocence du condamné ou faire naître un doute sur sa culpabilité.

L'affaire est examinée une nouvelle fois alors que la décision initiale est définitive.

Seule la condamnation pour un délit ou un crime peut faire l'objet d'une demande en révision.

  À savoir

un condamné peut demander le réexamen d'une décision pénale définitive suite à un arrêt rendu par la Cour européenne des droits de l'homme (CEDH). Cet arrêt doit établir que la décision a été rendue en violation de la Convention européenne des droits de l'homme. Cette violation doit avoir de graves conséquences pour le condamné pour justifier une demande de réexamen. Le réexamen doit être demandé dans un délai d'un an à compter de la décision.

La révision peut être demandée pour des procédures criminelles anciennes lorsque les aveux ont été recueillis à la suite de violences exercées par les enquêteurs.

Dans quel délai ?

Il n'y a aucune limite de temps pour déposer une demande en révision.

Si la personne condamnée est décédée, la procédure reste possible.

La prescription des faits n'empêche pas de faire une demande de révision.

Qui peut faire la demande ?

La révision peut être demandée par les personnes suivantes :

  • Procureur général de la Cour de cassation
  • Ministre de la justice

  À savoir

toute personne autorisée à faire un recours en révision peut demander de nouveaux actes (audition, expertise...) par requête au procureur de la République. Les actes ont pour objectif de révéler de nouveaux faits ou éléments. En cas de refus, le recours s'exerce auprès du procureur général de la cour d'appel.

Dépôt de la demande

La demande doit être adressée par courrier à la Cour de révision et de réexamen.

Cette cour se trouve auprès de la Cour de cassation.

Elle est composée de magistrats de la Cour de cassation.

Où s’adresser ?

Représentation par avocat

Le demandeur peut déposer la demande lui-même.

Lors de la suite de la procédure, il doit être représenté et assisté par un avocat de son choix.

Où s’adresser ?

Si le demandeur n'a pas d'avocat, la Cour de révision et de réexamen lui en désigne un d'office.

Quel est le coût du procès ?

La procédure en elle-même est gratuite.

Le demandeur doit cependant payer ses frais d'avocat.

S'il n'a pas suffisamment de ressources, il peut demander à bénéficier de l'aide juridictionnelle.

La Cour de révision et de réexamen se compose d'une commission d'instruction et d'une formation de jugement.

La commission d'instruction exerce un premier contrôle qui porte sur la recevabilité de la demande.

Elle peut, après une éventuelle enquête, envoyer l'affaire devant la formation de jugement. Dans ce cas, la formation de jugement exerce un 2ème contrôle. Elle peut juger que la condamnation doit être annulée et l'affaire rejugée.

1ère étape : examen par la commission d'instruction

Le dossier est confié à la commission d'instruction de la Cour de révision et de réexamen. La commission doit examiner la recevabilité de la demande.

Si la demande est de toute évidence irrecevable, elle peut être immédiatement rejetée par la commission dans une décision qui comporte les raisons du rejet.

Il n'existe pas de recours contre cette décision.

Avant de rendre sa décision, la commission peut ordonner un supplément d’information pour que des actes d'enquête soient effectués (audition, expertise...). Le demandeur peut demander la réalisation d'actes d'enquête. La commission peut rejeter cette demande. Elle doit rendre sa décision sur cette question dans un délai de 3 mois.

Lorsqu'une nouvelle personne paraît être impliquée dans les faits, la commission d'instruction avise le procureur de la République qui doit effectuer une enquête. Si besoin, il peut ouvrir une information judiciaire.

 À noter

le condamné ou la commission d'instruction peut demander la suspension de la condamnation, notamment si le condamné est en prison. Cette demande est examinée par la chambre criminelle de la Cour de cassation.

Avant de décider si la demande est recevable, la commission va demander des observations orales ou écrites. Elles sont demandées au requérant ou à son avocat, au ministère public et à l’éventuelle partie civile ou à son avocat.

Après les débats, la commission rend une décision.

Si la demande est jugée recevable, la formation de jugement est saisie.

Si la demande n'est pas recevable, la procédure prend fin et la décision ne sera pas révisée.

La décision doit être motivée. Il n'existe pas de recours contre cette décision.

  À savoir

le demandeur et la partie civile peuvent demander une copie du dossier.

2ème étape : examen par la formation de jugement

C'est la formation de jugement qui décide ou non de réviser la condamnation.

Si elle estime que l'affaire n'est pas prête pour être jugée, la formation de jugement peut demander un supplément d'information.

Lorsque l'affaire est prête, une audience a lieu. Lors de cette audience, le requérant ou son avocat, le ministère public, l'éventuelle partie civile ou son avocat sont entendus.

Après l'audience, la formation de jugement rend une décision.

Elle peut rejeter ou accepter la demande de révision.

Si elle refuse, la condamnation initiale est confirmée.

Si elle accepte, la condamnation est annulée. La formation de jugement peut demander un nouveau procès devant une autre juridiction identique à celle qui a rendu la décision attaquée. Par exemple, un renvoi devant une autre cour d'appel si la décision attaquée a été rendue par une cour d'appel.

La chambre criminelle de la Cour de cassation peut prononcer la suspension de la peine de prison de la personne concernée. Cette dernière sera libre jusqu'à son nouveau procès. Dans le cas contraire, elle sera libérée à la fin de sa peine initiale.

La formation de jugement peut décider qu'il n'y aura pas de nouveau procès dans l'un des cas suivants :

  • Le condamné est décédé (son innocence est quand même reconnue)
  • Il y a prescription. Dans ce cas, la personne est définitivement reconnue innocente. Si elle est toujours emprisonnée, elle est libérée.
  • Les faits qui ont justifiés la révision innocentent totalement la personne concernée. Dans ce cas, la personne est définitivement reconnue innocente. Si elle est emprisonnée, elle est libérée.
  • En cas d'amnistie
  • En cas d'irresponsabilité pénale

La décision de la formation de jugement ne peut pas faire l'objet d'un recours.

Si le condamné est innocenté, la condamnation est supprimée de son casier judiciaire.

  À savoir

un condamné reconnu innocent à la suite d'une révision a le droit de demander réparation de son préjudice matériel et moral que lui a causé la condamnation. Toute personne justifiant d'un préjudice causé par la condamnation peut également demander réparation. La réparation est versée par l’État.

La révision d'une décision de justice civile est uniquement possible quand une fraude est à son origine ou qu'une pièce décisive est retrouvée après le procès. La demande de révision est examinée par la même juridiction que celle à l'origine du jugement contesté. Après examen, la condamnation peut être partiellement ou totalement revue..

Une demande de révision est admise uniquement dans l'un des cas suivants :

  • La décision a été rendue au profit d'une partie (demandeur, défendeur) grâce à une fraude de sa part.
  • Des pièces décisives qui avaient été retenues par une partie ont été retrouvées après le jugement.
  • Des pièces, témoignages, serments ou attestations ont été déclarés faux par décision judiciaire après le jugement.

La partie qui fait la demande de révision doit apporter les éléments de preuve.

 À noter

certaines décisions, comme une ordonnance en référé., un jugement avant-dire-droit, ne peuvent pas faire l'objet d'une demande en révision. Par exemple, un jugement qui ordonne une expertise dans le cadre d'un divorce.

Qui peut faire la demande ?

La révision peut être demandée par les personnes qui ont été parties au jugement (demandeur, défendeur,...).

Elle peut également être demandée par les personnes qui ont été représentées au jugement comme un enfant mineur représenté par ses parents.

Dans quels délais ?

La demande de révision doit être effectuée dans les 2 mois à compter du jour où la personne a eu connaissance des éléments justifiant la révision.

Dépôt de la demande

La demande est faite par citation. C'est un acte du commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire) qui informe de la convocation devant la juridiction ayant rendu la décision attaquée.

Il peut s'agir d'un tribunal judiciaire, d'un tribunal de proximité ou d'une cour d'appel.

La citation doit être adressée par le commissaire de justice à toutes les parties mentionnées dans la décision attaquée.

Le recours est communiqué au procureur de la République.

Si le recours est dirigé contre une décision utilisée comme une pièce lors d'un nouveau litige, la révision peut être demandée lors de ce même procès. Le litige doit opposer les mêmes parties et avoir lieu devant la même juridiction que celle à l'origine de la décision initiale.

  À savoir

la partie qui demande la révision doit le faire de la même façon qu'elle présente le reste de ses demandes (dans les écrits de son avocat par exemple).

L'avocat est-il obligatoire ?

Lorsque l'avocat était obligatoire dans le procès initial, le demandeur doit se faire représenter par un avocat lors de la procédure en révision.

Quel est le coût du procès ?

La procédure est gratuite.

Le demandeur doit cependant payer ses frais d'avocat et du commissaire de justice.

Si le demandeur n'a pas suffisamment de ressources pour payer les frais du commissaire de justice et/ou d'avocat, il peut demander l'aide juridictionnelle.

Jugement

Le juge doit d'abord examiner si le recours est recevable. Il vérifier si le délai du recours est respecté ou s'il existe une condition justifiant la révision (fraude, nouvelle pièce..).

Si le recours est recevable, le juge peut directement régler le litige avec les nouvelles informations dont il dispose. Dans ce cas, une seule décision est rendue.

Le juge peut aussi attendre avant de régler le litige et demander un complément d'instruction (une expertise par exemple). Dans ce cas, le juge rend une 1ère décision sur la recevabilité de la demande, puis une 2ème décision pour régler le litige après le complément d'information.

Une décision peut être révisée partiellement ou totalement, ce qui signifie que le juge peut réexaminer toutes les condamnations ou seulement certaines condamnations.

Recours

La décision de révision peut faire l'objet du même recours que la décision initiale (appel ou pourvoi en cassation selon les cas).

Elle ne peut pas faire l'objet d'un recours en révision.

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