Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé

Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans

Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.

Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.

Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 

Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Question-réponse

Quels sont les modes de preuve dans un procès civil ?

Vérifié le 08 mars 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de la justice

Vous êtes concerné par un procès civil et vous avez des preuves à apporter pour justifier vos demandes ou contredire les arguments de votre adversaire ? Vos preuves doivent respecter certaines règles, notamment de loyauté. Si vous n'arrivez pas à obtenir la preuve par vous-même, le juge peut obliger votre adversaire ou un tiers à produire la pièce nécessaire à la résolution du litige. Nous vous présentons les informations à connaître.

Preuve par tous moyens

La preuve est souvent écrite (contrat, titre de propriété, facture...). Vous devez produire l'original. Il permet de prouver l'existence de votre engagement ou de votre droit.

L'écrit sur support électronique a la même valeur que l'écrit sur support papier.

Lorsque vous voulez prouver un fait, une situation, vous pouvez apporter la preuve par tout moyen (SMS, courriers électroniques, captures d'écran, photographies...). Vous pouvez par exemple prendre une photo d'un SMS, puis la faire constater par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice).

Le rapport d'un détective privé est également un mode de preuve recevable par le tribunal.

Loyauté de la preuve

Toute preuve que vous apportez en justice doit avoir été recueillie de manière loyale.

Cette preuve ne doit pas porter atteinte à la vie privée ou au secret professionnel (dossier médical par exemple).

Elle ne peut pas avoir été obtenue par la fraude, la violence ou le vol. Par exemple, en matière de divorce, les messages adressés par un époux à un tiers ne sont admis que si l'époux y avait librement accès (réseaux sociaux, smartphone, profils en ligne, absence de mot de passe ou mot de passe connu...).

Toute personne doit être informée et consentir avant l'enregistrement d'une discussion (par téléphone, vidéo ou face à face...).

Les traceurs GPS et les mouchards informatiques, par exemple, ne sont pas des preuves loyales, tout comme les enregistrements (audio, vidéo...) sans consentement.

Dans tous les cas, vous ne pouvez pas produire une preuve venant de vous-même pour attaquer votre adversaire. Par exemple, vous ne pouvez pas établir une facture pour prouver que votre adversaire vous doit de l'argent.

Le juge vérifie les conditions d'obtention des preuves, avant de les retenir comme moyen de preuve. Vous pouvez aussi demander au juge d'écarter de la procédure une preuve obtenue de manière déloyale.

Au cours d'une procédure en justice, vous devez, comme votre adversaire, produire les preuves nécessaires à votre défense. Si par exemple, vous réclamez l'exécution d'une prestation de service, vous devez la prouver. Les modes de preuve sont très nombreuses.

Acte authentique

L'acte authentique est un acte établi par un officier public et ministériel (commissaire de justice, notaire...). C'est, par exemple, une attestation de propriété établie par un notaire qui prouve que vous êtes bien propriétaire d'une maison.

L'acte authentique est difficilement contestable. Il faut arriver à prouver que l'officier public n'a pas personnellement accompli cet acte ou que la constatation n'a pas été faite par lui.

Acte sous signature privée

C'est un écrit rédigé sans forme particulière, par les parties ou par un tiers.

Il doit être daté, signé et il engage toutes les parties.

Il peut par exemple prendre les formes suivantes :

En cas de litige portant sur l'exécution d'un contrat, vous devez apporter la preuve de l'existence du contrat et de son contenu. Cette preuve peut être apportée par l'écrit en original indiquant vos obligations et celles de votre adversaire et comportant vos signatures.

L'acte sous signature privée peut aussi être contresigné par avocat. Il apporte alors la preuve de l'écriture et de la signature des parties et est plus difficilement contestable.

Le juge évalue la force probante de ces écrits, c'est-à-dire leur valeur en tant que preuve.

Témoignage écrit ou oral

Vous pouvez utiliser le témoignage écrit ou oral d'un tiers.

L'attestation du témoin contient l'énoncé des faits auxquels il a assistés ou qu'il a personnellement constatés. Elle est écrite, datée et signée de sa main. Une photocopie de son document d'identité comportant sa signature doit être jointe à son attestation.

Un modèle est disponible en ligne :

Formulaire
Modèle d'attestation de témoin

Cerfa n° 11527*03

Accéder au formulaire  

Ministère chargé de la justice

La validité du témoignage est évaluée par le juge.

Parfois le témoignage d'un tiers ne peut pas être utilisé. Un document écrit est ainsi obligatoire pour prouver tout acte juridique portant sur une somme supérieure à 1 500 €.

 Attention :

celui qui témoigne de faits matériellement inexacts s'expose à une peine d'1 an d'emprisonnement et de 15 000 € d'amende.

Preuve par l'indice

Vous pouvez apporter des indices à partir desquels le juge peut établir son intime conviction.

Il peut s'agir de déclarations de personnes qui ne peuvent pas être entendues en tant que témoins (personne sous tutelle, mineur, enfants des époux lors d'un divorce).

Cela peut aussi être l'attitude d'une partie qui, par exemple, refuse de se soumettre à une expertise génétique ou de répondre à la convocation du tribunal. Dans ces cas, le juge peut considérer le comportement de votre adversaire comme un commencement de preuve.

Le juge évalue la force probante de cet indice, c'est-à-dire sa valeur en tant que preuve.

Constat d'huissier (à présent commissaire de justice)

Si vous devez prouver la réalité d'une situation (nuisance sonore, voiture dégradée, départ d'un conjoint du domicile conjugal...), vous pouvez vous adresser à un commissaire de justice pour qu'il dresse un constat. Ce document décrit les constations matérielles que le commissaire de justice aura personnellement faites.

Les frais du constat du commissaire de justice sont à votre charge.

Le juge joue un rôle important dans la recherche de preuve quand vous n'arrivez pas à l'obtenir par vous-même.

Mesures d'instructions confiées à un technicien par le juge

Le juge peut désigner toute personne de son choix pour l'éclairer par une constatation ou une expertise sur une question qui nécessite une explication technique. Il peut s'agir, par exemple, d'un constat de commissaire de justice, d'un avis ou d'un rapport d'expertise.

Ce technicien (bien souvent un expert judiciaire) doit réaliser sa mission dans le délai donné par le juge. Il doit répondre aux questions que lui pose le juge. Il peut demander aux parties la communication de tous documents utiles à l'exécution de sa mission.

Ces mesures peuvent être ordonnées à tout moment de la procédure.

Le juge désigne la ou les parties qui devront verser une somme d'argent à titre de provision au greffe du tribunal. Cette somme d'argent (consignation) est une avance destinée à couvrir les frais d'expertise.

L'expert peut se faire assister dans l'accomplissement de sa mission par la personne de son choix qui intervient sous son contrôle et sa responsabilité. Cette personne s'appelle un sapiteur.

Le juge n'est pas obligé de suivre les constatations ou les conclusions de l'expert.

Vérification personnelle par le juge

Le juge peut procéder à des vérifications par lui-même, en présence des parties.

S'il l'estime nécessaire, il peut faire des constations en se déplaçant sur les lieux, comme en matière de bornage par exemple. Un procès-verbal est établi. Il est porté à la connaissance des parties.

S'il existe une contestation concernant un acte sous signature privée, le juge peut vérifier l'écriture ou la signature de celui qui a rédigé l'acte. Il peut ordonner aux parties de produire tous documents pour comparer et leur demander d'écrire, sous sa dictée, des lignes d'écriture.

Comparution personnelle des parties demandée par le juge

Le juge peut faire comparaître personnellement les parties ou l'une d'elles. Il fixe les lieux, jours et heures de la comparution personnelle, à moins qu'il ne l'ordonne le jour même de l'audience.

Les parties sont interrogées en présence l'une de l'autre, à moins que les circonstances n'exigent qu'elles le soient séparément. Elles doivent être confrontées si l'une des parties le demande.

Les parties peuvent être interrogées en présence d'un technicien et confrontées aux témoins.

Les parties répondent en personne aux questions qui leur sont posées. Un procès-verbal de leurs déclarations, de leur absence de comparution ou de leur refus de répondre est rédigé. Ce procès-verbal est signé par les parties interrogées.

  À savoir

le témoin qui ne se présente pas, sans motif légitime, ou qui refuse de parler ou de prêter serment, peut être condamné à une amende civile de 10 000 € maximum.

Audition des tiers par le juge

Le juge peut procéder à l'audition de personnes qui ont connaissance du litige et qui peuvent donner des informations utiles. Il peut, par exemple, entendre les témoins d'un accident de la circulation, pour l'éclairer sur les circonstances de la collision.

Demande de production de pièce par le juge

Quand une partie connait l'existence d'une preuve mais qu'elle ne la détient pas ou que c'est un tiers qui la possède, le juge peut ordonner la délivrance du document avec une injonction d'avoir à produire tel acte ou document.

Par exemple, le juge peut enjoindre l'administration fiscale à délivrer un document constatant le patrimoine financier d'une partie.

Cette injonction peut être assortie d'une astreinte.

Serment judiciaire devant le juge

Le serment est une déclaration solennelle faite devant un juge, qui peut parfois être ordonnée par lui, en l'absence d'autres preuves.

  À savoir

celui qui affirme sous serment judiciaire des faits qu'il savait faux, s'expose à une peine de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende.

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