Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé

Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans

Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.

Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.

Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 

Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Question-réponse

Comment obtenir la copie d'un jugement ?

Vérifié le 11 mai 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Ministère chargé de la justice

Vous avez besoin de la copie de votre jugement de divorce ou d'une condamnation pénale ? La copie d'une décision de justice s'obtient généralement auprès de votre avocat. Mais elle peut s'obtenir auprès du greffe du tribunal qui a prononcé la décision. La demande dépend du type de jugement (civil ou pénal). Dans certains cas, cette délivrance n'est pas intégrale, ni de droit.

Vous pouvez demander une copie exécutoire pour faire exécuter un jugement et/ou une copie simple (copie conforme) pour tous les autres usages. Dans certains cas, seul un extrait peut être délivré.

Vous pouvez adresser votre demande au greffe du tribunal qui a rendu la décision. Au bout de 30 ans, il est possible que le tribunal concerné ne puisse pas le délivrer. Dans ce cas, il faut s'adresser aux archives départementales.

  • Vous pouvez demander la copie d'une décision de justice à l'aide du formulaire cerfa n°11808 ou par courrier sur papier libre.

    Formulaire
    Demande de copie d'une décision de justice en matière civile, sociale ou commerciale

    Cerfa n° 11808*06

    Accéder au formulaire  

    Ministère chargé de la justice

    Pour vous aider à remplir le formulaire :

    Votre demande peut être faite par une simple lettre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

    Vous devez adresser la demande au greffe de cette juridiction.

  • Si votre demande concerne une décision rendue par une cour d'appel ou la Cour de cassation, vous pouvez demander la copie à l'aide du formulaire cerfa n°11808 ou par courrier sur papier libre.

    Formulaire
    Demande de copie d'une décision de justice en matière civile, sociale ou commerciale

    Cerfa n° 11808*06

    Accéder au formulaire  

    Ministère chargé de la justice

    Pour vous aider à remplir le formulaire :

    Vous devez adresser la demande au greffe de cette juridiction.

    Où s’adresser ?

    Tél. : 05 47 05 34 01

    Fax : 05 59 27 72 49

    Vérifié le 14-12-2021 par Ministère de la Justice

  • Si votre jugement est ancien (plus de 30 ans), le tribunal concerné a pu verser la minute aux archives.

    Dans ce cas, vous pouvez vous adresser aux archives départementales.

    Où s’adresser ?

    Vous pouvez vous rapprocher des archives départementales pour vérifier votre accès par le service en ligne :

    Formulaire
    Vérifier les droits d'accès à une décision détenue par les archives départementales

    Accéder au formulaire  

    Ministère chargé de la culture et de la communication

      À savoir

    les jugements de plus de 75 ans peuvent être consultés par tous et au bout de 100 ans s'il s'agit d'un mineur. En cas de décès de la partie, le délai est de 25 ans à compter de ce décès.

Si vous êtes partie à un procès et que vous voulez faire exécuter une décision, vous pouvez demander une copie exécutoire. Dans les autres cas, vous pouvez demander une copie simple. Dans certains cas, vous ne pouvez obtenir qu'un extrait de jugement.

Copie exécutoire

Si vous êtes partie au procès, vous pouvez demander la copie exécutoire. Si vous êtes représenté par un avocat, cette copie lui est adressée par le greffe.

Elle vous permet de faire exécuter la décision du juge par un huissier,en l'absence d'exécution volontaire par votre adversaire.

Vous devez joindre une copie de votre pièce d'identité.

S'il y a un motif légitime, par exemple perte ou destruction, une 2e copie exécutoire peut vous être délivrée par le greffier de la juridiction qui rendu la décision.

Une copie d'un jugement avec la formule exécutoire permet à votre huissier de justice de forcer l'exécution de la décision prise par le tribunal.

Elle vous permet de mettre en œuvre les décisions judiciaires si elles ne sont pas exécutées volontairement. Par exemple, si vous voulez obtenir le paiement de dommages et intérêts ou de la pension alimentaire ou de procéder à des saisies.

Copie simple

Vous pouvez obtenir la copie (simple) d'une décision de justice pour divers usages. Elle peut vous servir de preuve dans le cadre d'une autre démarche.

Par exemple, une copie d'un jugement d'adoption peut être utile en cas de succession ou une copie d'un jugement de divorce dans la constitution d'un dossier de retraite.

 Attention :

seules les parties, leurs héritiers ou ayant droits peuvent demander une copie d'une décision portant sur la filiation, l'adoption, les tutelles. C'est aussi le cas pour la rectification d'état civil, le changement de régime matrimonial et la liquidation de communauté.

Extrait

Vous pouvez obtenir l'extrait d'un jugement qui comprend seulement les informations essentielles.

Vous ne pouvez pas mettre à exécution une décision avec le seul extrait mais Il peut vous être utile dans certaines démarches administratives comme une mainlevée ou une transcription.

 À noter

si un organisme (caisse d'allocations familiales..) ou une administration (les impôts..) vous demande une copie de votre jugement de divorce, vous pouvez lui procurer un extrait de cette décision.

En cas de refus ou de silence gardé pendant 2 mois sur la délivrance d'une copie par le greffe du tribunal, vous pouvez saisir le président du tribunal concerné. Il rend sa décision par une ordonnance sur requête.

La requête doit être déposée par un avocat, par la personne qui demande une copie par simple courrier ou par un mandataire (commissaire de justice...) au tribunal qui a rendu la décision.

Vous pouvez faire appel de la décision dans un délai de 15 jours.

  • La demande de copie est gratuit.

  • Le coût d'une copie d'une décision est de 4.03 € TTC si l'envoi est fait par courrier postal. En cas de transmission électronique, le coût est de 4.71 € TTC.

Vous pouvez demander une copie exécutoire pour faire exécuter un jugement et/ou une copie simple (copie conforme) pour tous les autres usages. Dans certains cas, seul un extrait peut être délivré.

Vous devez demander l'autorisation au procureur de la République, notamment lorsque l'affaire est en cours ou en cas d'appel ou de pourvoi en cassation,

Vous pouvez adresser votre demande au greffe du tribunal qui a rendu la décision. Au bout de 30 ans, il est possible que le tribunal concerné ne puisse pas le délivrer. Dans ce cas, il faut s'adresser aux archives départementales.

  • Vous pouvez demander la copie d'une décision pénale avec le formulaire cerfa n°12823 ou par courrier sur papier libre.

    Formulaire
    Demande de copie d'une décision de justice pénale

    Cerfa n° 12823*02

    Accéder au formulaire  

    Ministère chargé de la justice

    Pour vous aider à remplir le formulaire :

    La demande peut être faite par une simple lettre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

    Vous devez adresser la demande au greffe de cette juridiction.

    Où s’adresser ?

  • Si votre demande concerne une décision rendue par une cour d'appel ou la Cour de cassation, vous pouvez demander la copie d'une décision pénale avec le formulaire cerfa n°12823 ou par courrier sur papier libre.

    Formulaire
    Demande de copie d'une décision de justice pénale

    Cerfa n° 12823*02

    Accéder au formulaire  

    Ministère chargé de la justice

    Pour vous aider à remplir le formulaire :

    La demande peut être faite par une simple lettre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

    Vous devez adresser la demande au greffe de cette juridiction.

    Où s’adresser ?

    Tél. : 05 47 05 34 01

    Fax : 05 59 27 72 49

    Vérifié le 14-12-2021 par Ministère de la Justice

  • Vous pouvez vous rapprocher des archives départementales pour vérifier votre accès par le service en ligne :

    Formulaire
    Vérifier les droits d'accès à une décision détenue par les archives départementales

    Accéder au formulaire  

    Ministère chargé de la culture et de la communication

      À savoir

    les jugements de plus de 75 ans peuvent être consultés par tous et au bout de 100 ans s'il s'agit d'un mineur. En cas de décès de la partie, le délai est de 25 ans à compter de ce décès.

Vous pouvez demander une copie simple pour divers usages (assurance, administration..).

Si vous êtes partie civile à un procès et que vous voulez faire exécuter une décision, vous pouvez demander une copie exécutoire.

  • Si un jugement est prononcé publiquement (en présence du public), la décision est accessible à tous. Les éléments d'identification des personnes mentionnées dans la décision doivent être occultés. On parle d'anonymisation des noms et prénoms des parties et des tiers dans la décision.

    Lorsque le jugement n'est pas public (sécurité nationale, protection de la vie privée...), le jugement ne peut être communiqué que sous certaines conditions.

    Jugement public

    Vous pouvez obtenir la copie certifiée conforme des arrêts et jugements définitifs, si la décision a été rendue publiquement.

      À savoir

    un jugement peut être prononcé publiquement, même si les débats qui l'ont précédé n'étaient pas publics (à huis clos). Dans ce cas, si vous êtes un tiers, seul un extrait peut vous être communiqué.

    Jugement non public

    Si la décision est prononcée hors la présence du public, elle ne peut être communiquée qu'aux personnes directement concernées (auteur, victime) et leurs héritiers. C'est le cas, par exemple, si la personne est mineure au moment des faits.

      À savoir

    les jugements non publics sont communicables à tous, 75 ans après la décision ou 100 ans s'ils concernent un mineur. En cas de décès des parties, le délai de 25 ans démarre à compter du décès des personnes concernées.

  • Si vous êtes partie civile, vous pouvez demander une copie revêtue de la formule exécutoire. Dans le cas où la décision vous accorde des dommages et intérêts. Vous pouvez remettre cette copie exécutoire à un huissier de justice pour procéder à son exécution forcée.

En cas de refus ou d'absence de réponse pendant 2 mois sur la délivrance d'une copie par le greffe du tribunal, vous pouvez saisir le président du tribunal concerné. Il rend sa décision par une ordonnance sur requête.

La requête doit être déposée par un avocat, par la personne qui demande une copie par lettre simple ou par un mandataire (commissaire de justice..).

Vous pouvez faire appel de la décision dans un délai de 15 jours.

La demande de copie de jugement est gratuite lorsqu'elle est demandée soit par votre avocat, ou par vous même si vous n'avez pas d'avocat.

Si vous demandez une seconde copie ou si vous n'êtes pas partie à la procédure, le coût de la copie est de 0,46 € par page et de 5 € par support numérique quelque soit le nombre de pages.

La copie réalisée est tenue à votre disposition au greffe de la juridiction. Elle peut vous être adressée à vos frais par la voie postale.

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