Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Question-réponse

Comment obtenir la copie d'un jugement ?

Vérifié le 21 septembre 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de la justice

Vous avez besoin de la copie de votre jugement de divorce ou d'une condamnation pénale ? La copie d'une décision de justice s'obtient généralement auprès de votre avocat. Mais elle peut s'obtenir auprès du greffe du tribunal qui a prononcé la décision. La demande dépend du type de jugement (civil ou pénal). Dans certains cas, cette délivrance n'est pas intégrale, ni de droit.

• Jugement civil
• Jugement pénal

Vous pouvez demander une copie exécutoire pour faire exécuter un jugement et/ou une copie simple (copie conforme) pour tous les autres usages. Dans certains cas, seul un extrait peut être délivré.

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Comment faire la demande de copie d'un jugement civil ?

Vous pouvez adresser votre demande au greffe du tribunal qui a rendu la décision.

Au bout de 30 ans, il est possible que le tribunal concerné ne puisse pas le délivrer. Dans ce cas, il faut s'adresser aux archives départementales.

•   Cas général

  Vous pouvez demander la copie d'une décision de justice à l'aide du formulaire cerfa n°11808 ou sur papier libre.

  Formulaire
  Demande de copie d'une décision de justice en matière civile, sociale ou commerciale

  Cerfa n° 11808*06

  Accéder au formulaire  

  Ministère chargé de la justice

  Pour vous aider à remplir le formulaire :

  • Notice - Demande de copie d'une décision de justice civile, sociale ou commerciale 

  Votre demande peut être faite par une simple lettre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

  Vous devez adresser la demande au greffe de cette juridiction.

  Où s’adresser ?

  Tribunal pénal, civil ou commercial

•   Décision d'une cour d'appel ou de la Cour de cassation

  Vous pouvez demander la copie à l'aide du formulaire cerfa n°11808 ou sur papier libre.

  Formulaire
  Demande de copie d'une décision de justice en matière civile, sociale ou commerciale

  Cerfa n° 11808*06

  Accéder au formulaire  

  Ministère chargé de la justice

  Pour vous aider à remplir le formulaire :

  • Notice - Demande de copie d'une décision de justice civile, sociale ou commerciale 

  Vous devez adresser la demande au greffe de cette juridiction.

  Où s’adresser ?

  Cour d'appel

  Cour de cassation

•   Décision rendue il y a plus de 30 ans

  Le tribunal concerné a pu verser la minute aux archives. Dans ce cas, vous pouvez vous adresser aux archives départementales.

  Où s’adresser ?

  Archives départementales

  Vous pouvez vérifier votre accès en utilisant un téléservice :

  Service en ligne
  Vérifier les droits d'accès à une décision détenue par les archives départementales

  Accéder au service en ligne  

  Ministère chargé de la culture et de la communication

    À savoir

  les jugements de plus de 75 ans peuvent être consultés par tous (au bout de 100 ans s'il s'agit d'un mineur). En cas de décès de la partie, le délai est de 25 ans à compter de ce décès.

Qui peut faire la demande de copie d'un jugement civil ?

•   Vous êtes partie au procès

  Vous pouvez demander la copie d'une décision de justice vous concernant.

  Si vous êtes représenté par un avocat, il reçoit la copie de la décision qu'il vous communique.

  Où s’adresser ?

  Avocat

•   Vous êtes un héritier ou ayant droit

  Si vous êtes héritier ou ayant droit d'une personne décédée, vous pouvez obtenir la copie d'une décision la concernant.

  Dans certains cas, seul un extrait comprenant les informations essentielles pourra vous être délivré (par exemple, divorce).

•   Vous n'êtes pas partie au procès

  Si vous êtes un tiers au procès, vous pouvez demander la copie d'un jugement qui a été prononcé publiquement (en présence du public).

    À savoir

  les jugements sont accessibles sauf en cas de demandes abusives (demandes répétées, trop grand nombre,...).

  Connaître les cas où vous ne pouvez pas obtenir de copie

  Vous ne pouvez pas obtenir une copie d'un jugement notamment dans les cas suivants :

  • Liquidation de communauté
  • Adoption, filiation, assistance éducative
  • Modification des noms et prénoms
  • Changement de régime matrimonial
  • Tutelle et curatelle

Quel type de copie peut-on obtenir ?

Si vous êtes partie à un procès et que vous voulez faire exécuter une décision, vous pouvez demander une copie exécutoire.

Dans les autres cas, vous pouvez demander une copie simple.

Dans certains cas, vous ne pouvez obtenir qu'un extrait de jugement.

Copie exécutoire

Si vous êtes partie au procès, vous pouvez demander la copie exécutoire. Si vous êtes représenté par un avocat, cette copie lui est adressée par le greffe.

Elle vous permet de faire exécuter la décision du juge par un huissier, en l'absence d'exécution volontaire par votre adversaire.

Vous devez joindre une copie de votre pièce d'identité.

S'il y a un motif légitime, par exemple perte ou destruction, une 2e copie exécutoire peut vous être délivrée par le greffier de la juridiction qui rendu la décision.

Une copie d'un jugement avec la formule exécutoire permet à votre huissier de justice de forcer l'exécution de la décision prise par le tribunal.

Elle vous permet de mettre en œuvre les décisions judiciaires si elles ne sont pas exécutées volontairement. Par exemple, si vous voulez obtenir le paiement de dommages et intérêts ou de la pension alimentaire ou de procéder à des saisies.

Copie simple

Vous pouvez obtenir la copie simple d'une décision de justice pour divers usages. Elle peut vous servir de preuve dans le cadre d'une autre démarche.

Par exemple, une copie d'un jugement d'adoption peut être utile en cas de succession ou une copie d'un jugement de divorce dans la constitution d'un dossier de retraite.

 Attention :

seules les parties, leurs héritiers ou ayant droits peuvent demander une copie d'une décision portant sur la filiation, l'adoption, les tutelles. C'est aussi le cas pour la rectification d'état civil, le changement de régime matrimonial et la liquidation de communauté.

Extrait

Vous pouvez obtenir l'extrait d'un jugement qui comprend seulement les informations essentielles.

Vous ne pouvez pas mettre à exécution une décision avec le seul extrait, mais Il peut vous être utile dans certaines démarches administratives comme une mainlevée ou une transcription.

 À noter

si un organisme (par exemple, la Caf) ou une administration (par exemple, les impôts) vous demande une copie de votre jugement de divorce, vous pouvez lui procurer un extrait de cette décision.

Que faire en cas de refus ou d'absence de réponse ?

En cas de refus ou de silence gardé pendant 2 mois sur la délivrance d'une copie par le greffe du tribunal, vous pouvez saisir le président du tribunal concerné. Il rend sa décision par une ordonnance sur requête.

La requête doit être déposée par un avocat, par la personne qui demande une copie par simple courrier ou par un mandataire (par exemple, commissaire de justice) au tribunal qui a rendu la décision.

Où s’adresser ?

Tribunal pénal, civil ou commercial

Vous pouvez faire appel de la décision dans un délai de 15 jours.

La demande de copie d'un jugement civil est-elle payante ?

•   Cas général

  La demande de copie est gratuit.

•   Devant le tribunal de commerce

  Le coût d'une copie d'une décision est de 4.03 € TTC si l'envoi est fait par courrier postal. En cas de transmission électronique, le coût est de 4.71 € TTC.

Vous pouvez demander une copie exécutoire pour faire exécuter un jugement et/ou une copie simple (copie conforme) pour tous les autres usages. Dans certains cas, seul un extrait peut être délivré.

Vous devez demander l'autorisation au procureur de la République, notamment lorsque l'affaire est en cours ou en cas d'appel ou de pourvoi en cassation,

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Comment faire une demande d'une copie d'un jugement pénal ?

Vous pouvez adresser votre demande au greffe du tribunal qui a rendu la décision.

Au bout de 30 ans, il est possible que le tribunal concerné ne puisse pas le délivrer. Dans ce cas, il faut s'adresser aux archives départementales.

•   Cas général

  Vous pouvez demander la copie d'une décision pénale avec le formulaire cerfa n°12823 ou sur papier libre.

  Formulaire
  Demande de copie d'une décision de justice pénale

  Cerfa n° 12823*02

  Accéder au formulaire  

  Ministère chargé de la justice

  Pour vous aider à remplir le formulaire :

  • Notice - Demande de copie d'une décision de justice pénale 

  La demande peut être faite par une simple lettre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

  Vous devez adresser la demande au greffe de cette juridiction.

  Où s’adresser ?

  Tribunal judiciaire

•   Décision d'une cour d'appel ou de la Cour de cassation

  Vous pouvez demander la copie d'une décision pénale avec le formulaire cerfa n°12823 ou sur papier libre.

  Formulaire
  Demande de copie d'une décision de justice pénale

  Cerfa n° 12823*02

  Accéder au formulaire  

  Ministère chargé de la justice

  Pour vous aider à remplir le formulaire :

  • Notice - Demande de copie d'une décision de justice pénale 

  La demande peut être faite par une simple lettre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

  Vous devez adresser la demande au greffe de cette juridiction.

  Où s’adresser ?

  Cour d'appel

  Cour de cassation

•   Décision rendue il y a plus de 30 ans

  Vous pouvez vous rapprocher des archives départementales pour vérifier votre accès en utilisant un service en ligne :

  Service en ligne
  Vérifier les droits d'accès à une décision détenue par les archives départementales

  Accéder au service en ligne  

  Ministère chargé de la culture et de la communication

    À savoir

  les jugements de plus de 75 ans peuvent être consultés par tous (et au bout de 100 ans s'il s'agit d'un mineur). En cas de décès de la partie, le délai est de 25 ans à compter de ce décès.

Qui peut faire la demande de copie d'un jugement pénal ?

•   Vous êtes partie au procès

  Vous pouvez demander la copie d'une décision de justice vous concernant.

  Si vous êtes représenté par un avocat, il reçoit la copie de la décision qu'il vous communique.

  Où s’adresser ?

  Avocat

•   Vous n'êtes pas partie au procès

  Si vous êtes un tiers au procès, vous pouvez demander la copie d'un jugement pénal.

  Votre demande est soumise à autorisation dans certains domaines. La demande peut vous être refusée ou des éléments permettant d'identifier les personnes peuvent être occultés.

  •   Jugement sans autorisation

    Si vous êtes un tiers au procès, vous pouvez demander la copie d'un jugement pénal. Il peut vous être délivré sans autorisation si le jugement est définitif et qu'il a été rendu publiquement (en présence du public).

    Le procureur de la République ou le procureur général peut toutefois s'opposer à la délivrance de la copie par décision motivée notamment dans les cas suivants :

    • Amnistie  réhabilitation, révision du procès
    • Condamnation prescrite
    • Intention de nuire

    Le procureur de la République ou le procureur général peuvent décider par décision motivée d'occulter des éléments du jugement. C'est le cas si la divulgation est de nature à porter atteinte à la sécurité ou au respect de la vie privée des parties ou des tiers. D'autres éléments peuvent être cachés si leur divulgation peut porter atteinte à la sécurité ou au respect de la vie privée des personnes ou de leur entourage (magistrats, membres du greffe,...).

      À savoir

    dans le cadre de l'open data, en cas de demande abusive (nombre important de demandes, demandes répétées,...), votre demande peut être refusée par le directeur de greffe de la juridiction.

  •   Jugement soumis à autorisation

    Vous devez obtenir l'autorisation du procureur de la République ou du procureur général notamment dans les cas suivants :

    • Décision non définitive (les voies de recours ne sont pas expirées)
    • Décision d'un juge d'instruction
    • Décision d'un juge de l'application des peines (chargé du suivi du condamné)
    • Décision d'un juge pour mineurs

    Vous devez justifier d'un motif légitime, par exemple la demande d'un assureur.

    Cette autorisation peut vous être refusée par décision motivée (nécessité de l'enquête..).

    Vous pouvez former un recours devant le président de la chambre de l'instruction dans les deux mois de la notification.

    Où s’adresser ?

    Cour d'appel

Quel type de copie d'un jugement pénal peut-on obtenir ?

Vous pouvez demander une copie simple pour divers usages (assurance, administration..).

Si vous êtes partie civile à un procès et que vous voulez faire exécuter une décision, vous pouvez demander une copie exécutoire.

•   Cas général

  Si un jugement est prononcé publiquement (en présence du public), la décision est accessible à tous. Les éléments d'identification des personnes mentionnées dans la décision doivent être occultés. On parle d'anonymisation des noms et prénoms des parties et des tiers dans la décision.

  Lorsque le jugement n'est pas public (sécurité nationale, protection de la vie privée,...), le jugement ne peut être communiqué que sous certaines conditions.

  Jugement public

  Vous pouvez obtenir la copie certifiée conforme des arrêts et jugements définitifs si la décision a été rendue publiquement.

    À savoir

  un jugement peut être prononcé publiquement, même si les débats qui l'ont précédé n'étaient pas publics (à huis clos). Dans ce cas, si vous êtes un tiers, seul un extrait peut vous être communiqué.

  Jugement non public

  Si la décision est prononcée hors la présence du public, elle ne peut être communiquée qu'aux personnes directement concernées (auteur, victime) et leurs héritiers. C'est le cas, par exemple, si la personne est mineure au moment des faits.

    À savoir

  les jugements non publics sont communicables à tous 75 ans après la décision (ou 100 ans s'ils concernent un mineur). En cas de décès des parties, le délai de 25 ans démarre à compter du décès des personnes concernées.

•   Partie civile

  Si vous êtes partie civile, vous pouvez demander une copie revêtue de la formule exécutoire.

  Dans le cas où la décision vous accorde des dommages et intérêts., vous pouvez remettre cette copie exécutoire à un huissier de justice pour procéder à son exécution forcée.

Que faire en cas de refus ou d'absence de réponse ?

En cas de refus ou d'absence de réponse pendant 2 mois sur la délivrance d'une copie par le greffe du tribunal, vous pouvez saisir le président du tribunal concerné. Il rend sa décision par une ordonnance sur requête.

La requête doit être déposée par un avocat, par la personne qui demande une copie par lettre simple ou par un mandataire (par exemple, commissaire de justice).

Où s’adresser ?

Tribunal pénal, civil ou commercial

Vous pouvez faire appel de la décision dans un délai de 15 jours.

La demande de copie d'un jugement pénal est-elle payante ?

La demande de copie de jugement est gratuite lorsqu'elle est demandée soit par votre avocat, soit par vous même si vous n'avez pas d'avocat.

Si vous demandez une seconde copie ou si vous n'êtes pas partie à la procédure, le coût de la copie est de 0,46 € par page et de 5 € par support numérique (quel que soit le nombre de page)s.

La copie réalisée est tenue à votre disposition au greffe de la juridiction. Elle peut vous être adressée à vos frais par la voie postale.

Textes de référence

• Code de procédure civile : article 465

  Demande de copie exécutoire

• Code du patrimoine : articles L213-1 à L213-8

  Demande de copie d'un jugement ancien

• Code de procédure civile : articles 1435 à 1441

  Demande d'une copie d'un jugement civil

• Code de procédure pénale : articles R154 à R160

  Délivrance d'une copie d'un jugement pénal

• Loi n°72-626 du 5 juillet 1972 relative à la procédure civile : article 11-2

  Délivrance d'une copie d'un jugement public

• Loi n°72-626 du 5 juillet 1972 relative à la procédure civile : article 11-3

  Délivrance d'un jugement public à un tiers

• Code de procédure civile : article 1082-1

  Délivrance d'un extrait de jugement

• Code de procédure pénale : article R165

  Tarif copie décisions pénales

• Code de procédure civile : articles 950 à 953

  Appel

• Code de procédure pénale : articles R166 à R172

  Copie aux tiers

• Code de l'organisation judiciaire : articles L111-1 à L111-14

  Occultation des décisions (art L 111-13)

Services en ligne et formulaires

• Demande de copie d'une décision de justice en matière civile, sociale ou commerciale

  Formulaire

• Demande de copie d'une décision de justice pénale

  Formulaire

Pour en savoir plus

• Tarifs des greffes des tribunaux de commerce

  Infogreffe

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