Guyancourt

Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 
Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Allocation aux adultes handicapés (AAH)

Vérifié le 01 avril 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Si vous êtes en situation de handicap, l'allocation aux adultes handicapés (AAH) peut vous garantir un revenu minimal. Le montant de l'AAH dépend de votre situation familiale , professionnelle et de vos ressources. Nous vous indiquons quelles sont les conditions et la démarche à suivre pour pouvoir en bénéficier.

Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir si vous avez droit à l'AAH :

Simulateur
Connaître les prestations sociales auxquelles vous pouvez avoir droit

Accéder au simulateur  

Ministère chargé de la santé

Vous devez respecter certains critères d'incapacité, d'âge, de résidence et de ressources pour toucher l'AAH.

Taux d'incapacité

Vous devez avoir un certain taux d'incapacité déterminé par la CDAPH . Ce taux est fixé en fonction d'un guide-barème pour l'évaluation des déficiences et incapacités des personnes handicapées.

Ce taux doit être d'au minimum 80 %. Toutefois, il peut être de 50 % à 79 % si vous avez une restriction substantielle et durable d'accès à un emploi.

La restriction est substantielle dès lors que vous rencontrez des difficultés importantes d'accès à un emploi qui ne peuvent pas être compensées par des mesures d'aménagement spécifique comme un poste de travail adapté.

La restriction est durable dès lors qu'elle est d'une durée prévisible d'au moins 1 an à partir du dépôt de la demande d'AAH.

Âge

Vous devez avoir au moins 20 ans.

Toutefois, vous pouvez avoir au moins 16 ans à la condition de n'être plus considéré à la charge de vos parents pour le bénéfice des prestations familiales. C'est le cas, par exemple, si vous avez quitté le domicile familial.

Résidence

Ressources

L'AAH est attribuée sous condition de ressources.

Les ressources prises en compte sont celles figurant à la ligne Revenu net catégoriel de votre avis d'imposition de 2021 (pour une demande d'AAH faite en 2023).

Les ressources à ne pas dépasser varient selon que vous vivez seul ou en couple, avec ou sans enfant à charge.

Ressources annuelles maximum

Un abattement de 5 000 € et de 1 400 € supplémentaire par enfant à charge est appliqué sur les revenus annuels de la personne avec laquelle vous vivez en couple qui ne perçoit pas l'AAH.

 Exemple

Vous vivez en couple et avez 1 enfant à charge. Si la personne avec laquelle vous vivez en couple perçoit 20 000 € par an, vous devez déduire 5 000 € ce qui donne un montant de 15 000 €. Vous devez ensuite déduire 1 400 € de cette somme pour votre enfant à charge, ce qui donne un montant de 13 600 €. Seuls ces 13 600 € seront pris en compte pour le calcul de l'AAH.

En savoir plus sur le calcul des ressources prises en compte

Certains revenus sont pris en compte partiellement pour le calcul des ressources. Il s'agit des revenus suivants :

  • Revenus des activités commerciales, artisanales, libérales ou agricoles
  • Traitements et salaires, pensions, rentes viagères à titre gratuit et rémunérations des gérants et associés de certaines sociétés
  • Rémunération garantie versée en cas de travail en établissement ou service d'aide par le travail (Ésat)

Par contre, les revenus fonciers, c'est-à-dire les loyers perçus pour un logement mis en location, sont pris en compte intégralement pour le calcul des ressources.

La démarche varie selon votre département de résidence.

 À noter

une procédure de reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) est systématiquement engagée à l'occasion de l'instruction d'une demande d'AAH.

Le montant de l'AAH dépend de vos ressources.

Vous pouvez utiliser un simulateur pour faire une estimation de vos droits :

Simulateur
Connaître les prestations sociales auxquelles vous pouvez avoir droit

Accéder au simulateur  

Ministère chargé de la santé

  • Si vous n'avez aucune ressource, vous recevez le montant maximal de l'AAH qui est de 971,37 € (que vous ayez un taux d'incapacité compris entre 50 % et 79 % ou plus).

  • Si vous touchez une pension ou une rente, vous recevez la différence entre le montant de votre pension ou rente et le montant maximal de l'AAH (qui est de 971,37 €).

  • La situation varie selon que vous travaillez en établissement et service d'aide par le travail (Ésat) ou en milieu ordinaire.

    • Vous continuez à toucher le montant maximal de l'AAH, soit 971,37 € par mois.

    • Le montant de l'AAH est réduit à 30 %, soit 291 € par mois.

      Toutefois, cette réduction ne s'applique pas si vous êtes dans l'une des situations suivantes :

      • Vous payez un forfait journalier, soit 20 € par jour
      • Vous avez au moins 1 enfant à charge au sens des prestations familiales
      • Vous avez 1 ascendant à charge au sens fiscal (vous lui versez une pension alimentaire)
      • La personne avec laquelle vous vivez en couple ne travaille pas pour un motif reconnu par la CDAPH

      À la fin de votre hospitalisation ou hébergement, vous recevez de nouveau le montant maximal de l'AAH, soit 971,37 €.

    • Vous continuez à toucher le montant maximal de l'AAH, soit 971,37 € par mois.

    • Le montant de l'AAH est réduit à 30 %, soit 291 € par mois.

      Toutefois, cette réduction ne s'applique pas si vous êtes dans l'une des situations suivantes :

      À la fin de votre incarcération, vous recevez de nouveau le montant maximal de l'AAH, soit 971,37 €.

L’AAH est versée à partir du mois qui suit le dépôt de votre demande.

Tout dépend de votre taux d'incapacité.

  • L'AAH est accordée pour une durée de 1 à 10 ans ou à vie si votre handicap ne peut pas évoluer favorablement.

    Lorsque l'AAH n'est pas attribuée à vie, vous pouvez refaire une demande d'AAH à l'issue de la période d'attribution.

  • L'AAH est accordée pour une durée de 1 à 2 ans ou de 1 à 5 ans si votre handicap ne peut pas évoluer favorablement au cours de cette période.

    À la fin de la période d'attribution, vous pouvez refaire une demande d'AAH.

Tout dépend de votre taux d'incapacité.

  • Vous continuez à percevoir l'AAH de manière complète ou réduite en complément de votre retraite.

    Lorsque votre retraite est inférieure au montant de l'AAH (971,37 €), vous recevez une AAH réduite.

  • Le versement de l'AAH prend fin à partir de l'âge légal du départ à la retraite (soit actuellement 62 ans).

      À savoir

    si vous n'avez jamais cotisé à l'assurance vieillesse ou ne bénéficiez d'aucun avantage, l'AAH est remplacée par l'allocation de solidarité aux personnes âgées (Aspa).

Tout changement dans votre situation (déménagement, coordonnées bancaires, vie familiale...) doit être déclaré à la Caf ou à la MSA. Cette déclaration peut être faite en ligne ou directement sur place auprès de votre Caf ou MSA.

  • Caf
  • MSA

  • Vous devez vous connecter à votre compte avec votre numéro d'allocataire et votre code confidentiel.

    Service en ligne
    Caisse d'allocations familiales (Caf) en ligne

    Accéder au service en ligne  

    Caisse nationale des allocations familiales (Cnaf)

    Vous devez scanner les documents justifiant votre changement de situation (par exemple, avis de décision de Pôle Emploi).

  • Vous devez remplir un formulaire de déclaration de changement de situation disponible auprès de votre Caf.

    Où s’adresser ?

    Caisse d'allocations familiales (Caf)

    Vous devrez joindre à votre formulaire les pièces justifiant votre changement de situation (par exemple, avis de décision Pôle emploi).

  • Vous devez vous connecter à votre compte avec votre numéro d'allocataire et votre code confidentiel.

    Service en ligne
    MSA - Espace particuliers

    Se munir de ses identifiants.

    Accéder au service en ligne  

    Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

    Vous devez scanner les documents justifiant votre changement de situation (par exemple, avis de décision de Pôle Emploi).

  • Vous devez remplir un formulaire de déclaration de changement de situation disponible auprès de la MSA.

    Où s’adresser ?

    Mutualité sociale agricole (MSA)

    Vous devrez joindre à votre formulaire les pièces justifiant votre changement de situation (par exemple, avis de décision Pôle emploi).

L'AAH peut se cumuler avec les prestations suivantes :

  • Complément de ressources. Ce complément est supprimé depuis décembre 2019. Toutefois, si vous perceviez cette aide jusqu'à cette date, vous continuez à en bénéficier si vous remplissez les conditions d'attribution, pendant une durée maximum de 10 ans.
  • Réduction sociale téléphonique

Si vous touchez d'autres allocations (par exemple : pension d'invalidité, RSA), vous bénéficiez d'une AAH réduite.

Il n'est pas possible de cumuler l'AAH et l'allocation de solidarité spécifique (ASS). Toutefois, si vous perceviez ces 2 aides au 31 décembre 2016, vous pouvez continuer à les percevoir tant que vous remplissez les conditions, pendant une durée maximum de 10 ans.

Les héritiers doivent informer par tous moyens la Caf ou la MSA en cas de décès du bénéficiaire de l'AAH.

Où s’adresser ?

Caisse d'allocations familiales (Caf)

Mutualité sociale agricole (MSA)

Les héritiers n'ont pas à rembourser les sommes qui ont été versées au bénéficiaire de l'AAH.

Questions ? Réponses !

Et aussi

Pour en savoir plus

Votre navigateur est dépassé !

Mettez à jour votre navigateur pour voir ce site internet correctement. Mettre à jour mon navigateur

×