Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Prime d'activité : salarié ou fonctionnaire
Vérifié le 01 mai 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous êtes salarié ou fonctionnaire, vous avez au moins 18 ans et vos ressources sont modestes ? Vous pouvez bénéficier sous certaines conditions de la prime d'activité. Elle complète vos revenus professionnels. La demande de prime d'activité se fait via un téléservice de la Caf (ou de la MSA si vous dépendez du régime agricole). Nous vous expliquons la démarche, vos droits et vos obligations.
Caf
MSA
Vous êtes français
Vous êtes étranger
Pour avoir droit à la prime d'activité, vous devez remplir toutes les conditions suivantes :
Avoir 18 ans ou plus
Avoir une activité professionnelle et percevoir des revenus modestes
En savoir plus sur le mode de calcul de la prime d'activité
Le montant forfaitaire (montant de base du calcul de la prime d'activité) est égal à 595,25 €.
Le montant de la prime d'activité est calculé en prenant en compte :
d'une part, un montant forfaitaire qui varie selon la composition du foyer et le nombre d'enfants à charge auquel il faut ajouter 61 % du montant des revenus professionnels du foyer. Cette somme pourra être augmentée compte tenu des revenus professionnels de chaque travailleur. Cette augmentation est appelée bonification.
d'autre part, les ressources prises en compte du foyer.
La formule de calcul est la suivante :
Montant de la prime d'activité = (montant forfaitaire éventuellement majoré + 61 % des revenus professionnels + bonifications individuelles) - les ressources prises en compte du foyer.
Le montant de la prime d'activité peut-il être majoré ?
Le montant de la prime pourra être augmenté en fonction de la composition de votre foyer et/ou si vous êtes en situation d'isolement.
Cette augmentation est appelée majoration.
Le taux de cette majoration est de :
50 % pour la 1re personne supplémentaire
30 % par personne supplémentaire
40 % par personne supplémentaire au-delà de la 3e personne si votre foyer comporte plus de 2 enfants ou personnes de moins de 25 ans à charge, à l'exception de la personne avec qui vous vivez en couple
Majoration en fonction de la composition du foyer
Le taux de cette majoration est de :
50 % pour la 1re personne supplémentaire
30 % par personne supplémentaire
40 % par personne supplémentaire au-delà de la 3e personne si votre foyer comporte plus de 2 enfants ou personnes de moins de 25 ans à charge
Majoration pour isolement
Si vous êtes parent isolé, c'est-à-dire célibataire, divorcé(e), séparé(e) ou veuf(ve) avec des enfants à charge ou enceinte, le montant forfaitaire est majoré.
Ce montant forfaitaire majoré est accordé à partir du mois au cours duquel survient l'un des événements suivants :
Déclaration de grossesse
Naissance d'un enfant
Prise en charge d'un enfant
Séparation, veuvage.
Le montant forfaitaire majoré peut être accordé pendant 12 mois, continus ou discontinus, au cours d'une période de 18 mois suivant l'événement.
Ce montant varie en fonction du nombre d'enfants à charge.
Si votre plus jeune enfant à charge a moins de 3 ans, le montant forfaitaire majoré vous est accordé jusqu'à ses 3 ans.
Le montant forfaitaire majoré est égal à 128,412 % du montant forfaitaire de base.
S'y ajoute 42,804 % du montant forfaitaire de base pour chaque enfant.
Qu'est-ce que la bonification individuelle ?
Chaque membre du foyer ayant une activité professionnelle peut obtenir une bonification qui varie en fonction de ses revenus professionnels mensuels (moyenne sur les 3 derniers mois).
Cette bonification est due si le salaire mensuel moyen est supérieur à 679,68 €.
Le montant de la bonification est croissant en fonction des revenus.
Il s'échelonne entre quelques euros (26,29 € pour un revenu mensuel de 700 €, par exemple) et 173,22 € si le salaire moyen est supérieur à 1 382,40 €.
Au-delà, le montant de la bonification reste constant.
Vous devez faire la demande de prime d'activité sur internet :
Service en ligne Demande de prime d'activité - Caf
La prime d'activité vous est versée à partir du 1er jour du mois au cours duquel vous avez déposé votre demande.
La prime est versée chaque mois (par exemple : la prime d'activité du mois de mars est versée en avril) par la Caf.
La prime d'activité n'est pas imposable.
le montant en dessous duquel la prime d'activité n'est pas versée est fixé à 15 €.
Chaque trimestre, vous devez déclarer en ligne internet l'ensemble des ressources (en net) de votre foyer pour la réévaluation éventuelle de la prime d'activité.
Service en ligne Demande de prime d'activité - Caf
Caisse nationale des allocations familiales (Cnaf)
Vous devez informer votre Caf dans les situations suivantes :
Déménagement
Changement de votre situation familiale
Modification de votre activité et de vos ressources
Modification de votre patrimoine.
Tout changement de situation impliquant une révision du montant de la prime d'activité prend effet à compter du 1er jour du mois au cours duquel il est arrivé.
Il cesse de produire ses effets à compter du 1er jour du mois après sa survenance.
Si vous ne remplissez plus les conditions pour bénéficier de la prime d'activité, le versement cesse à partir du 1er jour du mois où vous ne les remplissez plus.
Si vous ne vivez pas en couple et n'avez pas de personne à charge, le montant de votre prime d'activité est réduit de moitié.
Attention :
si vous êtes enceinte, cette réduction ne s'applique pas.
Vous devez prévenir la Caf de votre incarcération en adressant un certificat de présence pour que le versement de la prime d'activité soit suspendu.
Sinon, vous serez radié et vous devrez rembourser le trop perçu à votre sortie.
Lorsque vous avez reçu un trop perçu de prime d'activité, votre Caf peut vous en demander le remboursement pendant 2 ans.
Le trop perçu est récupéré par retenue sur la prime d'activité à venir.
Si vous ne percevez plus la prime, la Caf peut récupérer les sommes perçues à tort par retenue sur les mensualités d'autres prestations à venir.
En savoir plus sur le mode de calcul de la prime d'activité :
Le montant forfaitaire (montant de base du calcul de la prime d'activité) est égal à 595,25 €.
Le montant de la prime d'activité est calculé en prenant en compte :
d'une part, un montant forfaitaire qui varie selon la composition du foyer et le nombre d'enfants à charge auquel il faut ajouter 61 % du montant des revenus professionnels du foyer. Cette somme pourra être augmentée compte tenu des revenus professionnels de chaque travailleur. Cette augmentation est appelée bonification.
d'autre part, les ressources prises en compte du foyer.
La formule de calcul est la suivante :
Montant de la prime d'activité = (montant forfaitaire éventuellement majoré + 61 % des revenus professionnels + bonifications individuelles) - les ressources prises en compte du foyer.
Le montant de la prime d'activité peut-il être majoré ?
Le montant de la prime pourra être augmenté en fonction de la composition de votre foyer et/ou si vous êtes en situation d'isolement.
Cette augmentation est appelée majoration.
Le taux de cette majoration est de :
50 % pour la 1re personne supplémentaire
30 % par personne supplémentaire
40 % par personne supplémentaire au-delà de la 3e personne si votre foyer comporte plus de 2 enfants ou personnes de moins de 25 ans à charge, à l'exception de la personne avec qui vous vivez en couple
Majoration en fonction de la composition du foyer
Le taux de cette majoration est de :
50 % pour la 1re personne supplémentaire
30 % par personne supplémentaire
40 % par personne supplémentaire au-delà de la 3e personne si votre foyer comporte plus de 2 enfants ou personnes de moins de 25 ans à charge
Majoration pour isolement
Si vous êtes parent isolé, c'est-à-dire célibataire, divorcé(e), séparé(e) ou veuf(ve) avec des enfants à charge ou enceinte, le montant forfaitaire est majoré.
Ce montant forfaitaire majoré est accordé à partir du mois au cours duquel survient l'un des événements suivants :
Déclaration de grossesse
Naissance d'un enfant
Prise en charge d'un enfant
Séparation, veuvage.
Le montant forfaitaire majoré peut être accordé pendant 12 mois, continus ou discontinus, au cours d'une période de 18 mois suivant l'événement.
Ce montant varie en fonction du nombre d'enfants à charge.
Si votre plus jeune enfant à charge a moins de 3 ans, le montant forfaitaire majoré vous est accordé jusqu'à ses 3 ans.
Le montant forfaitaire majoré est égal à 128,412 % du montant forfaitaire de base.
S'y ajoute 42,804 % du montant forfaitaire de base pour chaque enfant.
Qu'est-ce que la bonification individuelle ?
Chaque membre du foyer ayant une activité professionnelle peut obtenir une bonification qui varie en fonction de ses revenus professionnels mensuels (moyenne sur les 3 derniers mois).
Cette bonification est due si le salaire mensuel moyen est supérieur à 679,68 €.
Le montant de la bonification est croissant en fonction des revenus.
Il s'échelonne entre quelques euros (26,29 € pour un revenu mensuel de 700 €, par exemple) et 173,22 € si le salaire moyen est supérieur à 1 382,40 €.
Au-delà, le montant de la bonification reste constant.
Vous devez faire la demande de prime d'activité sur internet :
Service en ligne Espace MSA - déclarations en ligne pour les exploitants agricoles
La prime d'activité vous est versée à partir du 1er jour du mois au cours duquel vous avez déposé votre demande.
La prime est versée chaque mois (par exemple : la prime d'activité du mois de mars est versée en avril) par la MSA.
La prime d'activité n'est pas imposable.
le montant en dessous duquel la prime d'activité n'est pas versée est fixé à 15 €.
Chaque trimestre, vous devez déclarer en ligne internet l'ensemble des ressources (en net) de votre foyer pour la réévaluation éventuelle de la prime d'activité.
Vous devez informer la MSA dans les situations suivantes :
Déménagement
Changement de votre situation familiale
Modification de votre activité et de vos ressources
Modification de votre patrimoine.
Tout changement de situation impliquant une révision du montant de la prime d'activité prend effet à compter du 1er jour du mois au cours duquel il est arrivé.
Il cesse de produire ses effets à compter du 1er jour du mois après sa survenance.
Si vous ne remplissez plus les conditions pour bénéficier de la prime d'activité, le versement cesse à partir du 1er jour du mois où vous ne les remplissez plus.
Si vous ne vivez pas en couple et n'avez pas de personne à charge, le montant de votre prime d'activité est réduit de moitié.
Attention :
si vous êtes enceinte, cette réduction ne s'applique pas.
Vous devez prévenir la MSA de votre incarcération en adressant un certificat de présence pour que le versement de la prime d'activité soit suspendu.
Sinon, vous serez radié et vous devrez rembourser le trop perçu à votre sortie.
Lorsque vous avez reçu un trop perçu de prime d'activité, la MSA peut vous en demander le remboursement pendant 2 ans.
Le trop perçu est récupéré par retenue sur la prime d'activité à venir.
Si vous ne percevez plus la prime, la Msa peut récupérer les sommes perçues à tort par retenue sur les mensualités d'autres prestations à venir.
