Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé

Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans

Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.

Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.

Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 

Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Comparution sur reconnaissance préalable de culpabilité (CRPC)

Vérifié le 29 août 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

La comparution sur reconnaissance préalable de culpabilité (CRPC) est une alternative aux poursuites. Elle est appelée également plaider-coupable.

Cette procédure permet un traitement rapide des infractions commises.

Elle est appliquée pour certains délits et doit respecter certaines conditions.

Nous vous expliquons comment la CRPC se déroule.

La comparution sur reconnaissance préalable de culpabilité (CRPC) est une procédure qui permet de juger rapidement l'auteur de l'infraction, à condition qu'il reconnaisse les faits reprochés.

Elle est appliquée pour certains délits à la demande du procureur de la République, de l'auteur des faits ou de son avocat.

Cette procédure se déroule en 2 étapes obligatoires : la proposition de peine par le procureur et l'audience d'homologation.

La peine proposée par le procureur peut être acceptée ou refusée par l'auteur de l'infraction.

Si la peine est acceptée, l'affaire est transmise au juge pour homologation.

Si l'auteur la refuse, il reçoit une nouvelle convocation pour être jugé lors d'un procès devant le tribunal correctionnel.

La victime de l'infraction est informée de cette procédure. Elle est avisée de la date d'audience afin de lui permettre de se constituer partie civile.

  À savoir

La CRPC n'est pas applicable aux mineurs.

La procédure de CRPC permet de juger des affaires simples et en état d'être jugées, par exemple en l'absence de toute demande d'expertise ou d'auteurs multiples.

La personne mise en cause doit être majeure au moment des faits.

Elle doit reconnaître les faits qui lui sont reprochés, sinon c'est la procédure devant le tribunal correctionnel qui doit s'appliquer.

La procédure de CRPC s'applique pour tous les délits. Toutefois, elle ne s'applique pas aux délits suivants :

Les crimes et les contraventions ne peuvent pas être jugés en CRPC.

La procédure de CRPC permet au procureur de la République de proposer toutes les peines applicables à l'infraction considérée.

Le procureur peut proposer une peine de prison et/ou une peine d'amende.

Peine d'emprisonnement

La durée de l'emprisonnement ne peut pas être supérieure à 3 ans, ni dépasser la moitié de la peine encourue. Par exemple, si la peine encourue est de 4 ans, la peine proposée ne peut pas dépasser 2 ans.

Cette peine peut être assortie d'un sursis.

Si le procureur propose une peine de prison ferme, il doit préciser si elle est exécutable immédiatement.

Il peut proposer que la peine de prison soit aménagée. La personne sera alors convoquée devant le , qui déterminera les conditions d'exécution (bracelet électronique, semi-liberté...).

Peine d'amende

Le montant de l'amende proposé ne peut pas être supérieur à celui de l'amende encourue.

Cette peine peut être assortie d'un sursis. Dans ce cas, la personne ne paie pas l'amende.

 Attention :

Le relevé de condamnation pénale remis à l'audience précise comment payer l'amende.

Peines complémentaires

Le procureur peut également proposer d'appliquer, en plus de la peine principale, une ou plusieurs des peines complémentaires prévues pour le délit reproché.

Ces peines varient en fonction de la nature et de la gravité de l'infraction commise. Par exemple, le retrait du permis de conduire, un stage de citoyenneté.

Convocation

La personne mise en cause est convoquée devant le procureur de la République, soit par une citation directe, soit par une convocation remise par la police ou la gendarmerie.

Si la personne est en garde à vue, elle peut également être déférée, c'est-à-dire être transportée au tribunal pour être présentée au procureur.

Déroulement de la procédure

La procédure de CRPC de déroule en plusieurs étapes.

La première étape est la proposition de peine du procureur de la République lors d'un entretien avec la personne mise en cause et son avocat.

La deuxième étape est l'audience d'homologation devant le président du tribunal correctionnel.

La personne mise en cause doit obligatoirement être assistée d'un avocat à toutes les étapes de la procédure.

Si la personne n'a pas de revenus suffisants, elle peut demander à bénéficier de l'aide juridictionnelle.

Où s’adresser ?

La personne mise en cause doit obligatoirement se faire assister par un avocat.

Elle s'entretient librement avec lui avant de faire connaître sa décision. Lors de cet entretien, l'avocat réunit tous les éléments personnels du prévenu (avis d'imposition, certificat médical, attestation de travail...) pour négocier la peine avec le procureur.

L'avocat vérifie si la peine proposée est adaptée ou non aux faits commis.

Trois choix sont possibles pour la personne mise en cause : elle peut accepter la proposition de peine immédiatement, la refuser ou demander un délai de réflexion de 10 jours maximum.

  • Le procureur de la République, assisté d'un greffier, rédige un procès-verbal.

    Il contient la reconnaissance des faits, la proposition et l'acceptation de la peine.

    Ce procès-verbal est signé par le prévenu, le procureur de la République et le greffier.

    Le prévenu est immédiatement présentée devant le juge pour une audience publique d'homologation.

  • La personne peut reconnaître les faits qui lui sont reprochés, mais refuser la peine proposée.

    Ce refus peut-être motivé par une volonté d'indiquer au tribunal correctionnel des moyens de défense ou des vices de procédure.

    Lorsque la personne refuse la peine proposée ou que le juge rend une ordonnance de refus d'homologation, le procureur doit saisir le tribunal correctionnel pour un procès.

    La personne peut comparaitre volontairement ou être citée par un commissaire de justice ou être convoquée par procès-verbal.

      À savoir

    Avant le commencement de la procédure, le procureur de la République peut faire délivrer une double convocation. La personne se verra remettre une convocation pour l'audience de CRPC et une convocation devant le tribunal correctionnel. Cette anticipation vise à prévenir l'absence de la personne ou le refus de la peine proposée.

  • La personne mise en cause peut demander un délai de réflexion de 10 jours francs avant d'accepter ou de refuser la peine proposée par le procureur. Elle sera convoquée à une date d'audience ultérieure.

    Dans ce cas, le procureur peut décider de présenter la personne devant le juge des libertés et de la détention (JLD).

    Celui-ci peut ordonner un placement sous contrôle judiciaire ou sous bracelet électronique. Il peut aussi décider d'un placement en détention provisoire si l'une des peines proposée est égale ou supérieure à 2 mois d'emprisonnement ferme et que le procureur a demandé sa mise à exécution immédiate.

    Dans ces cas-là, la nouvelle comparution de la personne devant le procureur doit avoir lieu dans un délai compris entre 10 et 20 jours à partir de la décision du JLD.

Lors de cette audience publique, la présence du procureur n'est pas obligatoire, car il n'y a pas de débats sur la culpabilité et la peine.

Le juge vérifie la réalité des faits. S'ils constituent une infraction. Il entend la personne et son avocat sur la peine proposée.

Le juge peut décider d'homologuer (c'est-à-dire valider) ou refuser la proposition du procureur. Il ne peut ni la modifier, ni la compléter.

L'audience publique et la décision du juge doivent avoir lieu le même jour.

  • Le juge rend une ordonnance d'homologation.

    Ce document valide l'accord passé avec le procureur. Il a la même valeur qu'un jugement classique.

    La décision du juge précise que la personne est coupable des faits qui lui sont reprochés et qu'elle les reconnaît.

    Elle mentionne que les peines proposées sont justifiées au regard des circonstances de l'infraction et de la personnalité de son auteur.

    Elle indique enfin que la personne accepte la ou les peines proposées par le procureur de la République.

    L'ordonnance doit être notifiée à l'intéressé.

  • Le juge peut refuser l'homologation s'il constate que la personne ne reconnaît pas les faits et n'accepte pas les peines proposées.

    Il peut aussi refuser s'il estime que les faits reprochés, la situation de la victime ou la personnalité de l'auteur justifient une audience devant le tribunal correctionnel. C'est le cas par exemple lorsque les déclarations de la victime apportent de nouveaux éléments sur les faits ou sur la personnalité de l'auteur.

    En cas de refus d'homologation, le procureur saisit, sauf élément nouveau, le tribunal correctionnel en vue d'un procès.

    La personne peut comparaitre volontairement, être citée par un commissaire de justice ou être convoquée par procès-verbal.

L'ordonnance est immédiatement exécutoire, aussi bien pour les peines principales que les peines complémentaires. Ce qui veut dire qu'elle peut être appliquée dès son prononcé.

Le procureur de la République peut procéder immédiatement aux mesures d'exécution de certaines peines, comme la suspension du permis de conduire.

Si la sanction est une peine d'emprisonnement ferme, le condamné peut partir en prison après l'audience, même s'il peut contester cette décision.

Si la sanction est une peine d'emprisonnement aménageable, le condamné reçoit immédiatement une convocation devant le .

Si la sanction est une peine d'amende, un relevé de condamnation pénale est transmis au condamné pour lui indiquer comment la payer. Le condamné bénéficie d'une minoration de 20% si l'amende est payée dans les 30 jours à compter de sa notification.

 À noter

La décision de condamnation fait l'objet d'une inscription au casier judiciaire de l'auteur des faits.

Le condamné dispose d'un délai de 10 jours à compter de la notification de la décision, pour faire appel de l'ordonnance d'homologation. On parle alors d'appel principal.

La cour d'appel va rejuger l'affaire.

Si le condamné est le seul à faire appel, la cour d'appel ne peut pas aggraver la peine validée lors de l'audience d'homologation.

La cour d'appel peut aggraver la peine, uniquement si le procureur fait un appel incident. C'est à dire si le procureur fait également appel après celui formé par le condamné.

La victime identifiée doit être informée sans délai de la mise en œuvre de la procédure de CRPC avant l'audience d'homologation.

La procédure de CRPC n'empêche pas la victime d'obtenir une indemnisation en se constituant partie civile.

Elle peut demander l'indemnisation de son préjudice, par le paiement de dommages et intérêts avant ou au cours de l'audience d'homologation.

Elle est invitée à comparaître en même temps que l'auteur des faits, à l'audience d'homologation. Elle peut être entendue. Sa présence n'est cependant pas obligatoire.

En cas d'absence, elle doit faire parvenir sa constitution de partie civile et sa demande d'indemnisation au plus tard le jour de l'audience. Le juge peut accepter ses demandes ou les refuser. Il décide du montant de l'indemnisation.

Si elle le souhaite, la partie civile peut être assistée par un avocat.

Où s’adresser ?

Elle peut demander à bénéficier de l'aide juridictionnelle si ses revenus sont insuffisants.

La partie civile peut faire appel de cette décision dans les 10 jours à compter du prononcé du jugement contradictoire, c'est-à-dire en présence des parties ou de leurs avocats.

  À savoir

Si la partie civile n'a pas pu demander une indemnisation lors de l'audience d'homologation, le procureur doit l'informer qu'elle peut faire citer l'auteur des faits devant le tribunal correctionnel. Dans ce cas, il s'agit d'une audience sur intérêts civils. C'est-à-dire que le tribunal ne prononce pas de peine, mais il prend une décision uniquement sur son indemnisation.

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