Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Question-réponse
Comment régler une succession quand l'héritier est mineur ou majeur protégé ?
Vérifié le 08 novembre 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Héritier mineur
Majeur protégé
La procédure de règlement de la succession est différente selon l'option successorale choisie.
Vous devez demander l'autorisation du juge aux affaires familiales (Jaf) exerçant les fonctions de juge des tutelles des mineurs pour accepter la succession au nom du mineur.
Vous devez remplir votre demande à l'aide d'un formulaire.
Formulaire Requête en acceptation de la succession au nom d'un enfant mineur
dans le cas où le mineur est placé sous tutelle, l'autorisation du juge des tutelles des mineurs peut remplacer l'autorisation du conseil de famille si la valeur des biens est inférieur à 50 000 €.
Vous devez déposer ou envoyer votre demande au greffe du Jaf exerçant les fonctions de juge des tutelles des mineurs du tribunal de votre domicile.
Dès que vous avez reçu la décision d'autorisation du Jaf, vous pouvez accepter purement et simplement la succession au nom du mineur.
Acceptation
L'acceptation peut prendre 2 formes : expresse ou tacite.
Forme expresse
L'acceptation expresse doit être écrite. Elle peut être faite par acte sous signature privée ou par acte authentique. Par exemple, vous signez et adressez au notaire un acte d'acceptation pure et simple.
Forme tacite
Votre intention d'accepter la succession peut être révélée si vous réalisez certains actes ou démarches. Par exemple, lorsque vous vendez un objet qui dépend de la succession, vous acceptez, de manière tacite, la succession pure et simple.
Toutefois, vous pouvez réaliser certains actes sans que cela soit considéré comme une acceptation de la succession. Par exemple, payer l'assurance de la maison, encaisser les loyers.
Vous devez publier la déclaration au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Cette publication permet d'informer les créanciers du défunt. Les frais de publication de 16 € sont à la charge de la succession. Si vous passez par le greffe du tribunal, vous devez régler la somme à la régie d'avance et de recettes de la juridiction. Elle vous fournira un récépissé pour publier la déclaration.
Vous devez faire publier un avis dans un journal d'annonces légales dans le délai d'1 mois après le dépôt au greffe du tribunal de la déclaration. Le journal vous fournit une attestation de parution ou la copie du journal, nécessaire pour prouver la parution et effectuer d'autres démarches.
Vous devez la déposer ou l'envoyer au greffe du tribunal du dernier domicile du défunt.
Vous devez publier la déclaration au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Cette publication permet d'informer les créanciers du défunt. Les frais de publication de 16 € sont à la charge de la succession. Vous devez régler la somme à la régie d'avance et de recettes de la juridiction. Elle vous fournira un récépissé pour publier la déclaration.
Vous devez aussi faire publier un avis dans un journal d'annonces légales dans le délai d'1 mois après le dépôt au greffe du tribunal de la déclaration. Le journal vous fournit une attestation de parution ou la copie du journal, nécessaire pour prouver la parution et effectuer d'autres démarches.
La renonciation à la succession au nom d'un mineur nécessite l'autorisation du juge aux affaires familiales (Jaf) exerçant les fonctions de juge des tutelles des mineurs.
Vous devez remplir une demande à l'aide d'un formulaire.
Formulaire Requête en renonciation à la succession au nom d'un enfant mineur
dans le cas où le mineur est placé sous tutelle, l'autorisation du juge des tutelles des mineurs peut remplacer l'autorisation du conseil de famille si la valeur des biens est inférieur à 50 000 €.
Vous devez déposer ou envoyer votre demande au greffe du Jaf exerçant les fonctions de juge des tutelles des mineurs du tribunal de votre domicile.
Dès que vous avez reçu la décision d'autorisation du Jaf, vous pouvez renoncer à la succession au nom du mineur en effectuant une déclaration de renonciation.
Déclaration de renonciation
Vous devez effectuer la déclaration à l'aide d'un formulaire. La notice du formulaire vous indique la liste des pièces à joindre.
Formulaire Renonciation à une succession au nom d'un enfant mineur
Vous êtes le tuteur d'un majeur placé sous tutelle héritier.
Si la valeur des biens de la succession (l'actif) est manifestement supérieur au montant des dettes de la succession (le passif), vous pouvez accepter purement et simplement la succession sans autorisation du juge. Pour cela, vous devrez recueillir une attestation du notaire chargé du règlement de la succession.
Dans les autres cas, vous devez remplir une demande d'autorisation d'acceptation pure et simple de la succession au juge des contentieux de la protection à l'aide d'un formulaire.
Formulaire Requête en acceptation de la succession au nom d'un majeur placé sous protection juridique (habilitation familiale ou tutelle)
Dès que vous avez reçu la décision d'autorisation du juge des contentieux de la protection, vous pouvez accepter purement et simplement la succession au nom du majeur sous tutelle.
L'acceptation peut prendre 2 formes : expresse ou tacite.
Forme expresse
L'acceptation expresse doit être écrite. Elle peut être faite par acte sous signature privée ou par acte authentique. Par exemple, vous signez et adressez au notaire un acte d'acceptation pure et simple.
Forme tacite
Votre intention d'accepter la succession peut être révélée si vous réalisez certains actes ou démarches. Par exemple, lorsque vous vendez un objet qui dépend de la succession, vous acceptez, de manière tacite, la succession pure et simple.
Toutefois, vous pouvez réaliser certains actes sans que cela soit considéré comme une acceptation de la succession. Par exemple, payer l'assurance de la maison, encaisser les loyers.
Il n'est pas nécessaire de demander l'autorisation au juge des contentieux de la protection pour l'acceptation pure et simple d'une succession par un majeur sous curatelle.
Le majeur sous curatelle peut accepter purement et simplement la succession avec l'assistance de son curateur.
L'acceptation peut prendre 2 formes : expresse ou tacite.
Forme expresse
L'acceptation expresse doit être écrite. Elle peut être faite par acte sous signature privée ou par acte authentique. Par exemple, vous signez et adressez au notaire un acte d'acceptation pure et simple.
Forme tacite
Votre intention d'accepter la succession peut être révélée si vous réalisez certains actes ou démarches. Par exemple, lorsque vous vendez un objet qui dépend de la succession, vous acceptez, de manière tacite, la succession pure et simple.
Toutefois, vous pouvez réaliser certains actes sans que cela soit considéré comme une acceptation de la succession. Par exemple, payer l'assurance de la maison, encaisser les loyers.
Vous êtes la personne habilitée d'un majeur protégé héritier. Vous devez remplir une demande d'autorisation d'acceptation pure et simple de la succession au juge des contentieux de la protection à l'aide d'un formulaire.
Formulaire Requête en acceptation de la succession au nom d'un majeur placé sous protection juridique (habilitation familiale ou tutelle)
Dès que vous avez reçu la décision d'autorisation du juge des contentieux de la protection, vous pouvez accepter purement et simplement la succession au nom du majeur sous habilitation familiale.
L'acceptation peut prendre 2 formes : expresse ou tacite.
Forme expresse
L'acceptation expresse doit être écrite. Elle peut être faite par acte sous signature privée ou par acte authentique. Par exemple, vous signez et adressez au notaire un acte d'acceptation pure et simple.
Forme tacite
Votre intention d'accepter la succession peut être révélée si vous réalisez certains actes ou démarches. Par exemple, lorsque vous vendez un objet qui dépend de la succession, vous acceptez, de manière tacite, la succession pure et simple.
Toutefois, vous pouvez réaliser certains actes sans que cela soit considéré comme une acceptation de la succession. Par exemple, payer l'assurance de la maison, encaisser les loyers.
Vous devez effectuer une déclaration d'acceptation d'une succession "à concurrence de l'actif net" si vous êtes dans l'un des cas suivants :
Vous êtes héritier (dans le cas d'une curatelle ou d'une habilitation familiale)
Vous êtes le tuteur de l'héritier (dans le cas d'une tutelle)
Vous devez déclarer l'acceptation à concurrence de l'actif net soit sur papier libre, soit à l'aide d'un formulaire.
Formulaire Déclaration d'acceptation d'une succession à concurrence de l'actif net
Vous devez publier la déclaration au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Cette publication permet d'informer les créanciers du défunt. Les frais de publication de 16 € sont à la charge de la succession. Si vous passez par le greffe du tribunal, vous devez régler la somme à la régie d'avance et de recettes de la juridiction. Elle vous fournira un récépissé pour publier la déclaration.
Vous devez faire publier un avis dans un journal d'annonces légales dans le délai d'1 mois après le dépôt au greffe du tribunal de la déclaration. Le journal vous fournit une attestation de parution ou la copie du journal, nécessaire pour prouver la parution et effectuer d'autres démarches.
Vous devez la déposer ou l'envoyer au greffe du tribunal du dernier domicile du défunt.
Vous devez publier la déclaration au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Cette publication permet d'informer les créanciers du défunt. Les frais de publication de 16 € sont à la charge de la succession. Vous devez régler la somme à la régie d'avance et de recettes de la juridiction. Elle vous fournira un récépissé pour publier la déclaration.
Vous devez aussi faire publier un avis dans un journal d'annonces légales dans le délai d'1 mois après le dépôt au greffe du tribunal de la déclaration. Le journal vous fournit une attestation de parution ou la copie du journal, nécessaire pour prouver la parution et effectuer d'autres démarches.
Autorisation du juge des contentieux de la protection
Vous êtes le tuteur d'un majeur placé sous mesure de tutelle et qui hérite d'une succession. Vous voulez renoncer à la succession en son nom. Vous devez d'abord demander au juge des contentieux de la protection une autorisation en remplissant un formulaire.
Formulaire Requête en renonciation à la succession au nom d'un majeur placé sous tutelle
Une fois que vous avez obtenu l'autorisation du juge des contentieux de la protection, vous devez ensuite remplir une déclaration de renonciation à la succession à l'aide d'un formulaire. La notice du formulaire vous indique la liste des pièces à joindre.
Formulaire Déclaration de renonciation au nom d'un majeur placé sous tutelle
Autorisation du juge des contentieux de la protection
Vous êtes le tuteur d'un majeur placé sous mesure de tutelle et qui hérite d'une succession. Vous voulez renoncer à la succession en son nom. Vous devez d'abord demander au juge des contentieux de la protection une autorisation en remplissant un formulaire.
Formulaire Requête en renonciation à la succession au nom d'un majeur placé sous tutelle
Une fois que vous avez obtenu l'autorisation du juge des contentieux de la protection, vous devez ensuite remplir une déclaration de renonciation à la succession à l'aide d'un formulaire. La notice du formulaire vous indique la liste des pièces à joindre.
Formulaire Déclaration de renonciation au nom d'un majeur placé sous tutelle
Vous êtes placé sous curatelle. Vous n'avez pas besoin de demander l'autorisation du juge des contentieux de la protection.
Vous devez remplir une déclaration de renonciation à la succession à l'aide d'un formulaire avec l'assistance de votre curateur. La notice du formulaire vous indique la liste des pièces à joindre.
Formulaire Déclaration de renonciation à la succession par un majeur placé sous curatelle
Vous êtes placé sous curatelle. Vous n'avez pas besoin de demander l'autorisation du juge des contentieux de la protection.
Vous devez remplir une déclaration de renonciation à la succession à l'aide d'un formulaire avec l'assistance de votre curateur. La notice du formulaire vous indique la liste des pièces à joindre.
Formulaire Déclaration de renonciation à la succession par un majeur placé sous curatelle
Autorisation du juge des contentieux de la protection
Vous êtes la personne habilitée d'un majeur placé sous habilitation familiale qui est héritier. Vous voulez renoncer à la succession en son nom. Vous devez d'abord demander au juge des contentieux de la protection une autorisation en remplissant un formulaire.
Formulaire Requête en renonciation à succession au nom d'un majeur placé sous habilitation familiale
Une fois que vous avez obtenu l'autorisation du juge des contentieux de la protection, vous devez ensuite faire une déclaration de renonciation à la succession à l'aide d'un formulaire. La notice du formulaire vous indique la liste des pièces à joindre.
Formulaire Renonciation à la succession au nom d'un majeur placé sous habilitation familiale
Autorisation du juge des contentieux de la protection
Vous êtes la personne habilitée d'un majeur placé sous habilitation familiale qui a la qualité d'héritier. Vous voulez renoncer à la succession en son nom. Vous devez d'abord demander au juge des contentieux de la protection une autorisation en remplissant un formulaire.
Formulaire Requête en renonciation à succession au nom d'un majeur placé sous habilitation familiale
Une fois que vous avez obtenu l'autorisation du juge des contentieux de la protection, vous devez ensuite faire une déclaration de renonciation à la succession à l'aide d'un formulaire. La notice du formulaire vous indique la liste des pièces à joindre.
Formulaire Renonciation à la succession au nom d'un majeur placé sous habilitation familiale
Si vous êtes le représentant d'un mineur (parents ou tuteur) ou d'un majeur protégé (tuteur, curateur, personne habilitée) qui hérite, vous devez alors régler la succession au nom de la personne que vous représentez.
Vous avez le choix entre 3 solutions. C'est ce qu'on appelle l'option successorale. Vous pouvez, au nom du mineur ou du majeur protégé, choisir l'une des options suivantes :
