Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Recensement citoyen
Vérifié le 05 avril 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous êtes Français et vous allez bientôt avoir 16 ans ? Vous voulez vous inscrire à un examen (BEP, bac...) et on vous réclame une attestation de recensement citoyen, mais vous ne savez pas comment l'obtenir ? Vous vous interrogez sur ce qu'est le recensement citoyen (parfois appelé par erreur recensement militaire) ? Nous vous indiquons tout ce qu'il faut savoir.
En France
À l'étranger
La période du recensement citoyen dépend de votre situation :
Si vous êtes né Français, vous devez faire votre recensement citoyen à partir de votre 16e anniversaire. Vous devez le faire dans les 3 mois qui suivent. Vous avez jusqu'à la fin du 3e mois pour le faire.
Exemple
Si votre 16e anniversaire est le 12 janvier 2023, vous devez faire votre recensement citoyen entre le 12 janvier 2023 et le 30 avril 2023.
À savoir
Si vous n'avez pas fait votre recensement citoyen dans ce délai, vous pouvez régulariser votre situation jusqu'à l'âge de 25 ans. La démarche à faire reste la même.
Si vous obtenez la nationalité française le 12 janvier 2023, vous devez faire votre recensement citoyen entre le 12 janvier 2023 et le 12 février 2023.
À savoir
si vous n'avez pas fait votre recensement citoyen dans ce délai, vous pouvez régulariser votre situation jusqu'à l'âge de 25 ans. La démarche à faire reste la même.
Si vous avez la possibilité de refuser la nationalité française et que vous choisissez d'être Français, vous devez vous faire recenser entre le jour de vos 16 ans et le mois qui suit votre 19e anniversaire.
Exemple
Si votre 16e anniversaire est le 12 janvier 2023, vous devez faire votre recensement citoyen entre le 12 janvier 2023 et le 12 février 2026.
À savoir
si vous n'avez pas fait votre recensement citoyen dans ce délai, vous pouvez régulariser votre situation jusqu'à l'âge de 25 ans. La démarche à faire reste la même.
Il est obligatoire de faire le recensement citoyen.
Après avoir fait votre recensement citoyen :
Vous obtenez une attestation de recensement.
Vous êtes convoqué à la journée défense et citoyenneté (JDC). Il faut avoir fait la JDC (ou en avoir été exempté), pour pouvoir vous inscrire à partir de 18 ans à un examen (BEP, Bac...), ou à un concours administratif, ou à l'examen du permis de conduire en France. Cette obligation cesse à partir de votre 25e anniversaire.
Vous êtes inscrit automatiquement sur les listes électorales dès votre 18e anniversaire et pourrez alors voter.
Cas général
Invalidité ou handicap
Vous pouvez faire le recensement citoyen à la mairie de votre domicile ou sur internet :
Vous devez faire votre recensement à la mairie de la commune de votre domicile.
À savoir
Si vous êtes sans domicile stable ou fixe (SDF), il s'agit de la mairie de la commune où est situé l'organisme auprès duquel vous avez fait élection de domicile.
Vous devez faire la démarche de recensement vous-même.
Mais si vous êtes mineur, l'un de vos parents peut faire cette démarche à votre place et en votre absence.
Il faut aller à la mairie avec les documents suivants :
Carte nationale d'identité ou passeport valide
Livret de famille à jour
Justificatif de domicile
Votre recensement fait, vous obtenez votre attestation de recensement.
Vous devez utiliser ce service en ligne :
Service en ligne Recensement citoyen
Service accessible avec un compte Service-public.fr
Se munir de ses identifiants et de la version numérisée sous format PDF des documents à fournir.
Votre recensement fait, vous obtenez votre attestation de recensement.
La démarche à faire dépend de votre situation :
Vous devez faire votre recensement à la mairie de la commune de votre domicile.
À savoir
Si vous êtes sans domicile stable ou fixe (SDF), il s'agit de la mairie de la commune où est situé l'organisme auprès duquel vous avez fait élection de domicile.
Vous devez faire la démarche de recensement vous-même.
Mais si vous êtes mineur, l'un de vos parents peut faire cette démarche à votre place et en votre absence.
Il faut aller à la mairie avec les documents suivants :
Carte nationale d'identité ou passeport valide
Livret de famille à jour
Justificatif de domicile
Votre recensement fait, vous obtenez votre attestation de recensement.
Après avoir fait votre recensement citoyen, vous pouvez demander à être exempté de participer à la JDC.
Pour cela, vous devez présenter votre carte "mobilité inclusion" portant la mention "invalidité" au CSNJ le plus proche.
Si votre demande est acceptée, vous recevez une attestation individuelle d'exemption de participation à la JDC.
Vous devez faire votre recensement à la mairie de la commune de votre domicile.
À savoir
Si vous êtes sans domicile stable ou fixe (SDF), il s'agit de la mairie de la commune où est situé l'organisme auprès duquel vous avez fait élection de domicile.
Vous devez faire la démarche de recensement vous-même.
Mais si vous êtes mineur, l'un de vos parents peut faire cette démarche à votre place et en votre absence.
Il faut aller à la mairie avec les documents suivants :
Carte nationale d'identité ou passeport valide
Livret de famille à jour
Justificatif de domicile
Votre recensement fait, vous obtenez votre attestation de recensement.
Après avoir fait votre recensement citoyen, vous pouvez demander à être exempté de participer à la JDC.
Pour cela, vous devez présenter votre carte d'invalidité au CSNJ le plus proche.
Si votre demande est acceptée, vous recevez une attestation individuelle d'exemption de participation à la JDC.
Vous devez faire votre recensement à la mairie de la commune de votre domicile.
À savoir
Si vous êtes sans domicile stable ou fixe (SDF), il s'agit de la mairie de la commune où est situé l'organisme auprès duquel vous avez fait élection de domicile.
Vous devez faire la démarche de recensement vous-même.
Mais si vous êtes mineur, l'un de vos parents peut faire cette démarche à votre place et en votre absence.
Il faut aller à la mairie avec les documents suivants :
Carte nationale d'identité ou passeport valide
Livret de famille à jour
Justificatif de domicile
Votre recensement fait, vous obtenez votre attestation de recensement.
Après avoir fait votre recensement citoyen, vous pouvez demander à être exempté de participer à la JDC.
Pour cela, vous devez fournir soit un certificat médical daté de moins de 3 mois et décrivant votre handicap, soit une copie du certificat cerfa n°15695.
Ce document doit être inséré dans une enveloppe portant la mention Confidentiel médical. Vous devez déposer cette enveloppe dans une 2e enveloppe. Vous devez envoyer cette 2e enveloppe au CSNJ le plus proche.
Votre recensement fait, vous obtenez votre attestation de recensement.
Après avoir fait votre recensement citoyen, vous pouvez demander à être exempté de participer à la JDC.
Pour cela, vous devez fournir soit un certificat médical daté de moins de 3 mois et décrivant votre handicap, soit une copie du certificat cerfa n°15695.
Ce document doit être inséré dans une enveloppe portant la mention Confidentiel médical. Vous devez déposer cette enveloppe dans une 2e enveloppe. Vous devez envoyer cette 2e enveloppe au CSNJ le plus proche.
Vous ne pouvez pas obtenir d'attestation de situation administrative après l'âge de 25 ans.
L'attestation de recensement vous sert à prouver que vous avez fait votre recensement citoyen.
Pour vous inscrire avant l'âge de 18 ans à un examen (BEP, Baccalauréat...) ou concours organisé par l’administration française, vous devez présenter l'un des documents suivants :
Votre attestation de recensement
En cas de perte ou de vol de votre attestation de recensement, une attestation de situation administrative (que vous devez demander à votre centre de service national)
Un document prouvant votre situation concernant la journée défense citoyenneté (JDC). Il peut s'agir de votre certificat individuel de participation à la JDC ou de votre attestation individuelle d'exemption à la JDC.
Après le recensement citoyen et aussi longtemps que vous n'avez pas 25 ans, vous devez informer votre CSNJ de tout changement de votre situation :
Changement de domicile (déménagement). Vous devez aussi signaler toute absence de votre domicile habituel d'une durée supérieure à 4 mois.
Changement de situation familiale (par exemple, vous vous mariez ou vous pacsez, vous avez un enfant)
Changement de situation professionnelle (par exemple, passage d'étudiant à employé)
Vous pouvez signaler votre changement de situation :
La période du recensement citoyen dépend de votre situation :
Si vous êtes né Français, vous devez faire votre recensement citoyen à partir de votre 16e anniversaire. Vous devez le faire dans les 3 mois qui suivent. Vous avez jusqu'à la fin du 3e mois pour le faire.
Exemple
Si votre 16e anniversaire est le 12 janvier 2023, vous devez faire votre recensement citoyen entre le 12 janvier 2023 et le 30 avril 2023.
À savoir
Si vous n'avez pas fait votre recensement citoyen dans ce délai, vous pouvez régulariser votre situation jusqu'à l'âge de 25 ans. La démarche à faire reste la même.
Si vous obtenez la nationalité française le 12 janvier 2023, vous devez faire votre recensement citoyen entre le 12 janvier 2023 et le 12 février 2023.
À savoir
si vous n'avez pas fait votre recensement citoyen dans ce délai, vous pouvez régulariser votre situation jusqu'à l'âge de 25 ans. La démarche à faire reste la même.
Si vous avez la possibilité de refuser la nationalité française et que vous choisissez d'être Français, vous devez vous faire recenser entre le jour de vos 16 ans et le mois qui suit votre 19e anniversaire.
Exemple
Si votre 16e anniversaire est le 12 janvier 2023, vous devez faire votre recensement citoyen entre le 12 janvier 2023 et le 12 février 2026.
À savoir
si vous n'avez pas fait votre recensement citoyen dans ce délai, vous pouvez régulariser votre situation jusqu'à l'âge de 25 ans. La démarche à faire reste la même.
Il est obligatoire de faire le recensement citoyen.
Après avoir fait votre recensement citoyen :
Vous obtenez une attestation de recensement. Il faut présenter cette attestation pour pouvoir vous inscrire avant l'âge de 18 ans à un examen (BEP, Bac...) ou un concours administratif en France.
Vous êtes convoqué à la journée défense et citoyenneté (JDC). Il faut avoir fait la JDC (ou en avoir été exempté) pour pouvoir vous inscrire à partir de 18 ans à un examen (BEP, Bac...), ou à un concours administratif, ou à l'examen du permis de conduire en France. Cette obligation cesse à partir de votre 25e anniversaire.
Vous êtes inscrit automatiquement sur les listes électorales dès 18 ans. Vous pourrez voter dès 18 ans.
vous pouvez faire votre recensement citoyen jusqu'à la veille de votre 25e anniversaire. La démarche à faire est la même que celle à faire à l'âge de 16 ans.
L'attestation de recensement vous sert à prouver que vous avez fait votre recensement citoyen.
Comment obtenir l'attestation de recensement ?
À la suite du recensement citoyen, votre ambassade ou votre autorité consulaire vous remet une attestation de recensement. Il n'est pas délivré de duplicata.
Que faire en cas de perte ou de vol de l'attestation de recensement ?
Vous pouvez demander une attestation de situation administrative au centre du service national et de la jeunesse (CSNJ) de Perpignan.
Quand faut-il présenter l'attestation de recensement ?
L'attestation de recensement vous sert à prouver que vous avez fait votre recensement citoyen.
Pour vous inscrire avant l'âge de 18 ans à un examen (BEP, Baccalauréat...) ou concours organisé par l’administration française, vous devez présenter l'un des documents suivants :
Votre attestation de recensement
En cas de perte ou de vol de votre attestation de recensement, une attestation de situation administrative (que vous devez demander à votre centre de service national)
Un document prouvant votre situation concernant la journée défense citoyenneté (JDC). Il peut s'agir de votre certificat individuel de participation à la JDC ou de votre attestation individuelle d'exemption à la JDC.
Après votre recensement citoyen et aussi longtemps que vous n'avez pas 25 ans, vous devez informer votre centre du service national et de la jeunesse (CSNJ) de tout changement de votre situation :
Changement de domicile (toute absence du domicile habituel pour une durée de plus de 4 mois doit également être signalée)
Changement de situation familiale
Changement de situation professionnelle
Vous pouvez faire votre déclaration de changement de situation :
