Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Taxe foncière sur les propriétés bâties (TFPB)
Vérifié le 01 janvier 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous êtes propriétaire ou usufruitier de propriétés bâties ? Vous devez payer la taxe foncière sur les propriétés bâties (TFPB). Il existe des exonérations liées à la propriété ou à la personne propriétaire. Nous vous présentons les informations à connaître.
Vous devez payer la taxe foncière sur les propriétés bâties (TFPB) si vous êtes propriétaire ou usufruitier d'un logement (appartement ou maison) au 1er janvier.
Vous devez payer la taxe même si le logement est loué à un locataire.
Vous devez respecter plusieurs conditions qui dépendent notamment de votre âge.
Vous pouvez être exonéré de taxe foncière si votre revenu fiscal de référence est inférieur à certains plafonds.
Ces plafonds dépendent de la composition de votre foyer et donc du nombre de parts fiscales.
Plafond de revenus - Réduction ou exonération de certains impôts locaux en 2023 - Métropole
Attention :
l'exonération ne s'applique pas à la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
Si vous avez quitté votre résidence principale pour entrer dans un établissement d'accueil spécialisé (maison de retraite ou centre de soins de longue durée), vous êtes exonéré de taxe foncière pour votre ancien logement.
Vous êtes concerné si vous touchez l'une des allocations suivantes :
Ces plafonds dépendent de la composition de votre foyer et donc du nombre de parts fiscales.
Plafond de revenus - Réduction ou exonération de certains impôts locaux en 2023 - Métropole
Attention :
l'exonération ne s'applique pas à la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
Si vous avez quitté votre résidence principale pour entrer dans un établissement d'accueil spécialisé (maison de retraite ou centre de soins de longue durée), vous êtes exonéré de taxe foncière pour votre ancien logement.
Vous pouvez continuer à bénéficier d'une réduction de 100 € de votre taxe foncière si vous aviez plus de 65 ans et moins de 75 ans au 1er janvier 2023.
Vous êtes concerné si vos revenus ne dépassent pas les plafonds suivants :
Plafond de revenus - Réduction ou exonération de certains impôts locaux en 2023 - Métropole
Vous devez conserver la jouissance exclusive de ce logement (ne pas le prêter ou ni le louer).
Si vous perdez votre droit à exonération, celui-ci peut être prolongé pendant 2 ans.
Vous n'êtes pas exonéré, mais vous bénéficiez d'une réduction de 100 € de votre taxe foncière si vous aviez plus de 65 ans et moins de 75 ans au 1er janvier 2023.
Ces plafonds dépendent de la composition de votre foyer et donc du nombre de parts fiscales.
Plafond de revenus - Réduction ou exonération de certains impôts locaux en 2023 - Métropole
Attention :
l'exonération ne s'applique pas à la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
Si vous avez quitté votre résidence principale pour entrer dans un établissement d'accueil spécialisé (maison de retraite ou centre de soins de longue durée), vous êtes exonéré de taxe foncière pour votre ancien logement.
Ces plafonds dépendent de la composition de votre foyer et donc du nombre de parts fiscales.
Plafond de revenus - Réduction ou exonération de certains impôts locaux en 2023 - Métropole
Si vous avez bénéficié d'un maintien d'exonération de taxe foncière en 2014, vous bénéficiez en 2023 d'une majoration des seuils de revenu fiscal de référence. Vos revenus de l'année 2022 ne doivent pas dépasser 15 059 € pour la 1re part fiscale.
Attention :
l'exonération ne s'applique pas à la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
La propriété doit remplir les 2 conditions suivantes :
Être fixée au sol (avec impossibilité de la déplacer sans la démolir)
Présenter le caractère de véritable bâtiment, y compris les aménagements faisant corps avec elle
Les principaux biens immeubles imposables sont donc les suivants :
Habitation (maison ou appartement)
Parking
Sol des bâtiments et terrains formant une dépendance indispensable et immédiate d'une construction
Bateau utilisé en un point fixe et aménagé pour l'habitation, le commerce ou l'industrie
Bâtiment commercial, industriel ou professionnel
Installation industrielle ou commerciale (hangar, atelier, cuve, etc.)
Terrain à usage commercial ou industriel ou utilisé, dans certaines conditions, pour la publicité
En revanche, les baraquements mobiles et les caravanes sont exonérés, sauf s'ils sont fixés par des attaches en maçonnerie.
Des exonérations totales ou partielles peuvent être accordées, pour des périodes variables selon les cas, en particulier dans les situations suivantes :
Elle est exonérée 2 ans, à partir du 1er janvier de l'année qui suit la fin des travaux.
Vous devez déposer une déclaration au centre des finances publiques au plus tard 90 jours après la fin des travaux.
la commune et l'EPCI peuvent limiter cette exonération.
Elle est exonérée partiellement 2 ans, à partir du 1er janvier de l'année qui suit la fin des travaux. L'exonération concerne uniquement la part revenant aux départements de la taxe.
Vérifiez auprès du centre des impôts si votre construction est concernée :
Où s’adresser ?
Par téléphone :
0809 401 401
Du lundi au vendredi de 8h30 à 19h, hors jours fériés.
Service gratuit + prix appel
Un logement ancien (achevé avant le 1er janvier 1989) où des travaux d'économie d'énergie ont été réalisés peut bénéficier d'une exonération de 50 % à 100 % de la taxe foncière.
L'exonération s'applique pendant 3 ans à partir de l'année qui suit la fin du paiement des travaux.
Vérifiez auprès du centre des impôts si votre logement est concerné.
Vous devrez lui adresser une déclaration (sur papier libre), avec copie de vos justificatifs de dépenses.
La déclaration est à déposer avant le 1er janvier de la 1re année pour laquelle l'exonération est applicable.
Un logement neuf avec un label Bâtiment basse consommation énergétique BBC 2005 peut bénéficier d'une exonération de 50 % à 100 % de la taxe foncière. L'exonération s'applique pendant 5 ans.
Vérifiez auprès du centre des impôts si votre logement est concerné.
Vous devrez lui adresser une déclaration sur papier libre, avec copie de vos justificatifs de dépenses.
La déclaration est à déposer avant le 1er janvier de la 1re année pour laquelle l'exonération est applicable.
Un hôtel, un meublé de tourisme ou une chambre d'hôtes situés dans une zone de revitalisation rurale peuvent bénéficier d’une exonération permanente.
Vous devez utiliser le cerfa n°15532.
Formulaire Demander l'exonération de taxe foncière sur les propriétés bâties (TFPB) pour les hôtels, meublés de tourisme ou chambres d'hôtes situés en zone de revitalisation rurale (ZRR)
Le dégrèvement est accordé à partir du 1er jour du mois suivant celui du début de la vacance. Il s'applique aussi aux autres taxes, notamment à la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
Attention :
les locations saisonnières et les locations meublées ne sont pas concernées par ce dégrèvement.
Une exonération variable (de 15 à 50 % selon les cas) peut s'appliquer de façon permanente pour un logement qui est dans l'un des cas suivants :
En périmètre d'un plan de prévention des risques technologiques
Proche d'une installation Seveso
Affecté par un plan de prévention des risques miniers
Vérifiez auprès du centre des impôts qui vous remettra une déclaration à déposer avant le 1er janvier pour l'année suivante.
Un bâtiment rural affecté de manière exclusive et permanente à un usage agricole est exonéré. C'est le cas par exemple d'une grange, d'une écurie ou d'un pressoir.
Vérifiez auprès du centre des impôts qui vous remettra une déclaration à déposer avant le 1er janvier pour l'année suivante.
