Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Droit syndical dans la fonction publique
Vérifié le 01 janvier 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Le droit syndical permet aux agents publics de bénéficier d'informations syndicales et d'exercer une activité syndicale sur leur temps de travail.
Fonction publique d'État
Fonction publique territoriale
Fonction publique hospitalière
Le droit syndical est garanti à chaque agent public.
Les agents peuvent librement créer un syndicat. Chaque agent peut librement y adhérer et y exercer des mandats.
Aucune distinction, directe ou indirecte, ne peut être faite entre les agents en raison de leurs opinions syndicales.
Aucune mention des opinions ou activités syndicales ne peut figurer au dossier d'un agent ou dans tout autre document administratif.
Les compétences acquises dans l'exercice d'une activité syndicale sont prises en compte pour les acquis de l'expérience professionnelle.
Lorsqu'un bâtiment compte au moins 50 agents, les syndicats représentatifs ayant une section syndicale disposent au moins d'un local commun. Si elle le peut, l'administration met à disposition de chaque organisation syndicale, un local distinct.
L'attribution de locaux distincts est obligatoire lorsque les effectifs sont supérieurs à 500 agents. Toutefois, les syndicats affiliés à une même fédération ou confédération disposent d'un local commun.
À savoir
les syndicats considérés comme représentatifs sont ceux disposant d'au moins 1 siège au comité social pour le service concerné ou au comité social ministériel.
Les locaux comportent les équipements indispensables à l'activité syndicale. Notamment : mobilier, ligne téléphonique, poste informatique, connexion au réseau internet, accès aux moyens d'impression et à un photocopieur, boite aux lettres.
Affichage, diffusion électronique
Des panneaux réservés à l'affichage syndical sont installés dans des locaux facilement accessibles au personnel, mais auxquels le public n'a pas normalement accès.
Les syndicats peuvent également utiliser l'intranet et disposer de leur propre adresse de messagerie électronique pour diffuser des tracts syndicaux dans les conditions fixées par l'administration.
Distribution de tracts
Les tracts syndicaux peuvent être distribués aux agents dans l'enceinte des bâtiments administratifs, en dehors des locaux ouverts au public.
Ces distributions ne doivent pas perturber le bon fonctionnement du service.
Lorsqu'elle a lieu pendant les heures de travail, la distribution de tracts ne peut être effectuée que par des agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d'une décharge de service.
Réunions d'information
Syndicat représentatif
Autre syndicat
Réunion mensuelle d'information
Les organisations syndicales représentatives peuvent tenir des réunions mensuelles d'information pendant les heures de travail.
Chaque agent a le droit de participer à une de ces réunions, dans la limite d'1 heure par mois.
Les organisations syndicales peuvent regrouper leurs heures par trimestre.
L'agent doit informer sa hiérarchie de cette participation.
Réunions statutaires et d'information
Un syndicat représentatif peut tenir les réunions prévues par ses statuts et des réunions d'information à l'intérieur des bâtiments administratifs en dehors ou pendant les horaires de travail.
Lorsque les réunions ont lieu pendant les horaires de travail, seuls les agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d'une autorisation spéciale d'absence peuvent y participer.
Réunion d'information spéciale
Un syndicat représentatif candidat à l'élection des représentants du personnel aux CAP, aux CCP ou au comité social peut organiser une réunion d'information spéciale au cours des 6 semaines précédant le vote.
Chaque agent peut participer à une réunion d'information spéciale dans la limite d'une heure.
À savoir
les syndicats considérés comme représentatifs sont ceux disposant d'au moins 1 siège au comité social pour le service concerné ou au comité social ministériel.
Réunions statutaires et d'information
Un syndicat peut tenir les réunions prévues par ses statuts et des réunions d'information à l'intérieur des bâtiments administratifs en dehors ou pendant les horaires de travail.
Lorsque les réunions ont lieu pendant les horaires de travail, seuls les agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d'une autorisation spéciale d'absence peuvent y participer.
Réunion d'information spéciale
Tout syndicat candidat à l'élection des représentants du personnel aux CAP, aux CCP ou au comité social peut organiser une réunion d'information spéciale au cours des 6 semaines précédant le vote.
Chaque agent peut participer à une réunion d'information spéciale dans la limite d'une heure.
Un agent public (fonctionnaire ou contractuel) peut bénéficier d'un congé rémunéré pour suivre une formation organisée par un organisme figurant sur une liste fixée par arrêté ministériel.
La durée du congé est fixée à 12 jours ouvrables maximum par an. Dans les services et établissements soumis au rythme de l'année scolaire, l'année de référence est l'année scolaire.
Le nombre d'agents qui peuvent obtenir le congé est limité dans chaque administration centrale, chaque service extérieur en dépendant, chaque établissement public de l'État.
Ce nombre est déterminé en fonction du nombre de voix que les syndicats responsables des formations ont obtenu lors de la dernière élection des représentants du personnel aux CAP, dans la limité de 5 % de l'effectif réel.
La demande de congé doit être faite par écrit au chef de service au moins 1 mois à l'avance. En l’absence de réponse au moins 15 jours avant le début du stage, le congé est considéré comme accepté.
Le congé est accordé sous réserve des nécessités de service. Toute décision de refus doit être motivée et communiquée à la CAP lors de sa plus prochaine réunion.
À son retour de formation, l'agent remet à son chef de service une attestation de présence délivrée par l'organisme de formation.
Congrès ou réunions des instances de direction
Des autorisations spéciales d'absence sont accordées aux représentants des organisations syndicales, mandatés pour assister aux congrès ou aux réunions des instances de direction dont ils sont membres.
Ces autorisations spéciales d'absence sont accordées, sous réserve des nécessités de service, sur présentation de la convocation.
Le nombre maximum de jours d'autorisation d'absence pouvant être accordés varie selon que le syndicat est représenté ou non au Conseil commun de la fonction publique.
Nombre de jours d'autorisation d'absence selon l'organisation syndicale concernée
Les 2 limites de 10 et 20 jours par an ne sont pas cumulables entre elles. Les éventuels délais de route s'ajoutent à ces plafonds.
Tout refus d'autorisation d'absence doit être motivé.
Des autorisations d'absence sont également accordées aux représentants syndicaux mandatés pour assister aux congrès ou aux réunions des instances de direction d'un autre niveau (sections syndicales) dont ils sont membres. Ces autorisations d’absence sont déduites du contingent de crédit d'heures de temps syndical.
Réunions de travail ou négociations nationales
Des autorisations d'absence sont obligatoirement accordées aux représentants syndicaux qui participent à des réunions de travail convoquées par l'administration ou à des négociations nationales.
La durée de l'autorisation d'absence comprend les délais de route, la durée prévisible de la réunion et un temps égal à cette durée pour la préparation et le compte rendu des travaux.
Autres instances
Des autorisations d'absence sont obligatoirement accordées aux représentants syndicaux, titulaires et suppléants, et aux experts, appelés à siéger à d'autres instances.
Les autorisations d'absence sont accordées sur présentation de la convocation ou du document informant de la réunion.
Ces instances sont les suivantes :
Conseil commun de la fonction publique et Conseil supérieur de la fonction publique de l’État
Conseils d'administration des organismes sociaux ou mutualistes, y compris les organismes de retraite
Organismes publics chargés de promouvoir la diversité dans la fonction publique
Conseils d'administration des hôpitaux et des établissements d'enseignement
Dans chaque département ministériel, les réunions de certaines instances de concertation fixées par arrêté ministériel peuvent aussi donner lieu à autorisations d'absence.
La durée de l'autorisation d'absence comprend les délais de route, la durée prévisible de la réunion et un temps égal à cette durée pour la préparation et le compte rendu des travaux.
Les syndicats bénéficient d'un crédit de temps syndical qui comprend un contingent d'heures et un contingent de décharges d'activité de service.
Le contingent d'heures permet aux représentants syndicaux de bénéficier d'autorisations d'absence pour participer aux congrès ou aux réunions des instances de direction d'un autre niveau que celui qui ouvre droit à des autorisations spéciales d'absence dans la limite de 10 ou 20 jours.
Le contingent de décharges d'activité de service permet aux représentants syndicaux d'exercer, à temps plein ou à temps partiel, pendant leurs heures de service, une activité syndicale en lieu et place de leur activité administrative.
Ce crédit de temps syndical est déterminé, dans chaque ministère, après chaque élection des représentants du personnel au comité social d'administration. Il est reconduit chaque année jusqu'aux élections suivantes, sauf modification du périmètre du département ministériel entraînant une variation de plus de 20 % des effectifs.
Le crédit de temps syndical de chaque ministère est calculé en fonction du nombre d'agents inscrits sur les listes électorales pour l'élection au comité social d'administration selon le barème suivant :
1 équivalent temps plein par tranche de 230 agents jusqu'à 140 000 agents
1 équivalent temps plein par tranche de 650 agents, au-delà de 140 000 agents
La moitié du crédit de temps syndical est réparti entre les syndicats représentés au comité social d'administration en fonction du nombre de sièges qu'ils ont obtenu aux élections.
L'autre moitié est répartie entre tous les syndicats ayant présenté leur candidature à l'élection du comité social d'administration proportionnellement au nombre de voix obtenues.
Le syndicat désigne librement parmi ses représentants les bénéficiaires de crédits de temps syndical.
En ce qui concerne les décharges d'activité de service, si la désignation d'un agent est incompatible avec la bonne marche du service, l’administration motive son refus et invite l'organisation syndicale à choisir un autre agent. La CAP ou la CCP est informée de cette décision.
À savoir
chaque union syndicale représentée au Conseil supérieur de la fonction publique de l'État a droit en plus à un nombre de décharges de service fixé par arrêté ministériel en fonction du nombre de sièges dont elle dispose à ce conseil.
Un fonctionnaire titulaire peut être détaché auprès d'un syndicat pour exercer un mandat syndical.
Le droit syndical est garanti à chaque agent public.
Les agents peuvent librement créer un syndicat. Chaque agent peut librement y adhérer et y exercer des mandats.
Aucune distinction, directe ou indirecte, ne peut être faite entre les agents en raison de leurs opinions syndicales.
Aucune mention des opinions ou activités syndicales ne peut figurer au dossier d'un agent ou dans tout autre document administratif.
Les compétences acquises dans l'exercice d'une activité syndicale sont prises en compte pour les acquis de l'expérience professionnelle.
Lorsqu'une collectivité compte au moins 50 agents, l'autorité territoriale doit mettre à disposition des syndicats représentatifs ayant une section syndicale un local commun. Si elle le peut, elle met un local distinct à disposition de chaque organisation.
L'attribution de locaux distincts est obligatoire lorsque les effectifs sont supérieurs à 500 agents.
À savoir
les syndicats sont considérés comme représentatifs s'ils sont représentés au comité technique (au comité social territorial à partir de 2022) ou au Conseil supérieur de la fonction publique territoriale.
Les locaux comportent les équipements indispensables à l'activité syndicale. Notamment : mobilier, ligne téléphonique, poste informatique, connexion au réseau internet, accès aux moyens d'impression et à un photocopieur, boite aux lettres.
Affichage, diffusion électronique
Des panneaux réservés à l'affichage syndical sont installés dans des locaux facilement accessibles au personnel, mais auxquels le public n'a pas normalement accès.
Les syndicats peuvent également utiliser l'intranet et disposer de leur propre adresse de messagerie électronique pour diffuser des tracts syndicaux dans les conditions fixées par l'administration.
Distribution de tracts
Les tracts syndicaux peuvent être distribués aux agents dans l'enceinte des bâtiments administratifs, en dehors des locaux ouverts au public.
Ces distributions ne doivent pas perturber le bon fonctionnement du service.
Lorsqu'elle a lieu pendant les heures de travail, la distribution de tracts ne peut être effectuée que par des agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d'une décharge de service.
Réunions d'information
Syndicat représentatif
Autre syndicat
Réunion mensuelle d'information
Les organisations syndicales peuvent tenir des réunions mensuelles d'information pendant les heures de service.
Chaque agent a le droit de participer à une de ces réunions, dans la limite d'1 heure par mois.
Les organisations syndicales peuvent regrouper leurs heures par trimestre.
L'agent doit informer sa hiérarchie de cette participation au moins 3 jours à l'avance.
Réunions statutaires ou d'information
Un syndicat peut tenir les réunions prévues par ses statuts et des réunions d'information à l'intérieur des bâtiments administratifs en dehors ou pendant les horaires de travail.
En cas d'impossibilité de tenir les réunions à l'intérieur des bâtiments administratifs, elles peuvent avoir lieu dans des locaux extérieurs mis à la disposition.
Lorsque les réunions ont lieu pendant les horaires de travail, seuls les agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d'une autorisation spéciale d'absence peuvent y participer.
Réunion d'information spéciale
Un syndicat candidat à l'élection des représentants du personnel aux CAP, aux CCP ou au comité social peut organiser une réunion d'information spéciale au cours des 6 semaines précédant le vote.
Chaque agent peut participer à une réunion d'information spéciale dans la limite d'une heure à condition d'en faire la demande au moins 3 jours à l'avance..
À savoir
les syndicats sont considérés comme représentatifs s'ils sont représentés au comité technique (au comité social territorial à partir de 2022) ou au Conseil supérieur de la fonction publique territoriale.
Réunions statutaires ou d'information
Tout syndicat peut tenir les réunions prévues par ses statuts et des réunions d'information à l'intérieur des bâtiments administratifs en dehors ou pendant les horaires de travail.
En cas d'impossibilité de tenir les réunions à l'intérieur des bâtiments administratifs, elles peuvent avoir lieu dans des locaux extérieurs mis à la disposition.
Lorsque les réunions ont lieu pendant les horaires de travail, seuls les agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d'une autorisation spéciale d'absence peuvent y participer.
Réunion d'information spéciale
Tout syndicat candidat à l'élection des représentants du personnel aux CAP, aux CCP ou au comité social peut organiser une réunion d'information spéciale au cours des 6 semaines précédant le vote. Chaque agent peut participer à une réunion d'information spéciale dans la limite d’une heure à condition d'en faire la demande au moins 3 jours à l'avance.
Un agent public (fonctionnaire ou contractuel) peut bénéficier d'un congé rémunéré pour suivre une formation organisée par un organisme figurant sur une liste fixée par arrêté ministériel.
La durée de ce congé est fixée à 12 jours ouvrables maximum par an.
Dans les collectivités ou établissements employant au moins 100 agents, le nombre d'agents qui peuvent obtenir un congé, au cours d'une même année, est limité à 5 % de l'effectif réel.
La demande de congé doit être faite par écrit à l'autorité territoriale au moins 1 mois avant le début du stage. En l'absence de réponse au moins 15 jours avant le début du stage, le congé est considéré comme accepté.
Le congé est accordé sous réserve des nécessités de service. Toute décision de refus doit être communiquée à la CAP lors de sa plus prochaine réunion.
À son retour de formation, l'agent remet à l'autorité territoriale une attestation de présence délivrée par l'organisme de formation.
Congrès ou réunions des instances de direction
Des autorisations spéciales d'absence sont accordées aux représentants des organisations syndicales, mandatés pour assister aux congrès ou aux réunions des instances de direction dont ils sont membres.
Ces autorisations spéciales d'absence sont accordées, sous réserve des nécessités de service, sur présentation de la convocation.
Les demandes d'autorisation d'absence doivent être formulées 3 jours au moins avant la date de la réunion.
Le nombre maximum de jours d'autorisation d'absence pouvant être accordés varie selon que le syndicat est représenté ou non au Conseil commun de la fonction publique.
Nombre de jours d'autorisation d'absence selon l'organisation syndicale concernée
Les 2 limites de 10 et 20 jours par an ne sont pas cumulables entre elles. Les éventuels délais de route s'ajoutent à ces plafonds.
Tout refus d'autorisation d'absence doit être motivé.
Des autorisations d'absence sont également accordées aux représentants syndicaux mandatés pour assister aux congrès ou aux réunions des instances de direction d'un autre niveau (sections syndicales) dont ils sont membres. Ces autorisations d’absence sont déduites du contingent de crédit d'heures de temps syndical.
Réunions de travail ou négociations nationales
Des autorisations d'absence sont obligatoirement accordées aux représentants syndicaux qui participent à des réunions de travail convoquées par l'administration ou à des négociations nationales.
La durée de l'autorisation d'absence comprend les délais de route, la durée prévisible de la réunion et un temps égal à cette durée pour la préparation et le compte rendu des travaux.
Autres instances
Des autorisations d'absence sont obligatoirement accordées aux représentants syndicaux, titulaires et suppléants, et aux experts, appelés à siéger à d'autres instances.
Les autorisations d'absence sont accordées sur présentation de la convocation ou du document informant de la réunion.
Ces instances sont les suivantes :
Conseil commun de la fonction publique et Conseil supérieur de la fonction publique territoriale
Conseil économique, social et environnemental ou conseils économiques, sociaux et environnementaux régionaux
Conférence nationale des services d'incendie et de secours
Commission consultative des polices municipales
Conseils d'administration des organismes de retraite
Conseils d'administration des organismes de sécurité sociale et des mutuelles
Toute autre instance nationale ou locale pour laquelle la présence des représentants du personnel de la fonction publique territoriale est requise par une loi ou un décret
La durée de l'autorisation d'absence comprend les délais de route, la durée prévisible de la réunion et un temps égal à cette durée pour la préparation et le compte rendu des travaux.
Les syndicats bénéficient d'un crédit de temps syndical qui comprend un contingent d'heures et un contingent de décharges d'activité de service.
Le contingent d'heures permet aux représentants syndicaux de bénéficier d'autorisations d'absence pour participer aux congrès ou aux réunions des instances de direction d'un autre niveau que celui qui ouvre droit à des autorisations spéciales d'absence dans la limite de 10 ou 20 jours.
Le contingent de décharges d'activité de service permet aux représentants syndicaux d'exercer, à temps plein ou à temps partiel, pendant leurs heures de service, une activité syndicale en lieu et place de leur activité administrative.
Ce crédit de temps syndical est déterminé, dans chaque collectivité, après chaque élection des représentants du personnel au comité social territorial. Il est reconduit chaque année jusqu'aux élections suivantes, sauf modification du périmètre du comité social territorial ou augmentation de plus de 20 % des effectifs.
Le nombre d'heures de décharges d'activité de service dépend du nombre d'agents inscrits sur la liste électorale du comité social territorial :
Nombre d'heures de décharge d'activité de service par mois en fonction du nombre d'électeurs
Le contingent d'autorisations d'absence est calculé à raison d'une heure d'autorisation d'absence pour 1 000 heures de travail accomplies par les agents inscrits sur la liste électorale du comité social territorial.
La moitié du crédit de temps syndical est réparti entre les syndicats représentés au comité social territorial en fonction du nombre de sièges qu'ils ont obtenu aux élections.
L'autre moitié est répartie entre tous les syndicats ayant présenté leur candidature à l'élection du comité social territorial proportionnellement au nombre de voix obtenues.
Le syndicat désigne les bénéficiaires de ce crédit de temps syndical parmi ses représentants en activité dans la collectivité ou l'établissement.
En ce qui concerne les décharges d'activité de service, si la désignation d'un agent est incompatible avec la bonne marche du service, l'autorité territoriale motive son refus et invite l'organisation syndicale à choisir un autre agent.
À noter
Par convention, le centre de gestion et une ou plusieurs collectivités ou établissements non obligatoirement affiliés peuvent, à la demande des organisations syndicales, mutualiser les crédits de temps syndical que celles-ci n'ont pas utilisé pendant l'année. Ce reliquat est utilisé dans les collectivités ou établissements signataires l'année suivante.
Un fonctionnaire titulaire peut être détaché auprès d'un syndicat pour exercer un mandat syndical.
Sa mise à disposition ne peut pas être inférieure au mi-temps.
Le droit syndical est garanti à chaque agent public.
Les agents peuvent librement créer un syndicat. Chaque agent peut librement y adhérer et y exercer des mandats.
Aucune distinction, directe ou indirecte, ne peut être faite entre les agents en raison de leurs opinions syndicales.
Aucune mention des opinions ou activités syndicales ne peut figurer au dossier d'un agent ou dans tout autre document administratif.
Les compétences acquises dans l'exercice d'une activité syndicale sont prises en compte pour les acquis de l'expérience professionnelle.
Un établissement d'au moins 50 agents doit mettre un local commun à la disposition des syndicats suivants qui le demandent :
Syndicats ayant une section syndicale dans l'établissement
Syndicats représentatifs dans l'établissement ou représentés au Conseil supérieur de la fonction publique hospitalière (CSFPH)
Un établissement d'au moins 200 agents doit obligatoirement attribuer un local distinct aux syndicats suivants :
Syndicats représentés au CSFPH
Syndicats représentatifs dans l'établissement
Un établissement de moins de 50 agents peut également mettre un local commun à disposition des syndicats ayant une section syndicale dans l'établissement.
Les locaux comportent les équipements indispensables à l'exercice de l'activité syndicale (mobilier, ligne téléphonique, poste informatique, connexion au réseau internet, accès aux moyens d'impression et à un photocopieur, boite aux lettres, ...).
À savoir
les syndicats considérés comme représentatifs dans l'établissement sont ceux ayant au moins 1 siège au comité technique d'établissement.
Affichage, diffusion électronique
Des panneaux réservés à l'affichage syndical sont installés dans des locaux facilement accessibles au personnel, mais auxquels le public n'a pas normalement accès.
Les syndicats peuvent également utiliser l'intranet et disposer de leur propre adresse de messagerie électronique pour diffuser des tracts syndicaux dans les conditions fixées par l'administration.
Distribution de tracts
Les tracts syndicaux peuvent être distribués aux agents dans l'enceinte des bâtiments administratifs, en dehors des locaux ouverts au public.
Ces distributions ne doivent pas perturber le bon fonctionnement du service.
Lorsqu'elle a lieu pendant les heures de travail, la distribution de tracts ne peut être effectuée que par des agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d'une décharge de service.
Réunions d'information
Syndicale représenté au CSFPH ou représentatif dans l'établissement
Autre syndicat
Réunion mensuelle d'information
Les organisations syndicales peuvent tenir des réunions mensuelles d'information pendant les heures de travail.
Chaque agent a le droit de participer à une de ces réunions, dans la limite d'1 heure par mois.
Les organisations syndicales peuvent regrouper leurs heures par trimestre.
L'agent doit informer sa hiérarchie de cette participation.
Réunions statutaires ou d'information
Un syndicat peut tenir les réunions prévues par ses statuts et des réunions d'information à l'intérieur des bâtiments administratifs en dehors ou pendant les horaires de travail.
En cas d'impossibilité de tenir les réunions à l'intérieur des bâtiments administratifs, elles peuvent avoir lieu dans des locaux extérieurs mis à la disposition.
Lorsque les réunions ont lieu pendant les horaires de travail, seuls les agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d'une autorisation spéciale d'absence peuvent y participer.
Réunion d'information spéciale
Un syndicat candidat à l'élection des représentants du personnel aux CAP, aux CCP ou au comité social peut organiser une réunion d'information spéciale au cours des 6 semaines précédant le vote.
Chaque agent peut participer à une réunion d'informations spéciale dans la limite d'une heure.
À savoir
les syndicats considérés comme représentatifs dans l'établissement sont ceux ayant au moins 1 siège au comité technique d'établissement.
Réunions statutaires ou d'information
Tout syndicat peut tenir les réunions prévues par ses statuts et des réunions d'information à l'intérieur des bâtiments administratifs en dehors ou pendant les horaires de travail.
En cas d'impossibilité de tenir les réunions à l'intérieur des bâtiments administratifs, elles peuvent avoir lieu dans des locaux extérieurs mis à la disposition.
Lorsque les réunions ont lieu pendant les horaires de travail, seuls les agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d'une autorisation spéciale d'absence peuvent y participer.
Réunion d'information spéciale
Tout syndicat candidat à l'élection des représentants du personnel aux CAP, aux CCP ou au comité social peut organiser une réunion d'information spéciale au cours des 6 semaines précédant le vote.
Chaque agent peut participer à une réunion d'informations spéciale dans la limite d'une heure.
Un agent public (fonctionnaire ou contractuel) peut bénéficier d'un congé rémunéré pour suivre une formation organisée par un organisme figurant sur une liste fixée par arrêté ministériel.
La durée de ce congé est fixée à 12 jours ouvrables maximum par an.
Dans chaque établissement, le nombre d'agents qui peuvent obtenir un congé, au cours d'une même année, est limité.
Ce nombre est déterminé, dans la limite de 5 % de l'effectif réel, en fonction du nombre moyen de voix que les syndicats, responsables des formations, ont obtenu dans l'établissement, lors des élections des représentants du personnel aux CAP départementales.
Lorsque l'établissement compte moins de 20 agents, le nombre de jours de congé que les syndicats se partagent est égal au maximum à 5 % du nombre d'agents multiplié par 12.
La demande de congé doit être faite par écrit au directeur de l’établissement au moins 1 mois avant le début du stage. En l'absence de réponse au moins 15 jours avant le début du stage, le congé est considéré comme accepté.
Le congé est accordé sous réserve des nécessités de service. Toute décision de refus doit être motivée et communiquée à la CAP lors de sa plus prochaine réunion.
À son retour de formation, l'agent remet au directeur de l'établissement une attestation de présence délivrée par l'organisme de formation.
Congrès ou réunions des instances de direction
Des autorisations spéciales d'absence sont accordées aux représentants des organisations syndicales, mandatés pour assister aux congrès ou aux réunions des instances de direction dont ils sont membres.
Ces autorisations spéciales d'absence sont accordées, sous réserve des nécessités de service, sur présentation de la convocation.
Les demandes d'autorisation d'absence doivent être formulées 3 jours au moins avant la date de la réunion.
Le nombre maximum de jours d'autorisation d'absence pouvant être accordés varie selon que le syndicat est représenté ou non au Conseil commun de la fonction publique.
Nombre de jours d'autorisation d'absence selon l'organisation syndicale concernée
Les 2 limites de 10 et 20 jours par an ne sont pas cumulables entre elles. Les éventuels délais de route s'ajoutent à ces plafonds.
Tout refus d'autorisation d'absence doit être motivé.
Des autorisations d'absence sont également accordées aux représentants syndicaux mandatés pour assister aux congrès ou aux réunions des instances de direction d'un autre niveau (sections syndicales) dont ils sont membres. Ces autorisations d’absence sont déduites du contingent de crédit d'heures de temps syndical.
Réunions de travail ou négociations nationales
Des autorisations d'absence sont obligatoirement accordées aux représentants syndicaux qui participent à des réunions de travail convoquées par l'administration ou à des négociations nationales.
La durée de l'autorisation d'absence comprend les délais de route, la durée prévisible de la réunion et un temps égal à cette durée pour la préparation et le compte rendu des travaux.
Autres instances
Des autorisations spéciales d'absence sont accordées aux représentants syndicaux, titulaires et suppléants, et aux experts, appelés à siéger à d'autres instances.
Les autorisations d'absence sont accordées sur présentation de la convocation ou du document informant de la réunion.
Ces instances sont les suivantes :
Conseil commun de la fonction publique et Conseil supérieur de la fonction publique hospitalière
Commissions départementales de réforme des agents des collectivités locales
Commissions médicales d'établissement
Centre national de gestion des praticiens hospitaliers et des personnels de direction de la fonction publique hospitalière
Comité national et comités locaux du fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la fonction publique
Conseils d'administration des organismes de retraite, des organismes de sécurité sociale et des mutuelles
Conseil économique, social et environnemental et conseils économiques, sociaux et environnementaux régionaux
Agence nationale du développement professionnel continu
La durée de l'autorisation d'absence comprend les délais de route, la durée prévisible de la réunion et un temps égal à cette durée pour la préparation et le compte rendu des travaux.
Les syndicats bénéficient d'un crédit de temps syndical qui comprend un contingent d'heures et un contingent de décharges d'activité de service.
Le contingent d'heures permet aux représentants syndicaux de bénéficier d'autorisations d'absence pour participer aux congrès ou aux réunions des instances de direction d'un autre niveau que celui qui ouvre droit à des autorisations spéciales d'absence dans la limite de 10 ou 20 jours.
Le contingent de décharges d'activité de service permet aux représentants syndicaux d'exercer, à temps plein ou à temps partiel, pendant leurs heures de service, une activité syndicale en lieu et place de leur activité administrative.
Ce crédit de temps syndical est déterminé, dans chaque établissement, après chaque élection des représentants du personnel au comité social d'établissement. Il est reconduit chaque année jusqu'aux élections suivantes.
Le crédit de temps syndical de chaque établissement comprend 2 volumes d'heures distincts :
1 volume d'heures calculé à raison d'une heure pour 1 000 heures de travail accomplies par les agents inscrits sur la liste électorale du comité social d'établissement
et 1 volume d'heures qui dépend du nombre d'agents inscrits sur la liste électorale du comité social d'établissement.
Le second volume d'heures est déterminé selon le barème suivant :
Nombre d'heures par mois en fonction du nombre d'agents
La moitié du crédit de temps syndical est réparti entre les syndicats représentés au comité social d'établissement en fonction du nombre de sièges qu'ils ont obtenu aux élections.
L'autre moitié est répartie entre tous les syndicats ayant présenté leur candidature à l'élection du comité social d'établissement proportionnellement au nombre de voix obtenues.
Le crédit de temps syndical est utilisé, au choix du syndicat, sous forme de décharges d'activité de service ou sous forme de crédits d'heure.
Le syndicat désigne les bénéficiaires des crédits de temps syndical parmi ses représentants en activité dans l'établissement. Elles en communiquent la liste nominative au directeur d'établissement. Cette liste précise les volumes de crédit de temps syndical répartis sous forme de décharges d'activité de service et sous forme de crédits d'heures.
Si la désignation d'un agent est incompatible avec la bonne marche du service, le chef d’établissement invite l'organisation syndicale, après avis de la CAP, à choisir un autre agent.
Un fonctionnaire titulaire peut être détaché auprès d'un syndicat pour exercer un mandat syndical.
Il peut aussi être totalement ou partiellement mis à disposition d’un syndicat pour exercer un mandat syndical à l’échelon national.
