Guyancourt

Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 
Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Mineur délinquant : déroulement des poursuites à partir du 30 septembre 2021

Vérifié le 09 juin 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Nous vous présentons les informations pour comprendre comment se déroule les poursuites à l'encontre d'un mineur qui a commis un fait interdit par la loi (infraction) à compter du 30 septembre 2021.

Le procureur de la République, à la suite de son enquête, décide des poursuites à engager ou non à l'encontre d'un mineur suite à une infraction portée à sa connaissance.

Le mineur est, en principe, jugé directement par le juge des enfants dans le but de mettre en place une mise à l'épreuve éducative (pour les contraventions ou les délits de faible gravité).

Exceptionnellement, le mineur peut être jugé par le tribunal pour enfants pour les infractions sanctionnées de plus de 3 ans de prison et s'il a plus de 13 ans.

Enfin, pour les crimes, un juge d'instruction est obligatoirement désigné pour mener l'enquête. Cette désignation est également possible pour les délits qui nécessitent une enquête complémentaire.

Le parquet doit veiller à ce que les enquêteurs avisent la victime de la date de l'audience de culpabilité et convoquent les personnes responsables du mineur (parent, tuteur, adulte approprié,...) au moins 10 jours avant la date de l'audience.

Si un mineur commet un acte interdit par la loi (on parle d'infraction) et qu'il est pris sur le fait accompli ou que la victime ou son avocat dépose une plainte, une enquête peut être ouverte.

Le procureur informé peut envisager 2 situations :

  • Le mineur ne fait pas l'objet de poursuites pour l'une des raisons suivantes :

    • Il n'y a pas eu d'infraction
    • Les preuves à son encontre sont insuffisantes
    • Le mineur n'est finalement pas impliqué dans la commission de l'infraction
    • La présomption de non-discernement, pour un mineur de moins de 13 ans, est retenue. Cela signifie qu'un mineur de moins de 13 ans est supposé trop jeune et immature pour comprendre ses actes et ne peut donc pas être poursuivi.

    Dans ce cas, le procureur de la République classe l'affaire sans suite.

    Néanmoins, le procureur de la République peut choisir de mettre en place des mesures évitant au mineur d'être poursuivi (rappel de ses obligations, mesure de réparation, médiation,...).

    Si ces mesures sont efficaces, le procureur de la République ne donnera pas de suite à l'affaire.

    En revanche, si les mesures prises échouent, le procureur de la République pourra renvoyer le mineur devant un juge ou un tribunal.

  • Le procureur de la République choisit les suites à donner à l'affaire selon la gravité de l'infraction commise mais aussi selon la personnalité du mineur, ses conditions de vie et d'éducation.

    Ainsi, si le procureur de la République estime que le mineur peut faire l'objet de poursuites, il peut transmettre le dossier :

    • soit au juge d'instruction (s'il estime que l'enquête doit être complétée),
    • soit au juge des enfants (procédure de principe),
    • soit au tribunal pour enfants pour que le mineur soit jugé.

    L'enquête débouche alors :

    • Soit sur la remise au mineur d'une convocation pour être jugé
    • Soit sur un déferrement. Cela signifie qu'à la fin de sa garde à vue, le mineur est présenté au procureur de la République en présence de son avocat. Le procureur de la République indique au mineur le ou les fait(s) qui lui sont reproché(s) et lui délivre une date d'audience pour que le juge se prononce sur sa culpabilité.

    Dans tous les cas, un recueil de renseignement socio-éducatif est réalisé pour le jour de l'audience. Il permet de donner des informations sur la situation du mineur au juge.

À tout moment (que l'affaire soit classée ou non), le procureur de la République évalue la nécessité de saisir les services de la protection de l'enfance (services du département).

Le procureur de la République peut donc opter pour l'une des hypothèses suivantes :

  • Transmettre le dossier aux autorités de protection de l'enfance en vue d'une évaluation administrative de la situation du mineur et de sa famille
  • Solliciter le juge des enfants d'une demande en assistance éducative s'il décide de poursuivre le mineur

  • À la fin de l'enquête, le procureur de la République décide de poursuivre le mineur.

    Il transmet le dossier :

    • Soit, dans la majorité des cas, au juge des enfants (en chambre du conseil, c'est-à-dire directement dans son bureau)
    • Soit au tribunal pour enfants, c'est-à-dire au juge des enfants et à ses assesseurs. Le tribunal peut être compétent pour les mineurs de plus de 13 ans lorsque la peine est supérieure à 3 ans et lorsque la personnalité du mineur ou la gravité des faits le justifient. Ces conditions sont cumulatives.

    Dans tous les cas, l'objectif est de mettre en place une procédure avec mise à l'épreuve éducative (appelée PMEE) avant le jugement sur le prononcé de la sanction.

    La procédure se déroule donc en 2 étapes :

    • Tout d'abord, une audience détermine si le mineur est coupable ou non des faits qui lui sont reprochés.
    • Ensuite, une audience a lieu sur le prononcé de la sanction que le mineur va devoir exécuter. Cette 2e audience peut intervenir de 2 manières :

    Si le mineur a donné satisfaction lors de sa mise à l'épreuve éducative, le juge des enfants ou le tribunal pourra prononcer une dispense de mesures éducatives, une dispense de peine ou une déclaration de réussite éducative.

      À savoir

    par exception, pour de simples faits, le juge des enfants ou le tribunal pour enfant peut décider de juger le mineur en audience unique. Pour ce faire, le juge des enfants ou le tribunal pour enfant doit bien connaître la personnalité du mineur et estimer qu'une mise à l'épreuve éducative n'est pas nécessaire. Exemple : un cambriolage commis par un mineur non accompagné. Le juge peut estimer peu opportun de la placer à une audience de sanction dès lors qu'il ne se représentera pas.

    Dans ce cas, lors de l'audience sur la culpabilité du mineur, le juge des enfants ou le tribunal pour enfants se prononcera sur la sanction.

  • À la fin de l'enquête, le procureur de la République peut, exceptionnellement, décider de poursuivre le mineur et de transmettre le dossier au tribunal pour enfants pour qu'il juge directement le mineur (on parle d'audience unique).

    L'audience unique peut également être demandée par le tribunal pour enfants lui même (au cours de l'audience, le juge des enfants mettra au débat cette éventualité)

    Toutefois, ce type de procédure est soumis aux conditions cumulatives suivantes :

    • La peine encourue est d'au moins 5 ans pour les mineurs âgés de 13 à 16 ans (ou la peine encourue est d'au moins 5 ans pour les mineurs, âgés de 16 à 18 ans)
    • Un rapport de moins d'1 an a été établi dans une procédure antérieure (par exemple dans le cadre d'une mesure éducative, d'une déclaration de culpabilité ou d'une peine prononcée de moins d'un an ou le mineur a été poursuivi pour avoir refusé de se soumettre à des opérations de contrôle et de relevé d'empreinte digitale).

    L'audience devant le tribunal intervient au plus tôt 10 jours après que le procureur de la République ait saisi le tribunal (ce qui sous-entend que le mineur et ses représentants légaux ont été convoqués au moins 10 jours avant la date de l'audience).

    Si le mineur a été placé en prison par le juge des libertés et de la détention, à la demande du procureur de la République, l'audience doit intervenir au plus tard 1 mois après que le tribunal a été saisi.

    Si le mineur a été présenté au juge des enfants pour faire l'objet d'une mesure éducative ou d'un contrôle judiciaire, l'audience a lieu au plus tard 3 mois après que le tribunal a été saisi.

    Le tribunal pour enfants se prononcera en même temps

    • sur la culpabilité ou non du mineur
    • et sur la sanction qu'il devra effectuer (mesure éducative, avertissement judiciaire, peine si le mineur est déjà connu).

    À titre exceptionnel, le tribunal peut décider d'une période de mise à l'épreuve éducative de 6 à 9 mois.

  • À la fin de l'enquête, lorsque le procureur de la République décide de poursuivre le mineur, en matière criminelle, il doit transmettre le dossier à un juge d'instruction.

    Il peut également saisir un juge d'instruction pour les délits qui nécessitent des investigations particulières (complément d'enquête) ou pour les contraventions de 5e classe qui nécessitent des investigations particulières.

    Un mineur de plus de 16 ans poursuivi pour la commission d'un crime est alors jugé par la cour d'assises de mineurs.

    Dans le cas d'un mineur de moins de 16 ans suspecté d'avoir commis un délit ou un crime, le jugement s'effectue 

    • soit par le tribunal pour enfant criminel (crime),
    • soit par le juge des enfants ou le tribunal pour enfants (délit).

    Dans tous les cas, le juge d'instruction devra recourir à une mesure éducative d'investigation judiciaire (informations sur la situation du mineur et son entourage).

  À savoir

pour les contraventions des 4 premières classes, si le procureur de la République décide de poursuivre le mineur, il transmet le dossier au tribunal de police.

L'inscription au casier judiciaire ne se fait qu'à la suite du prononcé de la sanction.

  • Décisions sur les mesures provisoires prononcées lors du défèrrement
  • Jugement sur la culpabilité
  • Décisions rendues lors de la période de mise à l'épreuve éducative
  • Jugement sur la sanction
  • Décisions postsentencielles (c'est-à-dire des décisions prises à la suite)

L'appel est porté dans la majorité des cas devant la chambre spéciale des mineurs.

Toutefois, les décisions rendues dans le cadre de l'information judiciaire font l'objet d'un appel devant la chambre de l'instruction.

2 cas de figures sont possibles :

  • Suite à l'audience d'examen de la culpabilité, le mineur fait appel sur ce principe. La cour d'appel est en mesure de statuer avant l'audience du prononcé de la sanction. Elle confirme ou infirme la culpabilité du mineur, la mise à l'épreuve se continue normalement jusqu'au prononcé de la sanction. Un nouvel appel est ensuite possible.
  • Suite à l'audience d'examen de la culpabilité, le mineur est reconnu coupable. Celui-ci fait appel. La cour d'appel n'est pas en mesure de statuer avant l'audience de prononcé de la sanction, la période de mise à l'épreuve éducative se poursuit et la juridiction rend sa décision sur la sanction. Lorsque la cour examinera l'appel du mineur, elle se prononcera sur la culpabilité et sur la sanction.

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