Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Prestation partagée d'éducation de l'enfant (PreParE)
Vérifié le 01 avril 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
La prestation partagée d'éducation de l'enfant (PreParE) fait partie de la prestation d'accueil du jeune enfant (Paje). Elle permet à un ou aux 2 parents ayant au moins un enfant à charge de moins de 3 ans (ou moins de 20 ans en cas d'adoption) de cesser ou réduire leur travail pour s'en occuper. La durée de versement dépend du nombre d'enfants à charge et de la situation familiale. Nous vous présentons les informations à connaître.
Cas général
PreParE majorée
La PreParE est une aide financière versée par la Caf ou la MSA aux parents cessant ou réduisant leur activité professionnelle pour s'occuper de leur(s) enfant(s) de moins de 3 ans.
Vous avez droit à la PreParE si vous remplissez les 3 conditions suivantes :
Vous avez au moins un enfant de moins de 3 ans (ou de moins de 20 ans en cas d'adoption)
Vous avez totalement ou partiellement interrompu votre activité professionnelle
Vous avez validé au moins 8 trimestres de cotisations vieillesse (sur une période de référence qui varie selon le nombre d'enfants).
La PreParE peut être attribuée à un seul parent ou aux 2. Ils peuvent la percevoir en même temps ou successivement.
Interruption ou réduction de l'activité professionnelle
Vous devez justifier d'au moins 8 trimestres de cotisation sur une période de référence précédant la naissance, l'adoption ou l'accueil de l'enfant concerné. La durée de la période de référence varie en fonction du nombre d'enfant(s) à charge.
Vous devez justifier de 8 trimestres de cotisation vieillesse au cours des 2 dernières années.
À noter
les trimestres validés grâce au chômage indemnisé ne sont pas pris en compte.
Vous devez justifier d'au moins 8 trimestres de cotisation vieillesse au cours des 4 dernières années.
À noter
si vous demandez la prestation après la naissance, l'adoption ou l'accueil de votre enfant, la période de référence est celle précédant votre demande.
Vous devez justifier d'au moins 8 trimestres de cotisation vieillesse au cours des 5 dernières années.
À noter
si vous demandez la prestation après la naissance, l'adoption ou l'accueil de votre enfant, la période de référence est celle précédant votre demande.
Caf
MSA
Vous devez remplir et envoyer à votre Caf les formulaires cerfa n°11423 (déclaration de situation) et n°12324 (demande de PreParE).
Formulaire Demande de prestation partagée d'éducation de l'enfant (PreParE)
Caisse nationale des allocations familiales (Cnaf)
Assurez-vous que votre situation est à jour dans votre espace personnel sur le site internet de la Caf. Remplissez et envoyez à votre Caf le formulaire cerfa n°12324 (demande de PreParE).
Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)
Assurez-vous que votre situation est à jour dans votre espace personnel sur le site internet de la MSA. Remplissez et envoyez à votre MSA le formulaire cerfa n°12324 (demande de PreParE).
Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)
À savoir
si vous êtes en congé de maternité, paternité, d'adoption ou de maladie, vous devez attendre la fin de l'indemnisation pour envoyer la demande.
Montants de la PreParE selon la quotité de travail
Situation du parent
Montant mensuel versé
Activité totalement interrompue
428,71 €
Temps partiel (50 % maximum)
277,14 €
Temps partiel (compris entre 50 % et 80 %)
159,87 €
Il est possible de cumuler 2 PreParE simultanées au sein d'un couple.
Toutefois, le montant total des 2 prestations ne peut pas dépasser 428,71 €.
Durée de versement suite à une naissance
La durée de versement varie en fonction du nombre d'enfant(s) à charge et de la situation familiale.
À savoir
en cas de décès de l'enfant, la prestation est prolongée automatiquement de 3 mois après le décès.
6 mois pour chaque parent dans la limite du 1er anniversaire de l'enfant.
Le droit est ouvert à partir du 1er mois plein en congé parental.
La PreParE est versée chaque mois, à terme échu (janvier payé début février, etc.)
24 mois maximum pour chaque parent jusqu'au 3e anniversaire du plus jeune de vos enfants.
Attention, la durée de votre droit est réduite du nombre de mois d'indemnités journalières postnatales de maternité (ou d'adoption).
Exemple
Pour un 2e enfant, la mère peut percevoir la prestation pendant 21 mois (en enlevant la durée du congé postnatal) et le père pendant 1 an jusqu'aux 3 ans de l'enfant.
Le droit est ouvert à partir du 1er mois plein en congé parental.
La PreParE est versée chaque mois, à terme échu (janvier payé début février, etc).
Jusqu'au 1er anniversaire de l'enfant
Le droit est ouvert à partir du 1er mois plein en congé parental.
La PreParE est versée chaque mois, à terme échu (janvier payé début février, etc).
Jusqu'au 3e anniversaire du plus jeune de vos enfants
Le droit est ouvert à partir du 1er mois plein en congé parental.
La PreParE est versée chaque mois, à terme échu (janvier payé début février, etc).
Durée de versement suite à une adoption
Vous pouvez bénéficier de la PreParE pendant les 12 premiers mois de présence de l'enfant dans votre foyer.
Les parents peuvent se partager la prestation.
Le droit est ouvert à partir du 1er mois plein en congé parental.
La PreParE est versée chaque mois, à terme échu (janvier payé début février, etc).
Vous pouvez bénéficier de la PreParE pendant les 12 premiers mois de présence de l'enfant. dans votre foyer. Ensuite, si l'enfant n'a pas atteint l'âge de 3 ans, le droit peut être prolongé jusqu'à cet âge.
Les parents peuvent se partager la prestation.
Attention :
la durée de votre droit est réduite du nombre de mois indemnisés au titre de votre congé adoption.
Le droit est ouvert à partir du 1er mois plein en congé parental.
La PreParE est versée chaque mois, à terme échu (janvier payé début février, etc).
Vous pouvez bénéficier de la PreParE pendant les 12 premiers mois de présence de l'enfant dans votre foyer.
Vous pouvez bénéficier de la PreParE pendant les 12 premiers mois de présence de l'enfant. dans votre foyer. Ensuite, si l'enfant n'a pas atteint l'âge de 3 ans, le droit peut être prolongé jusqu'à cet âge.
Attention :
la durée de votre droit est réduite du nombre de mois indemnisés au titre de votre congé adoption.
Prolongation du versement
Le versement de la PreParE peut être prolongé si vous remplissez les 3 conditions suivantes :
Vous avez au moins 2 enfants à charge
Vous n'avez pas trouvé de place en crèche ou autre service d'accueil
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre
À noter
si vous changez de département, la MSA de votre domicile de départ s'occupera automatiquement du transfert du dossier vers votre nouvelle caisse. Ce transfert se fera dès l'enregistrement de votre nouvelle adresse.
La PreParE majorée est une aide financière versée par la Caf ou la MSA aux parents cessant leur activité professionnelle pour s'occuper de leur(s) enfant(s) de moins de 3 ans.
Vous pouvez prétendre à la PreParE majorée si vous remplissez les 3 conditions suivantes :
Vous avez au moins 3 enfants à charge
Vous avez cessé de travailler
Vous avez validé au moins 8 trimestres de cotisations vieillesse au cours des 5 dernières années
La PreParE peut être attribuée à un seul parent ou aux 2. Ils peuvent la percevoir en même temps ou successivement.
Vous devez justifier d'au moins 8 trimestres de cotisation vieillesse au cours des 5 années précédant la naissance, l'adoption ou l'accueil de l'enfant concerné.
À noter
si vous demandez la prestation après la naissance ou l'adoption de votre enfant, la période de référence est celle précédant votre demande.
Caf
MSA
Vous devez remplir et envoyer à votre Caf les formulaires cerfa n° 11423 (déclaration de situation) et n° 12324 (demande de PreParE).
Formulaire Demande de prestation partagée d'éducation de l'enfant (PreParE)
Caisse nationale des allocations familiales (Cnaf)
Assurez-vous que votre situation est à jour dans votre espace personnel sur le site internet de la Caf. Remplissez et envoyez à votre Caf le formulaire cerfa n° 12324 (demande de PreParE).
Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)
Assurez-vous que votre situation est à jour dans votre espace personnel sur le site internet de la MSA. Remplissez et envoyez à votre MSA le formulaire cerfa n° 12324 (demande de PreParE).
Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)
À savoir
si vous êtes en congé de maternité, paternité, d'adoption ou de maladie, vous devez attendre la fin de l'indemnisation pour envoyer la demande.
700,75 € par mois.
Il n'est pas possible de toucher la PreParE majorée en cas de travail à temps partiel.
Attention :
si vous et votre conjoint (marié, pacsé ou concubin) choisissez de percevoir la PreParE majorée pour le même mois, le cumul de vos 2 droits est limité à 700,75 € pour le mois concerné.
La durée de versement varie selon votre situation familiale.
8 mois maximum pour chaque parent, dans la limite du 1er anniversaire de l'enfant le plus jeune.
Attention :
la durée de votre droit est réduite du nombre de mois indemnisés du fait de votre congé de maternité/adoption.
Le droit est ouvert à partir du 1er mois plein en congé parental.
La PreParE majorée est versée chaque mois, à terme échu (janvier payé début février, etc.)
À savoir
en cas de décès de l'enfant, la prestation est prolongée automatiquement de 3 mois après le décès.
Jusqu'au 1er anniversaire du plus jeune de vos enfants.
Attention :
la durée de votre droit est réduite du nombre de mois indemnisés du fait de votre congé de maternité/adoption.
Le droit est ouvert à partir du 1er mois plein en congé parental.
La PreParE majorée est versée chaque mois, à terme échu (janvier payé début février, etc.)
À savoir
en cas de décès de l'enfant, la prestation est prolongée automatiquement de 3 mois après le décès.
Non. La PreParE ne peut pas se cumuler avec les indemnités de congés payés, les indemnités de congé maternité, paternité ou d'adoption, les indemnités de congé de maladie ou d'accident du travail, les allocations chômage, le complément familial.
Caf
MSA
Déclarez rapidement tout changement dans votre situation familiale (par exemple : naissance d'un enfant, mise en couple, séparation, chômage).
Service en ligne Allocations et prestations familiales - Déclaration de situation (Caf)
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre
À noter
si vous changez de département, la MSA de votre domicile de départ s'occupera automatiquement du transfert du dossier vers votre nouvelle caisse. Ce transfert se fera dès l'enregistrement de votre nouvelle adresse.
Si vous avez au moins 3 enfants à charge, vous pouvez choisir entre la PreParE et la PreParE majorée.
La PreParE majorée a un montant supérieur à celui de la PreParE, mais elle est versée moins longtemps.
Attention :
le choix entre la PreParE et la PreParE majorée est définitif.
