Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Harcèlement et violences scolaires - Provocation au suicide
Vérifié le 10 mars 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de la justice
Un mineur est victime de harcèlement scolaire quand un élève a, de manière répétée, des propos ou des comportements agressifs à son égard. La victime peut alerter la direction de l'établissement scolaire, signaler les faits dans les locaux de la police ou de la gendarmerie et demander de l'aide auprès d'associations. Elle peut aussi demander à la justice de condamner pénalement l'auteur du harcèlement et de réparer son préjudice.
Harcèlement scolaire
Violences scolaires
Provocation au suicide
Le harcèlement scolaire est le fait pour un élève ou un groupe d'élèves de faire subir de manière répétée à un camarade des propos ou des comportements agressifs.
Les actes considérés comme du harcèlement scolaire sont par exemple les moqueries, les brimades, les humiliations, les insultes.
Ces actes entraînent une dégradation des conditions de vie de la victime et cela se manifeste notamment par l'anxiété, la chute des résultats scolaires et la dépression.
Les faits de harcèlement scolaire sont sanctionnés, qu'ils aient été commis au sein ou en dehors des bâtiments de l'établissement scolaire.
Les peines encourues dépendent de la gravité des conséquences du harcèlement pour la personne visée.
En cas de harcèlement scolaire, la victime et/ou ses parents peuvent prévenir la direction de l'établissement.
Des mesures devront être prises pour résoudre le cas, notamment dans le cadre du plan de lutte contre les violences scolaires.
De plus, tout membre du personnel éducatif (enseignant, proviseur...) qui a connaissance de faits de harcèlement doit avertir sans délai le procureur de la République. Tous les renseignements concernant les faits doivent lui être transmis.
La victime et/ou ses parents peuvent également saisir la direction académique des services de l'éducation nationale (Dasen), pour demander, par exemple, un changement d'établissement.
Toutefois, elle peut signaler les faits, par le biais d'une main courante, en se rendant (seule ou accompagnée) dans les locaux de la police ou de la gendarmerie.
Mais si la victime mineure veut être impliqué dans le reste de la procédure, elle devra obligatoirement être représenté par une personne majeure (parent, tuteur,...).
En revanche, la victime émancipée ou majeure peut porter plainte contre le(s) auteur(s) du harcèlement, quel que soi(en)t leur âge.
Dans tous les cas, la victime a 6 ans, après les faits, pour déposer plainte.
Sur place
Par courrier
Vous pouvez vous adresser à un commissariat de police ou une brigade de gendarmerie de votre choix.
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre
Vous pouvez envoyer votre plainte en lettre recommandée avec accusé de réception, par lettre simple ou par lettre suivie.
Vous pouvez aussi déposer votre plainte directement à l'accueil du tribunal.
Dans tous les cas, un récépissé vous est remis dès que les services du procureur de la République ont enregistré votre plainte.
La présence d'un avocat n'est pas obligatoire pour le dépôt de plainte et pendant toute la durée de la procédure jusqu'au procès devant le tribunal correctionnel.
Il n'est pas possible de porter plainte contre les parents des auteurs. En revanche, ils pourront avoir à verser une indemnisation à la victime.
En cas de faute du personnel éducatif
Si les parents de la victime estiment qu'il y a eu une faute d'une ou de plusieurs personnes de l'établissement (enseignants, proviseur...), ils peuvent demander une indemnisation.
Par exemple, si les enseignants étaient au courant des faits mais qu'ils n'ont pris aucune sanction contre les auteurs.
Pour demander une indemnisation, les parents doivent saisir un tribunal civil.
La juridiction compétente dépend des sommes en jeu dans le litige.
Pour un litige inférieur ou égal à 10 000 €, c'est le tribunal de proximité ou le tribunal judiciaire.
Pour un litige supérieur à 10 000 €, c'est le tribunal judiciaire.
S'il s'agit d'une école publique, c'est l'État qui doit indemniser les parents de la victime en lieu et place des membres du personnel éducatif fautifs.
S'il s'agit d'une école privée, c'est la direction de l'établissement qui doit indemniser les parents et en lieu et place des membres du personnel éducatif fautifs.
Les mesures et sanctions applicables aux mineurs de moins de 13 ans relèvent de dispositifs spécifiques. Ils ne peuvent en aucun cas aller en prison ou payer une amende.
Les peines prévues dépendent de la gravité des conséquences du harcèlement sur la personne visée :
Lorsque le harcèlement scolaire n'a pas entraîné d'incapacité totale de travail (jours d'école manqués) ou qu'il a entraîné une incapacité totale de travail de moins de 8 jours, il est puni de 1 an et demi d'emprisonnement et de 7 500 € d'amende au maximum.
Lorsque le harcèlement scolaire a entraîné une incapacité totale de travail de plus de 8 jours, les peines sont portées à 2 ans et demi et 7 500 € d'amende au maximum.
Lorsque le harcèlement scolaire a conduit la personne visée à se suicider ou à tenter de se suicider, les peines sont portées à 5 ans d'emprisonnement et 7 500 € d'amende au maximum.
Les peines prévues dépendent de la gravité des conséquences du harcèlement sur la personne visée :
Lorsque le harcèlement scolaire n'a pas entraîné d'incapacité totale de travail (jours d'école manqués) ou qu'il a entraîné une incapacité totale de travail de moins de 8 jours, il est puni de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende.
Lorsque le harcèlement scolaire a entraîné une incapacité totale de travail de plus de 8 jours, les peines sont portées à 5 ans et 75 000 € d'amende.
Lorsque le harcèlement scolaire a conduit la personne visée à se suicider ou à tenter de se suicider, les peines sont portées à 10 ans d'emprisonnement et 150 000 € d'amende.
Les violences scolaires désignent les actes d'agression physique ou morale (tels que les coups et blessures, les menaces avec ou sans armes, les insultes,...), qui se déroulent en milieu scolaire ou qui impliquent des élèves.
Les violences peuvent entraîner une atteinte à l'intégrité physique de la victime ou une dégradation de ses conditions de vie.
Les faits de violence scolaire sont sanctionnés, qu'ils aient été commis au sein ou en dehors des bâtiments de l'établissement scolaire.
Le faible âge de la victime est une circonstance aggravante pour l'auteur des violences, de même que l'utilisation d'internet dans la réalisation des faits.
En cas de violences scolaires, la victime ou ses parents peuvent d'abord prévenir la direction de l'établissement.
Des mesures devront être prises pour résoudre le cas, notamment dans le cadre du plan de lutte contre les violences scolaires.
En outre, tout membre du personnel éducatif (enseignant, proviseur...) qui a connaissance de faits de violences doit avertir sans délai le procureur. Tous les renseignements concernant les faits doivent lui être transmis.
La victime et les parents peuvent aussi saisir la direction académique des services de l'éducation nationale (Dasen), notamment pour demander un changement d'établissement.
Toutefois, elle peut signaler les faits, par le biais d'une main courante, en se rendant (seule ou accompagnée) dans les locaux de la police ou de la gendarmerie.
Mais si la victime mineure veut être impliqué dans le reste de la procédure, elle devra obligatoirement être représenté par une personne majeure (parent, tuteur,...).
En revanche, la victime émancipée ou majeure peut porter plainte contre les élèves qui ont commis les faits de harcèlement, quel que soit leur âge. Mais aussi contre les membres du personnel éducatif, s'ils n'ont pas pris les mesures appropriées après avoir été informés de la situation.
Dans tous les cas, la victime a 6 ans, après les faits, pour déposer plainte.
Sur place
Par courrier
Vous pouvez vous adresser à un commissariat de police ou une brigade de gendarmerie de votre choix.
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre
Vous pouvez envoyer votre plainte en lettre recommandée avec accusé de réception, par lettre simple ou par lettre suivie.
Vous pouvez aussi déposer votre plainte directement à l'accueil du tribunal.
Dans tous les cas, un récépissé vous est remis dès que les services du procureur de la République ont enregistré votre plainte.
La présence d'un avocat n'est pas obligatoire pour le dépôt de plainte et pendant toute la durée de la procédure jusqu'au procès devant le tribunal correctionnel.
Il n'est pas possible de porter plainte contre les parents des auteurs. En revanche, il pourront avoir à verser une indemnisation aux parents de la victime.
En cas de faute du personnel éducatif
Si les parents de la victime estiment qu'il y a eu une faute d'une ou plusieurs personnes de l'établissement (enseignants, proviseur...), ils peuvent demander une indemnisation.
Par exemple, si les enseignants étaient au courant des faits mais n'ont pris aucune sanction contre les auteurs.
Pour demander une indemnisation, les parents doivent saisir un tribunal civil.
La juridiction compétente dépend des sommes en jeu dans le litige.
Pour un litige inférieur ou égal à 10 000 €, c'est le tribunal de proximité ou le tribunal judiciaire.
Pour un litige supérieur à 10 000 €, c'est le tribunal judiciaire.
S'il s'agit d'une école publique, c'est l'État qui doit indemniser les parents de la victime en lieu et place des membres du personnel éducatif fautifs.
S'il s'agit d'une école privée, c'est la direction de l'établissement qui doit indemniser les parents et en lieu et place des membres du personnel éducatif fautifs.
Ces violences peuvent être aussi bien physiques que psychologiques (brimades, humiliations...).
Les sanctions varient selon l'âge de la victime et de l'auteur des faits.
Peines
Peines pour violences scolaires ayant entraîné une incapacité totale de travail (ITT) de moins de 8 jours
Peines pour violences scolaires ayant entraîné une IIT de plus de 8 jours
Peines pour violences scolaires ayant entraîné une incapacité totale de travail (ITT) de moins de 8 jours
Peines pour violences scolaires ayant entraîné une ITT de plus de 8 jours
La provocation au suicide est le fait d'inciter une personne à tenter de mettre fin à sa vie.
Ce fait peut être provoqué par exemple par des moqueries, des insultes, des humiliations, des brimades, des coups entraînant des blessures.
La provocation au suicide peut entraîner la mort de la victime.
Elle est plus sévèrement sanctionnée que le harcèlement et la violence scolaire, que les faits aient été commis au sein ou en dehors de l'établissement scolaire.
Le faible âge de la victime est une circonstance aggravante pour l'auteur, de même que l'utilisation d'internet dans la réalisation des faits.
En cas de provocation au suicide, la victime ou ses parents peuvent d'abord prévenir la direction de l'établissement.
Des mesures pourront d'être prises pour résoudre le cas, notamment dans le cadre du plan de lutte contre les violences scolaires.
En outre, tout membre du personnel éducatif (enseignant, proviseur...) qui a connaissance de faits de provocation au suicide doit avertir sans délai le procureur. Tous les renseignements concernant les faits doivent lui être transmis.
La victime et les parents peuvent aussi saisir la direction académique des services de l'éducation nationale (Dasen), notamment pour demander un changement d'établissement.
Toutefois, elle peut signaler les faits, par le biais d'une main courante, en se rendant (seule ou accompagnée) dans les locaux de la police ou de la gendarmerie.
Mais si la victime mineure veut être impliqué dans le reste de la procédure, elle devra obligatoirement être représenté par une personne majeure (parent, tuteur,...).
La victime peut porter plainte contre le(s) auteur(s) de la provocation au suicide, quel que soi(en)t leur âge. Mais aussi contre les membres du personnel éducatif (s'ils n'ont pas pris les mesures appropriées après avoir été informés de la situation).
Dans tous les cas, la victime a 6 ans, après les faits, pour déposer plainte.
Sur place
Par courrier
Vous pouvez vous adresser à un commissariat de police ou une brigade de gendarmerie de votre choix.
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre
Vous pouvez envoyer votre plainte en lettre recommandée avec accusé de réception, par lettre simple ou par lettre suivie.
Vous pouvez aussi déposer votre plainte directement à l'accueil du tribunal.
Dans tous les cas, un récépissé vous est remis dès que les services du procureur de la République ont enregistré votre plainte.
La présence d'un avocat n'est pas obligatoire pour le dépôt de plainte et pendant toute la durée de la procédure jusqu'au procès devant le tribunal correctionnel.
Il n'est pas possible de porter plainte au pénal contre les parents des auteurs. En revanche, ce sont eux qui devront vers une indemnisation aux parents de la victime.
En cas de faute du personnel éducatif
Si les parents de la victime estiment qu'il y a eu une faute d'une ou plusieurs personnes de l'établissement (enseignants, proviseur...), ils peuvent demander une indemnisation.
Par exemple, si les enseignants étaient au courant des faits mais n'ont pris aucune sanction contre les auteurs.
Pour demander une indemnisation, les parents doivent saisir un tribunal civil.
La juridiction compétente dépend des sommes en jeu dans le litige.
Pour un litige inférieur ou égal à 10 000 €, c'est le tribunal de proximité ou le tribunal judiciaire.
Pour un litige supérieur à 10 000 €, c'est le tribunal judiciaire.
S'il s'agit d'une école publique, c'est l'État qui doit indemniser les parents de la victime en lieu et place des membres du personnel éducatif fautifs.
S'il s'agit d'une école privée, c'est la direction de l'établissement qui doit indemniser les parents et en lieu et place des membres du personnel éducatif fautifs.
L'auteur d'une provocation au suicide risque une amende et une peine de prison.
Pour être sanctionnée, cette provocation doit avoir été suivie du suicide ou d'une tentative de suicide de la victime.
Les sanctions varient selon l'âge de la victime.
Peines pour provocation au suicide
Peines pour provocation au suicide
La loi punit le harcèlement scolaire, mais aussi les violences scolaires et la provocation au suicide.
