Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Suivi médical professionnel d'un agent public
Vérifié le 01 janvier 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
En tant qu'agent public, vous bénéficiez, au cours de votre carrière, d'un suivi médical par le médecin du travail.
Fonction publique d'État (FPE)
Territoriale (FPT)
Hospitalière (FPH)
À votre entrée dans la fonction publique, si vos fonctions nécessitent des conditions de santé particulières, vous passez un examen médical auprès d'un médecin agréé par l'administration.
Ces conditions de santé particulières sont définies par le statut particulier du corps auquel vous allez appartenir, ou auquel votre emploi est assimilé si vous êtes contractuel.
Cela est par exemple le cas pour certains corps de la police nationale ou pour le corps des personnels de surveillance de l'administration pénitentiaire.
Lors de cet examen, le médecin vérifie que vous remplissez les conditions d'aptitude physique requises pour exercer l'emploi envisagé.
Quand le recrutement s'effectue d'abord en école ou en établissement d'enseignement, l'examen médical d'embauche a lieu lors de l'admission dans l'école ou l'établissement.
Si vous, ou votre administration, contestez les conclusions du médecin, vous pouvez saisir pour avis le conseil médical dans les 2 mois.
Les frais de cet examen sont à la charge de l'administration.
Visite périodique
Vous bénéficiez d'une visite d'information et de préventiontous les 5 ans.
Cette visite peut être réalisée par le médecin du travail, un collaborateur médecin ou un infirmier.
La visite d'information et de prévention a pour but de vous interroger sur votre état de santé.
Cette visite a aussi pour but de vous informer sur les risques éventuels auxquels votre poste de travail vous expose et sur les moyens de prévention à mettre en œuvre.
À la fin de chaque visite d'information et de prévention, le professionnel de santé qui l'a effectué (si ce n'est pas le médecin du travail), peut vous orienter vers le médecin du travail, s'il juge que votre état de santé ou les risques auxquels vous êtes exposé le nécessitent.
Vous devez fournir à votre administration le justificatif de votre visite d'information et de prévention.
Surveillance médicale particulière
En plus de la visite d'information et de prévention, le médecin du travail effectue une surveillance médicale particulière si vous vous trouvez dans l'une des situations suivantes :
Vous êtes en situation de handicap
Vous êtes enceinte ou venez d'accoucher ou vous êtes allaitante
Vous êtes réintégré après un congé de longue maladie ou de longue durée
Vous occupez un poste dans un service comportant des risques particuliers
Vous souffrez de pathologies particulières
Le médecin du travail définit la fréquence et la nature du suivi que comporte cette surveillance médicale dont la périodicité ne peut pas être supérieure à 4 ans.
Une visite intermédiaire est effectuée par un médecin du travail, un collaborateur médecin ou un infirmier.
Ces visites sont obligatoires.
Le médecin du travail peut proposer des aménagements de votre poste de travail ou de vos conditions de travail, en raison de votre âge ou de votre résistance physique ou de votre état de santé.
Il peut aussi proposer des aménagements temporaires de votre poste de travail ou de vos conditions de travail si vous êtes enceinte, venant d'accoucher ou allaitante.
Lorsque l'administration ne suit pas l'avis du médecin du travail, sa décision doit être motivée par écrit et le comité social doit en être informé.
Visite médicale à la demande
Vous pouvez demander à bénéficier à tout moment d'une visite avec le médecin du travail ou un membre du service de médecine du travail sans que l'administration en connaisse le motif.
Et votre administration employeur peut demander au médecin du travail de vous recevoir si elle juge que votre état de santé le nécessite.
Elle doit vous informer de cette démarche.
Lorsque vous quittez définitivement la fonction publique, vous pouvez avoir droit à un suivi médical post-professionnel.
C'est le cas si vous avez été exposé, dans le cadre de vos fonctions, à un agent cancérogène, mutagène (c'est-à-dire pouvant provoquer l'apparition de mutations génétiques) ou toxique pour la reproduction.
C'est aussi le cas si vous avez été exposé d'une façon habituelle à des agents nocifs pouvant entraîner une maladie professionnelle.
Vous avez droit à ce suivi médical post-professionnel en cas de démission, de licenciement, de départ en retraite, etc.
Ce suivi médical est pris en charge par la dernière administration au sein de laquelle vous avez été exposé.
Si cette administration ne peut pas être identifiée, le suivi médical est pris en charge par l'administration dont vous relevez au moment de votre cessation définitive de fonctions.
Vous êtes informé de votre droit par l'administration au moment où vous cessez définitivement vos fonctions.
L'administration vous délivre pour cela une attestation d'exposition à un risque cancérogène, mutagène et toxique pour la reproduction établie, après avis du médecin du travail.
Le suivi post-professionnel peut être assuré, à votre choix, par le service de médecine de prévention de l'administration.
Il peut aussi être assuré par tout médecin de votre choix ou par les centres médicaux avec lesquels l'administration a passé une convention.
À votre entrée dans la fonction publique, si vos fonctions nécessitent des conditions de santé particulières, vous passez un examen médical auprès d'un médecin agréé par l'administration.
Ces conditions de santé particulières sont définies par le statut particulier du cadre d'emplois auquel vous allez appartenir, ou auquel votre emploi est assimilé si vous êtes contractuel.
C'est par exemple le cas pour les sapeurs-pompiers.
Lors de cet examen, le médecin vérifie que vous remplissez les conditions d'aptitude physique requises pour exercer l'emploi envisagé.
Quand le recrutement s'effectue d'abord en école ou en établissement d'enseignement, l'examen médical d'embauche a lieu lors de l'admission dans l'école ou l'établissement.
Si vous, ou votre administration, contestez les conclusions du médecin, vous pouvez saisir pour avis le conseil médical dans les 2 mois.
Les frais de cet examen sont à la charge de l'administration.
Visite périodique
Vous bénéficiez d'une visite d'information et de préventionau moins tous les 2 ans.
Cette visite peut être réalisée par le médecin du travail, un collaborateur médecin ou un infirmier.
La visite d'information et de prévention a pour but de vous interroger sur votre état de santé.
Cette visite a aussi pour but de vous informer sur les risques éventuels auxquels votre poste de travail vous expose et sur les moyens de prévention à mettre en œuvre.
À la fin de chaque visite d'information et de prévention, le professionnel de santé qui l'a effectué (si ce n'est pas le médecin du travail), peut vous orienter vers le médecin du travail, s'il juge que votre état de santé ou les risques auxquels vous êtes exposé le nécessitent.
Vous devez fournir à votre administration le justificatif de votre visite d'information et de prévention.
À noter
Si vous occupez plusieurs emplois à temps non complet, la visite d'information et de prévention se déroule dans la collectivité qui vous emploie le plus longtemps.
Surveillance médicale particulière
En plus de la visite d'information et de prévention, le médecin du travail effectue une surveillance médicale particulière si vous vous trouvez dans l'une des situations suivantes :
Vous êtes en situation de handicap
Vous êtes enceinte ou venez d'accoucher ou allaitante
Vous êtes réintégré après un congé de longue maladie ou de longue durée
Vous occupez un poste dans un service comportant des risques particuliers
Vous souffrez de pathologies particulières
Le médecin du travail définit la fréquence et la nature du suivi que comporte cette surveillance médicale.
Ces visites sont obligatoires.
Le médecin du travail peut proposer des aménagements de votre poste de travail ou de vos conditions de travail, en raison de votre âge ou de votre résistance physique ou de votre état de santé.
Il peut aussi proposer des aménagements temporaires de votre poste de travail ou de vos conditions de travail si vous êtes enceinte, venant d'accoucher ou allaitante.
Lorsque l'administration ne suit pas l'avis du médecin du travail, sa décision doit être motivée par écrit et le comité social doit en être informé.
Visite médicale à la demande
Vous pouvez demander à bénéficier à tout moment d'une visite avec le médecin du travail ou un membre du service de médecine du travail sans que l'administration en connaisse le motif.
Et votre administration employeur peut demander au médecin du travail de vous recevoir si elle juge que votre état de santé le nécessite.
Elle doit vous informer de cette démarche.
Lorsque vous quittez définitivement la fonction publique, vous pouvez avoir droit à un suivi médical post-professionnel.
C'est le cas si vous avez été exposé, dans le cadre de vos fonctions, à un agent cancérogène, mutagène (c'est-à-dire pouvant provoquer l'apparition de mutations génétiques) ou toxique pour la reproduction.
C'est aussi le cas si vous avez été exposé d'une façon habituelle à des agents nocifs pouvant entraîner une maladie professionnelle.
Vous avez droit à ce suivi médical post-professionnel en cas de démission, de départ en retraite, etc.
Ce suivi médical est pris en charge par la dernière collectivité territoriale au sein de laquelle vous avez été exposé.
Si cette collectivité ne peut pas être identifiée, le suivi médical est pris en charge par la collectivité dont vous relevez au moment de votre cessation définitive de fonctions.
Vous êtes informé de votre droit par votre collectivité au moment où vous cessez définitivement vos fonctions.
L'administration vous délivre pour cela une attestation d'exposition à un risque cancérogène, mutagène et toxique pour la reproduction établie, après avis du médecin de prévention.
À votre entrée dans la fonction publique, si vos fonctions nécessitent des conditions de santé particulières, vous passez un examen médical auprès d'un médecin agréé par l'administration.
Ces conditions de santé particulières sont définies par le statut particulier du corps auquel vous allez appartenir, ou auquel votre emploi est assimilé si vous êtes contractuel.
Lors de cet examen, le médecin vérifie que vous remplissez les conditions d'aptitude physique requises pour exercer l'emploi envisagé.
Quand le recrutement s'effectue d'abord en école ou en établissement d'enseignement, l'examen médical d'embauche a lieu lors de l'admission dans l'école ou l'établissement.
Si vous, ou votre administration, contestez les conclusions du médecin, vous pouvez saisir pour avis le conseil médical dans les 2 mois.
Les frais de cet examen sont à la charge de l'administration.
Lors de chaque prise de poste
Avant votre prise de fonction, vous passez un examen médical auprès du médecin du travail.
Cet examen a pour but de vérifier la compatibilité de votre état de santé avec les conditions de travail du poste sur lequel vous êtes affecté.
Dans une démarche de prévention des maladies infectieuses transmissibles, le médecin du travail prévoit les examens complémentaires adaptés selon vos antécédents et votre poste.
Le médecin du travail peut notamment prescrire les examens complémentaires nécessaires au dépistage d'affections comportant une contre-indication au poste de travail.
Cet examen médical comporte notamment un test de dépistage de la tuberculose et une radiographie pulmonaire sauf si vous disposez d'un certificat établi par un pneumophtisiologue agréé et d'un cliché pulmonaire de moins de 3 mois.
Le médecin du travail procède aux examens complémentaires prévus si vous êtes exposé à des risques particuliers. C'est par exemple le cas si vous êtes exposé aux rayonnements ionisants ou à des agents biologiques pouvant provoquer une maladie grave.
Le médecin du travail veille à ce que vous effectuiez les vaccinations obligatoires.
Il procède lui-même ou fait procéder à ces vaccinations et à celles qui seraient imposées par une épidémie.
Vous pouvez vous faire vacciner auprès du médecin de votre choix et fournissez un certificat détaillé.
Le médecin du travail peut pratiquer les vaccinations recommandées en cas de risques particuliers de contagion.
Le médecin du travail est informé par le chef d'établissement, le plus tôt possible, de tout changement d'affectation. À cette occasion, il peut prendre l'initiative de vous soumettre à un nouvel examen.
Examen périodique
Vous bénéficiez d'un examen médical tous les 2 ans.
Des examens médicaux ou des entretiens infirmiers peuvent être réalisés plus fréquemment sur avis du médecin du travail si vous êtes exposé à des risques particuliers.
Vous bénéficiez d'une surveillance médicale renforcée si vous vous trouvez dans l'une des situations suivantes :
Vous êtes âgé de moins de 18 ans
Vous travaillez de nuit
Vous êtes réintégré après un congé de longue durée ou de longue maladie
Examen de reprise du travail
Vous bénéficiez d'un examen de reprise après l'une des absences suivantes :
Congé de maternité
Arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle
Arrêt de travail d'au moins 30 jours pour cause d'accident du travail, de maladie ou d'accident non professionnel ou, à l'initiative du médecin du travail, pour une absence d'une durée inférieure à 30 jours
Lorsque vous quittez définitivement la fonction publique, vous pouvez avoir droit à un suivi médical post-professionnel.
C'est le cas si vous avez été exposé, dans le cadre de vos fonctions, à un agent cancérogène, mutagène (c'est-à-dire pouvant provoquer l'apparition de mutations génétiques) ou toxique pour la reproduction.
C'est aussi le cas si vous avez été exposé d'une façon habituelle à des agents nocifs pouvant entraîner une maladie professionnelle.
Vous avez droit à ce suivi médical post-professionnel en cas de démission, de départ en retraite, etc.
Ce suivi médical est pris en charge par l'établissement au sein duquel vous avez été exposé.
Lorsque cet établissement ne peut pas être identifié, le suivi médical est pris en charge par l'établissement dont vous relevez au moment de votre cessation définitive de fonctions.
Vous êtes informé de votre droit par l'administration au moment où vous cessez définitivement vos fonctions.
L'administration vous délivre à cet effet pour cela une attestation d'exposition à un risque cancérogène, mutagène et toxique pour la reproduction établie, après avis du médecin du travail.
Le suivi post-professionnel peut être assuré, à votre choix, dans le cadre d'une consultation hospitalière ou par tout médecin choisi librement.
