Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
- la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
- les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
- les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
- les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
- enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. | Date du document + 2 ans | |
| Contrat | Durée du contrat + 2 ans | |
| Relevé d’informations automobile | Permanente | Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus) |
| Assurance-vie | 10 ans | Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie |
| Dommage corporel | 10 ans |
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| PV pour amende forfaitaire | 3 ans | Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien. |
| Facture : achat, réparation… | Durée de conservation du véhicule | + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés |
| Certificat d’examen du permis de conduire | 4 mois | A conserver jusqu’à réception du permis |
| Certificat de cession du véhicule | Durée de conservation du véhicule | Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire |
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Chèque à encaisser | 1 an et 8 jours | Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due |
| Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs | 2 ans | La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance |
| Relevé de compte, talon de chèque | 5 ans | Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois |
| Ticket de carte bancaire : paiement et retrait | Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant |
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Acte d’état civil : copie intégrale et extrait | Permanente | Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent |
| Avis de versement d’allocations familiales | 5 ans | Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part. |
| Jugement de divorce, jugement d’adoption | Permanente | En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal |
| Acte de reconnaissance d’un enfant | Permanente | La mairie peut vous en délivrer une copie |
| Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs | Permanente | En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi |
| Livret de famille | Permanente | En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie |
| Diplôme | Permanente | En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen. |
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Facture d’électricité et de gaz | 5 ans | Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement |
| Facture d’eau | 5 ans | Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public -2 ans si c’est un fournisseur privé |
| Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet | 1 an | |
| Preuve de restitution de matériel (box) | 2 ans à partir de la restitution | |
| Facture liée aux travaux | 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux | Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans |
| Certificat de ramonage | 1 an | |
| Attestation d’entretien annuel d’une chaudière | 2 ans | |
| Titre de propriété | Permanente | |
| Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété | 5 ans | Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété) |
| Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer | Durée de la location + 3 ans | Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé |
| Courrier de révision de louer | Durée de la location + 1 an | Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé |
| Inventaire du mobilier pour les locations meublées | Durée de la location | Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie |
| Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) | 2 ans |
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) | 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) | Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration |
| Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation | 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement | Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration |
| Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps. | ||
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail | Jusqu’à liquidation de la retraite | Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.
L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement. |
| Attestation Pôle emploi | Jusqu’à obtention de l’allocation chômage | Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite |
| Solde de tout compte | 3 ans | Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois – ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu – ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde |
| Justificatif de versement | 3 ans | Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.
Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite. |
| Justificatif de versement d’allocations chômage | 3 ans | Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.
Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite. |
| Bulletin de paiement de la pension de retraite | Permanente | Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion |
| Notes de frais | 3 ans | Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels. |
| Carte d’invalidité d’un enfant | Jusqu’à liquidation de la retraite | Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs. |
PAPIERS MILITAIRES
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Livret militaire | Permanente | |
| Attestation des services accomplis ou état signalétique des services | Permanente | L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer. |
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique | 5 ans | |
| Contrat de travail du salarié | 5 ans | |
| Document relatif aux charges sociales | 3 ans | En cas de contrôle de l’administration fiscale |
| Comptabilisation des horaires du salarié | 1 an | En cas de contrôle de l’inspection du travail |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans | |
| Attestation fiscale | 3 ans | Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration. |
| Solde de tout compte | 3 ans | Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois – ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu – ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde |
| A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents. | ||
| Type de document | Durée de conservation | Précisions |
| Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité | 2 ans | Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration |
| Carte de mutuelle, demande de remboursement | Variable selon l’organisme | Se référer aux délais prévus dans le contrat |
| Ordonnance | 1 an minimum | – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans – 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans – Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
|
| Preuve du versement d’indemnités journalières | Jusqu’à liquidation des droits à la retraite | |
| Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé | Permanente | Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité |
| Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) | Permanente | Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé |
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Question-réponse
Quel est le rôle du conseil médical dans la fonction publique ?
Vérifié le 18 mars 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Le conseil médical est une instance consultative que votre administration employeur doit obligatoirement consulter avant de prendre certaines décisions concernant votre situation administrative en cas de maladie.
Le conseil médical se réunit en formation restreinte ou en formation plénière.
Le conseil médical se réunit en formation restreinte lorsqu'il examine les projets de décision suivants :
-
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re mise en congé de congé de longue maladie (CLM) ou en congé de longue durée (CLD) - Tout renouvellement d'un CLM ou d'un CLD après épuisement de la période d'un an ou de 3 ans rémunérée à plein traitement donnant lieu à rémunération à demi-traitement
- Réintégration à la fin des droits à congés de maladie (congé de maladie ordinaire - CMO, CLM, CLD, congé pour invalidité temporaire imputable au service - Citis)
- Réintégration à la fin d'une période de CLM ou de CLD lorsque vous exercez des fonctions qui exigent des conditions de santé particulières ou lorsque vous avez été placé d'office en CLM ou en CLD
- Mise en disponibilité d'office pour raison de santé, renouvellement de la mise en disponibilité et réintégration à la fin de la disponibilité
- Reclassement dans un emploi d'un autre corps ou cadre d'emplois à la suite d'une altération de votre état de santé
Le conseil médical se réunit aussi en formation restreinte lorsqu'il est saisi pour avis en cas de contestation d'un avis médical rendu par un médecin agréé lors des situations suivantes :
- Procédure d'admission à un emploi public dont les fonctions exigent des conditions de santé particulières
- Mise en congé de maladie (CMO, CLM, CLD, Citis) renouvellement d'un congé de maladie, réintégration à la fin d'un congé de maladie, attribution d'un temps partiel pour raison thérapeutique
- Examen médical de contrôle demandé par l'administration pendant un congé de maladie (CMO, CLM, CLD) ou Citis
- Mise en retraite pour infirmité ou maladie incurable
- Demande d'attribution de la majoration pour tierce personne
- Demande d'une pension d'orphelin (par un enfant invalide)
Le conseil médical se réunit en formation plénière pour se prononcer sur l'imputabilité au service d'un accident ou d'une maladie lorsqu'un fait commis par le fonctionnaire ou une circonstance étrangère au service ne permet pas à l’administration d'établir elle-même le lien entre le service et la maladie et l'accident.
Le conseil médical se réunit également en formation plénière dans les situations suivantes :
- Détermination du taux d'incapacité permanente suite à maladie professionnelle
- Attribution de l'allocation temporaire d'invalidité en cas d'invalidité résultant d'un accident de service ayant entraîné une incapacité permanente d'au moins 10 % ou d'une maladie professionnelle
- Mise à la retraite pour invalidité
- Attribution d'une rente à un fonctionnaire stagiaire licencié pour inaptitude physique
Comment est composé le conseil médical ?
En formation restreinte, le conseil médical est composé de 3 médecins titulaires et 1 ou plusieurs médecins suppléants, désignés parmi les médecins agréés.
À savoir
la liste des médecins agréés généralistes et spécialistes est établie par le préfet sur proposition de l'ARS après avis du Conseil départemental de l'ordre des médecins.
En formation plénière, le conseil médical est composé des médecins siégeant en formation restreinte et de représentants de l'administration et du personnel.
Le conseil médical est présidé par un médecin désigné par le préfet parmi les médecins titulaires.
Quelle est la procédure ?
Le conseil médical est saisi pour avis par l'administration, à son initiative ou à votre demande.
Le médecin président du conseil médical instruit le dossier. Il peut confier l'instruction à un autre médecin membre du conseil.
Le médecin chargé de l'instruction peut recourir à l'expertise d'un médecin agréé.
Le médecin agréé saisi pour expertise rend un avis écrit et peut assister au conseil sans participer au vote.
Un médecin membre du conseil médical intervenu sur un dossier en tant qu'expert ne peut pas prendre part au vote sur ce dossier.
Lorsqu'il siège en formation plénière, le conseil médical peut faire procéder par l'administration à une enquête ou une expertise qu'il estime nécessaire.
Vous êtes informé au moins 10 jours ouvrés à l'avance de la date de la réunion du conseil médical.
Vous avez le droit de consulter votre dossier médical, de présenter des observations écrites et de fournir des certificats médicaux.
Vous avez aussi le droit d'être accompagné ou représenté par une personne de votre choix à toutes les étapes de la procédure.
Vous pouvez demander à ce que le médecin de votre choix soit entendu par le conseil médical. Votre administration également. S'il le juge utile, le conseil médical peut demander à vous entendre.
Lorsque votre situation est examinée par le conseil en formation restreinte, le secrétariat du conseil vous informe des moyens de contestation possibles de l'avis rendu devant le conseil médical supérieur.
Lorsque votre situation est examinée par le conseil en formation plénière, le secrétariat du conseil vous informe de votre droit à être entendu par le conseil médical.
L'avis du conseil médical est motivé dans le respect du secret médical.
Il vous est adressé et adressé à votre administration.
Votre administration informe le conseil médical de sa décision.
Dans la fonction publique d’État, un conseil médical ministériel est institué auprès de chaque administration centrale.
Un conseil médical départemental est également institué auprès du préfet dans chaque département.
En territoriale et dans la fonction publique hospitalière, c'est le conseil médical départemental, placé auprès du préfet de chaque département, qui est compétent.
Peut-on contester l'avis du conseil médical ?
Lorsque votre situation est examinée par le conseil médical en formation restreinte, vous et votre administration pouvez contester l'avis rendu devant le conseil médical supérieur.
Le conseil médical supérieur est une instance nationale placée auprès du ministère chargé de la santé.
Le secrétariat du conseil médical vous précise comme formuler ce recours.
Le recours doit être effectué dans les 2 mois suivant la notification de l'avis du conseil médical.
La contestation doit être présentée au conseil médical qui la transmet au conseil médical supérieur et vous en informe et en informe votre administration
Le conseil médical supérieur peut faire procéder à une expertise médicale complémentaire.
Le conseil médical supérieur se prononce sur la base des pièces figurant au dossier le jour où il l'examine, c’est-à-dire qu’il se prononce uniquement sur la base des pièces figurant au dossier qui lui est soumis et qui doit être identique au dossier examiné en premier ressort par le conseil médical en formation restreinte.
En l'absence d'avis émis par le conseil médical supérieur dans les 4 mois suivant la date à laquelle il dispose de votre dossier, l'avis du conseil médical en formation restreinte est considéré comme confirmé.
Ce délai est suspendu lorsque le conseil médical supérieur fait procéder à une expertise médicale complémentaire.
Votre administration rend une nouvelle décision au vu de l'avis du conseil médical supérieur ou, en l’absence d'avis du conseil médical supérieur, à la fin du délai de 4 mois.
Quelle est la portée de l'avis du conseil médical sur la décision de l’administration ?
Les avis rendus par le conseil médical et éventuellement par le conseil médical supérieur ne lient pas l'administration.
L'administration peut prendre une décision différente de l'avis rendu.
L'avis du conseil médical ne peut en conséquence pas faire l'objet d'un recours devant le juge administratif.
En revanche, en cas d'irrégularité dans la procédure (absence de consultation du conseil, consultation irrégulière), cette irrégularité peut être invoquée en cas de demande d'annulation d'une décision de l'administration devant le tribunal administratif.