Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Fiche pratique

Conclusion d'un contrat d'assurance auto ou moto

Vérifié le 02 juillet 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Si vous êtes propriétaire ou conducteur d'un véhicule à moteur en circulation en France, vous devez prendre une assurance. Vous êtes concerné par cette obligation, quelle que soit votre nationalité et quelle que soit la durée de votre séjour en France. Avant la signature du contrat, l'assureur doit vous donner une proposition qui présente les garanties, le tarif, les conditions de paiement et la durée du contrat.

Tout replier

Tout déplier

Obligation d'assurance

Tous les véhicules terrestres à moteur mis en circulation doivent être assurés. Il s'agit entre autres des véhicules suivants :

• Voitures (particulières, utilitaires ou sans-permis), au moins avec une garantie responsabilité civile
• 2 ou 3 roues (motos ou scooters) ou quads, même non-homologués, comme les mini-motos par exemple
• Tondeuses auto-portées, qui ont un siège permettant au conducteur de manœuvrer l'engin

La mise en circulation signifie que le véhicule est sur la voie publique ou qu'il est en état de rouler, peu importe qu'il roule réellement ou non.

Ainsi, un véhicule qui n'est plus utilisé doit toujours continuer à être assuré, sauf s'il n'est pas sur la voie publique ou s'il lui manque des éléments essentiels pour pouvoir rouler (roues et carburant par exemple).

  À savoir

vous devez également souscrire une assurance si vous circulez avec un véhicule en leasing.

Démarches

Vous pouvez souscrire ce contrat d'assurance notamment auprès de l'un des organismes suivants :

• Agent général d'assurances
• Courtier
• Banque
• Compagnie d'assurances

Vous pouvez vous adresser simultanément et librement à plusieurs agents pour comparer leurs propositions.

Vous devez indiquer le type de garantie que vous souhaitez obtenir à l'assureur auprès duquel vous souscrivez un contrat.

Si vous étiez déjà assuré, vous devrez transmettre un relevé d'informations délivré par le précédent assureur.

L'assureur peut vous demander de compléter un questionnaire pour lui permettre d'évaluer les risques et de calculer le montant de la prime.

N'oubliez pas de signaler en particulier les éléments suivants :

• Vous utiliserez votre véhicule pour vous rendre à votre travail
• Identité du ou des conducteurs habituel(s) du véhicule
• Accidents importants subis par le passé
• Sanctions subies par le passé (suspension ou retrait de permis...)

Les informations que vous donnez à votre assureur doivent être exactes.

Une fausse déclaration ou une omission peut avoir de lourdes conséquences et est considérée comme une escroquerie. En effet, les indemnités que vous auriez dû toucher peuvent être réduites et vous pourriez devoir indemniser vous-même en partie les victimes en cas d'accident.

Si une déclaration de mauvaise foi est constatée, le contrat peut être déclaré caduc : l'assurance n'interviendra pas pour vous indemniser, mais elle aura le droit de conserver les cotisations déjà versées.

Proposition et signature du contrat

L'assureur sollicité doit vous remettre une proposition d'assurance. Elle comprend les éléments suivants :

• Exemplaire du projet de contrat
• Fiche d'information sur les prix et les garanties
• Notice d'information détaillée

Les documents doivent être clairs et rédigés en caractère apparent. Ils vous renseignent très précisément sur les points suivants :

• Limites de garanties (liste des risques non couverts, par exemple)
• Loi applicable et instances compétentes en cas de litige
• Déclenchement de la garantie pour les contrats de responsabilité (par le fait dommageable ou par réclamation)

Si la proposition d'assurance vous convient, vous devez la signer et les remettre à l'assureur avec les documents demandés.

Uns fois que la proposition signée parvient à l'assureur, le contrat est formé et vous ne pouvez plus revenir sur votre décision.

  À savoir

le délai de rétractation de 14 jours prévu pour les contrats conclus à distance ne s'applique pas aux contrats d'assurance automobile. Mais, en pratique, beaucoup d'assureurs vous permettent de renoncer au contrat dans les 14 jours, si vous avez été démarché à distance et si vous n'avez pas encore fait appel à l'une des garanties souscrites.

Attestation

Une fois que vous avez remis le contrat signé à l'assureur, l'assureur vous transmet une attestation. Elle prouve de l'existence du contrat.

L'assureur doit également vous fournir un certificat d'assurance, appelé aussi papillon vert, à afficher sur votre véhicule.

 À noter

pensez également à lui réclamer un exemplaire vierge de constat à l'amiable, pour l'avoir à disposition en cas d'accident.

Sanctions pour absence d'assurance

Le fait de mettre en circulation un véhicule terrestre à moteur sans l'avoir assuré est un délit puni par une amende de 3 750 €. En fonction des circonstances, une ou plusieurs des peines complémentaires suivantes peuvent être appliquées en plus :

• Travaux d'intérêt général
• Jours-amendes (amendes dont le montant est fixé par jour)
• Suspension du permis de conduire (jusqu'à 3 ans)
• Annulation du permis de conduire et l'interdiction de le repasser pendant un certain temps (3 ans au plus)
• Interdiction de conduire certains véhicules, même s'ils ne nécessitent pas le permis de conduire
• Obligation d'accomplir à ses frais un stage de sensibilisation à la sécurité routière
• Immobilisation et/ou confiscation du véhicule avec lequel l'infraction a été commise.

Vous serez seulement condamné à l'amende forfaitaire de 500 € si l'infraction a été constatée par un procès-verbal électronique et que vous n'avez pas déjà été condamné par le passé pour défaut d'assurance. Dans ce cas, le paiement de l'amende dans les délais met fin aux poursuites.

Textes de référence

• Code des assurances : articles L112-1 à L112-11

  Conclusion et preuve du contrat d'assurance - Forme et transmission des polices

• Code des assurances : articles L113-1 à L113-17

  Obligations de l'assureur et de l'assuré

• Code de la route : articles L324-1 et L324-2

  Règles relatives à l'obligation d'assurance

• Code de procédure pénale : articles D45-3 à D45-21

  Règles relatives à l'application de l'amende forfaitaire

Questions ? Réponses !

• Refus d'assurance auto : que faire ?

• Un véhicule doit-il être assuré même s'il n'est pas utilisé ?

• Franchise d'assurance auto : comment ça marche ?

• Comment assurer un tracteur ou un engin automoteur agricole ?

• Est-on assuré quand on utilise son véhicule personnel pour le travail ?

• Dois-je assurer moi-même un véhicule en leasing ?

Pour en savoir plus

• Assurance automobile

  Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR)

• Se préparer à s'assurer

  Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR)

• Comparer des assurances sur internet, comment ça marche ?

  Assurance Banque Épargne Infoservice

• On refuse d'assurer votre véhicule

  Institut national de la consommation (INC)

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