Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Question-réponse

Qu'est-ce qu'un abandon de poste par un salarié dans le secteur privé ?

Vérifié le 22 mai 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

L'abandon de poste est caractérisé par une absence injustifiée du salarié à son poste de travail.

L'abandon de poste est-il considéré comme une démission ? Le salarié touche-t-il son salaire pendant l'abandon de poste ? Quelles sont les démarches de l'employeur ? L'employeur peut-il sanctionner le salarié ?

Nous faisons un point sur la réglementation.

Tout replier

Tout déplier

Qu'est-ce qu'un abandon de poste ?

L'abandon de poste est caractérisé par le comportement du salarié qui sans justification légitime :

• Quitte volontairement son poste et ne reprend pas le travail
• Ou ne se présente plus à son poste de travail

L'employeur ne peut pas considérer que le salarié a abandonné son poste lorsqu'il le quitte sans autorisation pour l'un des motifs suivants :

• Consultation d'un médecin justifiée par son état de santé
• Droit de retrait
• Grève
• Refus du salarié d’exécuter une instruction contraire à une réglementation
• Modification du contrat de travail à l’initiative de l’employeur qui est refusée par le salarié

Quelles sont les conséquences d'un abandon de poste sur le contrat de travail ?

Lorsque le salarié quitte son poste ou ne se présente plus à son poste de travail, sans justification légitime, il ne perçoit pas de salaire. L'absence du salarié suspend le contrat de travail.

L'employeur peut-il considérer l'abandon de poste comme une démission ?

Oui, le salarié qui a abandonné son poste et qui ne reprend pas le travail peut être considéré comme démissionnaire par l'employeur.

Quelles démarches doit effectuer l'employeur pour que l'abandon de poste soit considéré comme une démission ?

L'employeur doit demander par écrit au salarié de justifier son absence et de reprendre son poste.

Cette demande est adressée au salarié par lettre recommandée ou par lettre remise en main propre contre décharge.

L'employeur précise également le délai dans lequel le salarié doit reprendre son poste. Ce délai ne peut pas être inférieur à 15 jours calendaires.

Le point de départ du délai fixé par l'employeur est le jour de présentation par les services de la poste de la lettre recommandée ou le jour de remise en main propre contre décharge.

Si le salarié ne reprend pas son poste dans ce délai, l'abandon de poste peut être considéré comme une démission par l'employeur.

Toutefois, le salarié peut répondre à la demande de l'employeur en lui communiquant, par exemple, un arrêt de travail pour justifier de son absence.

 À noter

L’employeur peut décider de ne pas mettre en demeure le salarié de justifier son absence et de reprendre son poste. Le contrat de travail du salarié est alors suspendu. Le salarié n’est pas payé pendant cette période.

Le salarié peut-il contester la démission ?

Le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes pour contester la rupture de son contrat de travail.

La demande est traitée dans un délai d'un mois à compter du dépôt de la demande.

L'employeur peut-il sanctionner un salarié qui reprend le travail alors qu'il n'a pas justifié de son absence ?

Oui, l'employeur peut décider de sanctionner, pour absence injustifiée, le salarié qui reprend son poste dans le délai fixé sans justifier son absence. Dans ce cas, le contrat de travail se poursuit.

Le salarié touche-t-il l'allocation chômage en cas d'abandon de poste ?

Les possibilités pour le salarié de toucher l'allocation chômage diffèrent en fonction de la rupture ou non du contrat de travail.

•   L'employeur considère le salarié démissionnaire

  Non , le salarié n'est pas indemnisé par Pôle emploi.

  Après 121 jours de chômage (4 mois environ), vous pouvez demander à Pôle emploi le réexamen de votre situation pour obtenir l'ARE.

  Une instance paritaire régionale de pôle emploi se charge de vérifier que les 2 conditions suivantes sont réunies :

  • Remplir les conditions d'attribution de l'ARE (autres que la condition de privation involontaire d'emploi)
  • Apporter des éléments attestant de vos recherches actives d'emploi, vos éventuelles reprises d'emploi de courte durée et vos démarches pour entreprendre des formations

  Si votre demande est acceptée, le point de départ du versement de l'ARE est fixé au 122e jour de chômage.

•   Autre cas

  Si l'employeur ne considère pas le salarié comme démissionnaire, le contrat de travail est toujours en cours.

  Dans ce cas, l'employeur ne délivre pas au salarié l'attestation destinée à Pôle emploi et les autres documents de fin de contrat.

Textes de référence

• Code du travail : article L1232-1

  Cause réelle et sérieuse

• Code du travail : articles L1222-1 à L1222-5

  Exécution de bonne foi du contrat de travail.

• Code du travail : article L1237-1 à L1237-1-1

  Présomption de démission

• Code du travail : article R1237-13

  Présomption de démission : délai et procédure de mise en demeure de l'employeur

• Code du travail : articles L4131-1 à L4131-4

  Droits d'alerte et de retrait : principes

• Code du travail : articles L4132-1 à L4132-5

  Droits d'alerte et de retrait : conditions d'exercice

Questions ? Réponses !

• Licenciement pour faute simple, grave ou lourde : quelles conséquences pour le salarié ?

• Un ressortissant européen salarié en France a-t-il les mêmes droits qu'un salarié français ?

• Abandon de poste : quelles sont les règles dans la fonction publique ?

Et aussi

• Sanctions disciplinaires dans le secteur privé

  Travail - Formation

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