Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Fiche pratique

Promesse de vente d'un logement existant : promesse unilatérale ou compromis

Vérifié le 02 août 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Vous souhaitez acheter ou vendre un bien immobilier ? Vous voulez concrétiser votre accord sur un achat ou une vente avant la signature de l'acte définitif ? Vous pouvez signer un avant-contrat appelé promesse de vente. Nous vous expliquons les possibilités qui s'offrent à vous.

Tout replier

Tout déplier

Qu'est-ce qu'une promesse de vente ?

Lorsque vous êtes parvenus à un accord sur l'achat ou la vente d'un bien immobilier, vous pouvez signer une promesse de vente avant la signature de l'acte définitif. Cet avant-contrat n'est pas obligatoire, mais il est recommandé pour exprimer votre accord mutuel. Il régit vos relations pendant la préparation de l'acte authentique qui ne peut pas être signé immédiatement compte tenu des documents, démarches et vérifications nécessaires.

Quelle promesse de vente pouvez-vous conclure ?

Une promesse de vente peut prendre 2 formes :

• Promesse unilatérale de vente
• Ou compromis de vente, également appelé promesse synallagmatique de vente

• Compromis de vente
• Promesse unilatérale de vente

Un compromis de vente peut être signé lorsque vous êtes sûr de vouloir conclure l'achat ou la vente du logement. Cet acte vous engage définitivement. Ce n'est pas le cas s'il comporte une clause prévoyant, sous certaines conditions, un désistement de l'une ou des 2 parties.

Le compromis peut être réalisé sous l'une des 2 formes suivantes :

• Acte sous signature privée réalisé directement par vous ou avec l'appui d'un agent immobilier par exemple
• Acte authentique établi par un notaire (obligatoire lorsque le vendeur est une personne physique et que la durée de validité du compromis dépasse 18 mois)

Une promesse unilatérale peut être signée lorsque vous, acheteur, n'êtes pas sûr de vouloir conclure la vente. Cet acte vous laisse la liberté de lever l'option ou non (c'est-à-dire d'acheter ou non le logement). Vous réservez ainsi le logement pendant un délai clairement précisé. Vendeur, vous vous engagez à ne pas vendre le logement à un autre acheteur.

La promesse unilatérale de vente peut être réalisée sous l'une des 2 formes suivantes :

• Acte sous signature privée réalisé directement par vous ou avec l'appui d'un agent immobilier par exemple

Où s’adresser ?

Service fiscal en charge de l'enregistrement

• Acte authentique établi par un notaire (obligatoire lorsque le vendeur est une personne physique et que la durée de validité de la promesse dépasse 18 mois)

Que doit contenir la promesse de vente ?

Informations vous concernant

La promesse de vente doit mentionner vos coordonnées respectives.

Informations concernant le bien

La promesse de vente doit mentionner les informations suivantes :

• Adresse du bien
• Origine du bien (date du précédent acte de vente, nom du précédent propriétaire, acte notarié...)
• Descriptif détaillé du bien, de ses équipements et de ses annexes
• Existence d'une hypothèque et/ou d'une servitude

La promesse de vente d'un logement en copropriété doit par ailleurs contenir les informations spécifiques à la copropriété.

Informations concernant la vente

La promesse de vente doit mentionner les informations suivantes :

• Montant des honoraires du professionnel chargé de la vente (s'il y a intervention d'un professionnel) et à qui en incombe le paiement
• Prix de vente et modalités de paiement (avec ou sans l'aide d'un prêt immobilier)
• Durée de validité de la promesse de vente et date limite de signature de l'acte de vente définitif
• Informations relatives aux conditions d'exercice du droit de rétractation : le manquement à cette obligation d'information est passible d'une amende d'un montant maximum de 15 000 €
• Date de disponibilité du bien

  À savoir

des clauses suspensives peuvent être inscrites dans la promesse de vente. Ainsi la vente pourra se réaliser sous certaines conditions. Par exemple, il peut s'agir de l'obtention d'un certificat d'urbanisme opérationnel ou d'un permis de construire, de l'obtention d'un prêt immobilier ou encore de travaux à réaliser par le vendeur avant la vente.

La promesse de vente doit être accompagnée du dossier de diagnostic technique (DDT).

La promesse de vente doit-elle être notifiée à l'acheteur ?

Acheteur, la promesse de vente doit vous être notifiée. Elle peut vous être remise en main propre ou envoyée par lettre recommandée avec avis de réception.

Elle doit être réalisée en 2 exemplaires originaux (1 pour le vendeur, 1 pour l'acheteur), excepté dans le cas où un original unique est conservé par un professionnel (notaire, agent immobilier).

Devrez-vous payer une somme forfaitaire, une astreinte, une indemnité ou des dommages et intérêts ?

De nombreux mécanismes d'indemnisation ou de contrainte, plus ou moins différenciés, peuvent être prévus dans une promesse de vente. Par exemple, il peut s'agir de l'astreinte (versement d'une indemnité par jour de retard, notamment dans le cas où le vendeur ne délivre pas le logement à la date prévue), ou d'un séquestre qui est un acompte sur le prix total.

Certains de ces mécanismes sont couramment utilisés et diffèrent suivant la forme de la promesse de vente.

• Dans un compromis de vente
• Dans une promesse unilatérale de vente

Des clauses inscrites dans le compromis de vente peuvent prévoir le versement de sommes d'argent dès sa signature ou sous un délai déterminé.

Cependant, avant la fin du délai de rétractation, une demande de versement est autorisée seulement si vous êtes dans l'une des situations suivantes :

• Promesse conclue par l'intermédiaire d'un professionnel mandaté pour contribuer à la vente (un notaire ou un agent immobilier par exemple)
• Ou versement consigné chez un professionnel ayant une garantie financière dédiée au remboursement des fonds déposés (recommandé même en l'absence de demande de versement avant la fin du délai de rétractation).

  À savoir

Le fait d'exiger, de recevoir, un versement ou un engagement de versement avant la fin du délai de rétractation est puni d'une amende de 30 000 €.

 À noter

Acheteur, si vous exercez votre droit de rétractation, le professionnel doit vous restituer les sommes versées sous 21 jours à compter du lendemain de la rétractation.

Le montant qui vous est demandé se situe en général entre 5 % et 10 % du prix de vente. Il est recommandé de le consigner chez un professionnel ayant une garantie financière dédiée au remboursement des fonds déposés. Il peut s'agir d'un agent immobilier ou d'un notaire. Ce n'est pas une obligation, mais cette consignation offre une meilleure garantie de restitution des fonds si nécessaire.

À la signature de l'acte définitif, ce montant sera déduit du prix total de la vente quelle que soit la clause de la promesse à l'origine du versement.

Où s’adresser ?

Notaire

Certaines clauses vous sanctionnent financièrement si vous n'exécutez pas le compromis. Cependant, en tant qu'acheteur, si les conditions suspensives ne sont pas remplies et que vous êtes de bonne foi en ayant fait toutes les démarches nécessaires, vous ne pouvez pas être sanctionné, quelle que soit la qualification du versement.

Un compromis de vente est fréquemment assorti d'une clause pénale. Cette clause vous oblige à exécuter le compromis (exécution forcée de vendre ou d'acheter). Elle prévoit une somme à titre de dommages et intérêts en cas d'inexécution. Par exemple, le vendeur peut invoquer la clause pénale si l'acheteur ne fait pas les démarches pour obtenir un prêt immobilier inscrit en condition suspensive.

En cas de litige porté devant le juge judiciaire, ce dernier peut réviser à la hausse ou à la baisse le montant prévu par la clause pénale.

Pour empêcher une exécution forcée du compromis de vente, le versement d'une somme au titre du dédit peut être prévu. La clause de dédit vous autorise à renoncer à la vente définitive à condition de verser une somme forfaitaire. Si vous invoquez cette clause, vous ne pouvez pas être forcé à acheter ou à vendre le logement. Vous aurez uniquement l'obligation de verser la contrepartie financière prévue au compromis.

Contrairement à la clause pénale, le montant prévu par la clause de dédit ne peut pas être modulé par le juge judiciaire.

Des clauses inscrites dans une promesse unilatérale de vente peuvent prévoir le versement de sommes d'argent dès sa signature ou sous un délai déterminé.

Cependant, avant la fin du délai de rétractation, une demande de versement est autorisée seulement si vous êtes dans l'une des situations suivantes :

• Promesse conclue par l'intermédiaire d'un professionnel mandaté pour contribuer à la vente (un notaire ou un agent immobilier par exemple)
• Ou versement consigné chez un professionnel ayant une garantie financière dédiée au remboursement des fonds déposés (recommandé même en l'absence de demande de versement avant la fin du délai de rétractation).

  À savoir

Le fait d'exiger, de recevoir, un versement ou un engagement de versement avant la fin du délai de rétractation est puni d'une amende de 30 000 €.

 À noter

Acheteur, si vous exercez votre droit de rétractation, le professionnel doit vous restituer les sommes versées sous 21 jours à compter du lendemain de la rétractation.

Le montant qui vous est demandé se situe en général entre 5 % et 10 % du prix de vente. Il est recommandé de le consigner chez un professionnel ayant une garantie financière dédiée au remboursement des fonds déposés. Il peut s'agir d'un agent immobilier ou d'un notaire. Ce n'est pas une obligation, mais cette consignation offre une meilleure garantie de restitution des fonds si nécessaire.

À la signature de l'acte définitif, ce montant sera déduit du prix total de la vente quelle que soit la clause de la promesse à l'origine du versement.

Où s’adresser ?

Notaire

Une promesse unilatérale de vente peut prévoir une indemnité d'immobilisation, aussi appelée prix de l'exclusivité, à la charge de l'acheteur. Cette indemnité constitue une contrepartie financière en compensation de la réservation du logement par le vendeur au bénéfice de l'acheteur pendant la durée de la promesse de vente.

La clause relative à l'indemnité d'immobilisation indique le devenir des sommes versées en cas d'inexécution de la promesse. Par exemple, l'acheteur peut perdre l'indemnité au bénéfice du vendeur dans le cas où il renonce à l'achat de sa propre volonté. L'indemnité peut aussi être restituée à l'acheteur, obligé de renoncer à l'achat à cause d'une condition suspensive non réalisée sans faute de sa part.

En effet, en tant qu'acheteur, si les conditions suspensives ne sont pas remplies et que vous êtes de bonne foi en ayant fait toutes les démarches nécessaires, vous ne pouvez pas être sanctionné, quelle que soit la qualification du versement.

 Attention :

une indemnité d'immobilisation de 5 % minimum est obligatoire pour toute promesse unilatérale de vente valide plus de 18 mois et pour laquelle le vendeur est une personne physique.

Quel est le délai de rétractation pour l'acheteur et le vendeur ?

L'acheteur dispose d'un délai de rétractation. Le vendeur s'engage dès la signature de la promesse.

•   Délai de rétractation pour l'acheteur

  Le délai de rétractation vous permet de réfléchir et renoncer à la vente en respectant un certain délai après la signature de la promesse.

  Vous disposez de 10 jours calendaires pour renoncer à la vente.

  Ce délai commence le lendemain de la 1re présentation de la lettre recommandée vous notifiant la promesse de vente ou de sa remise en main propre.

  Modèle de document
  Résilier le compromis de vente pour l'achat d'un logement

  Accéder au modèle de document  

  Institut national de la consommation (INC)

  Si le dernier jour du délai de réflexion est un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, le délai est prolongé jusqu'au 1er jour ouvrable suivant.

  Vous devez notifier votre rétractation au vendeur par lettre recommandée avec avis de réception avant la fin du délai de 10 jours calendaires.

•   Délai de rétractation pour le vendeur

  Vous êtes engagé dès la signature de la promesse de vente. Si vous contestez la vente, l'acheteur peut en demander l'exécution forcée devant le tribunal c'est-à-dire qu'il peut vous obliger à vendre le logement.

Textes de référence

• Code civil : articles 1582 à 1593

  Forme de la promesse de vente, enregistrement, mention du prix et des honoraires

• Code de la construction et de l'habitation : articles L290-1 et L290-2

  Acte authentique et indemnité d'immobilisation

• Code civil : articles 1101 à 1111-1

  Définition des contrats synallagmatique et unilatéral (article 1106)

• Code civil : article 1124

  Définition de la promesse unilatérale de vente

• Code civil : articles 1372 à 1377

  Acte sous signature privée

• Code civil : article 1589-2

  Enregistrement de la promesse unilatérale de vente sous 10 jours

• Code de la consommation : articles L313-40 à L313-45

  Obligation de mentionner le recours à un prêt bancaire (article L313-40)

• Code de la construction et de l'habitation : article L271-4

  Obligation de joindre un dossier de diagnostic technique à la promesse

• Code civil : articles 1304 à 1304-7

  Condition suspensive

• Code de la construction et de l'habitation : articles L271-1 à L271-3

  Délai de rétractation et interdiction de versements pendant ce délai

• Code de procédure civile : articles 640 à 647-1

  Délai se terminant un jour non ouvrable

• Code civil : articles 1231 à 1231-7

  Dommages et intérêts (article 1231-5)

Services en ligne et formulaires

• Résilier le compromis de vente pour l'achat d'un logement

  Modèle de document

Questions ? Réponses !

• Promesse de vente et condition suspensive d'obtention du prêt : de quoi s'agit-il ?

• Quels sont les diagnostics immobiliers à fournir en cas de vente ?

Et aussi

• Acte de vente d'un logement existant

  Logement

• Vente d'un logement en copropriété

  Logement

Pour en savoir plus

• La promesse de vente et le compromis de vente

  Notaires de France

• Enregistrement de la promesse de vente

  Direction générale des finances publiques

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