Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Séjour en France de la famille d'un citoyen européen
Vérifié le 12 avril 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Si vous êtes citoyen d'un pays européen, vous pouvez être accompagné ou rejoint en France par les membres de votre famille proche (époux, enfants, ascendants), quelle que soit leur nationalité. D'autres personnes avec qui vous êtes liées peuvent aussi être autorisées à vivre avec vous en France (concubin, partenaire, personne à charge, etc.). Mais, dans ce cas, il ne s'agit pas d'un droit automatique.
Si vous êtes citoyen de l'EEE ou Suisse, vous devez disposer d'un droit au séjour en France en tant que travailleur, inactif ou étudiant pour faire venir votre famille.
Il peut s'agir de votre époux, de vos enfants de moins de 21 ans ou à charge et ceux de votre époux, de vos ascendants directs à charge et ceux de votre époux.
Attention :
si vous êtes étudiant, vous ne pouvez pas faire venir vos ascendants en France.
Les formalités concernant le séjour en France des membres de votre famille varient selon leur nationalité (européenne ou non).
Les membres de votre famille doivent posséder un titre d'identité ou un passeport valide.
Ce titre de séjour a la même durée de validité que le vôtre. Si vous n'avez pas demandé de titre de séjour, il a la durée de séjour à laquelle vous pouvez prétendre, dans la limite de 5 ans.
Votre famille, qui a résidé de façon légale et ininterrompue en France pendant les 5 années précédentes avec vous, obtient un droit au séjour permanent.
Une fois acquis, ce droit lui permet de demeurer définitivement en France si les membres de votre famille ne représentent pas une menace grave pour l'ordre public.
Votre famille peut prouver la continuité de son séjour sur les 5 ans en France par tout moyen (par exemple : quittances de loyers ou de charges, factures).
Certaines absences sont autorisées, notamment les suivantes :
Absences temporaires ne dépassant pas 6 mois par an
Absences pour l'accomplissement des obligations militaires
Absence de 12 mois consécutifs maximum pour une raison importante telle qu'une grossesse
Les membres majeurs de votre famille peuvent demander une carte de séjour permanent (mention Citoyen UE/EEE/Suisse - Séjour permanent - Toutes activités professionnelles ou Directive 2004/38/CE - Séjour permanent - Toutes activités professionnelles selon leur nationalité). Cette carte n'est pas obligatoire. Elle est valable 10 ans et est renouvelable.
Une personne qui obtient le droit au séjour permanent perd ce droit si elle s'absente du territoire français plus de 2 années consécutives.
À savoir
si vous êtes travailleur, votre famille peut obtenir dans certaines situations un droit au séjour permanent avant les 5 ans précités. Par exemple, si vous décédez à la suite d'un accident du travail.
Les membres majeurs de votre famille (ou de plus de 16 ans s'ils souhaitent travailler) doivent obligatoirement détenir un titre de séjour.
Ils doivent le demander dans les 3 mois de leur entrée en France.
Dans un délai maximum de 6 mois, une carte de séjour membre de la famille d'un citoyen de l'Union leur est délivrée sauf s'ils représentent une menace pour l'ordre public.
Cette carte a la même durée de validité que votre titre de séjour. Si vous n'avez pas demandé de titre de séjour, il a la durée de séjour à laquelle vous pouvez prétendre, dans la limite de 5 ans.
Le droit au séjour de votre famille prend fin avec le vôtre. Cependant, dans certaines situations et sous certaines conditions, votre famille peut continuer à vivre sans vous en France (en cas de divorce ou de décès ou si vous quittez la France, etc.).
Si la carte doit être renouvelée, il faut faire la demande entre 4 et 2 mois avant sa date de fin.
Votre famille, qui a résidé de façon légale et ininterrompue en France pendant les 5 années précédentes avec vous, obtient un droit au séjour permanent.
Une fois acquis, ce droit lui permet de demeurer définitivement en France, sauf si elle représente une menace grave pour l'ordre public.
Votre famille peut prouver la continuité de son séjour sur les 5 ans en France par tout moyen (par exemple : quittances de loyers ou de charges, factures).
Certaines absences sont autorisées, notamment les suivantes :
Absences temporaires ne dépassant pas 6 mois par an
Absences pour l'accomplissement des obligations militaires
Absence de 12 mois consécutifs maximum pour une raison importante telle qu'une grossesse
Une personne qui obtient le droit au séjour permanent perd ce droit si elle s'absente du territoire français plus de 2 années consécutives.
À savoir
si vous êtes travailleur, votre famille peut obtenir dans certaines situations un droit au séjour permanent avant les 5 ans précités. Par exemple, si vous décédez à la suite d'un accident du travail.
Conditions
Le partenaire d'un Pacs (ou de l'équivalent étranger) peut demander une carte de séjour de membre de la famille d'un citoyen de l'Union/EEE/Suisse-Toutes activités professionnelles.
La durée minimum de vie en commun exigée (en France et/ou dans un autre pays) est d'1 an.
Demande de carte
Pour l'Européen ou le Suisse, la demande de carte est facultative.
La personne doit présenter sur le site de l'ANEF (Administration Numérique des Etrangers en France) .
Elle doit fournir les pièces suivantes :
Titre d'identité ou passeport en cours de validité
Indication concernant le domicile apportée par tout moyen
Justificatif du droit au séjour de l'Européen accueillant (comme travailleur, inactif ou étudiant)
Justificatif du lien familial : extrait d'acte de naissance et convention de Pacs + attestation de non-dissolution du Pacs (ou extrait d'acte de naissance et certificat de partenariat étranger + attestation de non-dissolution du partenariat étranger)
Justificatifs établissant la vie commune sur 1 an : relevés bancaires, documents fiscaux, certificat d'assurance, attestation d'emprunt commun, etc.
Vous obtenez immédiatement, lors du dépôt de votre demande de titre de séjour sur internet, une attestation dématérialisée de dépôt.
Seule la personne majeure (ou de plus de 16 ans si elle souhaite travailler) de nationalité non européenne a l'obligation de demander une carte de séjour. Elle doit le faire dans les 3 mois de son entrée en France.
La personne doit présenter sa demande sur le site de l'ANEF (Administration Numérique des Etrangers en France) .
Elle doit fournir les pièces suivantes :
Titre d'identité ou passeport en cours de validité
Indication concernant le domicile apportée par tout moyen
Justificatif du droit de séjour de l'Européen accueillant (comme travailleur, inactif ou étudiant)
Justificatif du lien familial : extrait d'acte de naissance et convention de Pacs + attestation de non-dissolution du Pacs (ou extrait d'acte de naissance et certificat de partenariat étranger + attestation de non-dissolution du partenariat étranger)
Justificatifs établissant la vie commune sur 1 an : relevés bancaires, documents fiscaux, certificat d'assurance, attestation d'emprunt commun, etc.
Vous obtenez immédiatement, lors du dépôt de votre demande de titre de séjour sur internet, une attestation dématérialisée de dépôt.
Service en ligne Faire une demande sur internet pour un titre de séjour, un changement de situation, un titre de voyage, une demande de naturalisation
Le concubin, avec lequel l'Européen a une relation attestée par un certificat et des justificatifs de vie commune, peut demander une carte de séjour de membre de la famille d'un citoyen de l'Union/EEE/Suisse-Toutes activités professionnelles.
La durée minimum de vie en commun exigée (en France et/ou dans un autre pays) est de 5 ans (sauf exceptions).
Demande de carte
Pour l'Européen ou le Suisse, la demande de carte est facultative.
La personne doit présenter sa demande sur le site de l'ANEF (Administration Numérique des Etrangers en France).
Service en ligne Faire une demande sur internet pour un titre de séjour, un changement de situation, un titre de voyage, une demande de naturalisation
Justificatif du droit au séjour de l'Européen accueillant (comme travailleur, inactif ou étudiant)
Justificatif du lien familial : extrait d'acte de naissance, certificat de partenariat étranger, attestation de non-dissolution du partenariat étranger, certificat de concubinage (documents correspondant à la situation au moment de la demande)
Justificatifs établissant la vie commune sur 1 an : relevés bancaires, documents fiscaux, certificat d'assurance, attestation d'emprunt commun, etc.
Vous obtenez immédiatement, lors du dépôt de votre demande de titre de séjour sur internet, une attestation dématérialisée de dépôt.
Seule la personne majeure (ou de plus de 16 ans si elle souhaite travailler) de nationalité non européenne a l'obligation de demander une carte de séjour. Elle doit le faire dans les 3 mois de son entrée en France.
La personne doit présenter sa demande sur le site de l'ANEF (Administration Numérique des Etrangers en France) .
Service en ligne Faire une demande sur internet pour un titre de séjour, un changement de situation, un titre de voyage, une demande de naturalisation
Justificatif du droit de séjour de l'Européen accueillant (comme travailleur, inactif ou étudiant)
Justificatif du lien familial : extrait d'acte de naissance, attestation de partenariat étranger, attestation de non-dissolution du partenariat étranger, certificat de concubinage (documents correspondant à la situation au moment de la demande)
Justificatifs établissant la vie commune sur 1 an : relevés bancaires, documents fiscaux, certificat d'assurance, attestation d'emprunt commun, etc.
Vous obtenez immédiatement, lors du dépôt de votre demande de titre de séjour sur internet, une attestation dématérialisée de dépôt.
Conditions
La personne qui a des problèmes de santé graves nécessitant le soutien impératif et personnel du citoyen européen peut obtenir un droit de séjour en France. Ce droit est obtenu après examen de sa situation par un collège de médecins de l'Ofii.
En cas d'avis favorable de l'Ofii, une carte de séjour de membre de la famille d'un citoyen de l'Union/EEE/Suisse-Toutes activités professionnelles peut être délivrée.
Demande de carte
Européen
Autre situation
Pour l'Européen ou le Suisse, la demande de carte est facultative.
Vous devez tout d'abord vous présenter en préfecture et suivre une procédure en plusieurs étapes :
À la préfecture, un certificat médical vierge (à faire remplir par votre médecin habituel), une notice qui explique la procédure et une enveloppe « Secret médical » comportant l'adresse du service médical de l'Ofii vous seront remis.
Vous devez ensuite vous rendre au cabinet du médecin qui vous suit habituellement (ou à l'hôpital) pour faire remplir le certificat médical. Vous pouvez y ajouter d'autres éléments concernant votre santé. Ce certificat médical doit fournir au médecin de l'Ofii les informations les plus complètes possibles pour permettre l'instruction de votre dossier dans les meilleurs délais.
Vous devez envoyer vous-même le dossier au médecin de l'Ofii.
Avant de rendre son avis au préfet, le collège de médecins de l'Ofii peut demander à vous entendre. Il peut aussi vous demander de faire des examens complémentaires, en présence, au besoin, du médecin de votre choix et d'un interprète. Lorsque la demande concerne un étranger mineur, celui-ci est accompagné par son représentant légal.
La décision concernant votre demande de titre de séjour est prise, après cet avis, par le préfet. Elle vous sera notifiée par la préfecture.
Seule la personne majeure (ou de plus de 16 ans si elle souhaite travailler) de nationalité non européenne a l'obligation de demander une carte de séjour. Elle doit le faire dans les 3 mois de son entrée en France.
Vous devez tout d'abord vous présenter en préfecture et suivre une procédure en plusieurs étapes :
À la préfecture, un certificat médical vierge (à faire remplir par votre médecin habituel), une notice qui explique la procédure et une enveloppe « Secret médical » comportant l'adresse du service médical de l'Ofii vous seront remis.
Vous devez ensuite vous rendre au cabinet du médecin qui vous suit habituellement (ou à l'hôpital) pour faire remplir le certificat médical. Vous pouvez y ajouter d'autres éléments concernznt votre santé. Ce certificat médical doit fournir au médecin de l'Ofii les informations les plus complètes possibles pour permettre l'instruction de votre dossier dans les meilleurs délais.
Vous devez envoyer vous-même le dossier au médecin de l'Ofii.
Avant de rendre son avis au préfet, le collège de médecins de l'Ofii peut demander à vous entendre. Il peut aussi vous demander de faire des examens complémentaires, en présence, au besoin, du médecin de votre choix et d'un interprète. Lorsque la demande concerne un étranger mineur, celui-ci est accompagné par son représentant légal.
La décision concernant votre demande de titre de séjour est prise, après cet avis, par le préfet. Elle vous sera notifiée par la préfecture.
il n'est pas possible d'effectuer les démarches dans certaines sous-préfectures. Renseignez-vous sur le site internet de votre préfecture.
Conditions
Une personne qui est à charge ou fait partie du ménage du citoyen européen (sauf l'époux, l'enfant, ou l'ascendant) dans le pays de provenance peut demander à séjourner en France.
Ce peut être, par exemple, un frère, une sœur, un oncle ou une tante.
Sa situation financière et sociale, son besoin d'un soutien matériel et sa prise en charge par le citoyen européen sont examinés.
En cas d'avis favorable de l'administration, une carte de séjour de membre de la famille d'un citoyen de l'Union/EEE/Suisse-Toutes activités professionnelles peut être délivrée.
Demande de carte
Européen
Autre pays
Pour l'Européen ou le Suisse, la demande de carte est facultative.
Il faut fournir les pièces suivantes :
Titre d'identité ou passeport en cours de validité
Indication concernant le domicile apportée par tout moyen
Justificatif du droit de séjour de l'Européen accueillant (comme travailleur, inactif ou étudiant)
Tout document prouvant le soutien matériel et financier apporté par l'Européen accueillant dans le pays d'origine ou de provenance :
Dans l'attente de l'instruction de sa demande, la personne reçoit un récépissé.
Seule la personne majeure (ou de plus de 16 ans si elle souhaite travailler) de nationalité non européenne a l'obligation de demander une carte de séjour. Elle doit le faire dans les 3 mois de son entrée en France.
Elle doit fournir les pièces suivantes :
Titre d'identité ou passeport en cours de validité
Indication concernant le domicile apportée par tout moyen
