Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Fiche pratique

Crédit à la consommation : assurance de l'emprunteur

Vérifié le 01 juillet 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

L'assurance emprunteur n'est pas obligatoire pour un crédit à la consommation.

Néanmoins, le prêteur peut vous obliger à la prendre avant de vous accorder le crédit.

Cette assurance vous protège contre les risques financiers liés au décès et à l'invalidité.

Si vous avez des difficultés à trouver une assurance à cause de problèmes de santé graves, vous pouvez avoir recours à la convention Aeras.

Tout replier

Tout déplier

Choix de l'assurance

Souvent, l'établissement qui vous accorde le crédit à la consommation vous envoie une proposition d'assurance en même temps que l'offre de prêt.

L'assurance n'est pas obligatoire en matière de crédit à la consommation. Vous pouvez donc décider de ne pas vous assurer. Néanmoins, il faut savoir que le refus d'une assurance peut influencer négativement la décision d'octroi du prêt ou le taux d'intérêt.

De plus, le prêteur peut faire de la souscription de l'assurance une condition obligatoire d'octroi du prêt.

Si vous prenez une assurance alors qu'elle n'est pas imposée par le prêteur, vous pouvez choisir le contrat qui vous couvre le mieux. Vous devez comparer la proposition de votre organisme prêteur avec celles qui existent sur le marché. Les assureurs ont l'obligation d'indiquer clairement dans leurs publicités et dans leurs contrats les éléments qui permettent d'évaluer le coût de leurs prestations.

Conclusion du contrat

L'assureur doit vous adresser une proposition d'assurance qui indique notamment les informations suivantes :

• Garanties pour lesquelles il accorde la couverture
• Conditions à remplir pour les déclencher
• Exclusions
• Montant de la cotisation mensuelle sur la durée totale de l'emprunt

Le contrat est conclu par la signature de la proposition d'assurance.

Cette proposition se trouve dans l'offre préalable de crédit, pour l'assurance de l'organisme prêteur. Le paiement de la cotisation doit être effectué lors de la signature de l'offre préalable de crédit, sauf clause contraire indiquant un paiement au 1er déblocage des fonds par exemple.

Résiliation du contrat

La situation varie suivant que l'assurance est facultative ou obligatoire.

• Assurance facultative
• Assurance obligatoire

Vous pouvez résilier le contrat à la première échéance annuelle ou à tout moment après la première année.

•   Résiliation à la première échéance annuelle

  L'assureur a l'obligation de vous envoyer chaque année un avis d'information pour vous rappeler que vous avez le droit de résilier le contrat.

  L'avis d'information doit préciser la date d'échéance du contrat et la date limite à laquelle vous pouvez envoyer une demande de résiliation.

  Cet avis doit vous parvenir au moins 15 jours calendaires avant la date limite à laquelle vous pouvez demander la résiliation du contrat.

  Vous devez envoyer votre lettre de résiliation à l'assureur au moins 2 mois avant la date d'échéance.

  Mais si l'assureur ne vous a envoyé aucun avis d'information, vous pouvez demander la résiliation du contrat à tout moment après l'échéance, sans pénalités.

  La demande de résiliation doit être envoyée à votre assureur par un des moyens suivants :

  • En ligne si le contrat a été souscrit en ligne ou si, au moment de la résiliation, l'assureur propose la souscription en ligne
  • Lettre papier
  • Déclaration sur place au siège social de l'assureur ou chez son représentant (agent général, courtier)
  • Acte extrajudiciaire (via un commissaire de justice)
  • Mode de communication à distance, lorsque le contrat a été conclu par ce moyen (mail, téléphone, etc.)
  • Tout autre moyen prévu par le contrat
•   Résiliation après la première échéance annuelle

  Après la première échéance annuelle, vous pouvez résilier à tout moment.

  La demande de résiliation doit être envoyée à votre assureur par un des moyens suivants :

  • En ligne si le contrat a été souscrit en ligne ou si au moment de la résiliation l'assureur propose la souscription en ligne
  • Lettre papier
  • Déclaration sur place au siège social de l'assureur ou chez son représentant (agent général, courtier)
  • Acte extrajudiciaire (via un commissaire de justice)
  • Mode de communication à distance, lorsque le contrat a été conclu par ce moyen (mail, téléphone, etc.)
  • Tout autre moyen prévu par le contrat

Si l'assurance emprunteur a été une condition d'octroi du crédit, vous ne pouvez pas la résilier. Mais la résiliation est possible si l'organisme prêteur est d'accord.

Risques couverts par l'assurance

Vous pouvez choisir les risques à assurer, parmi ceux proposés par l'assureur :

• L'assurance décès sert à protéger vos héritiers du remboursement du crédit si vous décédez.
• L'assurance maladie et invalidité vous dispense de rembourser les mensualités en cas de maladie.
• L'assurance perte d'emploi vous dispense de rembourser les mensualités en cas de chômage.

Questionnaire médical

Règle générale

L'assureur a le droit de vous demander de remplir un questionnaire médical, si vous souscrivez une assurance qui couvre les risques santé (maladie, invalidité, décès). Ce questionnaire doit être rempli en toute bonne foi.

Toute omission ou fausse déclaration peut entraîner le blocage des garanties, voire l'annulation du contrat, en cas de mauvaise foi.

L'assureur étudie vos réponses au questionnaire et évalue le risque à couvrir.

Cas des personnes présentant des "risques aggravés"

Les personnes ayant ou ayant eu des problèmes de santé graves sont généralement considérées comme présentant des risques aggravés par les assurances.

Cependant, si vous êtes dans ce cas, vous pouvez bénéficier de la convention Aeras. Cette convention vous permet notamment de ne pas remplir de questionnaire médical de santé.

Il faut cependant alors respecter les 3 conditions suivantes :

• Le montant maximum du crédit à la consommation ne doit pas excéder pas 17 000 €
• La durée maximum du prêt ne doit pas dépasser 4 ans
• Vous devez être âgé de 50 ans maximum au moment du dépôt de la demande.

Vous devrez faire une déclaration sur l’honneur qui indique que vous n'avez pas des prêts dont le total dépasse 17 000 €.

Si une de ces conditions n'est pas remplie, vous devrez remplir le questionnaire médical lié à la demande d'assurance.

 À noter

la convention Aeras intègre un droit à l'oubli pour les personnes guéries d'un cancer dont le traitement est fini depuis 15 ans au moins. Ces personnes n'ont alors pas besoin de le signaler à l'assureur. Elles ne peuvent pas subir de surprime, ni être exclues de la garantie.

Textes de référence

• Code de la consommation : articles L312-12 à L312-13

  Information précontractuelle de l'emprunteur

• Code des assurances : articles L113-1 à L113-17

  Obligations de l'assureur et de l'assuré

Questions ? Réponses !

• Qu'est-ce que le prêt sur gage ?

• Crédit à la consommation : à quoi sert la convention Aeras ?

• Assurer un prêt immobilier : que sont la garantie décès, invalidité, incapacité?

• Prêt immobilier : comment fonctionne l'assurance perte d'emploi ?

Pour en savoir plus

• Site officiel de la convention Aeras

  Ministère chargé des finances

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