Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Question-réponse

Comment se déroule la procédure de demande de tutelle ou curatelle ou sauvegarde de justice pour un majeur ?

Vérifié le 28 avril 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Pour décider si une mesure de protection (tutelle, curatelle ou sauvegarde de justice) doit être mise en place pour une personne majeure, le juge doit auditionner la personne concernée et la personne à l'origine de la demande.

L'audition n'est pas ouverte au public (huis clos), et se déroule, en principe, au tribunal du domicile du majeur à protéger.

Nous vous présentons les informations à connaître.

Tout replier

Tout déplier

Que doit comporter la demande de protection pour être recevable ?

La requête pour ouvrir une tutelle, une curatelle ou une sauvegarde de justice concernant un majeur doit comporter les éléments suivants :

• Certificat médical circonstancié décrivant la dégradation des facultés de la personne à protéger et l'évolution prévisible
• Copie (recto-verso) de la pièce d'identité de la personne à protéger
• Description des faits indiquant la nécessité de mettre en œuvre la mesure de protection
• Formulaire de demande

Les informations suivantes doivent également être indiquées dans la demande :

• Personnes appartenant à l'entourage du majeur à protéger (par exemple, son époux ou épouse, son partenaire de Pacs)
• Nom du médecin traitant de la personne à protéger (s'il est connu)
• Copie intégrale de l'acte de naissance de la personne à protéger, de moins de 3 mois
• Copie (recto-verso) de la pièce d'identité de la personne qui formule la demande

La personne à l'origine de la demande doit préciser, dans la mesure du possible, les éléments concernant la situation familiale, financière et patrimonial du majeur.

Une fois rempli, le formulaire et l'ensemble des pièces doivent être adressés au juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire dont dépend le lieu de résidence du majeur à protéger.

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

  À savoir

selon la protection judiciaire retenue (tutelle, curatelle ...), le juge pourra demander d'autres documents (par exemple, livret de famille, contrat de mariage ou convention de Pacs.

La personne à protéger peut-elle être assistée d'un avocat ?

La personne a protéger a le droit d'être assisté d'un avocat.

Si elle n'en connaît pas, le majeur peut demander au tribunal que le bâtonnier (président de l'ordre des avocats) lui en désigne un d'office.

Cette désignation doit intervenir dans les 8 jours de la demande.

Comment se déroule l'audition de la personne à protéger ?

L'audition de la personne à protéger peut avoir lieu dans les lieux suivants :

• Siège du tribunal dont dépend son lieu de résidence
• Endroit où elle réside habituellement. Par exemple, dans un établissement d'hébergement.
• Au sein de tout autre lieu approprié

L'audition doit les objectifs suivants :

• Informer la personne à protéger qu'une procédure de demande de protection a été engagée
• Lui expliquer les conséquences de la mise en place de la procédure de protection
• Entendre le point de vue du majeur sur la mise en place d'une procédure de protection à son égard
• évaluer l'état de santé de la personne à protéger, ses difficultés à gérer son quotidien
• Mettre en place la mesure la plus adaptée

Lors de son audition, la personne protégée peut être assistée d'un avocat ou accompagnée, sous réserve de l'accord du juge, par toute personne de son choix.

À la demande de tout intéressé ou à son initiative, le juge des contentieux de la protection peut ordonner que l'examen de la demande (requête) donne lieu à un débat contradictoire.

  À savoir

L'audition de la personne à protéger est obligatoire. toutefois, Le juge peut décider, après avis du médecin ayant établi le certificat médical, de ne pas entendre la personne si elle ne peut exprimer sa volonté ou si l'audition peut nuire à sa santé.

Le juge peut-il auditionner d'autres personnes dans le cadre de la procédure ?

S'il l'estime opportun, le juge peut procéder à l'audition des personnes suivantes :

• Époux(se), partenaire ou concubin(e) du majeur
• Parent ou allié du majeur
• Personne entretenant avec le majeur des liens étroits et stables
• Personne qui exerce (déjà) la mesure de protection juridique (tuteur ou curateur)
• Procureur de la République

L'audition peut également se dérouler en présence du médecin traitant de la personne protégée.

 À noter

Dans tous les cas, la personne à l'origine de la demande de protection est automatiquement auditionnée.

Comment le juge instruit la demande de protection ?

Le juge peut ordonner toute mesure d'instruction :

• soit de sa propre initiative,
• soit à la demande des parties ou du ministère public.

Il peut notamment faire procéder à une enquête sociale ou à des constatations par toute personne de son choix. Mais il peut aussi adresser des questionnaires aux membres de la famille de la personne à protéger, demander des rapports à des professionnels,...

Ces éléments lui permettent de déterminer si la demande est adaptée à la situation de la personne à protéger, si elle est fondée ou pas et d'envisager, si besoin, l'une des alternatives suivantes :

• Habilitation familiale
• Habilitation entre époux
• Mandat de protection future
• Mesure d'accompagnement sociale ou judiciaire

Comment se déroule la fin de la procédure de demande de protection ?

Une fois l'instruction du dossier terminée, le juge le transmet pour avis au procureur de la République, au moins 1 mois avant la date fixée pour l'audience.

La mesure est proportionnée et individualisée en fonction du degré de perte des facultés personnelles de l'intéressé (physiques et psychologiques).

Le juge doit argumenter sa décision qui est adressée à la personne à l'origine de la demande et à l'avocat du majeur. Dans l'attente du jugement, le juge peut placer provisoirement le majeur sous sauvegarde de justice.

 À noter

la demande de protection doit être traitée par le juge dans les 12 mois qui suivent sa saisie. Sans décision de sa part, une fois ce délai passé, le dossier est classé sans suite.

Textes de référence

• Code de procédure civile : articles 1217 à 1219

  Forme de la demande

• Code de procédure civile : articles 1220 à 1221-2

  Instruction de la demande

• Code de procédure civile : article 1225

• Code civil : articles 428 à 432

  Audition de la personne : article 432

• Code de procédure civile : articles 1226 à 1229

  Déroulement de l'audition : article 1226

• Code de procédure civile : article 1214

  Présence d'un avocat à l'audition

• Code de procédure civile : article 1213

  Débat contradictoire

Questions ? Réponses !

• Tutelle, curatelle, sauvegarde de justice : comment obtenir le certificat médical ?

• Qui peut demander la mise sous tutelle, curatelle ou sauvegarde de justice ?

Et aussi

• Tutelle d'une personne majeure

  Famille - Scolarité

• Curatelle d'une personne majeure

  Famille - Scolarité

• Sauvegarde de justice d'un majeur

  Famille - Scolarité

• Habilitation familiale

  Famille - Scolarité

• Habilitation judiciaire pour représentation du conjoint

  Famille - Scolarité

• Mandat de protection future

  Famille - Scolarité

• Mesure d'accompagnement social personnalisé (Masp) ou judiciaire (Maj)

  Famille - Scolarité

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