Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Arme de catégorie B (soumise à autorisation)
Vérifié le 10 mai 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous vous interrogez sur la réglementation des armes ? Certaines armes classées en catégorie B peuvent être autorisées pour faire du tir sportif ou en cas de risque professionnel. Cette page vous indique les armes concernées et les règles à respecter pour les acheter et les détenir.
Tir sportif
Risque professionnel
Il s'agit d'armes à feu de poing (revolver, pistolet) et d'armes à feu d'épaule (fusil, carabine) :
Principales armes de catégorie B utilisées pour le tir sportif (hors munitions)
Vous devez remplir toutes les conditions suivantes pour détenir une arme de catégorie B pour pratiquer le tir sportif :
Ne pas avoir sur votre bulletin n°2 du casier judiciaire de condamnations pour certaines infractions : meurtre, assassinat, tortures, actes de barbarie, violences volontaires, viol, agressions sexuelles, trafic de stupéfiant...
Ne pas avoir un comportement laissant craindre une utilisation de l'arme dangereuse pour vous-même ou pour autrui
Ne pas être soumis à une interdiction de détenir ou de porter une arme dans le cadre d'une ordonnance de protection de victimes de violences
Ne pas avoir été ou être admis en soins psychiatriques sans consentement sauf si vous présentez un certificat médical de moins d'1 mois.
Être dans un état physique ou psychique compatible avec la détention d'une arme de catégorie B
Présenter une licence en cours de validité de la Fédération française de tir (pour certaines armes de la catégorie B)
Votre devez constituer un dossier avec les documents suivants :
Pièce d'identité en cours de validité (carte de résident ou titre de séjour en cours de validité pour un étranger)
Justificatif de domicile
Déclaration remplie lisiblement et signée indiquant le nombre de matériels de guerre et d'armes détenues au moment de la demande, leurs catégories, calibres, marques, modèles et numéros
Certificat médical de moins d'un mois attestant que votre état de santé physique et psychique est compatible avec la détention d’armes et de munitions
Si vous suivez ou avez suivi des soins psychiatriques en établissement de santé, un certificat médical de moins d'1 mois délivré un des professionnels de santé suivants : psychiatre praticien, enseignant hospitalier, médecin de l'infirmerie psychiatrique de la préfecture de police pour Paris, expert agréé par les tribunaux, médecin spécialisé
Déclaration sur l'honneur d'une installation conforme à votre domicile (coffre-fort, armoire forte, pièce forte avec porte blindée)
Extrait d'acte de naissance avec mentions marginales datant de moins de 3 mois
Licence de tir en cours de validité, délivrée par la Fédération française de tir
Avis favorable de la Fédération française de tir concernant l'acquisition et la détention d'armes à l'exclusion de leurs éléments. Cet avis favorable est lié à la pratique régulière du tir.
Si vous êtes mineur et participez à des compétitions internationales, preuve de la sélection à ces concours
Si vous êtes mineur de 12 ans ou plus et ne participez pas à des compétitions internationales, attestation d'une personne exerçant l'autorité parentale mentionnant que l'arme est détenue pour la pratique du tir sportif
Adressez votre dossier à la préfecture de votre domicile.
Si sous déménagez dans un autre département, vous devez indiquer votre nouvelle adresse à la préfecture de votre nouveau domicile.
Vous pouvez acquérir et détenir au maximum 12 armes autorisées pour pratiquer le tir sportif.
En plus de ce quota de 12 armes, vous pouvez acquérir et détenir au maximum 10 armes de poing à percussion annulaire à 1 coup.
Vous êtes primo-demandeur si vous êtes dans l'une des ces 3 situations :
Vous demandez pour la 1re fois une autorisation d'acquisition et de détention d'armes.
Vous venez d'avoir 18 ans et, avant votre majorité, vous aviez une autorisation de détention d'armes spécifique aux mineurs
Vous aviez une autorisation d'acquisition et de détention d'armes mais vous avez été provisoirement inscrit au FNIADA
Vous pouvez détenir au maximum 6 armes autorisées pour pratiquer le tir sportif.
Ces armes ne peuvent être utilisées que dans les stands de tir des associations sportives agréés pour la pratique du tir.
Vous pouvez acquérir et détenir au maximum 12 armes autorisées pour pratiquer le tir sportif.
En plus de ce quota de 12 armes, vous pouvez acquérir et détenir au maximum 10 armes de poing à percussion annulaire à 1 coup.
Ces armes ne peuvent être utilisées que dans les stands de tir des associations sportives agréés pour la pratique du tir.
Des règles spécifiques s'appliquent à un mineur qui pratique le tir sportif.
Vous pouvez détenir au maximum 12 armes autorisées pour pratiquer le tir sportif.
En plus de ce quota de 12 armes, vous pouvez détenir au maximum 10 armes de poing à percussion annulaire à 1 coup.
Vous pouvez détenir au maximum 3 armes à feu de poing à percussion annulaire à 1 coup.
Ces armes ne peuvent être utilisées que dans les stands de tir des associations sportives agréés pour la pratique du tir.
Pour acheter un système d'alimentation de catégorie B, vous devez présenter l'autorisation de l'arme ou de la carcasse ou, si nécessaire, de la partie inférieure de la boîte de culasse détenue.
Vous pouvez acheter les systèmes d'alimentation suivants :
Catégorie A1 (capacité de 11 à 30 coups, destiné à être inséré dans une arme d'épaule à répétition semi-automatique à percussion centrale)
Catégorie B
Vous pouvez acheter et détenir au maximum 10 systèmes d'alimentation par arme.
Vous pouvez acheter au maximum 2 000 cartouches par arme par période de 12 mois consécutifs.
Il n'y a pas de limitation concernant les éléments de munitions pour les calibres des armes que vous détenez.
Vous pouvez acheter et détenir les systèmes d'alimentation suivants à condition d'avoir le certificat de la Fédération française de tir :
Pour une arme de poing, système d'alimentation permettant le tir de plus de 20 munitions
Pour une arme d'épaule, système d'alimentation permettant le tir de plus de 30 munitions
Vous pouvez acheter et détenir au maximum 10 systèmes d'alimentation par arme.
Vous pouvez acheter au maximum 2 000 cartouches par arme par période de 12 mois consécutifs.
Il n'y a pas de limitation concernant les éléments de munitions pour les calibres des armes que vous détenez.
Vous devez conserver votre arme de catégorie B, ses éléments et ses munitions, d'une des 2 manières suivantes :
Dans un coffre-fort ou une armoire forte adaptés au type de matériels détenus
Dans une pièce forte comportant une porte blindée et dont les ouvrants sont protégés par des barreaux.
Vous devez déposer votre demande de renouvellement au plus tard 3 mois avant la date de fin de l'autorisation.
Si vous ne respectez pas ce délai, l'autorisation n'est pas renouvelée sauf empêchement justifié. Par exemple, une hospitalisation.
Les documents à fournir pour le renouvellement sont identiques aux documents à fournir pour la demande initiale.
Vous recevez un récépissé qui vaut autorisation provisoire à partir de la date de fin de l'autorisation jusqu'à la décision de renouvellement.
si vous n'avez pas renouvelé votre licence de tir sportif, l'autorisation perd sa validité à la fin d'un délai de 3 mois suivant la date de fin de validité de la licence.
Acheter, vendre ou détenir une ou plusieurs armes de catégorie B sans en avoir l’autorisation est sanctionné par une peine de prison de 5 ans et une amende de 75 000 €.
La peine de prison est de 10 ans et l'amende de 500 000 € en cas d'infraction commise en bande organisée.
Les infractions suivantes sont sanctionnées par une amende pouvant aller jusqu'à 750 € :
Déménager dans un autre département sans informer la préfecture de votre nouveau domicile
Acheter ou détenir plus de 10 systèmes d'alimentation par arme
Interdiction de détenir ou de porter, pendant 5 ans maximum, une arme soumise à autorisation
Confiscation d'une ou plusieurs armes
Retrait du permis de chasser avec interdiction de solliciter la délivrance d'un nouveau permis pendant 5 ans maximum
Principales armes de catégorie B utilisées en cas de risque professionnel (hors munitions)
Vous pouvez être autorisé à acheter et détenir :
une 1ère arme, à votre lieu de travail,
et une 2nde arme à votre domicileou votre résidence secondaire.
Vous pouvez obtenir l'autorisation d'acheter et de détenir une arme de catégorie B si vous êtes exposé à des risques sérieux du fait de votre activité professionnelle.
Vous pouvez détenir l'arme sur le lieu d'exercice de votre activité.
Vous devez remplir toutes les conditions suivantes pour acheter une arme de catégorie B, y compris ses munitions :
Ne pas avoir sur votre bulletin n°2 du casier judiciaire de condamnations pour certaines infractions : meurtre, assassinat, tortures, actes de barbarie, violences volontaires, viol, agressions sexuelles, trafic de stupéfiant...
Ne pas avoir un comportement laissant craindre une utilisation de l'arme dangereuse pour vous-même ou pour autrui
Ne pas être soumis à une interdiction de détenir ou de porter une arme dans le cadre d'une ordonnance de protection de victimes de violences
Ne pas avoir été ou être admis en soins psychiatriques sans consentement sauf si vous présentez un certificat médical de moins d'un mois.
Être dans un état physique ou psychique compatible avec la détention d'une arme de catégorie B
Justifier du risque sérieux lié à l'activité professionnelle
Votre devez constituer un dossier avec les documents suivants :
Votre dossier de demande d'autorisation d'acheter et de détenir une arme de catégorie B doit comporter les documents suivants :
Pièce d'identité en cours de validité (carte de résident ou titre de séjour en cours de validité pour un étranger)
Justificatif de domicile ou du lieu d'exercice de l'activité
Déclaration remplie lisiblement et signée indiquant le nombre des matériels de guerre et des armes détenues au moment de la demande, leurs catégories, calibres, marques, modèles et numéros
Certificat médical de moins d'un mois attestant que votre état de santé physique et psychique est compatible avec la détention d’armes et de munitions
Si vous suivez ou avez suivi des soins psychiatriques en établissement de santé, un certificat médical de moins d'1 mois délivré un des professionnels de santé suivants : psychiatre praticien, enseignant hospitalier, médecin de l'infirmerie psychiatrique de la préfecture de police pour Paris, expert agréé par les tribunaux, médecin spécialisé
Déclaration sur l'honneur d'une installation conforme (coffre-fort, armoire forte, pièce forte avec porte blindée)
Fiche donnant les caractéristiques des armes (modèle conforme à un arrêté. Renseignez-vous auprès de votre préfecture)
Si vous n'avez pas la nationalité française, certificat de résidence ou tout document équivalent (vous n'êtes pas concerné si vous êtes membre du corps diplomatique ou consulaire)
Si votre demande concerne la détention d'une 2e arme, indication du local professionnel ou de la résidence secondaire
Avis favorable de la Fédération française de tir.
Adressez votre dossier à la préfecture de votre domicile.
Si vous n'êtes pas de nationalité française, adressez-vous à la préfecture du lieu de votre résidence en France.
Si sous déménagez dans un autre département, vous devez indiquer votre nouvelle adresse à la préfecture de votre nouveau domicile.
Vous devez conserver votre arme de catégorie B, ses éléments et ses munitions, d'une des 2 manières suivantes :
Dans un coffre-fort ou une armoire forte adaptés au type de matériels détenus
Dans une pièce forte comportant une porte blindée et dont les ouvrants sont protégés par des barreaux.
Pour acheter un système d'alimentation de catégorie B, vous devez présenter l'autorisation de l'arme ou de la carcasse ou, si nécessaire, de la partie inférieure de la boîte de culasse détenue.
Vous pouvez acheter et détenir au maximum 10 systèmes d'alimentation par arme.
Vous pouvez acheter au maximum 50 cartouches par arme par période de 12 mois consécutifs.
Vous devez déposer votre demande de renouvellement au plus tard 3 mois avant la date de fin de l'autorisation.
Si vous ne respectez pas ce délai, l'autorisation n'est pas renouvelée sauf empêchement justifié. Par exemple, une hospitalisation.
Les documents à fournir pour le renouvellement sont identiques aux documents à fournir pour la demande initiale.
Vous recevez un récépissé qui vaut autorisation provisoire à partir de la date de fin de l'autorisation jusqu'à la décision de renouvellement.
Acheter, vendre ou détenir une ou plusieurs armes de catégorie B sans en avoir l’autorisation est sanctionné par une peine de prison de 5 ans et une amende de 75 000 €.
La peine de prison est de 10 ans et l'amende de 500 000 € en cas d'infraction commise en bande organisée.
Les infractions suivantes sont sanctionnées par une amende pouvant aller jusqu'à 750 € :
Déménager dans un autre département sans informer la préfecture de votre nouveau domicile
Acheter ou détenir plus de 10 systèmes d'alimentation par arme
