Guyancourt

Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 
Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Plainte avec constitution de partie civile

Vérifié le 14 juin 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Vous avez porté plainte et cette plainte a été classée sans suite par le procureur de la République ? Vous pouvez porter plainte en vous constituant partie civile. Nous vous expliquons la procédure.

La plainte avec constitution de partie civile permet à la victime d'une infraction de saisir un juge d'instruction pour qu'il ouvre une information judiciaire.

L'information judiciaire est la phase de la procédure pénale qui précède un jugement et qui permet d'établir ou non l'existence d'une infraction et d’en déterminer les éventuels auteurs.

La plainte avec constitution de partie civile permet ainsi à la victime de passer outre un classement sans suite ou une absence de réponse du parquet.

Si à la fin de l'information judiciaire, le juge d'instruction décide que l'auteur de l'infraction doit être jugé par le tribunal, la victime peut demander des dommages-intérêts.

  À savoir

La plainte avec constitution de partie civile ne doit pas être confondue avec la plainte simple. La plainte déclenche uneenquête de police alors que la plainte avec constitution de partie civile saisit le juge d'instruction.

Pour déposer plainte avec constitution de partie civile, vous devez être victime d'une infraction.

  • Victime majeure
  • Victime mineure

Pour déposer plainte avec constitution de partie civile, vous devez avoir personnellement subi un préjudice causé par l'infraction.

Ce préjudice peut être moral, corporel ou matériel (par exemple la perte d'une somme d'argent).

  À savoir

Vous pouvez vous constituer partie civile sans forcément demander de dommages-intérêts.

Si vous êtes mineur, vous ne pouvez pas déposer seul une plainte avec constitution de partie civile. Vos parents ou votre représentant légal doivent le faire en votre nom.

Vous devez avoir personnellement subi un préjudice causé par l'infraction.

Ce préjudice peut être moral, corporel ou matériel (par exemple la perte d'une somme d'argent).

Vous devez justifier qu'une plainte simple n'a pas abouti.

Dans certains cas, vous pouvez directement déposer plainte avec constitution de partie civile sans avoir porté plainte au préalable. C'est le cas si vous êtes victime d'un crime, d'un délit de presse (injure, diffamation...) ou d'une infraction au code électoral.

Dans les autres cas, vous devez toujours avoir porté plainte pour les mêmes faits avant de pouvoir déposer plainte avec constitution de partie civile.

La plainte avec constitution de partie civile est possible dans les cas suivants :

  • La plainte simple est classée sans suite
  • La plainte simple a été déposée auprès du procureur depuis 3 mois sans qu'aucune suite n'ait été donnée
  • La copie de la plainte simple déposée auprès d'un service de police ou de gendarmerie a été transmise au procureur de la République depuis 3 mois et aucune suite n'a été donnée

 Attention :

il n'est pas possible de porter plainte avec constitution de partie civile pour une contravention.

Vous devez justifier que votre plainte n'a pas abouti avec un des documents suivants :

  • Avis de classement sans suite
  • Preuve datée du dépôt de plainte, c'est-à-dire le récépissé en cas de dépôt directement au tribunal (ou l'accusé de réception en cas d'envoi par courrier recommandé)
  • Preuve de la transmission de la copie de la plainte au procureur depuis au moins 3 mois. C'est-à-dire le récépissé en cas de dépôt directement au tribunal ou l'accusé de réception en cas d'envoi par courrier recommandé.

 À noter

si vous avez demandé des dommages-intérêts devant un juge civil entre votre plainte simple et votre plainte avec constitution de partie civile, vous devez annuler cette demande avant de saisir le juge d'instruction.

Rédaction et dépôt de la plainte

Votre dépôt de plainte avec constitution de partie civile se fait par un courrier daté et signé ou par déclaration orale devant le juge d'instruction.

Si votre plainte est transmise par courrier, vous devez indiquer les éléments suivants :

  • Votre volonté de porter plainte et de vous constituer partie civile
  • Faits dénoncés pour lesquels vous vous considérez victime (donner la qualification juridique du délit ou du crime n'est pas indispensable)
  • Identité de l'auteur présumé des faits (sinon la plainte doit être contre X)
  • Adresse en France
  • Informations sur votre plainte simple qui n'a pas abouti (avec les justificatifs)
  • Demande de dommages-intérêts éventuels

Vous pouvez utiliser un modèle de courrier ou bien le rédiger sur papier libre :

Modèle de document
Porter plainte avec constitution de partie civile

Accéder au modèle de document  

Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre

 Attention :

si la plainte avec constitution de partie civile concerne un délit de presse (injure, diffamation...), vous devez indiquer les infractions et les textes de loi applicables pour les faits que vous dénoncez.

Votre courrier est adressé par lettre simple ou recommandée avec accusé de réception au juge d'instruction du tribunal judiciaire du lieu de l'infraction ou du domicile de l'auteur de l'infraction.

Dans chaque tribunal, un juge d'instruction est chargé de recevoir toutes les plaintes avec constitution de partie civile. Il s'agit généralement du doyen des juges d'instruction, c'est-à-dire le magistrat exerçant depuis le plus longtemps cette fonction.

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

Vous pouvez être assisté par un avocat.

Où s’adresser ?

Avocat

Dépôt d'une consignation

Après le dépôt d'une plainte avec constitution de partie civile, le doyen des juges d'instruction vous demande de verser une somme d'argent appelée consignation. Le juge fixe le montant de cette consignation en fonction de vos revenus.

La consignation doit être payée dans un délai fixé par le juge. Si ce délai n'est pas respecté, la plainte peut être rejetée.

Cette somme vient garantir le paiement d'une éventuelle amende prononcée dans le cas où la plainte s'avérerait abusive (par exemple, faits inventés). Cette amende est de 15 000 € maximum.

Dans les autres cas, la consignation est rendue à la fin de l'enquête, qu'il y ait ou non un procès.

 Attention :

Vous n'avez pas à verser une consignation si vous avez obtenu l'aide juridictionnelle pour cette procédure. Vous pouvez également ne pas avoir à verser de consignation sur décision du juge.

Transmission au procureur

La plainte est ensuite transmise par le doyen des juges d'instruction au procureur de la République pour qu'il donne un avis appelé réquisitions.

Avant de prendre ses réquisitions, le procureur de la République peut demander au juge d'instruction de vous auditionner en tant que partie civile et un délai de 3 mois pour poursuivre l'enquête.

Dans ses réquisitions, le procureur de la République peut demander au juge d'instruction d'ouvrir une information judiciaire. Il peut aussi lui demander de pas prendre en compte la plainte (par exemple, s'il estime que les faits ne constituent pas une infraction).

 À noter

lorsque le procureur demande au juge de pas prendre en compte la plainte, il peut vous indiquer que vous pouvez utiliser la procédure de citation directe pour faire convoquer le suspect devant le tribunal.

Décision du juge d'instruction

Le doyen des juges d'instruction peut décider de suivre ou de ne pas suivre les réquisitions du procureur de la République.

Le juge peut vous entendre de sa propre initiative ou à la demande du procureur.

Si le doyen décide d'ouvrir une information judiciaire, il désigne alors le juge d'instruction chargé d'enquêter. Il peut se désigner lui-même.

Si le juge refuse, il prendra une ordonnance de refus d'informer. Tel est le cas si les faits dénoncés ne sont pas une infraction pénale ou s'ils n'ont manifestement pas été commis. En cas de refus d'informer, l'enquête n'est pas lancée.

Vous pouvez faire appel de la décision de refus d'informer dans les 10 jours suivant la notification de cette décision. L'appel doit se faire sur place par une déclaration auprès du greffier du juge d'instruction. Cette déclaration est signée par vous ou votre avocat et par le greffier.

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

C'est la chambre de l'instruction de la cour d'appel qui examine les recours sur les décisions de refus d'informer.

 À noter

si le juge d'instruction refuse d'ouvrir une information judiciaire, la personne visée par la plainte peut vous poursuivre pour dénonciation calomnieuse et demander le versement de dommages-intérêts.

Si l'information judiciaire est ouverte, vous, le plaignant, devenez partie civile.

Suivi de l'enquête

En tant que partie civile, vous avez accès au dossier et vous pouvez être assisté d'un avocat. C'est le cas par exemple lorsque vous êtes entendu par le juge.

Vous pouvez demander des actes d'enquêtes au juge : l'audition d'un témoin, une expertise, une confrontation, etc.

Vous recevez les décisions prises par le juge d'instruction et vous êtes informé du délai d'achèvement prévisible de l'instruction.

Indemnisation

Si à la fin de la procédure, l'auteur des faits est jugé, vous pouvez demander en tant que partie civile que votre préjudice soit indemnisé par l'octroi de dommages-intérêts.

Questions ? Réponses !

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