Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Fiche pratique

Contestation d'une autorisation d'urbanisme

Vérifié le 18 août 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Votre voisin vient d'obtenir une autorisation d'urbanisme (permis de construire, de démolir, d'aménager ou non-opposition à déclaration préalable). Le projet de construction vous gêne et vous pensez qu'il ne respecte pas les règles d'urbanisme. Pouvez-vous contester cette autorisation ? Quels sont les recours possibles ?

 À noter

Si vous êtes à l'origine de la demande d'autorisation d’urbanisme et que vous souhaitez faire un recours contre la décision de refus d'autorisation, la procédure est différente (permis de construire, déclaration préalable de travaux...).

Tout replier

Tout déplier

Qui peut contester une autorisation d'urbanisme?

Pour contester une autorisation d'urbanisme accordée à votre voisin, vous devez avoir un intérêt à agir. Il faut prouver que la construction ou l'aménagement autorisé a des conséquences directes sur les conditions d'occupation, d'utilisation ou de jouissance du bien que vous occupez ou que vous détenez. Il en est de même avec un bien pour lequel vous bénéficiez d'une promesse de vente, d'un bail, ou d'un contrat de vente d'immeuble à construire.

Le juge apprécie votre intérêt à agir à la date d'affichage de la demande de permis en mairie.

Vous devez prouver que le projet de votre voisin vous porte atteinte en fournissant par exemple des photographies ou des attestations à l'appui de votre démonstration.

Si vous ne prouvez pas votre intérêt à agir, vous risquez une amende de 10 000 €. Si votre recours lui cause préjudice, le titulaire de l'autorisation peut également demander au tribunal administratif des dommages-intérêts pour comportement abusif.

 Attention :

Vos conditions d'occupation, d'utilisation ou de jouissance doivent être affectées par le projet lui-même et non par les nuisances provoquées par les travaux.

Comment faire un recours gracieux au maire ?

Le recours gracieux est une démarche amiable qui vous permet de saisir le maire qui a délivré l'autorisation pour lui demander de retirer sa décision. Il suspend le délai de 2 mois pour faire un recours contentieux en justice.

Vous devez effectuer votre recours dans un délai de 2 mois à partir du 1er jour de l'affichage de l'autorisation sur le terrain.

 À noter

Si l'autorisation n'est pas affichée sur le terrain, elle peut être contestée pendant 6 mois à partir de l'achèvement des travaux.

Vous devez rédiger votre recours sur papier libre et l'envoyer par lettre RAR. Vous pouvez vous aider d'un modèle de courrier :

Modèle de document
Exercer un recours gracieux contre l'autorisation d'urbanisme accordée à son voisin

Accéder au modèle de document  

Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Première ministre

Le maire a 2 mois pour retirer l'autorisation d'urbanisme ou rejeter votre demande. Si vous ne recevez pas de réponse, votre demande est rejetée.

Vous avez alors 2 mois pour introduire un recours contentieux devant le tribunal administratif. Ce délai débute à la réception de la décision de rejet ou, si vous n'avez pas reçu de réponse du maire, à compter de la fin des 2 mois qui lui était imparti pour vous répondre.

Vous devez informer le titulaire de l'autorisation de votre recours gracieux. Cette notification doit être envoyée par lettre RAR dans un délai de 15 jours francs à partir du dépôt de votre recours à la mairie. Elle doit comporter la copie du texte intégral du recours. Si vous ne l'envoyez pas, le tribunal administratif ne prendra pas en compte le recours contentieux que vous pourriez déposer par la suite.

Comment faire un recours contentieux devant le tribunal administratif ?

Si vous estimez que le permis ne respecte pas les règles d'urbanisme, vous devez saisir le juge administratif pour lui demander d'annuler l' autorisation d'urbanisme. Il n'est pas obligatoire de recourir à un avocat.

Vous devez saisir le tribunal administratif dans un délai de 2 mois à partir du 1er jour de l'affichage de l'autorisation sur le terrain.

 À noter

Si l'autorisation n'est pas affichée sur le terrain, elle peut être contestée pendant 6 mois à partir de l'achèvement des travaux.

Vous pouvez également saisir le tribunal dans les 2 mois suivant le rejet de votre recours gracieux auprès de la mairie.

Vous devez saisir le tribunal dans le ressort duquel se situe le projet pour lequel l'autorisation que vous contestez a été délivrée :

Où s’adresser ?

Tribunal administratif

En rédigeant votre recours, vous devez justifier de votre intérêt à agir, en décrivant les éléments du projet qui affectent les conditions d'occupation, de jouissance ou d'utilisation de votre bien.

Vous joignez à votre recours l'arrêté de l'autorisation contestée (permis de construire, non opposition à déclaration préalable...). Vous devez également joindre à votre recours tout acte établissant le caractère régulier de l'occupation ou de la détention de votre bien (titre de propriété, promesse de vente, bail).

Dans un délai de 15 jours francs à compter du dépôt de votre recours, vous devez avertir le titulaire de l'autorisation et la mairie. Pour ce faire, vous lui envoyez une copie du texte intégral du recours par lettre RAR.

  À savoir

Les travaux de construction peuvent se poursuivre pendant toute la durée du recours contentieux. Pour suspendre les travaux jusqu'au jugement, vous devez aussi demander un référé-suspension devant le tribunal administratif. Cette démarche doit être justifiée par une situation d'urgence.

Le juge administratif peut décider d'annuler l'autorisation d'urbanisme.

Si les travaux n'ont pas commencé, il peut également annuler partiellement le permis quand l'illégalité porte sur une partie du projet et qu'elle peut être régularisée avec un permis modificatif. Il peut s'agir, par exemple, de la pente d'un toit ou de la couleur d'une façade.

Le juge fixe alors un délai dans lequel le titulaire de l'autorisation pourra demander la régularisation par le biais d'un permis modificatif.

Textes de référence

• Code des relations entre le public et l'administration : article L411-2

  Recours administratifs

• Code de l'urbanisme : articles L600-1 à L600-13

  Recours contentieux - Intérêt à agir (L600-1-2)

• Code de l'urbanisme : articles R600-1 à R600-7

  Délais pour agir

• Code de justice administrative : article R741-12

  Amende pour requête abusive

Services en ligne et formulaires

• Exercer un recours gracieux contre l'autorisation d'urbanisme accordée à son voisin

  Modèle de document

Questions ? Réponses !

• Urbanisme : quelle est la durée de validité d'une autorisation ?

Et aussi

• Autorisation d'urbanisme

  Logement

• Affichage de l'autorisation d'urbanisme sur le terrain

  Logement

• Recours devant le juge administratif

  Papiers - Citoyenneté - Élections

• Litige avec l'administration : référé-suspension

  Papiers - Citoyenneté - Élections

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