Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Fiche pratique

Assurance dommages-ouvrage

Vérifié le 22 octobre 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Toute personne qui fait réaliser des travaux de construction, d'extension ou de rénovation du gros œuvre (ossature du bâtiment) par une entreprise doit souscrire une assurance dommages-ouvrage (DO). Elle préfinance, sans recherche de responsabilité, les travaux de réparation des dommages relevant de la garantie décennale des constructeurs. Elle se tourne ensuite contre les constructeurs et leurs assureurs.

Tout replier

Tout déplier

L'assurance dommages-ouvrage est-elle obligatoire ?

Quand un particulier ou une entreprise font réaliser des travaux de construction, ils ont l'obligation de souscrire une assurance dommages-ouvrage (DO). Elle doit être souscrite avant l'ouverture du chantier pour assurer le bâtiment construit ou réhabilité.

Ils peuvent être propriétaire, vendeur ou mandataire du propriétaire de l'ouvrage (syndic, gérant de société civile immobilière, administrateur de biens...).

Si aucun assureur ne veut assurer la construction, le maître d'ouvrage peut saisir le Bureau central de tarification (BCT). Celui-ci fixera la tarification de la garantie DO auprès de l'assureur choisi par le maître d'ouvrage.

Où s’adresser ?

Bureau central de tarification

Par téléphone

+33 (0)1 53 21 50 40

De 9h à 11h45

Par messagerie

bct@agira.asso.fr

Par courrier

1 rue Jules Lefebvre

75009 Paris

  À savoir

la non-souscription d'une assurance obligatoire est un délit passible d'une peine d'emprisonnement de 6 mois et d'une amende de 75 000 € au plus ou de l'une de ces 2 peines seulement. Ces sanctions ne s'appliquent pas à un particulier construisant un logement pour l'occuper lui-même ou pour un membre de sa famille.

Sinistres couverts

L'assurance dommages-ouvrage (DO) rembourse la totalité des travaux de réparation des dommages couverts par la garantie décennale des constructeurs.

Elle garantit les malfaçons qui affectent la solidité de l'ouvrage et le rendent inhabitable ou impropre à l'usage auquel il est destiné (fissures importantes, effondrement de toiture...).

Elle couvre également les malfaçons qui compromettent la solidité des éléments d'équipement indissociables des ouvrages de viabilité, de fondation, d'ossature, de clos et de couvert. Il s'agit d'éléments dont la dépose, le démontage ou le remplacement ne peut s'effectuer sans détériorer la construction comme pour des canalisations encastrées, par exemple.

L'assurance DO garantit les dommages apparents ou non lors de la réception de travaux.

En principe, elle prend effet à la fin du délai d'un an de la garantie de parfait achèvement.

Cependant, elle peut couvrir les réparations des dommages qui relèvent de la garantie décennale lorsqu'ils ont fait l'objet de réserves à la réception de travaux. Le maître d'ouvrage saisit l'assureur DO pendant l'année de garantie de parfait achèvement quand il constate que l'entrepreneur n'effectue pas les réparations après avoir reçu une mise en demeure.

  À savoir

en cas de vente d'un logement dans les 10 ans suivant sa construction, le notaire doit préciser dans le contrat de vente si les travaux sont garantis ou non par une assurance dommages-ouvrage. L'assurance couvre tous les propriétaires successifs de l'ouvrage.

Durée

En principe, l'assurance dommages-ouvrage débute à la fin de l'année de parfait achèvement, 1 an après la réception des travaux.

Elle expire en même temps que la garantie de responsabilité civile décennale des constructeurs, soit 10 ans après la réception des travaux.

Déclaration du sinistre

Dès que vous avez connaissance du sinistre, vous devez respecter le délai de déclaration fixé dans votre contrat. Il ne peut pas être inférieur à 5 jours ouvrés.

Vous envoyez votre déclaration à votre assureur par lettre RAR, par envoi électronique RAR ou contre récépissé.

Vous pouvez utiliser le modèle suivant :

Modèle de document
Déclarer le sinistre à son assureur

Accéder au modèle de document  

Institut national de la consommation (INC)

  À savoir

quand l'ouvrage est vendu, l'acquéreur devient bénéficiaire de la garantie dommages-ouvrage. C'est à lui de saisir l'assureur en cas de sinistre.

Délais de traitement de la déclaration de sinistre par l'assureur

L'assureur doit mettre en œuvre la garantie dommages-ouvrage en respectant différents délais. Ils se comptent en jours calendaires. Quand un délai se termine un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu'au 1er jour ouvrable suivant.

Ces délais démarrent le jour de la réception de votre déclaration de sinistre par l'assureur.

Instruction du dossier

À réception de votre déclaration de sinistre, l'assureur a 10 jours calendaires pour réclamer les renseignements manquants.

À réception de votre déclaration complète de sinistre, il a 60 jours calendaires pour faire expertiser les dommages, vous communiquer le rapport de l'expert et vous notifier si l'assurance prend en charge votre sinistre.

 Attention :

pour les dommages estimés à moins de 1 800 €, l'intervention de l'expert n'est pas obligatoire et l'assureur a 15 jours calendaires pour vous répondre.

Déclaration de sinistre instruite hors délai

Si l'assureur ne respecte pas le délai de 60 jours calendaires pour instruire votre déclaration, vous pouvez engager les travaux nécessaires. Vous devez l'en informer par lettre recommandée ou par envoi recommandé électronique avec avis de réception. Il ne peut plus contester la nature des désordres déclarés et il doit vous indemniser.

Vous pouvez utiliser un modèle pour avertir votre assureur :

Modèle de document
Informer son assureur des réparations engagées à la suite d'une déclaration de sinistre

Accéder au modèle de document  

Institut national de la consommation (INC)

L'indemnité due est majorée d'un intérêt égal au double du taux de l'intérêt légal.

Proposition d'indemnisation

L'assureur doit vous présenter une offre d'indemnité dans un délai maximal de 90 jours calendaires.

 Attention :

pour les sinistres estimés à moins de 1 800 €, il a 15 jours calendaires.

Refus d'indemnisation

À réception de votre déclaration complète de sinistre, votre assureur a 15 jours calendaires pour vous notifier qu'il estime que la mise en œuvre de la garantie est injustifiée et qu'il ne vous indemnisera pas.

Réponse de l'assuré à l'offre d'indemnité

•   Vous acceptez l'offre d'indemnité

  L'indemnité doit être versée dans un délai de 15 jours calendaires. Si votre assureur ne le respecte pas, vous pouvez lui notifier que vous engagez les dépenses nécessaires à la réparation des dommages.

  L'indemnité versée par l'assureur est alors majorée d'un intérêt égal au double du taux de l'intérêt légal.

   Attention :

  les indemnités sont utilisées uniquement pour la remise en état effective du bâtiment ou du terrain sur lequel il est implanté. L'assureur peut vous demander de justifier le montant des travaux de réparation que vous avez effectués.

•   Vous estimez l'offre insuffisante

  Si vous estimez que la proposition d'indemnisation est insuffisante et que les réparations ne peuvent attendre, vous pouvez demander une avance à votre assureur en attendant la résolution du litige.

  Cette avance forfaitaire, au moins égale aux 3/4 du montant de l'indemnité proposée, est à valoir sur le montant définitif de l'indemnité qui sera mise à la charge de l'assureur.

  Elle est versée en une seule fois dans un délai maximum de 15 jours calendaires courant à compter de la réception de votre courrier, par l'assureur.

  Vous pouvez engager les travaux nécessaires après avoir informé l'assureur par lettre recommandée avec avis de réception en vous aidant, par exemple, du modèle suivant :

  Modèle de document
  Informer son assureur des réparations engagées à la suite d'une déclaration de sinistre

  Accéder au modèle de document  

  Institut national de la consommation (INC)

  Vous pouvez exiger de l'assureur le paiement d'un intérêt égal au double du taux de l'intérêt légal.

Textes de référence

• Code des assurances : articles L242-1 et L242-2

• Annexe II de l'Article A 243-1 du code des assurances

• Code de procédure civile : articles 640 à 647-1

  Computation des délais (article 642)

Services en ligne et formulaires

• Déclarer le sinistre à son assureur

  Modèle de document

• Informer son assureur des réparations engagées à la suite d'une déclaration de sinistre

  Modèle de document

• Demander l'application de la garantie décennale à votre assurance dommages-ouvrages

  Modèle de document

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  Institut national de la consommation (INC)

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