Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé

Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans

Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.

Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.

Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde

A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 

Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Impôt sur le revenu - Revenus locatifs (location non meublée)

Vérifié le 08 juin 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Vous possédez un appartement ou une maison que vous louez vide (non meublé) et vous voulez déclarer les loyers que vous avez perçus ? Ils sont imposables dans la catégorie des revenus fonciers. Les règles diffèrent selon que le montant annuel de vos revenus fonciers (charges non comprises) est inférieur ou supérieur à 15 000 €.

Vos revenus locatifs sont soumis à l'impôt sur le revenu. Vous devez les déclarer.

Vous serez automatiquement soumis au régime micro-foncier. Il vous donne droit à un abattement forfaitaire de 30 %.

Vous pouvez cependant choisir le régime réel. Il vous permet de déduire un grand nombre de charges (travaux, intérêts d'emprunt, assurance, etc.).

  À savoir

si vous choisissez le régime réel, cette option sera irrévocable pendant 3 ans.

    • Vous devez déclarer le montant brut de vos revenus fonciers.

      Il est constitué des éléments suivants :

      • Loyers encaissés
      • Dépenses incombant normalement au propriétaire et mises à la charge des locataires
      • Subventions et indemnités perçues

      Vous devez déduire les charges qui incombent au locataire.

      Vous avez droit à un abattement de 30 % sur vos revenus fonciers.

      Vous ne pouvez pas déduire vos travaux et charges.

      La déclaration de vos revenus fonciers est simplifiée.

      Vous devez indiquer le montant brut sans abattement de vos revenus fonciers sur votre déclaration de revenus en ligne sur votre espace personnel du site impots.gouv.fr.

      Service en ligne
      Déclaration 2023 en ligne des revenus de 2022

      Accéder au service en ligne  

      Ministère chargé des finances

    • Vous devez déclarer le montant brut de vos revenus fonciers.

      Il est constitué des éléments suivants :

      • Loyers encaissés
      • Dépenses incombant normalement au propriétaire et mises à la charge des locataires
      • Subventions et indemnités perçues

      Vous devez déduire les charges qui incombent au locataire.

      Vous avez droit à un abattement forfaitaire de 30 %.

      Vous ne pouvez pas déduire vos travaux et charges.

      La déclaration de vos revenus fonciers est simplifiée.

      Vous devez indiquer le montant brut sans abattement de vos revenus fonciers dans votre déclaration de revenus avec le formulaire n° 2042.

      Reportez-vous à la partie "Revenus fonciers - Location non meublée".

      Formulaire
      Déclaration des revenus (papier)

      Cerfa n° 10330

      Accéder au formulaire  

      Ministère chargé des finances

    • Vous devez déclarer votre revenu foncier net.

      Pour cela, vous devez soustraire de votre revenu foncier brut (les loyers que vous avez encaissés pendant l'année) toutes vos charges déductibles.

      Les principales charges déductibles sont les suivantes (liste non exhaustive) :

      • Frais de réparation et d'entretien
      • Travaux d'amélioration (rénovation énergétique par exemple)
      • Provisions pour charges de copropriété
      • Frais de gestion
      • Primes d'assurances (habitation, loyers impayés, emprunteur, etc.)
      • Intérêts des emprunts
      • Certains impôts (taxe foncière, ordures ménagères, etc.)

        À savoir

      Les travaux de construction (agrandissement, transformation par exemple) ne sont pas déductibles.

      Si la déduction des charges aboutit à un résultat négatif, vous constatez un déficit foncier.

      La part du déficit qui résulte des dépenses autres que les intérêts d'emprunt est déductible de votre revenu global dans la limite de 10 700 €. Si votre revenu est insuffisant pour absorber ce déficit, vous pouvez le reporter sur votre revenu global des 6 années suivantes.

      La part du déficit foncier qui dépasse 10 700 € et celle liée aux intérêts d'emprunt sont déductibles de vos revenus fonciers des 10 années suivantes.

       À noter

      La limite de déduction sur le revenu global est portée jusqu'à 21 400 € pour les dépenses de travaux de rénovation énergétique permettant à un bien de passer d'une classe énergétique E, F ou G, à une classe de performance énergétique A, B, C ou D, au plus tard le 31 décembre 2025. Les dépenses doivent faire l'objet d'un devis accepté à compter du 5 novembre 2022 et être payées entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2025.

      Vous devez indiquer le détail du calcul du revenu net foncier en ligne sur votre espace personnel du site impots.gouv.fr.

      Service en ligne
      Déclaration 2023 en ligne des revenus de 2022

      Accéder au service en ligne  

      Ministère chargé des finances

    • Vous devez déclarer votre revenu foncier net.

      Pour cela, vous devez soustraire de votre revenu foncier brut (les loyers que vous avez encaissés pendant l'année) toutes vos charges déductibles.

      Les principales charges déductibles sont les suivantes (liste non exhaustive) :

      • Frais de réparation et d'entretien
      • Travaux d'amélioration (rénovation énergétique par exemple)
      • Provisions pour charges de copropriété
      • Frais de gestion
      • Primes d'assurances (habitation, loyers impayés, emprunteur, etc.)
      • Intérêts des emprunts
      • Certains impôts (taxe foncière, ordures ménagères, etc.)

        À savoir

      Les travaux de construction (agrandissement, transformation par exemple) ne sont pas déductibles.

      Si la déduction des charges aboutit à un résultat négatif, vous constatez un déficit foncier.

      La part du déficit qui résulte des dépenses autres que les intérêts d'emprunt est déductible de votre revenu global dans la limite de 10 700 €. Si votre revenu est insuffisant pour absorber ce déficit, vous pouvez le reporter sur votre revenu global des 6 années suivantes.

      La part du déficit foncier qui dépasse 10 700 € et celle liée aux intérêts d'emprunt sont déductibles de vos revenus fonciers des 10 années suivantes.

       À noter

      La limite de déduction sur le revenu global est portée jusqu'à 21 400 € pour les dépenses de travaux de rénovation énergétique permettant à un bien de passer d'une classe énergétique E, F ou G, à une classe de performance énergétique A, B, C ou D, au plus tard le 31 décembre 2025. Les dépenses doivent faire l'objet d'un devis accepté à compter du 5 novembre 2022 et être payées entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2025.

      Vous devez remplir le formulaire n°2044.

      Vous devez remplir le formulaire n°2044 spécial si vous êtes dans l'un des cas suivants :

      Formulaire
      Déclaration des revenus fonciers

      Cerfa n° 10334

      Accéder au formulaire  

      Ministère chargé des finances

      La déclaration n°2044 (ou n°2044 spéciale) est à joindre à votre déclaration d'ensemble n°2042.

      Formulaire
      Déclaration des revenus (papier)

      Cerfa n° 10330

      Accéder au formulaire  

      Ministère chargé des finances

Vos revenus locatifs sont soumis à l'impôt sur le revenu et vous devez les déclarer.

Vous devez déclarer votre revenu foncier net.

Pour cela, vous devez soustraire de votre revenu foncier brut (les loyers que vous avez encaissés pendant l'année) toutes vos charges déductibles.

Les principales charges déductibles sont les suivantes (liste non exhaustive) :

  • Frais de réparation et d'entretien
  • Travaux d'amélioration (rénovation énergétique par exemple)
  • Provisions pour charges de copropriété
  • Frais de gestion
  • Primes d'assurances (habitation, loyers impayés, emprunteur, etc.)
  • Intérêts des emprunts
  • Certains impôts (taxe foncière, ordures ménagères, etc.)

  À savoir

Les travaux de construction (agrandissement, transformation par exemple) ne sont pas déductibles.

Si la déduction des charges aboutit à un résultat négatif, vous constatez un déficit foncier.

La part du déficit qui résulte des dépenses autres que les intérêts d'emprunt est déductible de votre revenu global dans la limite de 10 700 €. Si votre revenu est insuffisant pour absorber ce déficit, vous pouvez le reporter sur votre revenu global des 6 années suivantes.

La part du déficit foncier qui dépasse 10 700 € et celle liée aux intérêts d'emprunt sont déductibles de vos revenus fonciers des 10 années suivantes.

 À noter

La limite de déduction sur le revenu global est portée jusqu'à 21 400 € pour les dépenses de travaux de rénovation énergétique permettant à un bien de passer d'une classe énergétique E, F ou G, à une classe de performance énergétique A, B, C ou D, au plus tard le 31 décembre 2025. Les dépenses doivent faire l'objet d'un devis accepté à compter du 5 novembre 2022 et être payées entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2025.

  • Vous devez indiquer le détail du calcul du revenu net foncier en ligne sur votre espace personnel du site impots.gouv.fr.

    Service en ligne
    Déclaration 2023 en ligne des revenus de 2022

    Accéder au service en ligne  

    Ministère chargé des finances

  • Vous devez remplir le formulaire n°2044.

    Vous devez remplir le formulaire n°2044 spécial si vous êtes dans l'un des cas suivants :

    Formulaire
    Déclaration des revenus fonciers

    Cerfa n° 10334

    Accéder au formulaire  

    Ministère chargé des finances

    La déclaration n°2044 (ou n°2044 spécial) est à joindre à votre déclaration d'ensemble n°2042.

    Formulaire
    Déclaration des revenus (papier)

    Cerfa n° 10330

    Accéder au formulaire  

    Ministère chargé des finances

Pour effectuer votre déclaration de revenus, vous pouvez consulter les documents suivants :

Et aussi

Pour en savoir plus

Votre navigateur est dépassé !

Mettez à jour votre navigateur pour voir ce site internet correctement. Mettre à jour mon navigateur

×