Guyancourt

Combien de temps conserver ses papiers

rangement documents

Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

  • la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
  • les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
  • les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
  • les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
  • enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement. Date du document + 2 ans
Contrat Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile Permanente Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie 10 ans Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Dommage corporel 10 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
PV pour amende forfaitaire 3 ans Si le trésor public n’a rien fait pour obtenir le paiement de l’amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Facture : achat, réparation… Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés
Certificat d’examen du permis de conduire 4 mois A conserver jusqu’à réception du permis
Certificat de cession du véhicule Durée de conservation du véhicule Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèque à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due
Contrat de prêt immobilier et consommation, et leurs justificatifs 2 ans La durée de conservation commence à compter de la dernière échéance
Relevé de compte, talon de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois
Ticket de carte bancaire : paiement et retrait Jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Type de document Durée de conservation Précisions
Acte d’état civil : copie intégrale et extrait Permanente Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales 5 ans Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant Permanente La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs Permanente En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme Permanente En cas de perte, il n’est pas  possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.

Type de document Durée de conservation Précisions
Facture d’électricité et de gaz 5 ans Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau 5 ans Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

– 4 ans si c’est un fournisseur public

-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet 1 an
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux Gros-œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage 1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière 2 ans
Titre de propriété Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété 5 ans Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Durée de la location + 3 ans Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer Durée de la location + 1 an Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) 2 ans

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu, justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par exemple, déclaration 2019 à conserver jusqu’à fin 2022) Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Avis d’impôts locaux : taxe foncière, taxe d’habitation 1 an ; 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration
Vous pouvez bien évidement garder vos déclarations de revenus et avis d’imposition plus longtemps.

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail Jusqu’à liquidation de la retraite Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de salaire pendant 5 ans seulement.
Attestation Pôle emploi Jusqu’à obtention de l’allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
Justificatif de versement 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Justificatif de versement d’allocations chômage 3 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletin de paiement de la pension de retraite Permanente Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais 3 ans Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels.
Carte d’invalidité d’un enfant Jusqu’à liquidation de la retraite Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

PAPIERS MILITAIRES

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Livret militaire Permanente
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services Permanente L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

 

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Contrat de travail du salarié 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Attestation fiscale 3 ans Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.

Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte 3 ans Le salarié peut contester le solde de tout compte :

– pendant un délai de 6 mois

– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu

– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement Variable selon l’organisme Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance 1 an minimum – 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans

– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans

– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans

– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses

 
Preuve du versement d’indemnités journalières Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie) Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

 

Fiche pratique

Utilisation du logement et travaux par le locataire

Vérifié le 16 août 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Le locataire utilise librement son logement pendant toute la durée de la location. Mais il doit accorder l'accès de son logement au propriétaire dans certaines situations (notamment lorsque le propriétaire doit y faire des travaux). Lorsque le locataire veut y réaliser des travaux, il doit obtenir l'autorisation du propriétaire.

Le logement loué est le domicile du locataire. En conséquence, il en a la jouissance exclusive (il peut y vivre librement) à la condition de se conformer :

  • au contrat de location
  • et, si le logement se situe dans une copropriété, aux règles de la copropriété.

Droits du locataire

Le logement loué est le domicile du locataire. Le locataire a donc droit d'aménager et d'utiliser les lieux librement. Il peut aussi inviter ou héberger (gratuitement) les personnes de son choix.

Par conséquent, le propriétaire n'a notamment pas le droit :

  • d'imposer un droit de visite à son locataire en dehors de tout cadre légal,
  • d'interdire l'accès au logement à des personnes autres que la famille du locataire,
  • de pénétrer dans le logement sans l'accord du locataire,
  • de lui interdire d'avoir un animal domestique (à moins qu'il s'agisse d'un animal dangereux),
  • d'interdire au locataire de fumer dans le logement.

 À noter

le locataire peut sous-louer le logement à la condition de demander et d'obtenir l'accord du propriétaire.

Usage du logement

Le locataire doit utiliser le logement en respectant son usage, comme il est prévu dans le contrat de location.

Par exemple, le logement peut être loué à usage d'habitation uniquement. Dans ce cas, le locataire a interdiction d'y exercer une activité commerciale qui impliquerait des nuisances dans l'immeuble (notamment si cette activité implique la réception de clientèle ou de marchandises).

Si le logement loué est situé dans un immeuble en copropriété, le locataire doit respecter le règlement de copropriété. Ce règlement peut par exemple encadrer ou interdire certaines pratiques, notamment :

  • Étendre du linge aux fenêtres
  • Faire des barbecues
  • Installer des pare-vues sur les balcons (canisse, bambou...)
  • Poser des pots de fleurs ou des jardinières sur les rebords des fenêtres

  À savoir

d'une manière générale, le locataire doit utiliser son logement en respectant la tranquillité du voisinage.

Le locataire doit laisser exécuter dans son logement certains travaux décidés par le propriétaire, notamment les suivants :

  • Travaux d'amélioration dans les parties communes ou privatives du même immeuble (par exemple, installation d'un digicode)
  • Travaux nécessaires au maintien en l'état et à l'entretien normal du logement (par exemple, volet défectueux)
  • Travaux d'amélioration de la performance énergétique du logement (travaux d'isolation)
  • Travaux pour respecter les critères d'un logement décent
  • Entretien des toitures et façades végétalisées

Avant le début des travaux, le propriétaire doit prévenir le locataire. Pour cela, il doit lui envoyer une notification par lettre recommandée avec accusé de réception ou la lui remettre en mains propres.

Cette notification doit préciser la nature des travaux (amélioration recherchée, caractère d'urgence, performance énergétique prévue...) et la façon dont ils vont être faits (date de début, durée, nécessité d'accès...).

Si ces travaux sont urgents (par exemple, le chauffe-eau en hiver), le locataire doit permettre l'accès à son logement pour la préparation et la réalisation des travaux. Mais il n'est pas obligé d'en permettre l'accès les samedis, les dimanches et les jours fériés.

Le locataire doit permettre l'accès à son logement pour la préparation et la réalisation des travaux à la charge du propriétaire.

Mais si ces réparations ou travaux durent plus de 21 jours, le propriétaire doit lui accorder une baisse de loyer proportionnelle à la durée des travaux.

Dans certains cas, le locataire peut avoir recours au juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement.

C'est le cas lorsque les travaux :

  • présentent un caractère abusif
  • ou ne sont pas conformes aux conditions indiquées dans la notification de travaux
  • ou rendent l'utilisation du logement impossible ou dangereuse.

Le locataire peut alors demander au juge :

  • l'interdiction des travaux entrepris
  • ou l'interruption des travaux entrepris
  • ou, lorsque les travaux rendent le logement inhabitable, la résiliation du bail.

Les règles sont différentes selon les travaux que le locataire veut faire :

  • Le locataire a le droit d'aménager librement le logement qu'il occupe (changement de moquette, rafraîchissement des peintures murales...).

    Cependant, il ne peut pas faire de gros travaux de transformation du local ou de ses équipements sans l'accord écrit du propriétaire. En cas de doute (par exemple, si le locataire veut peindre les murs d'une peinture criarde), mieux vaut demander l'autorisation du propriétaire avant de faire les travaux envisagés.

    Si le locataire fait des travaux de transformation du local ou de ses équipements sans demander l'accord écrit du propriétaire, le propriétaire pourra, lors du départ du locataire (à la fin de bail) :

    • Soit conserver les transformations sans indemniser le locataire du coût des travaux faits
    • Soit exiger que le locataire remette, immédiatement et à ses frais, le logement dans l'état où il était avant les travaux

    Si les travaux de transformations mettent en péril le bon fonctionnement des équipements ou la sécurité du local, le propriétaire peut exiger la remise immédiate des lieux en l'état, aux frais du locataire.

    En cas de litige sur le caractère des travaux (simple aménagement ou transformation), il faut saisir le juge des contentieux de la protection.

  • Le locataire handicapé ou en situation de perte d'autonomie (par exemple : personne âgée) peut faire, à ses frais, des travaux d'adaptation du logement.

    Au départ du locataire (à la fin du bail), le propriétaire ne peut pas exiger que le locataire remette le logement dans l'état dans lequel il était avant ces travaux.

    Nature des travaux

    Il peut s'agir des travaux suivants :

    • Création, suppression ou modification de cloisons ou de portes intérieures au logement
    • Modification de l'aménagement ou de l'équipement des pièces d'eau (cuisine, toilettes, salle d'eau)
    • Création ou modification des prises électriques ou de communications électroniques et des points d'éclairage
    • Installation ou adaptation des systèmes de commande (notamment commande des installations électriques, d'eau, de gaz et de chauffage, interphone, signalisation, interrupteurs)
    • Installation d'élévateurs ou d'appareils permettant notamment le déplacement des personnes à mobilité réduite
    • Installation ou modification des systèmes de fermeture et d'ouverture (portes, fenêtres, volets) et d'alerte

      À savoir

    Il existe des aides pour financer ces travaux, notamment les aides de l'Anah ou des collectivités territoriales et un crédit d'impôt.

    Vidéo : Adapter son logement

    Avant les travaux

    Le locataire doit adresser une demande au propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans cette lettre, le locataire doit :

    • Décrire précisément les transformations envisagées et les conditions dans lesquelles ces travaux seront faits
    • Indiquer l'entreprise qui fera les travaux
    • Écrire les phrases suivantes : En application du f de l'article 7 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 modifiée tendant à améliorer les rapports locatifs, des travaux d'adaptation du logement aux personnes en situation de handicap ou de perte d'autonomie ou des travaux de rénovation énergétique peuvent être réalisés aux frais du locataire. Ces travaux font l'objet d'une demande écrite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception auprès du bailleur. L'absence de réponse dans un délai de deux mois à compter de la date de réception de la demande vaut décision d'acceptation du bailleur. Au départ du locataire, le bailleur ne peut pas exiger la remise des lieux en l'état.

    Le locataire peut utiliser ce modèle de document :

    Modèle de document
    Demander l'autorisation du propriétaire pour faire des travaux d'adaptation au handicap ou à la perte d'autonomie

    Accéder au modèle de document  

    Institut national de la consommation (INC)

      À savoir

    Après avoir reçu la demande du locataire, le propriétaire a 2 mois pour répondre. L'absence de réponse dans ce délai vaut accord.

    Après les travaux

    Dans les 2 mois qui suivent la fin des travaux, le locataire doit attester auprès du propriétaire :

    • que c'est l'entreprise prévue qui est intervenue
    • et que les travaux effectués sont bien ceux qui ont été notifiés et autorisés.

  • Le locataire peut faire des travaux de rénovation énergétique du logement, à ses frais.

    Au départ du locataire (à la fin du bail), le propriétaire ne peut pas exiger que le locataire remette le logement dans l'état dans lequel il était avant ces travaux.

    Nature des travaux

    Il peut s'agir des travaux suivants :

    • Isolation des planchers bas
    • Isolation des combles et des plafonds de combles
    • Remplacement des menuiseries extérieures
    • Protection solaire des parois vitrées ou opaques
    • Installation ou remplacement d'un système de ventilation
    • Installation ou remplacement d'un système de production de chauffage et d'eau chaude sanitaire et interfaces associées

    Ces travaux doivent respecter les normes thermiques et énergétiques des bâtiments existants.

    Mais ils ne doivent pas affecter la structure du bâtiment, son aspect extérieur, modifier sa destination ou être soumis à une autorisation administrative (déclaration préalable, permis de construire...). Lorsque le logement se situe dans un immeuble collectif, ils ne doivent pas non plus affecter les parties communes ou les éléments d'équipement commun.

      À savoir

    Il existe des aides pour financer les travaux de rénovation énergétique.

    Avant les travaux

    Le locataire doit adresser une demande au propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans cette lettre, le locataire doit :

    • Décrire précisément les transformations envisagées et les conditions dans lesquelles ces travaux seront faits
    • Indiquer l'entreprise qui fera les travaux
    • Écrire les phrases suivantes : En application du f de l'article 7 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 modifiée tendant à améliorer les rapports locatifs, des travaux d'adaptation du logement aux personnes en situation de handicap ou de perte d'autonomie ou des travaux de rénovation énergétique peuvent être réalisés aux frais du locataire. Ces travaux font l'objet d'une demande écrite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception auprès du bailleur. L'absence de réponse dans un délai de deux mois à compter de la date de réception de la demande vaut décision d'acceptation du bailleur. Au départ du locataire, le bailleur ne peut pas exiger la remise des lieux en l'état.

      À savoir

    Après avoir reçu la demande du locataire, le propriétaire a 2 mois pour répondre. L'absence de réponse dans ce délai vaut accord.

    Après les travaux

    Dans les 2 mois qui suivent la fin des travaux, le locataire doit attester auprès du propriétaire :

    • que c'est l'entreprise prévue qui est intervenue
    • et que les travaux effectués sont bien ceux qui ont été notifiés et autorisés.

Questions ? Réponses !

Et aussi

Pour en savoir plus

Votre navigateur est dépassé !

Mettez à jour votre navigateur pour voir ce site internet correctement. Mettre à jour mon navigateur

×