Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Fiche pratique

Licenciement du salarié à domicile employé par un particulier

Vérifié le 02 août 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Lorsqu'un particulier employeur envisage de licencier un salarié à domicile, il doit le convoquer à un entretien préalable et lui envoyer une lettre de licenciement. L'employeur doit-il respecter un délai avant d'envoyer la lettre de licenciement ? Quelle est la durée du préavis de licenciement ? Le salarié a-t-il droit à des indemnités ? Nous faisons le point sur la réglementation.

Tout replier

Tout déplier

Convocation du salarié à un entretien préalable

Le particulier employeur qui envisage de licencier un salarié doit le convoquer à un entretien préalable.

Cette convocation est faite par courrier recommandée avec RAR ou remise en main propre contre décharge.

Cette lettre doit comporter les informations suivantes :

• Objet de la convocation
• Date, heure et lieu de l'entretien

  À savoir

Dans le cas d'une garde partagée, chaque procédure de licenciement est distincte et ne peut pas se tenir en présence de l'autre famille.

Respect d'un délai entre l'envoi de la convocation et l'entretien préalable

L'entretien peut se tenir au minimum à partir du 4ejour ouvrable à compter du lendemain de la 1re présentation de la lettre recommandée, ou de la remise en main propre.

 Exemple

Un salarié travaille du lundi au vendredi et a son repos hebdomadaire le dimanche. Il n'y a pas de jour férié dans la semaine.

Si la 1re présentation de la lettre a lieu le mardi, l'entretien peut avoir lieu au plus tôt le  lundi de la semaine suivante. Le samedi étant un jour ouvrable, il compte dans le délai de 4 jours.

Si le délai se termine un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu'au jour ouvrable suivant (par exemple, si le délai se termine le lundi 1er mai, il prend fin le mardi).

Tenue de l'entretien préalable

L'entretien doit avoir lieu physiquement. Le salarié ne peut pas être assisté.

L'employeur expose au salarié les motifs de la décision envisagée et recueille ses explications.

L'enregistrement de l'entretien est interdit, sauf accord commun.

L'absence du salarié à cet entretien ne suspend pas la procédure.

Rédaction de la lettre de licenciement

S'il décide de licencier, l'employeur rédige une lettre de licenciement. Elle précise les motifs de licenciement.

Le particulier employeur peut licencier son salarié en CDI pour tout motif constituant une cause réelle et sérieuse une faute grave, ou une faute lourde.

En cas de décès de l'employeur, un ayant-droit ou, en l'absence d'ayant droit, un tiers informe le salarié de la date du décès du particulier employeur dès que possible, par écrit.

 À noter

Les procédures de licenciement pour motif personnel ou pour motif économiques prévues au code du travail ne sont pas applicables.

Envoi de la lettre de licenciement

Le particulier employeur envoie la notification du licenciement, par écrit, à l'adresse du domicile du salarié par lettre avec RAR.

Cette notification peut avoir lieu à partir du 4ejour ouvrable et, au plus tard, le 30ejour ouvrable, à minuit.

Ces délais sont calculés à partir des jours suivants :

• Lendemain de l'entretien
• Ou lendemain de la date prévue de celui-ci s'il n'a pas eu lieu

Point de départ du préavis

Durée

Un préavis est accordé au salarié licencié, sauf en cas de faute grave ou lourde.

La durée du préavis dépend de son ancienneté chez le même employeur.

Elle est calculée au jour de l'envoi du courrier recommandé notifiant le licenciement.

La date de 1re présentation de la lettre avec RAR de licenciement fixe le point de départ du préavis.

Durée du préavis en cas de licenciement

 À noter

pour les assistants de vie qui accompagnent des personnes en perte d'autonomie ou handicapées, ces durées peuvent être allongées avec l'accord écrit du salarié.

Dispense de préavis

La procédure varie selon que ce soit l'employeur, le salarié qui en fait la demande ou lors d'une dispense partielle du préavis pour le salarié qui a retrouvé un emploi.

•   Par l'employeur

  Le salarié perçoit une indemnité compensatrice de préavis. Cette indemnité correspond au salaire que le salarié aurait touché s'il avait continué à travailler.

  La période de préavis qui n'a pas été accomplie est prise en compte pour la détermination du droit à congés payés et au titre de l'ancienneté.

•   Demandée par le salarié

  La procédure varie selon que l'employeur accepte ou refuse la demande de dispense de préavis.

  •   Accord de l'employeur

    Le contrat de travail prend fin au dernier jour travaillé. Le salarié n'est pas payé pour la partie du préavis non réalisé.

  •   Refus de l'employeur

    Si l'employeur refuse, le salarié doit effectuer le préavis.

    Si le salarié n'effectue pas le préavis, l'employeur peut demander au salarié de lui verser une indemnité égale au montant de la rémunération nette correspondant à la durée du préavis non réalisé.

    L'employeur doit saisir le conseil de prud'hommes pour obtenir le paiement.

•   Dispense partielle du préavis pour le salarié qui a retrouvé un emploi

  Lorsque le salarié retrouve un emploi pendant le préavis, celui-ci est réduit.

  Il peut, sur présentation d'un justificatif, cesser le travail auprès du particulier employeur dès lors qu'il a effectué, au moins :

  • 1 semaine de préavis si la durée du préavis est d'1 mois ou moins
  • 2 semaines de préavis si la durée du préavis est de 2 mois.

  Dans ce cas, le salarié et le particulier employeur sont dégagés de leur obligation relative à la réalisation du préavis. Le salarié n'est pas payé pour la durée du préavis restant à courir.

  Cette période de préavis non réalisée n'est pas prise en compte pour la détermination des droits du salarié au titre de l'ancienneté et des congés payés.

Heures d'absence pendant la période de préavis pour rechercher un emploi

Pour la recherche d'un nouvel emploi, le salarié, dont le temps de travail est d'au moins 40 heures par semaine, a droit, sans diminution de salaire à des autorisations d'absence :

Droit à des heures d'absence en cas de recherche d'emploi durant la période de préavis

En l'absence d'accord entre les parties, les périodes de 2 heures sont prises alternativement, 1 jour au choix du particulier employeur, 1 jour au choix du salarié. Le particulier employeur et le salarié peuvent s'entendre pour regrouper tout ou partie de ces heures avant l'expiration du préavis.

Calcul des indemnités de licenciement

Indemnité de licenciement

Le salarié ayant au moins 8 mois d'ancienneté au titre du même contrat de travail chez le particulier employeur a droit à une indemnité de licenciement.

L'indemnité de licenciement est égale à

• 1/4 de mois de salaire par année d'ancienneté jusqu'à 10 ans,
• 1/3 de mois de salaire par année d'ancienneté après 10 ans.

  À savoir

le salaire mensuel brut à prendre en compte est la moyenne la plus élevée entre les 12 et les 3 derniers mois précédant la notification du licenciement. Si l'ancienneté du salarié est inférieure à 12 mois, la moyenne à prendre en compte est celle des mois qui précèdent le licenciement.

Un simulateur vous permet d'estimer le montant de l'indemnité minimale de licenciement :

Simulateur
Estimer le montant de l'indemnité de licenciement

Accéder au simulateur  

Ministère chargé du travail

Indemnité compensatrice de congés payés

S'il reste des congés payés non pris à la date de rupture du contrat, une indemnité compensatrice de congés payés est due.

Cette indemnité est égale au plus élevé des 2 montants :

• Rémunération brute perçue par le salarié pour une durée du travail équivalente à celle des congés payés restants
• 1/10e de la rémunération totale brute perçue au cours de l'année de référence

En cas de recours au Cesu, si les congés sont payés tous les mois, ils ne donnent pas lieu à indemnité compensatrice.

Remise des documents de fin de contrat

Nature des documents

Le particulier employeur doit remettre certains documents au salarié à la fin du contrat. Les modèles de documents varient suivant l'emploi occupé par le salarié.

•   Garde d'enfant
  • Certificat de travail
  • Reçu pour solde de tout compte qui détaille les sommes versées lors de la rupture du contrat de travail. Si le salarié a signé le reçu pour solde de tout compte, il a 6 mois suivant la date de signature pour le contester.
  • Attestation Pôle emploi

  Un service permet de réaliser en ligne les démarches liées à la rupture du contrat de travail :

  Service en ligne
  Démarches de fin de contrat garde d'enfant

  Accéder au service en ligne  

  Urssaf

•   Autres cas
  • Certificat de travail
  • Reçu pour solde de tout compte qui détaille les sommes versées lors de la rupture du contrat de travail. Si le salarié a signe le reçu pour solde de tout compte, il a 6 mois suivant la date de signature pour le contester.
  • Attestation Pôle emploi

  Un service permet de réaliser en ligne les démarches liées à la rupture du contrat de travail :

  Formulaire
  Démarches de fin de contrat emploi à domicile

  Accéder au formulaire  

  Urssaf

Délai de remise des documents

Les délais de remise des documents varient si le salarié exécute le préavis ou non.

• Préavis exécuté
• Dispense de préavis par l'employeur
• Dispense de préavis demandée par le salarié

Les documents sont remis à la date de fin de contrat, c'est-à-dire à la fin du préavis.

Les documents sont remis à la la date de fin de contrat, c'est-à-dire à la fin du préavis non effectué.

•   Dispense totale de préavis

  Les documents sont remis au plus tard 2 semaines calendaires après le dernier jour travaillé.

  Une attestation précisant la date à laquelle le salarié se trouve libre de tout engagement peut être remise par l'employeur au salarié qui en fait la demande.

•   Dispense partielle de préavis

  Les documents sont remis au plus tard 2 semaines calendaires après le dernier jour travaillé.

  Une attestation précisant la date à laquelle le salarié se trouve libre de tout engagement peut être remise par l'employeur au salarié qui en fait la demande.

   À noter

  lorsque la dispense partielle de préavis est inférieure à 2 semaines, les documents sont remis à la date de fin de contrat, c'est-à-dire à la fin du préavis.

Textes de référence

• Convention collective nationale des particuliers employeurs et de l'emploi à domicile du 15 mars 2021

  Convention collective, articles 161 et suivants.

Services en ligne et formulaires

• Espace Particulier-employeur

  Téléservice

Pour en savoir plus

• Site des services à la personne

  Ministère chargé des finances

• Site officiel du particulier employeur et du salarié

  Urssaf Caisse nationale (ex-Acoss)

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