Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Carte grise : modification de nom, prénom, nom d'usage ou de raison sociale
Vérifié le 16 mai 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous vous mariez ? Vous divorcez ? Vous modifiez la raison sociale de votre entreprise ?
Vous pouvez demander un nouveau certificat d'immatriculation (carte grise) en cas de modification de votre état civil.
La démarche s'effectue sur internet ou auprès d'un professionnel de l'automobile habilité. Il n'est plus possible de faire la démarche à la préfecture ou sous-préfecture.
Nous vous présentons les informations à connaître pour effectuer la démarche.
Sur internet
Avec un professionnel habilité
Vous devez avoir une carte bancaire et utiliser FranceConnect.
Vous devez également avoir un scanner ou un appareil photo numérique ou un smartphone ou une tablette avec fonction photo pour effectuer la démarche.
Le nom d'usage est utilisé dans la vie quotidienne.
Des points numériques (avec ordinateurs, imprimantes et scanners) sont mis à votre disposition dans chaque préfecture et dans la plupart des sous-préfectures. Vous pouvez y accomplir la démarche. Vous pouvez être aidé par des médiateurs numériques si vous rencontrez des difficultés avec l'utilisation d'internet.
Vous pouvez aussi être accompagné dans votre démarche par une maison France Services :
À la fin de la procédure, vous obtenez les 3 éléments suivants :
Numéro de dossier
Accusé d'enregistrement de votre demande
Certificat provisoire d'immatriculation (CPI), que vous devez imprimer. Le CPI vous permet de circuler pendant 1 mois, uniquement en France, en attendant de recevoir votre carte grise.
4e étape : suivre l'état d'avancement de la demande
Vous pouvez suivre sur internet l'état d'avancement de sa fabrication :
Service en ligne Suivez votre demande de carte grise
vous devez conserver l'ancienne carte grise pendant 5 ans, puis la détruire.
Si vous avez une carte grise sur laquelle figure le nom de votre époux(se), que vous divorcez et conservez le véhicule, vous pouvez la faire modifier pour y indiquer uniquement votre nom de famille.
Si votre époux ou épouse est d'accord, vous pouvez choisir de conserver son nom comme nom d'usage sur votre carte grise. En revanche, si vous vous remariez, vous perdez automatiquement votre nom d'usage et vous devez demander une modification de nom sur votre carte grise.
Vous pouvez également conserver le nom de votre époux ou épouse comme nom d'usage en cas d'intérêt légitime, même en l'absence de son accord. Notamment afin que le nom du ou des parents reste le même que celui des enfants.
1ère étape : préparer les documents pour effectuer la demande
Vous devez avoir une copie numérique (photo ou scan) des documents suivants :
Jugement de divorce, acte de séparation des biens ou convention de partage
À noter
si le véhicule était au nom des 2 époux et qu'un jugement l'attribue uniquement à 1 seul des ex-époux, vous pouvez également retirer la mention de l'époux sur la carte grise.
2e étape : connaitre le coût de la démarche
Vous devrez régler la somme de 13,76 € (taxe fixe de 11 € + redevance d'acheminement de 2,76 €). Vous devez obligatoirement payer par carte bancaire.
3e étape : effectuer la démarche sur internet
La démarche est à effectuer sur internet en utilisant le téléservice suivant :
Service en ligne Demander une nouvelle carte grise suite au changement du nom d'usage du titulaire
Des points numériques (avec ordinateurs, imprimantes et scanners) sont mis à votre disposition dans chaque préfecture et dans la plupart des sous-préfectures. Vous pouvez y accomplir la démarche. Vous pouvez être aidé par des médiateurs numériques si vous rencontrez des difficultés avec l'utilisation d'internet.
Vous pouvez aussi être accompagné dans votre démarche par une maison France Services :
À la fin de la procédure, vous obtenez les 3 éléments suivants :
Numéro de dossier
Accusé d'enregistrement de votre demande
Certificat provisoire d'immatriculation (CPI), que vous devez imprimer. Le CPI vous permet de circuler pendant 1 mois, uniquement en France, en attendant de recevoir votre carte grise.
4e étape : suivre l'état d'avancement de la demande
Vous pouvez suivre sur internet l'état d'avancement de sa fabrication :
Service en ligne Suivez votre demande de carte grise
Des points numériques (avec ordinateurs, imprimantes et scanners) sont mis à votre disposition dans chaque préfecture et dans la plupart des sous-préfectures. Vous pouvez y accomplir la démarche. Vous pouvez être aidé par des médiateurs numériques si vous rencontrez des difficultés avec l'utilisation d'internet.
Vous pouvez aussi être accompagné dans votre démarche par une maison France Services :
À la fin de la procédure, vous obtenez les 3 éléments suivants :
Numéro de dossier
Accusé d'enregistrement de votre demande
Certificat provisoire d'immatriculation (CPI), que vous devez imprimer. Le CPI vous permet de circuler pendant 1 mois, uniquement en France, en attendant de recevoir votre carte grise.
4e étape : suivre l'état d'avancement de la demande
Vous pouvez suivre sur internet l'état d'avancement de sa fabrication :
Service en ligne Suivez votre demande de carte grise
vous devez conserver l'ancienne carte grise pendant 5 ans, puis la détruire.
Le changement de raison sociale pour une personne morale s'effectue comme un changement de nom lorsqu'il n'y a pas création d'une nouvelle entité juridique (n° SIREN inchangé).
Vous devez présenter toute pièce attestant du changement de raison sociale de votre société comme justificatif.
Attention :
les fusions ou absorptions de sociétés entraînant un changement de numéro de SIREN ne sont pas considérées comme un changement de raison sociale, mais comme un changement de titulaire de la carte grise. Il s'agit dans ce cas d'une vente ou d'une cession à titre gratuit, et non d'un changement de raison sociale.
1ère étape : préparer les documents pour effectuer la demande
Des points numériques (avec ordinateurs, imprimantes et scanners) sont mis à votre disposition dans chaque préfecture et dans la plupart des sous-préfectures. Vous pouvez y accomplir la démarche. Vous pouvez être aidé par des médiateurs numériques si vous rencontrez des difficultés avec l'utilisation d'internet.
Vous pouvez aussi être accompagné dans votre démarche par une maison France Services :
À la fin de la procédure, vous obtenez les 3 éléments suivants :
Numéro de dossier
Accusé d'enregistrement de votre demande
Certificat provisoire d'immatriculation (CPI), que vous devez imprimer. Le CPI vous permet de circuler pendant 1 mois, uniquement en France, en attendant de recevoir votre carte grise.
4e étape : suivre l'état d'avancement de la demande
Vous pouvez suivre sur internet l'état d'avancement de sa fabrication :
Service en ligne Suivez votre demande de carte grise
1ère étape : préparer les documents pour effectuer la demande
Carte grise du véhicule, barrée avec la mention Vendu le (jour/mois/année) ou Cédé le (jour/mois/année), avec la signature de tous les anciens co-titlulaires
Formulaire cerfa n°13757 de mandat à un professionnel
Un certificat provisoire d'immatriculation (CPI) vous est délivré immédiatement. Il vous permet de circuler pendant 1 mois (en France uniquement) en attendant de recevoir votre carte grise définitive.
En cas de conversion d'une ancienne immatriculation (de type 123 AB 01, dit FNI) en numéro SIV, un CPI est également délivré.
4e étape : suivre l'état d'avancement de la demande
Vous pouvez suivre sur internet l'état d'avancement de sa fabrication :
Service en ligne Suivez votre demande de carte grise
Toutefois, le délai peut être plus long si votre demande est incomplète ou doit être analysée par le service instructeur (la fabrication de la carte grise ne pourra être lancée qu'à l'issue de cette étape). Le délai peut être également plus long en fonction du nombre de demandes en cours de traitement.
Si vous êtes absent lors du passage du facteur, un avis de passage vous sera déposé. Vous avez ensuite 15 jours pour récupérer votre document à La Poste (ou donner procuration à un tiers pour le faire à votre place). Passé ce délai, le titre est retourné à l'expéditeur. Vous devrez contacter l'ANTS pour qu'il vous soit renvoyé.
À noter
vous devez conserver l'ancienne carte grise pendant 5 ans, puis la détruire.
Si vous avez une carte grise sur laquelle figure le nom de votre époux(se), que vous divorcez et conservez le véhicule, vous pouvez la faire modifier pour y indiquer uniquement votre nom de famille.
Si votre époux ou épouse est d'accord, vous pouvez choisir de conserver son nom comme nom d'usage sur votre carte grise. En revanche, si vous vous remariez, vous perdrez automatiquement votre nom d'usage et vous devrez demander une modification de nom sur votre carte grise.
Vous pouvez également conserver le nom de votre époux ou épouse comme nom d'usage en cas d'intérêt légitime, même en l'absence de son accord. Notamment afin que le nom du ou des parents reste le même que celui des enfants.
1ère étape : préparer les documents pour effectuer la demande
Jugement de divorce, acte de séparation des biens ou convention de partage
À noter
si le véhicule était au nom des 2 époux et qu'un jugement l'attribue uniquement à 1 seul des ex-époux, vous pouvez également retirer la mention de l'époux sur la carte grise.
2e étape : estimer le coût de la carte grise
Vous devrez régler la somme de 13,76 € (taxe fixe de 11 € + redevance d'acheminement de 2,76 €).
En plus du coût de la carte grise, le professionnel vous facturera une somme correspondant à la prestation qu'il réalise à votre place.
Cette somme est librement fixée par le professionnel.
3e étape : faire la démarche chez un professionnel habilité
Un certificat provisoire d'immatriculation (CPI) vous est délivré immédiatement. Il vous permet de circuler pendant 1 mois (en France uniquement) en attendant de recevoir votre carte grise définitive.
En cas de conversion d'une ancienne immatriculation (de type 123 AB 01, dit FNI) en numéro SIV, un CPI est également délivré.
4e étape : suivre l'état d'avancement de la demande
Vous pouvez suivre sur internet l'état d'avancement de sa fabrication :
Service en ligne Suivez votre demande de carte grise
Toutefois, le délai peut être plus long si votre demande est incomplète ou doit être analysée par le service instructeur (la fabrication de la carte grise ne pourra être lancée qu'à l'issue de cette étape). Le délai peut être également plus long en fonction du nombre de demandes en cours de traitement.
Si vous êtes absent lors du passage du facteur, un avis de passage vous sera déposé. Vous avez ensuite 15 jours pour récupérer votre document à La Poste (ou donner procuration à un tiers pour le faire à votre place). Passé ce délai, le titre est retourné à l'expéditeur. Vous devrez contacter l'ANTS pour qu'il vous soit renvoyé.
À noter
vous devez conserver l'ancienne carte grise pendant 5 ans, puis la détruire.
Vous avez changé de nom (ou de prénom) pour l'un des motifs suivants :
Un certificat provisoire d'immatriculation (CPI) vous est délivré immédiatement. Il vous permet de circuler pendant 1 mois (en France uniquement) en attendant de recevoir votre carte grise définitive.
En cas de conversion d'une ancienne immatriculation (de type 123 AB 01, dit FNI) en numéro SIV, un CPI est également délivré.
4e étape : suivre l'état d'avancement de la demande
Vous pouvez suivre sur internet l'état d'avancement de sa fabrication :
Service en ligne Suivez votre demande de carte grise
Toutefois, le délai peut être plus long si votre demande est incomplète ou doit être analysée par le service instructeur (la fabrication de la carte grise ne pourra être lancée qu'à l'issue de cette étape). Le délai peut être également plus long en fonction du nombre de demandes en cours de traitement.
Si vous êtes absent lors du passage du facteur, un avis de passage vous sera déposé. Vous avez ensuite 15 jours pour récupérer votre document à La Poste (ou donner procuration à un tiers pour le faire à votre place). Passé ce délai, le titre est retourné à l'expéditeur. Vous devrez contacter l'ANTS pour qu'il vous soit renvoyé.
À noter
vous devez conserver l'ancienne carte grise pendant 5 ans, puis la détruire.
Le changement de raison sociale pour une personne morale s'effectue comme un changement de nom lorsqu'il n'y a pas création d'une nouvelle entité juridique (n° SIREN inchangé). Vous devez présenter toute pièce attestant du changement de raison sociale de votre société comme justificatif.
Attention :
les fusions ou absorptions de sociétés entraînant un changement de numéro de SIREN ne sont pas considérées comme un changement de raison sociale, mais comme un changement de titulaire de la carte grise. Il s'agit dans ce cas d'une vente ou d'une cession à titre gratuit, et non d'un changement de raison sociale.
1ère étape : préparer les documents pour effectuer la demande
Des points numériques (avec ordinateurs, imprimantes et scanners) sont mis à votre disposition dans chaque préfecture et dans la plupart des sous-préfectures. Vous pouvez y accomplir la démarche. Vous pouvez être aidé par des médiateurs numériques si vous rencontrez des difficultés avec l'utilisation d'internet.
Vous pouvez aussi être accompagné dans votre démarche par une maison France Services :
À la fin de la procédure, vous obtenez les 3 éléments suivants :
Numéro de dossier
Accusé d'enregistrement de votre demande
Certificat provisoire d'immatriculation (CPI), que vous devez imprimer. Le CPI vous permet de circuler pendant 1 mois, uniquement en France, en attendant de recevoir votre carte grise.
4e étape : suivre l'état d'avancement de la demande
Vous pouvez suivre sur internet l'état d'avancement de sa fabrication :
Service en ligne Suivez votre demande de carte grise
vous devez conserver l'ancienne carte grise pendant 5 ans, puis la détruire.
Attention : si vous avez un véhicule en location longue durée (LLD) ou en leasing (crédit-bail), c'est le propriétaire (l'organisme prêteur) qui doit réaliser la démarche. Prenez contact avec lui pour connaître les documents à lui transmettre.
