Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.

Classer et ranger ses documents

Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.

Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…

Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).

Une fois munis de votre matériel

il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…

Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.

Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !

Ce qui abîme les documents :

 Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :

• la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
• les trombones et autres éléments métalliques : ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
• les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
• les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
• enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.

Et scanner ses documents ?

Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.

La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).

Les durées de conservation

Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.

Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

Papiers d’une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.

Documents concernant les animaux de compagnie

Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.

Fiche pratique

Clauses interdites dans un bail d'habitation

Vérifié le 05 mai 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Vous voulez savoir ce qui ne doit pas être indiqué dans un bail d'habitation ? En effet, certaines clauses sont interdites et doivent être considérées comme non écrites. La liste de ces clauses varie selon qu'il s'agit d'un logement loué vide ou meublé.

• Logement vide
• Logement meublé

Les clauses interdites portent sur les sujets suivants :

Tout replier

Tout déplier

Objet du bail

Les clauses suivantes sont interdites :

• La clause qui oblige le locataire à signer en plus du bail, un contrat pour la location d'équipements
• La clause qui autorise le propriétaire à diminuer ou à supprimer, sans contrepartie équivalente, des prestations prévues au bail.

Sommes à payer par le locataire

Le propriétaire ne doit pas obliger le locataire à lui payer des frais, autres que le loyer et les charges locatives.

En conséquence, les clauses suivantes sont interdites :

• La clause qui oblige le locataire à payer le loyer par prélèvement automatique, ou par signature par avance de traites, ou par billet à ordre
• La clause qui prévoit que le locataire autorise le propriétaire à prélever ou à faire prélever le montant du loyer directement sur le salaire du locataire
• La clause qui autorise le propriétaire à percevoir des amendes et pénalités en cas d'infractions aux clauses du bail ou au règlement intérieur de l'immeuble
• La clause qui oblige le locataire à payer des frais, par exemple, d'agence immobilière, pour l'état des lieux de sortie, s'il n'est pas établi par un commissaire de justice.
• La clause qui oblige le locataire à verser des sommes, lors de l'entrée dans les lieux, en plus du dépôt de garantie et des frais de mise en location (notamment les frais d'agence immobilière)
• La clause qui oblige le locataire à payer des frais de relance ou d'envoi de la quittance de loyer, ou des frais de justice en plus des dépens et des frais irrépétibles
• La clause qui oblige par avance le locataire à rembourser les réparations locatives sur la base d'une estimation faite uniquement par le propriétaire

Assurance habitation du locataire

Le locataire doit souscrire un contrat d'assurance habitation pour le logement.

Mais la clause, qui oblige le locataire à prendre un contrat d'assurance habitation auprès d'un assureur choisi par le propriétaire, est interdite.

Usage du logement par le locataire

Le locataire est chez lui dans le logement qu'il occupe. Dès lors, les clauses, qui limitent sa jouissance du logement, sont interdites.

C'est le cas des clauses suivantes :

• La clause qui interdit au locataire l'exercice d'une activité politique, syndicale, associative ou confessionnelle
• La clause qui interdit au locataire d'héberger des personnes ne vivant pas habituellement avec lui

  À savoir

La présence d'un chien dans le logement peut, dans certains cas, être interdite par une clause du bail d'habitation.

Accès au logement en cas de travaux

Le locataire doit permettre l'accès au logement pour la préparation et la réalisation des travaux qui sont à la charge du propriétaire.

Mais lorsque ces travaux (ou réparations) durent plus de 21 jours, le propriétaire doit accorder au locataire une baisse de loyer proportionnelle à la durée des travaux.

En conséquence, la clause, qui interdit au locataire de demander une indemnité au propriétaire lorsque ce dernier fait des travaux ou des réparations durant plus de 21 jours, est interdite.

Responsabilité des dégradations

Le bail doit être équilibré. Le propriétaire ne peut pas s'exonérer de sa responsabilité ou faire peser sur son locataire une responsabilité systématique.

En conséquence, les clauses suivantes sont interdites :

• La clause qui prévoit la responsabilité collective des locataires en cas de dégradation d'un élément commun de l'immeuble
• La clause qui interdit au locataire de rechercher la responsabilité du propriétaire
• La clause qui dégage le propriétaire de toute responsabilité
• La clause qui prévoit que le locataire est automatiquement responsable des dégradations constatées dans le logement

Renouvellement ou reconduction tacite du bail

La clause, qui prévoit que le bail est renouvelé ou reconduit automatiquement (c'est-à-dire ou renouvelé par tacite reconduction) pour moins de 3 ans (ou moins de 6 ans lorsque le propriétaire est une personne morale), est interdite.

Visite du logement en cours de bail

Une clause peut obliger le locataire à laisser visiter le logement qu'il habite, lorsque le propriétaire veut le vendre ou le remettre en location.

Mais la clause, qui prévoit que ces visites ont lieu les jours fériés ou durant plus de 2 heures les jours ouvrables , est interdite.

Résiliation du bail

La clause de résiliation du bail ne doit pas permettre au propriétaire de contourner la réglementation en vigueur.

En conséquence, les clauses de résiliation suivantes sont interdites :

• La clause qui permet au propriétaire de résilier le bail pour d'autres motifs que le non-paiement du loyer ou des charges ou du dépôt de garantie, que la non-souscription d'une assurance pour risques locatifs, ou que des troubles de voisinage constatés par le juge
• La clause qui permet au propriétaire d'obtenir la résiliation du bail au moyen d'une simple ordonnance de référé que le locataire ne pourrait pas contester

Les clauses interdites portent sur les sujets suivants :

Tout replier

Tout déplier

Objet du bail

Les clauses suivantes sont interdites :

• La clause qui oblige le locataire à signer en plus du bail, un contrat pour la location d'équipements
• La clause qui autorise le propriétaire à diminuer ou à supprimer, sans contrepartie équivalente, des prestations prévues au bail.

Sommes à payer par le locataire

Le propriétaire ne doit pas obliger le locataire à lui payer des frais, autres que le loyer et les charges locatives.

En conséquence, les clauses suivantes sont interdites :

• La clause qui oblige le locataire à payer le loyer par prélèvement automatique, ou par signature par avance de traites, ou par billet à ordre
• La clause qui prévoit que le locataire autorise le propriétaire à prélever ou à faire prélever le montant du loyer directement sur le salaire du locataire
• La clause qui autorise le propriétaire à percevoir des amendes et pénalités en cas d'infractions aux clauses du bail ou au règlement intérieur de l'immeuble
• La clause qui oblige le locataire à payer des frais, par exemple, d'agence immobilière, pour l'état des lieux de sortie, s'il n'est pas établi par un commissaire de justice.
• La clause qui oblige le locataire à verser des sommes, lors de l'entrée dans les lieux, en plus du dépôt de garantie et des frais de mise en location (notamment les frais d'agence immobilière)
• La clause qui oblige le locataire à payer des frais de relance ou d'envoi de la quittance de loyer, ou des frais de justice en plus des dépens et des frais irrépétibles
• La clause qui oblige par avance le locataire à rembourser les réparations locatives sur la base d'une estimation faite uniquement par le propriétaire

Assurance habitation du locataire

Le locataire doit souscrire un contrat d'assurance habitation pour le logement.

Mais la clause, qui oblige le locataire à prendre un contrat d'assurance habitation auprès d'un assureur choisi par le propriétaire, est interdite.

Usage du logement par le locataire

Le locataire est chez lui dans le logement qu'il occupe. Dès lors, les clauses, qui limitent sa jouissance du logement, sont interdites.

C'est le cas des clauses suivantes :

• La clause qui interdit au locataire l'exercice d'une activité politique, syndicale, associative ou confessionnelle
• La clause qui interdit au locataire d'héberger des personnes ne vivant pas habituellement avec lui

  À savoir

La présence d'un chien dans le logement peut, dans certains cas, être interdite par une clause du bail d'habitation.

Accès au logement en cas de travaux

Le locataire doit permettre l'accès au logement pour la préparation et la réalisation des travaux qui sont à la charge du propriétaire.

Mais lorsque ces travaux (ou réparations) durent plus de 21 jours, le propriétaire doit accorder au locataire une baisse de loyer proportionnelle à la durée des travaux.

En conséquence, la clause, qui interdit au locataire de demander une indemnité au propriétaire lorsque ce dernier fait des travaux ou des réparations durant plus de 21 jours, est interdite.

Responsabilité des dégradations

Le bail doit être équilibré. Le propriétaire ne peut pas s'exonérer de sa responsabilité ou faire peser sur son locataire une responsabilité systématique.

En conséquence, les clauses suivantes sont interdites :

• La clause qui prévoit la responsabilité collective des locataires en cas de dégradation d'un élément commun de l'immeuble
• La clause qui interdit au locataire de rechercher la responsabilité du propriétaire
• La clause qui dégage le propriétaire de toute responsabilité
• La clause qui prévoit que le locataire est automatiquement responsable des dégradations constatées dans le logement

Visite du logement en cours de bail

Une clause peut obliger le locataire à laisser visiter le logement qu'il habite, lorsque le propriétaire veut le vendre ou le remettre en location.

Mais la clause, qui prévoit que ces visites ont lieu les jours fériés ou durant plus de 2 heures les jours ouvrables , est interdite.

Résiliation du bail

La clause de résiliation du bail ne doit pas permettre au propriétaire de contourner la réglementation en vigueur.

En conséquence, les clauses de résiliation suivantes sont interdites :

• La clause qui permet au propriétaire de résilier le bail pour d'autres motifs que le non-paiement du loyer ou des charges ou du dépôt de garantie, que la non-souscription d'une assurance pour risques locatifs, ou que des troubles de voisinage constatés par le juge
• La clause qui permet au propriétaire d'obtenir la résiliation du bail au moyen d'une simple ordonnance de référé que le locataire ne pourrait pas contester

Textes de référence

• Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 4

  Liste des clauses abusives définies par la loi

• Recommandation n°13-01 du 13 septembre 2013 de la Commission des clauses abusives relative aux contrats de location meublée

  Liste de recommandations de la commission des clauses abusives

• Code civil : article 1171

  Définition d'une clause abusive

Questions ? Réponses !

• Que faire en cas de litige lié à la location d'un logement ?

• Peut-on faire payer les frais d'état des lieux au locataire ?

• Le locataire doit-il accorder un droit de visite à son propriétaire ?

• Un contrat de location peut-il interdire les animaux dans le logement ?

• Doit-on payer des frais au propriétaire en cas de retard de paiement du loyer ?

© Direction de l'information légale et administrative