Le service des Archives et du Patrimoine de Guyancourt vous propose, dans cet article, des conseils et vous informe des durées légales de conservation pour chaque document.
Classer et ranger ses documents
Le rangement de vos documents est essentiel pour éviter de les égarer ou de perdre du temps à les chercher.
Pour cela, vous devez avoir un petit peu de matériel : pochettes, chemises, classeurs, dossiers suspendus, trieurs…
Choisissez ce qui vous convient le mieux ! Pensez juste que la quantité de documents à conserver ne va pas aller en s’amenuisant : prévoyez donc suffisamment de contenants et dédiez leur un espace de rangement (une étagère, le bas d’un meuble…). Petite préconisation : privilégiez un espace sec et à température tempérée (exit donc la cave, le garage et le grenier).
Une fois munis de votre matériel
il est temps de passer au tri proprement dit. Il s’agit d’établir une méthode de classement suffisamment claire pour qu’elle tienne dans le temps.
Nous vous conseillons un classement thématique, avec des catégories larges : salaires, logement, santé, études/diplômes…
Au sein de ces catégories, le mieux est de ranger les documents par ordre chronologique avec le document le plus récent au dessus. Cela vous permettra de retirer facilement les documents dont la durée de conservation est échue (voir tableau ci-dessous). Mais si cela s’y prête, vous pouvez aussi choisir un classement par expéditeur/interlocuteur, par ordre alphabétique ou par type de document.
Enfin, sortez marqueurs, feutres de couleurs, intercalaires ou étiquettes pour indiquer sur chaque dossier de quoi il est question. Cela vous permettra de ranger plus rapidement vos documents, mais aussi à votre entourage de s’y retrouver (en cas de décès par exemple).
Evitez seulement les dossiers « divers », « autres », « à trier », « en cours »… qui sont un chemin vers le désordre !
Bien sûr, le rangement régulier des nouveaux documents prime ! On ne procrastine pas, au risque de créer rapidement de nouvelles piles de papiers en attente. Pour vous faciliter les choses, rangez vos documents récurrents dans un espace accessible.
Ce qui abîme les documents :
Vous devez conserver certains documents toute votre vie (les bulletins de salaire par exemple). Pour les maintenir en bon état le plus longtemps possible, voici ce qui peut les abîmer :
la lumière : elle fait pâlir l’encre et rend le papier jaune et cassant ;
les trombones et autres éléments métalliques: ils rouillent et trouent les documents (vous pouvez tolérer les agrafes) ;
les élastiques : outre qu’ils sèchent et se cassent rapidement, éparpillant des morceaux partout, ils laissent sur les documents des traces marrons peu ragoûtantes ;
les pochettes plastiques pour classeur : selon le type de plastique utilisé, l’encre a tendance à migrer du document à la pochette ;
enfin, ne pliez pas vos documents : le papier finira par casser au niveau de la pliure. Mieux vaut conserver un document de grand format à part, dans une pochette à dessin par exemple.
Et scanner ses documents ?
Les documents les plus importants peuvent être scannés, mais pas seulement : avoir sur son smartphone une photo de son carnet de vaccination est bien pratique quand on se rend à une consultation médicale.
La numérisation permet d’avoir une copie de sauvegarde, mais ne remplace pas le document original. Vous ne pouvez donc pas jeter tous vos documents au prétexte que vous les avez numérisés !
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver vos documents numériques : disques durs, Cloud (attention au lieu de stockage et à la sécurité) ou coffre-fort numérique (solution payante).
Les durées de conservation
Chaque type de document a une « durée de vie » pendant laquelle il faut que vous soyez en mesure de le présenter, soit pour exercer un droit (demander un remboursement), soit pour répondre à un devoir (payer une amende). Un même document peut servir à l’appui d’actions très différentes : par exemple, l’avis fiscal est aussi un justificatif de ressources permettant l’obtention d’aides ou de bourses (pour soi ou ses enfants), ou pour permettre de calculer le quotient familial.
Les délais indiqués dans ce tableau sont des délais minimaux. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Au moment de les jeter, pensez que certains documents contiennent des informations personnelles, voir confidentielles. Déchirez-les ou utilisez une déchiqueteuse à papier avant de les mettre dans la poubelle de recyclage !
Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement.
Date du document + 2 ans
Contrat
Durée du contrat + 2 ans
Relevé d’informations automobile
Permanente
Le relevé d’informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande. Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d’assurance (bonus-malus)
Assurance-vie
10 ans
Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie
Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent
Avis de versement d’allocations familiales
5 ans
Vous avez 2 ans pour agir si vous n’avez pas perçu le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d’adoption
Permanente
En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal
Acte de reconnaissance d’un enfant
Permanente
La mairie peut vous en délivrer une copie
Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs
Permanente
En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l’a établi
Livret de famille
Permanente
En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie
Diplôme
Permanente
En cas de perte, il n’est pas possible d’obtenir une copie de votre diplôme. Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l’examen.
Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement
Facture d’eau
5 ans
Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :
– 4 ans si c’est un fournisseur public
-2 ans si c’est un fournisseur privé
Facture de téléphone fixe et mobile, facture internet
1 an
Preuve de restitution de matériel (box)
2 ans à partir de la restitution
Facture liée aux travaux
10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
Gros-œuvre : 10 ans
Petits travaux : 2 ans
Certificat de ramonage
1 an
Attestation d’entretien annuel d’une chaudière
2 ans
Titre de propriété
Permanente
Copropriété : preuve du paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
5 ans
Avant le 25 novembre 2018, le délai d’action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer
Durée de la location + 3 ans
Ce délai s’applique à un logement loué comme à une résidence principale. Il est identique pour un logement vide ou meublé
Courrier de révision de louer
Durée de la location + 1 an
Ce délai s’applique à un logement loué à titre de résidence principale, vide ou meublé
Inventaire du mobilier pour les locations meublées
Durée de la location
Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)
Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
Permanente
L’attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis. Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.
Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous forme électronique
5 ans
Contrat de travail du salarié
5 ans
Document relatif aux charges sociales
3 ans
En cas de contrôle de l’administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié
1 an
En cas de contrôle de l’inspection du travail
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
5 ans
Attestation fiscale
3 ans
Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d’impôt pour l’emploi d’un salarié à domicile.
Ce délai correspond au droit de reprise de l’administration.
Solde de tout compte
3 ans
Le salarié peut contester le solde de tout compte :
– pendant un délai de 6 mois
– ou 2 ans s’il n’a pas signé le reçu
– ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde
A noter : si vous avez un compte sur les sites Cesu ou Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel ainsi que des recommandations pour la conservation de ces documents.
Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité
2 ans
Délai de reprise du trop perçu. Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration
Carte de mutuelle, demande de remboursement
Variable selon l’organisme
Se référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnance
1 an minimum
– 1 an pour la délivrance de lunettes d’une personne de moins de 16 ans
– 5 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne entre 16 et 42 ans
– 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne âgée de plus de 42 ans
– Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses
Preuve du versement d’indemnités journalières
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé
Permanente
Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité
Certificat médical, examen médical (ex : radiographie)
Permanente
Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Papiers d’une personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.
Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.
Documents concernant les animaux de compagnie
Les documents relatifs à la santé des animaux de compagnie et à leur identification doivent être conservés pendant toute la durée de vie l’animal.
Fiche pratique
Victime de terrorisme : indemnisation par le Fonds de garantie des victimes
Vérifié le 15 novembre 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de la justice
Si vous ou un de vos proches avez été victime d'un acte terroriste, sachez que vous pouvez demander une indemnisation au Fonds de garantie des victimes des actes de terrorisme et d'autres infractions (FGTI). Nous allons vous présenter dans cette page les étapes de la démarche.
Vous avez été blessé
Un de vos proches a été blessé
Un de vos proches est décédé
Un acte terroriste peut causer des dommages aux biens et aux personnes qui se trouvent sur le lieu où il se produit.
Par exemple, une explosion dans le métro peut entraîner des dégâts matériels, des blessures et des décès.
Si vous êtes blessé lors d'un acte terroriste, vous pouvez être intégralement indemnisé par le FGTI.
Vous pouvez cumuler l'indemnisation versée par le FGTI avec l'indemnisation perçue d'un contrat d'assurance.
Cela dépend si l'acte terroriste a eu lieu en France ou à l'étranger.
En France
À l'étranger
Toutes les victimes et leurs ayants droit peuvent être indemnisés par le FGTI, quelle que soit leur nationalité.
Seules les victimes de nationalité française et leurs ayants droit peuvent être indemnisés par le FGTI. Il n'est pas nécessaire que les ayants droit soient de nationalité française.
Vous pouvez demander l'indemnisation jusqu'à 10 ans après la date de la consolidation du dommage.
La demande peut se faire sur internet ou par écrit.
Sur internet
Par courrier
La demande se fait en utilisant le service en ligne suivant :
Service en ligne Demande en ligne d'indemnisation - Acte de terrorisme
Fonds de garantie des victimes des actes de terrorisme et d'autres infractions
La demande doit indiquer le montant précis du préjudice dont vous demandez l'indemnisation.
Vous devez joindre tous justificatifs qui prouvent l'origine du préjudice (procès verbal de police, tribunal saisi) et l'importance du préjudice (certificat médical, factures).
Si vous avez déjà obtenus le remboursement de certains frais, vous devez aussi l'indiquer (par exemple, remboursement de sécurité sociale et de mutuelle).
Vous devez enfin justifier votre identité et votre état civil.
Vous devez remplir le formulaire de demande d'indemnisation - acte de terrorisme et l'envoyer par courrier au FGTI.
Formulaire Demande d'indemnisation - Acte de terrorisme
Vous devez indiquer dans la demande le montant précis du préjudice dont vous demandez l'indemnisation.
Vous devez joindre tous justificatifs qui prouvent l'origine du préjudice (procès verbal de police, tribunal saisi) et l'importance du préjudice (certificat médical, factures).
Si vous avez déjà obtenus le remboursement de certains frais, vous devez aussi l'indiquer (par exemple, remboursement de sécurité sociale et de mutuelle).
Vous devez enfin justifier votre identité et votre état civil. Par exemple avec une carte d'identité, une carte de séjour, un passeport ou un livret de famille.
Pour pouvoir traiter rapidement le dossier, le FGTI peut demander à tout service public ou privé la communication des renseignements qui peuvent l'aider dans la réparation du préjudice.
Les services concernés ne peuvent pas invoquer le respect du secret professionnel pour refuser de communiquer les informations au FGTI.
Le FGTI doit vous informer de cette démarche et solliciter votre accord lorsqu'il demande la communication d'informations qui pourraient porter sur votre personne ou sur votre situation.
Ces renseignements ne peuvent être utilisés que pour l'instruction du dossier d'indemnisation. Les personnes qui ont à connaître des documents et informations fournis au FGTI doivent respecter le secret professionnel.
Le FGTI peut décider que vous remplissez ou que vous ne remplissez pas les conditions pour être indemnisé.
Si le le FGTI estime que vous remplissez les conditions d'indemnisation, il doit vous verser une première provision dans le délai d'1 mois après la réception de votre demande.
Le FGTI ordonne ensuite des expertises qui lui permettront de déterminer le montant définitif de votre indemnisation.
Si le le FGTI estime que vous ne remplissez pas les conditions d'indemnisation, vous pouvez faire un recours contre cette décision. Le recours doit être introduit devant le tribunal judiciaire de Paris, qui est seul compétent pour examiner les recours formés par les victimes contre les propositions du FGTI.
Si le FTGI a décidé que vous remplissez les conditions pour être indemnisé, il doit vous envoyer par écrit une offre d'indemnisation dans un délai de 3 mois après le dépôt de votre demande.
Vous pouvez accepter cette offre, la discuter avec le FGTI ou la refuser.
Si vous voulez refuser la proposition du FGTI, vous devez envoyer au fond une lettre recommandée avec avis de réception dans les 15 jours suivant la proposition.
Vous pourrez ensuite saisir le tribunal judiciaire de Paris, qui est seul compétent pour examiner les recours formés par les victimes contre les propositions du FGTI.
Le FGTI sera alors obligé de vous verser le montant de l'indemnité qui sera fixé par ce tribunal.
Vous pouvez saisir le Médiateur du FGTI si vous estimez que votre demande n'a pas été traitée correctement par le FGTI. Par exemple, si votre demande a été rejetée alors qu'elle était introduite dans les délais ou si des pièces jointes n'ont pas été prises en compte.
Mais le Médiateur n'est pas compétent pour se prononcer sur le montant de l'indemnisation. Il peut seulement contrôler la qualité de la procédure de traitement du dossier par le FGTI.
Pour saisir le médiateur, vous devez remplir le formulaire suivant et l'envoyer par courrier électronique ou par lettre recommandée avec AR.
Formulaire Saisir le Médiateur du Fonds de garantie des victimes des actes de terrorisme et d'autres infractions
Fonds de garantie des victimes des actes de terrorisme et d'autres infractions
Le Médiateur doit rendre un avis dans les 2 mois de la réception de votre demande. Le FGTI n'est pas obligé de suivre l'avis du Médiateur.
Un acte terroriste peut causer des dommages aux biens et aux personnes qui se trouvent sur le lieu où il se produit.
Par exemple, une explosion dans le métro peut entraîner des dégâts matériels, des blessures et des décès.
Le FGTI a pour mission d'indemniser les victimes d'acte terroriste.
Le FGTI indemnise aussi les proches de victimes gravement blessées, pour le préjudice moral et pour le préjudice économique.
L'indemnisation versée par le FGTI s'ajoute à l'indemnisation perçue d'un contrat d'assurance.
Cela dépend si l'acte terroriste a eu lieu en France ou à l'étranger.
En France
À l'étranger
Toutes les victimes et leurs ayants droit peuvent être indemnisés par le FGTI, quelle que soit leur nationalité.
Seules les victimes de nationalité française et leurs ayants droit peuvent être indemnisés par le FGTI. Il n'est pas nécessaire que les ayants droit soient de nationalité française.
Il est possible de déposer une demande jusqu'à 10 ans après la date de la consolidation.
La demande peut se faire sur internet ou par écrit.
Sur internet
Par courrier
Service en ligne Demande en ligne d'indemnisation - Acte de terrorisme
La demande doit être chiffrée et accompagnée de tous justificatifs utiles établissant les éléments suivants :
Origine du préjudice (procès verbal de police, tribunal saisi)
Importance du préjudice (certificat médical, factures)
Remboursements déjà obtenus (sécurité sociale et mutuelle)
Vous devez également justifier votre identité et votre lien de parenté avec la victime. Par exemple avec une carte d'identité, une carte de séjour, un passeport ou un livret de famille.
Pour pouvoir traiter rapidement le dossier, le FGTI peut demander à tout service public ou privé la communication des renseignements qui peuvent l'aider dans la réparation du préjudice.
Les services concernés ne peuvent pas invoquer le respect du secret professionnel pour refuser de communiquer les informations au FGTI.
Le FGTI doit vous informer de cette démarche et solliciter votre accord lorsqu'il demande la communication d'informations qui pourraient porter sur votre personne ou sur votre situation.
Ces renseignements ne peuvent être utilisés que pour l'instruction du dossier d'indemnisation. Les personnes qui ont à connaître des documents et informations fournis au FGTI doivent respecter le secret professionnel.
Le FGTI peut décider que vous remplissez ou que vous ne remplissez pas les conditions pour être indemnisé.
Si le le FGTI estime que vous remplissez les conditions d'indemnisation, il doit vous verser une première provision dans le délai d'1 mois après la réception de votre demande.
Le FGTI ordonne ensuite des expertises qui lui permettront de déterminer le montant définitif de votre indemnisation.
Si le le FGTI estime que vous ne remplissez pas les conditions d'indemnisation, vous pouvez faire un recours contre cette décision. Le recours doit être introduit devant le tribunal judiciaire de Paris, qui est seul compétent pour examiner les recours formés par les victimes contre les propositions du FGTI.
Si le FTGI a décidé que vous remplissez les conditions pour être indemnisé, il doit vous envoyer par écrit une offre d'indemnisation dans un délai de 3 mois après le dépôt de votre demande.
Vous pouvez accepter cette offre, la discuter avec le FGTI ou la refuser.
Si vous voulez refuser la proposition du FGTI, vous devez envoyer au fond une lettre recommandée avec avis de réception dans les 15 jours suivant la proposition.
Vous pourrez ensuite saisir le tribunal judiciaire de Paris, qui est seul compétent pour examiner les recours formés par les victimes contre les propositions du FGTI.
Le FGTI sera alors obligé de vous verser le montant de l'indemnité qui sera fixé par ce tribunal.
Vous pouvez saisir le Médiateur du FGTI si vous estimez que votre demande n'a pas été traitée correctement par le FGTI. Par exemple, si votre demande a été rejetée alors qu'elle était introduite dans les délais ou si des pièces jointes n'ont pas été prises en compte.
Mais le Médiateur n'est pas compétent pour se prononcer sur le montant de l'indemnisation. Il peut seulement contrôler la qualité de la procédure de traitement du dossier par le FGTI.
Pour saisir le médiateur, vous devez remplir le formulaire suivant et l'envoyer par courrier électronique ou par lettre recommandée avec AR.
Formulaire Saisir le Médiateur du Fonds de garantie des victimes des actes de terrorisme et d'autres infractions
Fonds de garantie des victimes des actes de terrorisme et d'autres infractions
Le Médiateur doit rendre un avis dans les 2 mois de la réception de votre demande. Le FGTI n'est pas obligé de suivre l'avis du Médiateur.
Un acte terroriste peut causer des dommages aux biens et aux personnes qui se trouvent sur le lieu où il se produit.
Par exemple, une explosion dans le métro peut entraîner des dégâts matériels, des blessures et des décès.
Le FGTI a pour mission d'indemniser les victimes d'acte terroriste.
Le FGTI indemnise aussi les proches de victimes décédées, pour le préjudice moral et pour le préjudice économique.
L'indemnisation versée par le FGTI s'ajoute à l'indemnisation perçue d'un contrat d'assurance.
Cela dépend si l'acte terroriste a eu lieu en France ou à l'étranger.
En France
À l'étranger
Toutes les victimes et leurs ayants droit peuvent être indemnisés par le FGTI, quelle que soit leur nationalité.
Seules les victimes de nationalité française et leurs ayants droit peuvent être indemnisés par le FGTI. Il n'est pas nécessaire que les ayants droit soient de nationalité française.
Il est possible de déposer une demande jusqu'à 10 ans après la date du décès.
La demande peut se faire sur internet ou par écrit.
Sur internet
Par courrier
La demande se fait en utilisant le service en ligne suivant :
Service en ligne Demande en ligne d'indemnisation - Acte de terrorisme (en cas de décès)
La demande doit être chiffrée et accompagnée de tous justificatifs utiles établissant les éléments suivants :
Origine du préjudice (procès verbal de police, tribunal saisi)
Importance du préjudice (certificat médical, factures)
Remboursements déjà obtenus (sécurité sociale et mutuelle)
Vous devez également justifier votre identité et votre lien de parenté avec la victime. Par exemple avec une carte d'identité, une carte de séjour, un passeport ou un livret de famille.
Pour pouvoir traiter rapidement le dossier, le FGTI peut demander à tout service public ou privé la communication des renseignements qui peuvent l'aider dans la réparation du préjudice.
Les services concernés ne peuvent pas invoquer le respect du secret professionnel pour refuser de communiquer les informations au FGTI.
Le FGTI doit vous informer de cette démarche et solliciter votre accord lorsqu'il demande la communication d'informations qui pourraient porter sur votre personne ou sur votre situation.
Ces renseignements ne peuvent être utilisés que pour l'instruction du dossier d'indemnisation. Les personnes qui ont à connaître des documents et informations fournis au FGTI doivent respecter le secret professionnel.
Le FGTI peut décider que vous remplissez ou que vous ne remplissez pas les conditions pour être indemnisé.
Si le le FGTI estime que vous remplissez les conditions d'indemnisation, il doit vous verser une première provision dans le délai d'1 mois après la réception de votre demande.
Le FGTI ordonne ensuite des expertises qui lui permettront de déterminer le montant définitif de votre indemnisation.
Si le le FGTI estime que vous ne remplissez pas les conditions d'indemnisation, vous pouvez faire un recours contre cette décision. Le recours doit être introduit devant le tribunal judiciaire de Paris, qui est seul compétent pour examiner les recours formés par les victimes contre les propositions du FGTI.
Si le FTGI a décidé que vous remplissez les conditions pour être indemnisé, il doit vous envoyer par écrit une offre d'indemnisation dans un délai de 3 mois après le dépôt de votre demande.
Vous pouvez accepter cette offre, la discuter avec le FGTI ou la refuser.
Si vous voulez refuser la proposition du FGTI, vous devez envoyer au fond une lettre recommandée avec avis de réception dans les 15 jours suivant la proposition.
Vous pourrez ensuite saisir le tribunal judiciaire de Paris, qui est seul compétent pour examiner les recours formés par les victimes contre les propositions du FGTI.
Le FGTI sera alors obligé de vous verser le montant de l'indemnité qui sera fixé par ce tribunal.
Vous pouvez saisir le Médiateur du FGTI si vous estimez que votre demande n'a pas été traitée correctement par le FGTI. Par exemple, si votre demande a été rejetée alors qu'elle était introduite dans les délais ou si des pièces jointes n'ont pas été prises en compte.
Mais le Médiateur n'est pas compétent pour se prononcer sur le montant de l'indemnisation. Il peut seulement contrôler la qualité de la procédure de traitement du dossier par le FGTI.
Pour saisir le médiateur, vous devez remplir le formulaire suivant et l'envoyer par courrier électronique ou par lettre recommandée avec AR.
Formulaire Saisir le Médiateur du Fonds de garantie des victimes des actes de terrorisme et d'autres infractions
